Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1

Transkript

1 Vedlegg 3 ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær 1 Innhold 1. Oppstart og innlogging Registrere og vedlikeholde medlemmer Oppsett av sakskart Oppsett av faste saker Opprette et nytt møte Overføre saker til sakskartet Nummerere sakskartet Klargjør møteinnkalling til møtet Redigere møteinnkalling Redigere møteinnkalling steg 1... Feil! Bokmerke er ikke definert. 8.2 Redigere samlet møteinnkalling steg Alternativ A... Feil! Bokmerke er ikke definert Alternativ B Legge til ny sak etter at møteinnkallinger er produsert Renummerering av sakskartet Oppdatere møteinnkallingen Avslutte Lage pdf-møteinnkalling, publisering og sending av møteinnkalling Lage pdf møteinnkalling Publisere møteinnkallingen Sende møteinnkallingen Møteinnkallinger unntatt offentlighet Sette tilgangskode MU Lage offentlig møteinnkalling Publisere offentlig møteinnkalling Møteavvikling Registrere fremmøte Varamedlemmer Klargjøre møteprotokoll Redigere møteprotokoll Rutiner for møte- og utvalgssaker i utvalgsmodulen 1

2 14.1 Redigere møteprotokoll steg I... Feil! Bokmerke er ikke definert Føre saksprotokoll Redigere møteprotokoll steg 2... Feil! Bokmerke er ikke definert Alternativ A... Feil! Bokmerke er ikke definert Alternativ B Publisere møteprotokoll Lage pdf møteprotokoll Publisere møteinnkallingen Sende møteprotokoll Lage offentlig møteprotokoll Sette tilgangskode MU Lage offentlig møteprotokoll Lage pdf Låse sakskartet og protokoll Huskeliste for utvalgssekretær - Forberedelse til møte: 1) Opprett møte dersom det allerede ikke er gjort 2) Overfør saker fra kølista til sakskartet og nummerer sakene (sakene må være ferdigstilt og ha status KL) 3) Klargjør og rediger innkallingen 4) Genere samlet møteinnkalling og pdf-versjon 5) Legge til graderingskode MU dersom saker er u.off. 6) Opprett offentlig møteinnkalling dersom det er nødvendig 7) Godkjenne (publisere) og sende innkallingen Huskeliste for utvalgssekretær Møteavvikling: 1. Registrere fremmøtte møtedeltakere 2. Klargjøre og redigere møteprotokoll 3. Påføre vedtak i saksprotokollen (protokollere) 4. Genere samlet møteprotokoll og pdf-versjon 5. Opprett offentlig møteprotokoll dersom det er nødvendig 6. Godkjenne (publisere) møteprotokollen 7. Låse sakskart og møteprotokoll 2

3 1. Oppstart og innlogging Start opp ephorte og Logg på som utvalgssekretær Klikk på Styrer, råd og utvalg Klikk deg videre inn på utvalget du er sekretær for (i dette tilfelle Testutvalget). Oversikt over tidligere møter dukker opp. 2. Registrere og vedlikeholde medlemmer Gå i fanen Medlemmer Fyll ut relevant informasjon og velg Lagre 3

4 Feltet Representerer her legges inn informasjon om hvem medlemmet representerer. Dersom medlemmet har en fast vara, legges denne inn. Feltet medlem MÅ være krysset av på alle medlemmer. OBS. Alle medlemmer skal finnes i registeret. Hvis ikke kontakt ephorte-rådgiver Oppsett av sakskart Her bestemmer du hvilke sakstyper utvalget skal behandle. Du kan velge her om ditt utvalg skal for eksempel behandler orienteringssaker. Kontakt ephorte-rådgiver for oppsett av dette. 4. Oppsett av faste saker Hvis det er aktuelt for utvalget å ha faste saker på agendaen kan denne brukes. Kontakt ephorterådgiver for oppsett av dette. 5. Opprette et nytt møte Husk at du må være lagt til som møtesekretær for å få lov å gjøre denne oppgaven. Dobbeltklikk/Trykk på ikonet for å opprette et nytt møte og fyll inn møteinformasjon som eksemplet under viser. 4

5 Legg inn all relevant informasjon som eksemplet under viser Dersom møtet er lukket krysses dette av og hjemmel for dette føres i riktig felt. Klikk på Lagre og møtet legger seg inn i oversikten. Legg merke til at nummereringen skjer automatisk. Du kan registrere flere møter som er planlagt og sendere redigere/endre informasjonen 6. Overføre saker til sakskartet Klikk på møtet du har opprettet Hvis du har faste saker på agendaen vil disse allerede ligge på sakskartet Klikk på Køliste for å få fram hvilke saker som er lagt fram til utvalget 5

6 Saker med status KL kan overføres til sakskartet ved hjelp av pilen Saker med status RE er ikke ferdig fra saksbehandler og kan ikke overføres. Er det mistanke om at saken likevel er ferdig, kontakt saksbehandler for endring av status Journalposten (J-status) må også være ferdigstilt (F). Ellers vil ingen få tilgang til dokumentet. Sakene er nå overført til sakskartet og du kan endre rekkefølgen som ønsker: Endre sortering helt til høyre eller bruk Flyttemenyen 7. Nummerere sakskartet Når sakene er overført og rekkefølgen er satt, nummererer vi sakene. Klikk på menyen ved fanen Sakskart og velg Nummerer sakskart 6

7 8. Klargjør møteinnkalling til møtet Klikk på menyen ved fanen Sakskart og velg Klargjør innkalling Dokumentene klargjøres og kontrolleres, dialogboksen under skal til slutt komme opp. Klikk Lukk 9. Redigere møteinnkalling Klikk på menyen ved fanen Sakskart og velg Rediger innkalling 7

8 Et utforskervindu med Word vil komme opp med alle dokumentene som inngår i møteinnkallingen. OBS. Du skal kun Redigere Forside og Saksliste her! 9.1 Generere samlet møteinnkalling Etter at forsiden og sakslisten er redigert, skal du generere en samlet innkalling som gjøres inne i redigeringbilde fra kap. 8 Sett markøren på det øverste nivået (Møteinnkalling) og høyreklikk Velg Genere nytt dokument Dokumentet kan nå redigeres som et samlet dokument. Når du er ferdig med innkallingen kan du avslutte. Legg også merke til at vedleggene ikke vises i her, men de vil legge seg synlig i PDF-dokumentet som produseres til slutt. Høyreklikk i venstre bildedel og velg avslutt på menyen Svar Ja på alle spørsmål om innsjekking og lagring 9.2 Alternativ måte å generere samlet møteinnkalling Klikk på menyen ved fanen Dokumenter og velg Møteinnkalling Generere nytt tekstdokument 8

9 Klikk Lukk Møteinnkallingen ligger nå åpen i word og dokumentet kan redigeres slik ønsket. Vær OBS på at endringer du gjør i saksframleggene KUN blir synlig i dette samledokumentet. Legg også merke til at vedleggene ikke vises i her, men de vil legge seg synlig i PDF-dokumentet som produseres til slutt. Lukk dokumentet og svar Ja på lagre og klikk på Utfør for å sjekke inn dokumentet 10. Legge til ny sak etter at møteinnkallingen er produsert Hvis det dukker opp en ny sak som ikke er med på innkallingen, kan du gå tilbake til kølista og overføre denne til Sakslisten på samme måte som beskrevet under pkt Renummerering av sakskartet Klikk på menyen ved fanen Sakskart og velg Renummerer sakskart 9

10 Dersom det har blitt feil i nummereringen, kan du tilbakestille telleren under fanen Saksnummerserier. Kontakt ephorte rådgiver for bistand 10.2 Oppdatere møteinnkallingen Klikk på menyen ved fanen Sakskart og velg Klargjør innkalling og klikk Lukk på dialogboksen som vises Klikk på Rediger innkallingen Legg markøren på Saksliste og høyreklikk Velg Flett på nytt for å få oppdatert saksliste Den samlede møteinnkallingen finner du øverst i listen. Legg markøren på Møteinnkalling og høyreklikk Velg Genere nytt Lukk dialogboksen 10

11 Hvis du tidligere har tilpasset den samlede møteinnkallingen (jf. pkt. 8.1) må du gjøre dette på nytt Avslutte Høyreklikk i venstre bildedel og velg Avslutt Svar Ja på å lagre dokumenter og sjekke inn dokumenter 11. Lage pdf-møteinnkalling, publisering og sending av møteinnkalling 11.1 Lage pdf møteinnkalling Klikk på menyen ved fanen Dokumenter og velg Møteinnkalling Generere nytt PDF-dokument med eller uten sidenummerering. Dette kan også gjøres via menyen på fanen Sakskart Klikk Lukk på dialogboksen Du kan se den endelige møteinnkallingen ved å klikke på Møteinnkalling MI (blå ledetekst) 11

12 OBS. Krysset for konvertering må bli borte før dokumentet åpnes. Bruk F5 eller høyreklikk og Oppdater for at konverteringen skal bli ferdig Publisere møteinnkallingen Hvis møteinnkallingen inneholder dokumenter eller andre opplysninger som er unntatt offentlighet, gå til kap. 12. Gjør møteinnkallingen tilgjengelig for alle ephortebrukere. Klikk på fanen Dokumenter og klikk på menyen til Møteinnkalling (MI) Velg Rediger (du kan også dobbeltklikke på dokumentikonet) Endre status til Godkjent Klikk Lagre 12

13 Du kan også endre teksten på Innholdsbeskrivelsen. Dette gjør at filen får et mer utfyllende navn når du for eksempel skal sende den på e-post. Møteinnkallingen er nå godkjent og vil nå legge seg i hovedbildet og være tilgjengelig for alle Sende møteinnkallingen Klikk på fanen Dokumenter og klikk på menyen til dokumentet Møteinnkalling Velg Send kopi med e-post Dokumentet legges nå som vedlegg og kan sendes 13

14 Dersom dokumentet inneholder opplysninger unntatt offentlighet, må annen distribueringsmåte benyttes. 12. Møteinnkallinger unntatt offentlighet Dersom saksbehandler har satt på kode og hjemmel for unntatt offentlighet og skjermet opplysninger på riktig måte, trenger ikke utvalgssekretær å gjøre noe Sette tilgangskode MU Alle møtedokumenter som er unntatt offentlighet graderes med koden MU. Ved å angi koden MU til møteinnkallingen vil denne kun være tilgjengelig for de som har tilgang og gjør det mulig å produsere en offentlig møteinnkalling. Klikk på fanen Dokumenter og klikk på menyen til Møteinnkalling Velg Rediger (du kan også dobbeltklikke på dokumentikonet) 14

15 Legg inn graderingskoden MU ved å klikke på forstørrelsesglasset og Lagre 12.2 Lage offentlig møteinnkalling Klikk på menyen til fanen Sakskart og klikk på Offentlig og velg Klargjør innkalling. Dette kan også gjøres via menyen på fanen Dokumenter Fortsett samme prosedyre som ved vanlig møteinnkalling (se kap. 9) ved å redigere innkalling og lage en samlet offentlig innkalling (Generere nytt tekstdokument) Til slutt genereres et nytt pdf-dokument (se kap. 11.1) 15

16 12.3 Publisere offentlig møteinnkalling Samme prosedyre som kap 11.2 Den offentlige møteinnkallingen vil nå være tilgjengelig for de som ikke har utvidet tilgang. I hovedvisningen vil alltid den møteinnkallingen du er autorisert for vises. For å få tilgang til alle versjonene av møteinnkallingen; klikk på ledeteksten til Møteinnkalling Klikk på ikonet til det dokumentet du ønsker å se 13. Møteavvikling Gjøres under eller etter møtet 13.1 Registrere fremmøte Klikk på fanen Frammøte og velg Autoregistrer alle medlemmer 16

17 Videre redigeres fremmøtet ved å legge til eller slette medlemmer Varamedlemmer Dersom en vara møter kan denne registreres direkte (forutsatt at varamedlemmet er registrert som medlem i utvalget): Klikk på menyen til medlem og velg Vararepresentant Velg Personlig eller Alle avhengig av hvordan varamedlemmene er registrert 14. Klargjøre møteprotokoll Klikk på menyen ved fanen Sakskart og velg Klargjør protokoll Dokumentene klargjøres og kontrolleres, dialogboksen under skal til slutt komme opp. 17

18 Klikk Lukk 15. Redigere møteprotokoll Klikk på menyen ved fanen Sakskart og velg Rediger protokoll Et utforskervindu med Word vil komme opp med alle dokumentene som inngår i protokollen. OBS. Du skal kun Redigere Forside, Saksliste og føre saksprotokoll her! 18

19 15.1 Føre saksprotokoll Velg word-filene der det står saksprotokoll og før inn vedtaket. Svar ja ved alle spørsmål om å lagre endringer 15.2 Generere samlet møteprotokoll Sett markøren på øverste nivå Møteprotokoll og høyreklikk Velg Genere nytt dokument Det lages nå et samlet dokumentet kan nå redigeres. Når du skal avslutte høyreklikk i venstre bildedel og velg avslutt på menyen svar Ja på alle spørsmål om innsjekking og lagring 15.3 Alternativ måte å generere samlet møteinnkalling Klikk på menyen ved fanen Dokumenter og velg Møteprotokoll Generere nytt tekstdokument Klikk Lukk 19

20 Møteprotokollen ligger nå åpen i word og dokumentet kan redigeres slik ønsket. Lukk dokumentet og svar Ja på lagre og klikk på Utfør for å sjekke inn dokumentet 16. Publisere møteprotokoll Gjør protokollen tilgjengelig for alle. Hvis protokollen inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet, gå til kap Lage pdf møteprotokoll Klikk på fanen Dokumenter og Møteprotokoll og velg Konverter tekstdokument til PDF Husk å vente til dokumentet er ferdig konvertert (se pkt. 11.1) 16.2 Publisere møteprotokollen Dette gjøres etter at protokollen er godkjent. Klikk på fanen Dokumenter og klikk på menyen til Møteprotokollen (MP) Velg Rediger (du kan også dobbeltklikke på dokumentikonet) 20

21 Endre status til Godkjent Klikk Lagre Møteprotokollen er nå godkjent og vil nå legge seg i hovedbildet og være tilgjengelig for alle Sende møteprotokoll Se pkt Klikk på fanen Dokumenter og klikk på menyen til dokumentet Møteinnkalling Velg Send kopi med e-post 17. Lage offentlig møteprotokoll 17.1 Sette tilgangskode MU Klikk på fanen Dokumenter og klikk på menyen til Møteprotokollen (MP) Velg Rediger (du kan også dobbeltklikke på dokumentikonet) 21

22 Legg inn graderingskoden MU ved å klikke på forstørrelsesglasset og Lagre 17.2 Lage offentlig møteprotokoll Klikk på menyen til fanen Dokumenter og klikk på Offentlig møteprotokoll og velg Klargjør protokoll. Dette kan også gjøres fra menyen på fanene Sakskart. Velg deretter Generer nytt tekstdokument Klikk Lukk i dialogboksen 22

23 Samlet protokoll åpner seg i Word og er klar for ev. redigering. Husk å lagre dokumentet Lagre/Utfør 17.3 Lage pdf Klikk på menyen til fanen Dokumenter og klikk på Offentlig møteprotokoll og velg Konverter tekstdokument til PDF Gå tilbake til kap for publisering av møteprotokoll 18. Låse sakskartet og protokoll Når protokollen er godkjent må sakskartet og protokoll låses: Klikk på menyen ved fanen Sakskart og velg Lås sakskart Klikk på menyen ved fanen Sakskart og velg Lås protokoll Mulighetene for å redigere er nå borte og status på saksframleggene er endret til BE = Behandlet 23