Hvordan skrive et. 1 av6

Transkript

1 Hvordan skrive et beslutningsdokument ID Nfk.F Versjon 0.09 Gyldig fra Forfatter Kristin Nilsen Verifisert Stig Olsen Godkjent <ikke styrt> Side 1 av6 Et beslutningsdokument fremmes for en fylkesråd for at denne skal fatte beslutning i en bestemt sak. Ofte gjelder dette disponering av midler innenfor eget budsjett og innenfor den fullmaktsramme råden har, for eksempel bevilgning av tilskudd til eksterne søkere. Et beslutningsdokument skal inneholde en kort vurdering av saken, og ende opp med fylkesrådens vedtak. Dersom det er en bevilgningssak skal følgende opplysninger alltid være med i vedtaket: mottakerens navn, formålet, bevilgningens størrelse og dekningsmåte (kostnadsart/kostnadssted i budsjettet). Beslutningsdokumenter er offentlige dokumenter når de er ferdigstilt med vedtak (offl. 16 siste ledd). Vi har som mål å finne en løsning for å publisere beslutningsdokumentene på Nfk s hjemmeside når de er journalført. Alle vedtak som fattes av den enkelte fylkesråd i et beslutningsdokument blir lagt fram for fylkesrådet i førstkommende møte etter at vedtak er fattet. Dette skjer i en samlesak kalt Orientering om vedtak i delegerte saker fra den enkelte fylkesråd. Beslutningsdokumentene offentliggjøres som vedlegg til denne saken. I utgangspunktet er alle beslutningsdokument offentlig, men om det for eksempel er forretningshemmeligheter kan dokumentet unntas offentlighet. Ansvaret ligger hos saksbehandler. Derfor må saksbehandler vurdere offentlighet av dokumentet! Når fylkesråden har godkjent dokumentet settes journalposten i status F. For at møtesekretær skal kunne offentliggjøre saken i den ukentlige samlesaken må saksbehandler melde dokumentet opp til neste møte i Fylkesrådet som «Delegert sak». Det er ikke noe i veien for at et vedtak som fattes av den enkelte fylkesråd i et beslutningsdokument kan offentliggjøres før denne samlesaken har vært forelagt fylkesrådet. I mange tilfeller kan det være hensiktsmessig å lage et informasjonsopplegg rundt en fylkesråds beslutning så tidlig som mulig.

2 Ver.0.09 Side: 2 av 6 Søk opp allerede eksisterende arkivsak eller opprett ny arkivsak. Velg ny journalpost Velg nytt saksframlegg Fyll ut journalposttittelen på det saksfremlegget. Tittelen skal alltid starte med ordet «Beslutningsdokument» Velg «Lag»

3 Ver.0.09 Side: 3 av 6 Velg mal for Beslutningsdokument Trykk fortsett

4 Ver.0.09 Side: 4 av 6 Skriv saken i Word. Saksutredningen skrives inn i den første innholdskontrolleren (MøteSak.SaksTekst) og vedtaket med signatur skrives i den andre innholdskontrolleren (MøteSak.Vedtak) Dato skal være den dagen fylkesråden godkjente dokumentet elektronisk. Denne datoen kan ikke fylles ut før etter at saksbehandler har fått godkjenning fra fylkesråden.

5 Ver.0.09 Side: 5 av 6 Send dokumentet til godkjenning via flaggmelding til din/dine ledere i avdelingen, deretter til fylkesråden. (Se egen rutine «Hvordan sende et dokument til godkjenning hos ansvarlig fylkesråd»). Når fylkesråden har godkjent dokumentet settes journalposten i status F. For at møtesekretær skal kunne offentliggjøre saken i den ukentlige samlesaken må saksbehandler melde dokumentet opp til neste møte i Fylkesrådet som «Delegert sak». Velg «Meny» Velg «17. Meld opp til møte» Velg utvalg «Fylkesrådet» Velg «Delegert sak» Velg neste møte til fylkesrådet (Se bort fra dok.liste) Trykk Lagre Følg opp vedtaket.

6 Ver.0.09 Side: 6 av 6 Interne referanser Eksterne referanser