Prosedyre for ompostering av leverandørfaktura (i Visma)

Transkript

1 ID ØK.RE Versjon 1.04 Gyldig fra Siste versjon Forfatter Amund Aunsmo Verifisert Godkjent Randi Røhme Risvik Randi Røhme Risvik Side 1 av 8 Prosedyre for ompostering av. Formål: Omfang: Ansvar: Handling: Registrering: Avviksbeh.: Distribusjon: Sikre en effektiv og kvalitetsmessig god behandling av ompostering av leverandørfaktura. Herunder sikre tilstrekkelig dokumentasjon og nødvendig sporing mellom opprinnelig bilag og korreksjonsbilag. Løpende behov for ompostering/korreksjon av leverandørfaktura i Visma, som følge av f.eks feil momsbehandling, feil kostnadssted, feil prosjekt, etc. Økonomiavdelingen v/regnskapsseksjonen. Regnskapsfører/saksbehandler foretar korreksjoner i form av e-bilag i Visma, på bakgrunn av identifiserte feilføringer på leverandørfaktura. E-bilag med attestering og anvisning (2017 -postering) Vesentlige avvik fra denne prosedyren tas opp med regnskapsleder. Økonomiavdelingen ved regnskapsseksjonen. Konsernretningslinje for samtlige økonomiansatte i Nfk.

2 Ver.1.04 Side: 2 av 8 1. Ompostering av èn leverandørfaktura Bilde 1: Opprett ebilag: Velg Økonomi Nytt ebilag oppgavetype «Postering». Bilde 2: Trykk lagre: Bilde 3: Trykk på «Flere funksjoner», og deretter velg «hent bilag»: Bilde 4: Legg inn bilagsnummer (for leverandørfaktura) og trykk «søk».

3 Ver.1.04 Side: 3 av 8 Bilde 5: Marker aktuelle linjer (i rubrikk) og trykk deretter «hent merkede bilag». Bilde 6: Trykk på knappen «registrer», og avmerket linje vil komme opp som en bilagslinje (merk spesielt henvisning til opprinnelig bilagsnummer i tekstfeltet). Bilde 7: For å snu fortegn på opprinnelig bilagslinje, trykk på «flere funksjoner», og velg «snu fortegn».

4 Ver.1.04 Side: 4 av 8 Bilde 8: Trykk en gang til på «registrer», og opprinnelig bilagslinje kommer opp. Foreta så ønsket korrigering i kontostrengen. Trykk deretter på lagre-knappen (I eksemplet nedenfor har man endret MVA fra momskode 53 til momskode 51). Merk at begge linjene har sporing til opprinnelig bilagsnummer i tekstfeltet. Bilde 9: Videre må legges til vedlegg (trykk på binders), og det dukker opp ett vindu. Trykk deretter «velg fil», og last opp relevant vedlegg. Kommentar kan gjøres ved å trykke på «mappesymbolet». Til sist endre tittel på bilaget, slik at dette gir forklaring på korrigeringen, samt legg inn attestant og anviser. Trykk deretter på «send videre»-knappen, og bilaget sendes videre til attestant og anviser.

5 Ver.1.04 Side: 5 av 8 2. Ompostering av flere fakturaer (linjer) i samme bilag: Det vil også være mulig å ompostere flere fakturaer i samme bilag. Dette forutsatt at samtlige linjer kan godkjennes (attesteres og anvises av èn person). Bilde1: Når man er kommet inn i e-bilaget, og slått opp i menyen «flere funksjoner» - velg «hent bilag». Bilde 2: Legg inn samtlige bilagsnummer som skal hentes opp med komma i mellom (,), og trykk «søk». Konteringene for disse leverandørfakturaene vil da komme opp som resultat (i dette tilfellet to fakturaer). Velg deretter de linjene som man ønsker å ompostere ved å hake av i rubrikkene, og trykk på feltet «hent merkede bilag. Bilde 3: Resultatet av denne spørringen vil komme opp i ett bilag. Disse to linjene skal snus (tilbakeføring av opprinnelig kontering). Trykk på «flere funksjoner», og deretter på «snu fortegn».

6 Ver.1.04 Side: 6 av 8 Bilde 4: Linjene vil da speiles med motsatt fortegn (av opprinnelig føring). Bilde 5: Hent deretter de samme bilagsnumrene ved hjelp av «hent bilag»-funksjonen (samme rutine som ovenfor). Trykk deretter øverst i bilaget på tekst, og bilaget vil sorteres numerisk i stigende rekkefølge basert på opprinnelig bilagsnummer. Endre konteringsforslag for disse nye linjene (i dette tilfellet har vi endret mva fra momskode 53 til momskode 56). Gå gjennom disse konteringslinjene per bilagsnummer, og kontroller at bilaget balanserer, og er utført på korrekt vis. For øvrig legg inn vedlegg og kommentarer i notat, og send videre (se veiledning under avsnitt 1).

7 Ver.1.04 Side: 7 av 8 3. Hvordan sjekke om en faktura er ompostert? Forutsatt at man har foretatt ompostering av faktura i henhold til denne veiledningen, vil man effektivt kunne følge opp hvilke korreksjoner som er gjort for leverandørfakturaene. Slå opp i Web-versjon i Visma (bilagssøk), og legg inn opprinnelig bilagsnummer med %-tegn foran og bak i feltet «Bilagstekst», og trykk «søk». Gitt at det er gjort omposteringer basert på opprinnelig bilagsnummer, vil dette komme frem i søket. Dette sikrer god sporbarhet, og medfører følgelig også at risiko for dobbelkorreksjoner f.eks på moms reduseres betraktelig. Alternativt: Det vil fremkomme informasjon om at et annet e-bilag er koplet til denne linjen (i form av ett flagg). Trykker man på dette flagget vil man komme direkte inn i linket bilag, og kan sjekke hva tidligere omposteringer gjelder. 4. Avsluttende kommentar: Dette er en konsernrutine og skal følgelig anvendes av samtlige som fører bilag i regnskapet til Nfk. Dersom noe skulle være uklart, eller dere har innspill eller kommentarer, ta kontakt med rådgiver Amund Aunsmo eller regnskapsleder Randi Røhme Risvik.

8 Ver.1.04 Side: 8 av 8 Interne referanser Eksterne referanser