Gjesdal kommune. Saksframlegg. Hvordan melde opp saker til politisk behandling

Transkript

1 Gjesdal kommune Saksframlegg Hvordan melde opp saker til politisk behandling

2 Innhold 1 Hvordan melde opp saker? Redigering av lister i Word Hvordan legge til vedlegg? Alternativ 1: Importer Alternativ 2: Hent Oppgavefunksjonen Sende en oppgave Motta en oppgave Lagring av merknader Konverter dokument til arkivformat Side 2 av 19

3 Når du skal skrive en sak til politisk behandling, vil Word fremstå annerledes enn det du er vant til. Det er derfor viktig at du leser dette dokumentet, og bruker det som et oppslagsverk når du skal skrive en politisk sak. Den 22. desember 2014 vil vi innføre ny møtemodul Acos Møte. Møtemoduler generelt er store moduler som skal løse mange oppgaver med fletting av mye informasjon. Programmet Word er komplekst, og i et forsøk på å forenkle overføringsprosessene har Acos lagt inn begrensninger på hvilke funksjoner Word-dokumentet i WebSak kan inneholde. Dette gjelder fonter, avsnitt, bilder, punktnummerering med mer. Hvis en ikke bruker riktig fremgangsmåte blir det vanskelig for møtesekretær å få gjort dokumentene tilgjengelige for politikerne i politikerportalen. Det vil også bli vanskelig å produsere møteinnkalling og møteprotokoll. 1 Hvordan melde opp saker? Søk opp allerede eksisterende arkivsak eller opprett ny arkivsak. Velg ny journalpost og nytt saksframlegg (det som tidligere het ny behandling heter nå nytt saksframlegg). Skriv en tittel som er dekkende for innholdet i saken. Om saksframlegget skal ha samme tittel som selve arkivsaken kan du kopiere sakstittelen til journalposten ved å klikke på ikonet under tittelfeltet i journalposten. Klikk lagre Deretter klikker man på menyknappen på journalposten, velg punkt nr. 17 «Meld opp til møte». Side 3 av 19

4 Velg utvalg, sakstype og møtedato i nedtrekksmenyene (oppsatte møter vil være markert med gult i kalenderen). Klikk så på lagre. Hvis saken skal meldes opp til flere utvalg velger du ny behandling og gjentar prosessen. Når du har meldt opp saken til de aktuelle utvalgene krysser du ut «Meld opp til møte»-vinduet. Side 4 av 19

5 Man kan se møtedetaljene nederst i vinduet i WebSak. Klikk på «lag ikonet» for å opprette saksframlegget. Hvis saken har vært oppe til behandling tidligere vil en her få valget om å kopiere tidligere saksframlegg. Det anbefales imidlertid ikke å kopiere da gamle vedtak o.l. fletter seg inn. Velg heller nytt saksframlegg. Side 5 av 19

6 Velg riktig saksframleggsmal og klikk «fortsett». Word-dokumentet opprettes. Skriv saksutredningen inn i hver sin «boks» (innholdskontroller). Det er viktig at du skriver all tekst inni disse boksene. Merk at du ikke kan kopierer med deg slike bokser fra andre dokumenter, da det blir en innholdskontroller inni en annen. Den første innholdskontrolleren (MøteSak.Forslag) inneholder forslag til vedtak. Den andre innholdskontrolleren (MøteSak.SaksTekst) inneholder saksutredningen. Her skriver du i praksis hele saksfremlegget. Side 6 av 19

7 Når du er ferdig med å skrive/redigere klikker du på «Sjekk inn og avslutt». Obs! Saksframleggets hoveddokument må ikke inneholde avansert grafikk, kart m.m. Slike dokumenter må legges ved som vedlegg på journalposten (se punkt 1.2 «Hvordan legge til vedlegg?») Tekst og avsnitt Teksten i saksfremlegget skrives i skrifttype Arial 11 F.o.m. Word 2007 er standard avstand etter avsnitt/paragraf 10 pkt. Dette medfører at trykk på enter-tasten gir større avstand enn i tidligere wordversjoner. Grunnen til dette er at det settes inn nytt avsnittet ved trykk på enter. Dersom man ønsker ny linje (ikke nytt avsnitt), må man bruke shift + enter. Dersom innholdet i sakspapirene skrives direkte i dokumentet vil denne formatering beholdes. Ved innliming av innhold fra andre kilder (dokumenter, nettsider og lignende), vil formateringen som oftest følge med. Dvs. at man må ev. justere avstand etter avsnitt og fjerne uønskede linjeskift for det innholdet som er limt inn. Marker aktuelt område, høyreklikk og velg «Avsnitt». Sett avstand etter avsnitt til 10 pkt. Eksempel Ny linje (ikke nytt avsnitt): shift + enter Side 7 av 19

8 Bilder Følgende bildetyper kan brukes jpg (mest vanlig) skjermdump png gif bmp NB! Hvis det settes inn et bilde som man kan merke og "dra" oppå/foran en tekst vil ikke dette fungere. Eksempel Alle har utklippsverktøyet på sin maskin (skjermdump). Her kan man klippe ut et skjermbilde og lime inn i saksfremlegget noe som fungerer bra. Tabell Ofte er tabeller store og inneholder mange kolonner og tall. Da er det mulig å velge mindre skrifttype - Arial 9 Side 8 av 19

9 Punktmerking Følgende punkmerking støttes: Første punktmerking o Andre punktmerking Tredje punktmerking Eksempel Støttes ikke Tabulatorer Fotnoter Vektorgrafikk, som for eksempel kart Word-Art, SmartArt, Tekstboks Diagram Fete kantlinjer i tabell Fotnoter Menyvalget «Lister med flere nivåer» i Word Eksempel Sett i stedet inn tabell. Om du ønsker så kan kantlinjen gjøres usynlig. Ta skjermdump av kartet i stedet. Eller legg kartet ved som vedlegg på journalposten. 1.1 Redigering av lister i Word For å bygge opp en liste tilsvarende listen over, er det viktig å bruke funksjonalitet for å redusere/øke innrykk (ikoner markert med rød ring). Side 9 av 19

10 Oppskrift for å lage listen over: 1. Start ny nummerliste 2. Skriv tekst for punkt 1 og trykk enter 3. Skriv tekst for punkt 2 og trykk enter 4. Trykk knapp for «øk innrykk» eller tabulator tast 5. Skriv inn tekst for 2a og trykk enter 6. Skriv inn tekst for 2b og trykk enter 7. Trykk knapp for «øk innrykk» eller tabulator tast 8. Skriv inn tekst for 2bi og trykk enter 9. Trykk knapp for «Reduser innrykk» 2 ganger eller shift+tabulator tast 2 ganger 10. Skriv tekst for punkt 3 og trykk enter 11. Trykk enter for å gå ut av listemodus Dette er viktig for å sikre best mulig konvertering av tekst til ACOS Møte. 1.2 Hvordan legge til vedlegg? Last opp vedleggene i pdf-format. Maksimal filstørrelse per vedlegg er 10 megabyte. Det er fortrinnsvis ønskelig med pdf- format, men det er mulig å konvertere følgende format i WebSak: docx, xls, pps, ppt, doc, jpg, skjermdump, png, gif og bmp. Se punkt for hvordan man konverterer vedlegg. Finn frem journalposten som du vil knytte vedlegget til. Klikk på knappen, ved siden av. Dersom du ikke har lagret de siste endringene, kan du få spørsmål om å lagre før du går inn i bildet. Svar Ja på dette spørsmålet. Du kommer inn i dette bildet: Side 10 av 19

11 Bildet er todelt. Venstre del viser en oversikt over de saksdokumenter, med versjoner og formater, som er registrert på denne journalposten. Hoveddokumentet er allerede registrert i bildet ovenfor (ble registrert når journalposten ble registrert). Denne er markert med blå farge. Det er bare mulig å ha ett hoveddokument i en journalpost. Høyre del av bildet er selve registreringsdelen. Den viser opplysninger om saksdokumentene og deres versjoner, varianter, formater og tekstdokument. I beskrivelsen nedenfor ser du to måter å legge til vedlegg på. Bruk alternativ 1 hvis du skal legge ved filer som du har lagret lokalt på pc-en din, filer du har lagret på et fellesområde i organisasjonen, eller som du henter andre steder. Bruk alternativ 2 hvis du skal hente filer som allerede er registrert i WebSak Alternativ 1: Importer I vinduet for saksdokumenter har du en funksjon for import av filer til WebSak. Klikk på knappen Du får nå opp følgende vindu: Vinduet ovenfor er utforskervinduet ditt og du kan søke etter den filen du vil importere. Finn fram til filen(e), merk alle filer, og dra og slipp de inn i WebSak sitt saksdokumentbilde. Du får nå frem meldingen til høyre i saksdokumentvinduet: Når du svarer OK på meldingen vil det bli opprettet ett eller flere ny(e) saksdokument i journalposten. Kontroller opplysningene som er registrert om saksdokumentet og legg til ev. nye opplysninger som dokumenttilknytning, kategori, tittel, utarbeidet av, merknader, tilganger osv. Side 11 av 19

12 1.2.2 Alternativ 2: Hent En kan også legge til vedlegg ved å klikke på knappen og du kommer inn i dette bildet: Obs! Det er anbefalt at dokumenter som skal hentes inn på denne måten er ferdigstilt. Som standard henter bildet fram en oversikt over alle saksdokumentene i arkivsaken du jobber i og hvilken journalpost de hører til. Når du klikker i boksen til arkivsaken haker du automatisk av for alle saksdokumenter innenfor arkivsaken. Ved å klikke i boksen til journalposten velges alle saksdokumenter i denne som standard (det blir satt hake i feltet fremfor hvert saksdokument). Du kan ev. ta bort haken på de dokumentene du ikke vil knytte inn. Vil du ta med alle, klikker du på knappen Alle. Angrer du trykker du Ingen og alle hakene fjernes. Velger du ett og ett dokument, vil rekkefølgen bli bestemt av den rekkefølgen man klikker på dokumentene. Dersom man ikke har opprettet et hoveddokument i journalposten man henter dokumenter til, blir første valgte vedlegg satt som hoveddokument. Ønsker du å søke etter saksdokumenter i andre arkivsaker eller journalposter, legger du inn kriterier i feltene i øvre del av bildet, og klikker på knappen Søk. Hak av for det eller de saksdokumentene du vil knytte til denne journalposten. Klikk OK når du er ferdig, og du får hentet alle saksdokumentene til journalposten. Side 12 av 19

13 Bildet i nedre del er bygd opp slik: For å få bedre oversikt i bildet kan du klikke på minustegnet slik at journalposten lukker visning av alle saksdokumentene i denne (skifter til plusstegn): Det kan være greit når en journalpost har mange saksdokumenter, og en ikke får oversikt over vedleggene. Et klikk på plusstegnet og den åpner seg: Side 13 av 19

14 I bildet nedenfor ser du at et saksdokument vises flere ganger, for eksempel Dette er fordi dette saksdokumentet er hentet inn på journalpost 11/19089 og journalpost 11/ Når du lagrer vil samme saksdokument bare vises en gang i oversikten. Når saksframlegget er ferdig må det sendes til godkjenning. Dette gjøres ved å knytte en oppgave på journalposten til en eller flere andre medarbeidere i organisasjonen. På journalposten finner du et flagg: Når du klikker på flagget kommer du inn i et vindu der du kan sende oppgaver til medarbeidere i organisasjonen. 1.3 Oppgavefunksjonen Bak flagget i journalpostbildet ligger det funksjonalitet for å sende oppgaver mellom brukere i WebSak. Du kan sende oppgaver av typene: Til godkjenning Til uttalelse Til ekspedering Beskjed Side 14 av 19

15 Siden vi i denne sammenhengen fokuserer på saksframlegg vil vi ta for oss oppgavetypen «til godkjenning». For mer informasjon om de øvrige oppgavene se brukerdokumentasjon for saksbehandlere på Væren (i toppmenyen under Arkiv/WebSak). Når du har mottatt en oppgave, vil denne vises i oppgavekurven på arbeidsbordet. Oppgaver som du har sendt ut ligger i kurven «Sendt til godkjenning» og oppgaver som er sendt til deg ligger i kurven «Mottatt for godkjenning». Antallet oppgaver angis med et antall i parentes bak mappen på arbeidsbordet. Videre følger en beskrivelse av prinsippet for bruk av oppgavefunksjonen Sende en oppgave Når man klikker på flagget og det ikke ligger oppgaver på den journalposten du befinner deg i fra tidligere får du opp følgende bilde, Saksgang og godkjenning: For å sende en oppgave til en annen saksbehandler, klikk på «Lag ny». Du får da opp et skjermbilde der du kan velge hvilke type oppgave du ønsker å sende til andre: Side 15 av 19

16 Du velger oppgavetype øverst til venstre. Velg mottaker(e) av oppgaven. Kopimottakere legges inn på egen fane til høyre. Du kan klikke på «Legg til» for å velge mottaker(e) fra identitetsregisteret, eller bruke nedtrekkslisten til høyre for å velge de mest brukte mottakerne. Velger du «Legg til» vil følgende bilde åpnes: Dersom oppgaven skal ha en tidsfrist, kan du registrere inn dato og ev. klokkeslett på oppgaven. Nederst i oppgavebildet er det et merknadsfelt hvor du kan skrive inn tekst. Avhenging av hvilken type oppgave du har valgt å sende genereres det automatisk en merknad bestående av oppgavetype, dato og klokkeslett for når oppgaven er laget: Side 16 av 19

17 Når oppgaven er klar klikker du på Ok. Oppgaven vises da umiddelbart i kurven til mottakerne Motta en oppgave Når du mottar en oppgavetypen «til godkjenning» får du dette frem i kurven som heter «mottatt for godkjenning». Mottakeren dobbelklikker på elementet og kommer over i journalposten oppgaven er knyttet til. På journalposten viser et rødt flagg når det ligger oppgaver på den. Klikk på flagget og du får frem følgende bilde: Når du markerer oppgaven (grå bakgrunn) får du frem merknaden i nedre del av bildet. Her har en mulighet for å velge «Behandle oppgave» eller «Lag ny» til oppgaven «Til godkjenning». Velges f.eks. «Behandle oppgave» får du frem følgende bilde: Side 17 av 19

18 Velg oppgavetype og ev. mottaker. Legg merke til at standardteksten i merknadsboksen endres avhengig av hva du velger av oppgavetype. Trykk OK for å sende oppgaven. 1.4 Lagring av merknader Alle oppgavene som sendes til og fra i organisasjonen lagres som merknader på journalposten. På «Diverse-menyen», velg «merknad». I merknadsbildet har du mulighet for å søke etter tidligere merknader Konverter dokument til arkivformat I oversiktsbildet over saksdokumenter høyreklikker du på det aktuelle dokumentet og velger «konverter dokument til arkivformat» eller konverter alle til arkivformat hvis du har flere vedlegg som ikke er i pdf-format. Side 18 av 19

19 1.5 Elektronisk signatur Alle saksframleggsmalene vil bli påført følgende tekst: Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur. Saksbehandlere og ledere trenger ikke lenger å signere sakene fysisk, men må ta i bruk oppgavefunksjonen for å sikre at saksframleggene blir godkjent før de går videre til politisk behandling. Side 19 av 19