Utbetaling uten faktura

Transkript

1 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Utbetaling uten faktura Miniguide til registrering av bilag i tilfeller der UiB ikke har mottatt faktura Mai 2018 Sjur Nordal

2 Skjema som utgår når ny løsning tas i bruk

3 Bilagsflyt Bilag registreres i eget skjema i Excel og sendes til Basware IP for kontroll og anvisning Dersom mottaker er norsk, og er registrert som leverandør, vil bilaget gå direkte på flyt. Det vil være tilgjengelig for fakturamottaker(e) på aktuell bestillerkode etter minutter Dersom mottaker er utenlandsk, og er registrert som leverandør, vil bilaget gå til manuell behandling på Økonomiavdelingen for valutakontroll Dersom mottaker er ikke registrert som leverandør vil bilaget gå til manuell behandling på Økonomiavdelingen. Leverandør må opprettes.

4 Skjemaet heter: UIB UTBETALING UTEN FAKUTRA Skjemaet finner du ved å gå inn i portalen, velg E- ompostering: Bruker må ha tilgang til omposteringsløsning Link til søknadsskjema tilgang til adm. fellessystemer

5 Bilagsdato Dagens dato Unntak! Hvis du åpner Excel-skjemaet de første 6 dagene i ny måned, og forrige måneds regnskapsperiode fortsatt er åpen, må bilagsdato angis. Bilagsdato kan endres Det er ingen kontroll i Excel-skjemaet, men dersom bilagsdato settes til en dato i en lukket periode, vil Basware IP overstyre bokføringsdatoen til første dag i første åpne periode.

6 Attestasjon Når den som fyller ut Excel skjema har tilgang til Basware IP og oppgir sin bestiller kode på bilaget, vil ferdige registrerte bilag være attestert når de kommer inn i Basware IP Brukere som ikke har tilgang til Basware IP kan også bruke Utbetaling uten faktura, men må bruke bestillerkode til en som er attestant i Basware IP. Bilaget blir da ikke attestert automatisk når det lastes inn i Basware.

7 Utbetaling uten faktura Utfylling Registrer leverandørinformasjon Legg til vedlegg (maksimum 5) Registrer fakturanummer, beløp, hvem som har laget bilaget og bestillerkode Registrer konteringslinjer Kontroller og send bilaget

8 Registrer leverandørinformasjon Riktig leverandør finnes ved å fylle ut søkefeltene øverst til venstre i skjemaet Dersom du vet at leverandøren allerede er registrert, fyller du ut valutakode og hele, eller deler av bankkonto, navn, eller organisasjonsnummer, og trykker på knappen «Søk på leverandør» Dersom du antar at det dreier seg om en ny leverandør, er det likevel viktig med et grundig søk for å unngå duplikater i leverandørregisteret.

9 Registrer leverandørinformasjon Valutakode: Skriv inn koden eller dobbeltklikk i feltet for å få frem nedtrekksmeny over tilgjengelige valutakoder

10 Registrer leverandørinformasjon Valg av leverandør: Leverandører som tilfredsstiller søket kommer frem i en nedtrekksmeny. Velg riktig leverandør, eller «NY LEVERANDØR»

11 Registrer leverandørinformasjon Dersom du finner leverandøren du søker, trenger du ikke å registrere ytterligere leverandørinformasjon. Info om valgt leverandør kommer frem på bilaget.

12 Registrer leverandørinformasjon Dersom leverandøren ikke finnes fra før må den opprettes som leverandør

13 Ny leverandør må opprettes Logg sak i Issue-tracker Undergruppe Regnskap Følgende informasjon må oppgis for at leverandøren skal kunne opprettes: fullstendig bankinformasjon fullstendig navn organisasjonsnummer Adresse Valuta

14 Legg til vedlegg Dokumentasjon på utbetalingen skal lastes opp som vedlegg. Maksimalt antall vedlegg er 5. Oversikt over vedlegg som er lag til finnes øverst til høyre.

15 Registrer fakturanummer, beløp, hvem som har laget bilaget og bestillerkode Dersom utbetaling er til en bedrift eller organisasjon bør fakturanummeret utformes slik at mottaker forstår hva betalingen gjelder. Samme fakturanummer kan ikke brukes flere ganger til samme leverandør. Dato kan alternativt benyttes som en del av fakturanummeret for å unngå duplisering.

16 Registrer konteringslinjer Info.felt fylles automatisk ut når blå PA felt registreres PA konteringer registreres her Felles felt for reg. PA og GL GL konteringer registreres her Info.felt fylles automatisk ut når GL felt registreres Alle felt med tallverdier er søkbare; dobbeltklikk i felt for å få listet mulige valg. Velg fra nedtrekk-meny, eller skriv direkte i aktuelt felt In

17 PA - Kontering For PA transaksjoner må prosjekt- og aktivitetsdato være aktiv, og prosjektet må være godkjent og basis budsjettert.

18 Kontroller bilaget Bilag skal alltid kontrolleres før det sendes. Trykk «Kontroller alle linjer». Feilmelding (ugyldige og obligatoriske verdier) vises i felt «feilmelding» på hode og linje. Ugyldige verdier vises med rød skrift i kontering. Korriger eventuelle feil og trykk «Kontroller alle linjer på nytt».

19 Send bilaget til Basware IP Knapp: «Send bilaget» sender bilag til Basware IP og tømmer skjema Dersom et obligatorisk felt ikke er utfylt kommer det en melding om dette. Det er mulig å sende ufullstendige / halvferdige bilag. Bilaget må i tilfelle gjøres ferdig og attesteres i Basware IP

20 Fakturatype i Basware IP Bilag av denne typen får fakturatype «UF» Det er mulig å sortere innholdet i kolonnen «Fak» ved å trykke en eller to ganger på «Fak»

21 Brukerstøtte Logg sak i Issue-tracker Undergruppe Regnskap Ring telefon Link til søknadsskjema tilgang til adm. fellessystemer