Ny bruker til appen. Veiledning PowerOffice

Transkript

1 Veiledning PowerOffice Alle økonomiansvarlig i hver undergruppe har en bruker i Poweroffice for å godkjenne og regnskapsføre billag. Brukernavnet til denne kontoen er undergruppens epostadresse, passord skal dere ha fått av forrige økonomiansvarlige i undergruppen. Evt. Trykk glemt passord. Gjennom denne brukeren har dere to oppgaver. 1. Invitere brukere til Poweroffice a. Personlig bruker til økonomiansvarlig b. Bruker til alle som skal sende inn private utlegg og bilskjema. 2. Godkjenne bilag og regnskapsføre dem. Ny bruker til appen Er du ikke økonomiansvarlig, kontakt din økonomiansvarlig og be ham hjelpe deg. Gå inn på internett på nettsiden: Logg inn med undergruppens epost og passord. Trykk deretter på: 1. Meny 2. Brukere 3. Inviter brukere Ditt skjermbilde skal da se slik ut:

2 Fyll inn eposten, navn, kryss av på ansatt og sett rolle som: JF-medlem ALDRI SETT ROLLE SOM NOE ANNET ENN JF-medlem Selv om vedkommende er økonomiansvarlig skal rollen være JF-medlem. ALDRI SKRIV INN UNDERGRUPPENS E-POST Benytt en privat epost her, ikke en som tilhører foreningen. Når alt er fyllt ut. Trykk: Send invitasjon. Brukeren vil da få følgende epost: Be brukeren trykke på linken og følge anvisningen. Når brukeren har gjort dette, skal du legge inn adresse og bankkontonummer (uten dette vil det ikke være mulig å tilbakebetale utlegg) For å legge inn Adresse og kontonr. Gjør du følgende: Trykk på kontakter:

3 Søk deretter på brukerens navn i søkefeltet og trykk på brukerens navn når det kommer opp. Du får da opp et slikt bilde: Fyll ut informasjonen som i bildet over og trykk deretter på stilling.

4 Velg den undergruppen studenten vil ha flest refusjoner hos. Informer vedkommende at hans refusjoner da automatisk kommer til økonomiansvarlig i denne undergruppen, men det kan videresendes til andre undergrupper. Hvilken undergruppe man tilhører kan endres senere ved behov. legg til bankkonto og trykk ok. Nå er brukeren klar til bruk. Merk deg: Som økonomiansvarlig skal du ha to ulike brukere i Poweroffice. 1. En med undergruppens epost som du kan logge deg inn på internettsiden med 2. En med personlig epost som du kan benytte i eposten. Innsending av bilag til Poweroffice Det er to måter å sende bilag inn i regnskapsprogrammet enten via PoweOffice-appen eller ved å sende på epost. Få levrandøren til å sende faktura til undergruppens epost før du sender den til: juristforeningen@faktura.poweroffice.net Bilfakturaer, Internbillag og utlegg skal sendes inn gjennom appen. Appen lastes ned her: eller Alle som har en bruker kan sende inn bilag via appen, men økonomiansvarlig må godkjenne dem på internettsiden.

5 Logg inn i Powerofficeappen med brukernavn og passord (Det er ikke mulig å logge inn med undergruppens epostadresse) Det er særlig 3 typer bilag som sendes inn via appen. Private utlegg, bilfakturaer og internbilag Private utlegg Når du har logget inn i appen trykker du på det grønne plusstegnet Du kommer da hit: Trykk på: Utlegg Du er nå kommet hit: Trykk Først på kamerasymbolet og Ta bilde av kvittering. NB! Dobbeltsjekk at kvitteringen er Leselig på bildet. Hør med økonomiansvarlig i Undergruppen før du fyller ut dette Alt som fylles ut her kan senere Overstyres av økonomiansvarlig Dato og betalingsmåte skal bare stå. Sett Riktig beløp. På type setter du det som høres mest Fornuftig ut. Økonomiansvarlig i undergruppen Vet hvilket prosjekt utlegget skal på. Lag et kort beskrivelse av utleggets Formål eks: øl 17. Mai Jurak

6 Trykk deretter ferdig Du kommer da hit: Huk av i sirkelen slik at den blir grønn trykk deretter send inn. Utlegget er nå sendt til godkjenning. Du vil få penger inn på konto når Økonomiansvarlig har godkjent dette. Bilfakturaer Det ligger en rosa perm på JF-kontoret i romdeleren (der pokalene står). Der ligger bilfakturaer I den permen ligger det et skjema til hver undergruppe. Skjemaene ser slik ut:

7 Hver sjåfør skal etter hver eneste kjøretur fylle at som er innenfor den blå firkanten over. Er den øverste rubrikken allerede fyllt ut (se på baksiden også.) Da fyller du bare ut neste rubrikk under. Totalt kjørte km og total kostnad skal bare fylles ut av økonomiansvarlig på slutten av året og sendes inn i PO. Du tar bildet av det fysiske papiret og sender det inn i PO ved bruk av mobilppen. Se veiledningen under. Økonomiansvarlig logger på slutten av året inn i appen Når du har logget inn i appen trykker du på det grønne plusstegnet. Du kommer da hit: Trykk på: Manuelt bilag Trykk på kameraet og ta bilde av Skjemaet over. I beskrivelse skriver du inn: JF-bilene og hvilken undergruppe Som har kjørt. Trykk deretter ferdig. trykk på sirkelen slik at den blir grønn. Trykk deretter send inn.

8 Internbilag Dette gjøres på samme måte som bilfaktura, bare at man lager et internbilag som man tar bilde av.

9 Godkjenning og kontering av Økonomiansvarlig i undergruppen Når dere har sendt inn billag til betaling via eposten eller appen må disse godkjennes av økonomiansvarlig på internettsiden. Gå inn på internett på nettsiden: Logg inn med undergruppens epost og passord. Dere kommer da hit: For å se om det er noen bilag som venter på din godkjenning trykker du på: juristforeningen UIB Utlegg Trykk på: nye bilag hvis det er noen.

10 Du kommer da hit: Her er programmet så smart at det prøver å forhåndsutfylle så mye som mulig, men her må man sjekke at alle felt er riktig fyllt ut. Ved utlegg skal: Debitkonto fylles ut på den regnskapsposten utlegget skal føres på. Skal utlegget deles på flere prosjekter eller ulike kontoer er det bare å legge til en rad. Kredit konto skal stå tom Samlet beløp på konteringslinjene skal være det samme som utbetales Riktig avdeling (undergruppe) må påføres hver konteringslinje Riktig prosjekt må påføres hver konteringslinje. Dette står på budsjettet En kort beskrivelse av hva utlegget gjelder. Man kan gå inn og søke etter riktig konto, avdeling og prosjekt. Uten adresse og kontonr kan ikke utlegget sendes. Se Ny bruker til appen over for veiledning til hvordan dette legges inn. Det er viktig at dere sjekker at kvitteringene samsvarer med det folk krever utlegg for. NB! Dette er et regnskap, ikke et budsjett. Hvis dere har brukt penger på ting som samsvarer bedre med andre kontoer enn de som står i budsjettet deres, skal dere benytte de kontoene som passer best.

11 Trykk deretter send inn. Bilaget vil nå bli sendt til økonomiansvarlig i FS for endelig godkjenning. ALDRI TRYKK BOKFØR, TRYKK SEND TIL GODKJENNING send til økonomiansvarlig i foreningsstyret (Ola Asbjørnsen). Bilfakturagodkjenning På samme måte som for utlegg kommer bilfakturaer opp i bilagsføring slik: Trykk legg til rad og fyll ut riktig informasjon, her er et eksempel for en undergruppe med avdelingsnummer 100: Rad nummer to skal alltid fylles ut med avdeling 10(foreningsstyret) Det er veiledning til hjelp på selve skjemaene se under

12 Trykk deretter send til godkjenning Internbilag-godkjenning For internbilag mellom undergruppene. Send inn internbilag-dokumentet på samme måte som bilfakturaer. Her er et eksempel på hvordan et internbilag skal konteres: Her betaler Foreningstyret (avdeling 10) revyen (avdeling 180) for billetter til revyen.

13 I konteringen er det her to rader. Den ene påfører Foreningsstyret en kostnad, og den andre påfører revyen en inntekt. Raden med Avdelingen(Undergruppen) som skal bære kostnaden skal konto fylles ut på debet konto og Kredit konto skal stå tom. Raden med Avdelingen (Undergruppen) som skal ha inntekten skal konto fylles ut på kredit konto og debit konto skal stå tom. Fakturagodkjenning Når fakturaer er sendt inn til Kommer de opp på bilagsføring. Da er du her: Poweroffice prøver å lese fakturaen så godt den kan ved å legge inn: levrandør, fakturanr, dato, forfallsdato, beløp, bankkonto og KID. Hvis det er en ny leverandør eller programmet ikke klarer å lese så må du fylle ut dette manuelt. All informasjonen du trenger skal stå på fakturaen. (Er det en avtale og ikke en faktura så setter du dagens dato som fakturanr)

14 Budsjettkontoen (denne finner du på undergruppens budsjett) fakturaen skal settes på setter på debit konto. Kredit konto skal stå tom. Sett riktig avdeling (undergruppenummer) det er mulig å søke i feltet. Sett riktig prosjekt (dette finner du også på undergruppens budsjett) Legg in en kort beskrivelse av hva fakturaen gjelder. Er det behov for å regnskapsføre fakturen på ulike kontoer, avdelinger eller prosjekter er det bare å legge til en rad. Her er et eksempel hvor samme kostnad er satt på samme konto og avdeling, men på to ulike prosjekter. Differanse D/K skal være 0,00 Budsjett Alle foreningens budsjetter ligger på mitt uib. Alle budsjettene for alle undergruppene er samlet i en fil (last ned filen ellers blir det mye surr). Mitt uib>juristforeningen>filer>økonomi>rutiner, opplæring og rettningslinjer> budsjetter Budsjettene varer for hvert kalenderår (dvs. 2018, 2019 osv.). Fakturaer blir regnskapsført på fakturadatoen (ikke forfallsdato).

15 Budsjettene ser slik ut (dette er et eksempel fra svømmeklubben). Avdeling/undergruppenr. Juridisk-Svømmeklubb 231 Inntekter Konto Prosjekt 3222/1030 Medlemskap gruppe kr 3 200,00 kr 3 200,00 Totalt kr 3 200,00 kr 3 200,00 Kostnader Konto Prosjekt 6556/61 sport og idrett kr 1 500,00 kr 1 500, /39 arrangementskostnader svømmemesterskap kr 1 000,00 kr 1 000,00 kr 0, /31 JF-bilene kr 500,00 kr 500, /33 Sosialpost kr 4 000,00 kr 4 000,00 Totalt kr 7 000,00 kr 7 000,00 Sum Budsjett 2018 Overskudd/Underskudd -kr 3 800,00 -kr 3 800,00 Hver undergruppe kan kun bruke penger på noe hvis de har en budsjettpost som dekker kostnaden. Trenger dere en ny budsjettpost må dette søkes om. Se egen veiledning. Lurer f.eks. svømmeklubben på hvor mye de kan bruke på arrangementskostnader til svømmemesterskapet går de inn i budsjettdokumentet på budsjettposten «4335/39 arrangementskostnader svømmemesterskap» og ser på kolonnen hvor det står «konto» Her ser man at svømmeklubben har en budsjettramme på kr 1000 Kolonnen hvor det står «prosjekt» er kun en kolonne hvor alle kostnadene til samme prosjekt er summert sammen, men denne kolonnen trenger dere ikke forholde dere til. HVA ER: AVDELING, KONTO OG PROSJEKT??? Avdeling er et nummer som hver undergruppe har fått, dette for at hver undergruppe skal kunne ha sitt eget regnskap. Som du ser over er f.eks. Svømmeklubben avdeling 231. Du finner nummeret i budsjettet, se blå pil over. Alle budsjettposter har et nummer med en skråstrek inni, f.eks. 4335/39 (som i svømmeklubbens budsjett). Hver budsjettpost har to deler. Den ene beskriver hva slags type kostnad dette dreier seg om (konto) og det andre dreier seg om hvilket arrangement dette dreier seg om (prosjekt). Det være seg feks: «svømmemesterskapet», «sport og idrett» eller «straffbar».

16 Med f.eks. «4335/39 arrangementskostnader svømmemesterskap» er 4335 Arrangementskostnader en konto, mens 39 svømmemesterskap er et prosjekt. I budsjettet under ser du hvordan ulike kostnader knyttet til prosjektet Portnerboligen alle har prosjektnummer 51 (herunder driftsmateriell, møtemat og reprasjon). Den totale Injuria har ved Portnerboligen ser du i kolonnen for prosjekt (11 000). Avdeling Konto Prosjekt Hvis dere alt har brukt noen penger må du gå inn i Poweroffice og se hvor mye penger dere har brukt på den konkrete budsjettposten. Se Regnskap under for å se hvordan du finner frem i PO.

17 Regnskap Vi jobber med å få en mer helhetlig og oversiktlig måte å få frem regnskapene på, men inntil videre er dette måten man finner undergruppenes regnskaper på: (beklager dette) Ønsker du å finne undergruppens regnskaper trykker du: Meny>Rapporter>Resultatregnskap. Skriv inn din avdeling i boksen det står avdelinger og huk av for vis kontoer. Nå vil du få opp undergruppens regnskap (men uten prosjekter) Resultatregnskap Juristforeningen UiB aug 2018 avdeling Juridiske Vinterleker-JVL(150) sammenlignet med aug 2017 Aug 2018 Aug 2017 Diff % Hittil I År Hittil Forrige År Diff % Salgsinntekt SPONSOR OG ANNONSEINN Salg mat og alkohol BILLETTINNTEKTER Annen driftsinntekt ANNEN INNTEKT INKL MVA Sum driftsinntekter Varekostnad Alkohol for salg Alkohol for konsum KONTANTRABATT ARR.KOSTN, medium sats mv ARRANGEMENTSKOSTNADE Lønnskostnad Sosialpost 107 Annen driftskostnad LEIE LOKALE LEIE TRANSPORTMIDLER MEDALJER OG DEKORASJO DRIFTSMATERIALE PROGRAMVARE ANSKAFFEL KLÆR OG UNIFORMER FOTO OG VIDEO PORTO BRUK AV JF-BILER REISEKOSTNAD, IKKE OPPG Annen kostnad 360 Sum driftskostnader Driftsresultat

18 I dette regnskapet vil du se de samlede kostnadene og inntektene for hele undergruppen. Men alle kostnadene på samme konto, men på ulike prosjekt er her slått sammen. F.eks. er arrangementskostnadene til jvl-banketten (4335/19) og arrangementskostnadene til jvl-bussene (4335/18) slått sammen. Trykker du på det tallene kommer du inn og ser alle bilagene under hver konto, men ikke fordelt pr prosjekt. Disse regnskapene er veldig gode for å få den totale oversikten over økonomien i undergruppen, men det er her ikke mulig å sjekke for prosjekt. Det er derfor ikke mulig å sjekke hvor mye du har brukt på de ulike budsjettpostene hvis det er flere budsjettposter Hvis du ønsker å finne nøyaktig hva som er brukt på en konkret budsjettpost som både inneholder avdeling, konto og prosjekt trykker du deg frem på følgende måte: Meny>Rapporter>Prosjektrapport Søk etter ønsket prosjekt. Trykk deretter på prosjektet (se blå pil over). Du kommer nå hit:

19 Trykk der den blå pilen på bildet over er. Huk deretter av for «vis kontoer» Fyller du inn riktig avdeling (undergruppe) og undergruppe kommer alle kontoene pr. Den undergruppen og på det prosjektet frem. I tilfellet over har Fagstyret (avdeling 20) en inntekt på kr på budsjettposten 3050/60 sponsor og annonseinntekter faglige arrangementer. Vi jobber med å finne en måte å integrere avdeling, kontoer og prosjekt i et dokument. Mer informasjon kommer når dette er på plass. Når du har lest denne veiledning og fortsatt ikke forstår, så er det bare å komme til meg og spørre. Økonomiansvarlig Asbjørnsen Dragefjellet 22. august 2018