Daldata er totalleverandør av IKT-produkter

Transkript

1 Daldata er totalleverandør av IKT-produkter Vi er en solid samarbeidspartner med høy kunnskap og lang erfaring. Vi leverer smarte IKT-produkter og -tjenester som er gull verdt for våre kunder. Bli en vinner sammen med oss velg løsninger og kompetanse fra Daldata! Fagseminar 2014 Bilagsbilder og attestasjon (dag 2): Grundig gjennomgang og visning av løsningen Sverre Mære 1

2 Praktisk gjennomgang (dag 2) Praktisk visning i Duett av bilagsbilder og attestasjon Visning av hvordan kunden kan attestere via MinSide Hva er «Bilagsbilder»? Dette er funksjonalitet for innhenting og knytning av bildefiler til bilagslinjer. Duett Bilagsbilder kan brukes som en effektiv skanne-og puncheløsning, og for visning og blaing i tilknyttede bilder. Løsningen er integrert med alle former for elektroniske bilag som Duett støtter (EyeShare, Dataflyt, AutoTransog rene bildefiler knyttet opp via Bilagsbilder). Bilagsbildene er tilgjengelige i bilagsregistreringsbildet, ved drilldownfra Dialog og Dialog MinSidevia rapportene Hovedbok, Resultat/Balanse og Prosjektanalyse. 2

3 Varianter av «Bilagsbilder» Bilag fra Bilagsflyt(Eye-share) EHF-faktura(inngående faktura) PDF-faktura via e-post Avregninger fra Dataflyt(landbruk) Papirbilag som skannes Papirbilag og skanning Papirbilag skannes og lagres på fil som deretter kan hentes opp i bilagsregistreringsbildet og registreres. Prosessen medfører en knytning av bildefiler til bilagslinjer Bilagene blir tilgjengelig som elektroniske bilag. Papirbilaget blir overflødig De elektroniske bilagene blir en del av databasen og lagret sammen med klientens øvrige data. 3

4 Hvordan komme i gang? Funksjonen "Bilagsbilder" er ligger i grunnmodulen i Duett ingen krav til kjøp av moduler Regnskapskontoret kan skanne innleverte bilag, eller Kunden kan skanne sine bilag selv og sende fila til regnskapskontoret Daldata bistår de med ASP-avtale eller Duett.no om mappe- og filstruktur Kunden skanner selv: Kunden skanner bilagene til fil Kunden får oppgitt en e-postadresse som fila skal sendes til Enten direkte fra skanneren, eller via en mellomlagring dersom skanneren ikke støtter direktesending. 4

5 Kunden skanner: Kunden får tildelt en epostadresse som vi anbefaler bygges opp slik: domenenavn>.no Dersom kunden hos Økonomikonsulenten AS har kundenummer blir adressen slik: Hver kunde får sin mappe Regnskapskontoret kan også sende filer til samme e- postadresse Selve registreringen: Manuell registrering av bilag med knytning til bildefil skjer via ordinær bilagsregistrering. I registreringsbildet åpnes det for Bilagsbilder ved å aktivere funksjonen med Ctrl+Log skjermbildet deles opp i ènordinær registreringsdel og èndel der selve bildet av bilaget dukker opp. Bildet erstatter papirbilaget og bilaget registreres (punches) manuelt på ordinær måte. 5

6 Splitting av fil Mange bilag i samme fil splittes ved å angi sidetall som kobles mot bilagslinja. Funksjonalitet som «neste bilagsnummer» ved å benytte «+»-tasten fungerer automatisk med sidehenvisning Informasjon om hvilke sider som er lagret til hvilke bilag finnes i bildet. Endre eller legge til bilagsbilde Endre bilagsbilde gjøres ved å hente opp aktuell bilagslinje og deretter følge anvisningen og endre til ønsket bilde Det er mulig å legge til bilagsbilder på linjer som ikke er tilknyttet bilde. Det er ikke mulig å legge til bilder på bilag som er periodeavsluttet 6

7 Slette bilagsbilde Hente aktuell linje og velg «Slett bilde» Tre valg: Slett bildet i Duett Slett bildet i Duett og lagre det på denne mappen: La bildet ligg i Duett uten tilknytning til bilag Det er ikke mulig å slette bilagsbilder som er kommet fra Dataflyt, Bilagsflyt eller AutoTrans. Hele bilaget må i så fall slettes (F7) Hurtigtaster i bildeviser: Bildeviseren har flere funksjoner. For å kunne bruke disse, trykk på bildet i bildeviseren. Foruten de synlige funksjonene i bildeviseren, som f.eks piltastene som brukes for å bla i sidene i fila, finnes nedenstående hurtigtaster: Mellomromstast Skroller nedover i fila Shift + mellomromstast Skroller oppover i fila n Neste side i fila p Forrige side i fila Ctrl+ s Lagre fil som (kopi av fila lagres på disk) Ctrl+ p Skriv ut (Åpne Skriv ut -dialog for valg av printer) + Zoom inn - Zoom ut Ctrl + Shift + -(minustegn) Roterer fila til venstre Ctrl + Shift + + (plusstegn) Roterer fila til høyre Home Går til første side End Går til siste side 7

8 Attestasjon Alle klienter kan benytte systemet, men i praksis er det de kundene som ønsker og har behov for en rask og fleksibel kommunikasjon med regnskapsfører som dette passer best for. Kombinasjonen automatisk nedlastingav bilag (EHF) samt scanningav papirbilder og betalingsformidling gjør at regnskapskontoret kan ta rollen som "postmottak" og dermed levere regnskap som "ferskvare". Hvordan komme i gang med «Attestasjon»? Aktiveres via Klientregister Ved aktivering av tjenesten må det oppgis et mobilnummer Kunden får SMS (via oppgitt mobilnummer) om at bilag må attesteres Attestasjon foregår via bilagsregistreringsbildet MinSide-bruker (kunden) opprettes i Duett 8

9 Hvordan brukes attestasjon? Bilagsbilder må være aktivert (Ctrl+L) Inngående faktura med bilagsart13 gir automatisk forslag om status "Til attestering". Når bilagene registreres angis det om attestering skal benyttes eller ikke (kan slå av) Kan overstyres ved å sette status til "blank" om det ikke skal til attestasjon. Du kan velge å sette denne statusen på andre bilag enn inngående faktura også. F.eks. hvis det er ønskelig å stille spørsmål til kunden (attestanten) angående føring av et bilag. Da skrives evt. spørsmål i feltet for kommentar. Melding går til kunden (SMS) om at det ligger bilag klare for attestering Kunden attesterer via pålogging MinSide Status endres automatisk fra «Til attestering» til «Attestert» i regnskapsklienten VPN-kunder går inn på aktuell bilagslinje og attesterer direkte i bilagsbildet De som bokfører via AutoTransfakturamottak får automatisk satt på status "Til attestering". Ved periodeavslutning sjekkes det om det ligger bilag som er til attestering, og disse må være ferdig attestert og kontert (status "Ferdig") før periodeavslutning kan gjennomføres. Smarte løsninger er gull verdt! 9