For Dokumentasjonssenteret - hvordan skrive rutiner i Kvalitetssystemet

Transkript

1 ID Nfk.F Versjon 1.02 Gyldig fra Siste versjon Forfatter May Moursund Verifisert Godkjent Kristin Nilsen For Dokumentasjonssenteret - hvordan Side 1 av 12 Innhold: 1. Hvordan skrive en rutine i EK (Elektronisk kvalitetshåndbok) s 1 2. Hvordan distribuere en rutine til riktig boks ute i kvalitetssystemet mens du skriver den s 2 3. Hvordan sette inn bilder i dokumentet du skriver s 5 4. Hvordan sette inn lenker nederst i dokumentet ditt s 7 5. Hvordan sende dokumentet til godkjenning s 9 6. Hvordan distribuere dokumentet til boks/bokser i kvalitetssystemet på et senere tidspunkt s 10 Det som er beskrevet her, kan sikkert gjøres på flere måter. 1. Hvordan skrive en rutine i EK (ser sånn ut på skjermen din: ) Det er flere måter å finne riktig mappe å skrive ut fra her er én måte: Når du kommer inn i EK, kan det stå : Åpne mappen Nfk Nordland fylkeskommune F Felles for Nordland fylkeskommune 4 Hovedprosesser i Nfk Finn riktig mappe du skal skrive i, f eks Fokus. Velg riktig undermappe utfra hvilke rutine du skal skrive, og klikk én gang, så åpner innholdet seg i ruten til høyre.

2 Ver.1.02 Side: 2 av 12 Hold musepekeren i feltet der rutinene ligger, høyreklikk og velg Nytt dokument: I boksen som kommer opp skal det stå Distribusjon i områdefeltet. (Dersom rutinen ikke skal distrubueres (vises på intranett) enda, klikker du Avbryt.) 2. Hvordan distribuere en rutine til riktig boks ute i kvalitetssystemet mens du skriver den Dersom rutinen skal distribueres ut til Kvalitetssystemet med en gang, åpner du mappen Håndbøker. (se ovenfor) Åpne mappen Felles Nfk. Åpne riktig mappe, f eks Fokus. Velg den mappen du vil skrive rutine i, f eks Møtesekretær. (Da distribuerer du rutinen du skriver, til riktig/samme mappe ute i Kvalitetssystemet samtidig. Slik blir rutinen ikke bare

3 Ver.1.02 Side: 3 av 12 søkbar, men er også å finne i riktig boks på siden vår i KS (= Kvalitetssystemet).) Klikk Velg. Klikk OK på beskjeden du får opp, som gjelder at rutinene kanskje endrer rekkefølge. Nå ligger rutinens registreringsbilde klart til å fylles ut. Dobbeltklikk på det, så det åpner seg. Skriv inn en god tittel på dokumentet. Skriv inn ditt navn i feltet Utarbeidet av, evt navnet på den som har laget rutinen dersom du legger den inn for noen andre. Velg hvem som skal godkjenne. Velg dokumenttype: Generelt (dette kan bli endret!) Skriv inn søkeord, så mange som mulig. Du trenger ikke skrive de ordene som er i tittelen. Nå har du fylt ut det du trenger. Klikk på blyanten for å begynne på rutinen:

4 Ver.1.02 Side: 4 av 12 Svar Ja på spørsmål om dokumentbeskrivelsen skal endres. Velg Nfk standardmal (nest nederst) (nb:gammel bilde nedenfor!) og klikk OK: Nå kan du begynne å skrive.

5 Ver.1.02 Side: 5 av Hvordan sette bilder inn i dokumentet du skriver Ta skjermbilde av det du vil vise, f eks i Fokus. Gå inn i Paint-programmet. Klikk på Lim inn så bildet legger seg i Paint-bildet. (Dersom du skal hente inn et bilde du har lagret tidligere, klikker du på pilen ned, og finner bildet ved å velge Lim inn fra.) Nå kan du fremheve punkter og områder på bildet ved å velge farger og figurer (piler, rammer osv). Når du har valgt farge og figur, holder du musepekeren nede over området du vil markere, og former figuren. Slipp opp. Sett musepekeren ned et annet sted, sånn at figuren setter seg. Da kan du lage flere. (Har du gjort feil, klikker du på angre-pilen oppe i ventre hjørne, ved siden av disketten.)

6 Ver.1.02 Side: 6 av 12 Når du er ferdig med bildet ditt, markerer du det spraglete rektangelet i verktøylinja oppe: Sett musepekeren der du ønsker at bildet skal starte, og markér den delen av bildet du vil ha med. Gjør dette, selv om du skal ha hele bildet med det gjør kantene finere. Slipp opp når du har markért området: Klikk på Beskjær:

7 Ver.1.02 Side: 7 av 12 Nå har du «tatt bilde» av bildet ditt. Lagre bildet fra Paint med et navn som gir mening for deg. Velg JPEG som filtype: Lagre på skrivebordet eller egen mappe der du finner det igjen, når du går tilbake i rutinedokumentet. Klikk på Sett inn i verktøylinjen oppe. Velg Bilder. Finn bildet ditt og klikk Sett inn. Nå kan du justere størrelse og plassering av bildet i dokumentet. 4.Hvordan sette inn linker nederst i dokumentet (Det er flere måter å gjøre dette på nedenfor vises èn måte.) Nederst i rutinedokumentene er det et felt hvor vi kan sette inn link til andre rutiner. Linkene til andre rutiner legger vi i Interne referanser. Link til andre nettsteder, som f eks Lovdata, legger vi i Eksterne referanser. Slik ser det ut:

8 Ver.1.02 Side: 8 av 12 For å knytte andre, relevante rutiner sammen med den du skriver, må vi først gå ut av rutinen vi holder på med, og finne den rutinen vi skal linke til, i EK. Ta fram metadata-bildet av den rutinen, og kopier linken: Gå ut av dette kortet, og tilbake til rutinen du jobber med. I dokumentet setter du musepekeren inne i feltet for Interne referanser, klikker på Sett inn, og velger Hyperkobling. Full ut tittelen på den rutinen du linker til, i feltet Tekst som skal vises. Lim inn linken i adressefeltet. Klikk OK:

9 Ver.1.02 Side: 9 av 12 Juster på «linjalen» over dersom ikke hele teksten kommer fram: Gjør det på samme måte med eksterne referanser. Når rutinebeskrivelsen er ferdig, lagrer du øverst i venstre hjørne: Klikk deg ut av dokumentet. 5.Hvordan sende dokumentet til godkjenning Du er ferdig med rutinen og har lagret, og klikket deg ut av dokumentet. I registreringsbildet skal du nå sende rutinen på godkjenning hos den som skal godkjenne, f eks leder: Dokumentet sendes nå til leder for godkjenning: Leder gir tilbakemelding eller godkjenner. Når leder godkjenner, settes dokumentet i bruk, og er søkbart og legges i riktig boks ute på siden vår i Kvalitetssystemet. Det kan ta litt tid før den kommer til syne i boksen ute i Kvalitetssystemet.

10 Ver.1.02 Side: 10 av 12 6.Hvordan distribuere til boks/bokser i kvalitetssystemet på et senere tidspunkt Dersom du har skrevet en rutine tidligere og vil distribuere den til en boks ute i Kvalitetssystemet på et senere tidspunkt enn da du skrev den, gjør du dette inne i EK. Finn rutinen du har skrevet, høyreklikk og velg Merk: Klikk på Strukturer oppe i bildet, og velg Distribusjon: Det kommer fram en rute som heter Distribusjon. Flytt ruten nedover på siden sånn at du har oversikt over både Kapittelstrukturen (der du har skrevet rutinen din), og Distribusjon (der du skal velge hvor rutinen skal ligge). Finn riktig mappe ved å åpne Håndbøker Felles Nfk riktig mappe, f eks Fokus og riktig undermappe:

11 Ver.1.02 Side: 11 av 12 Sett musepekeren inne i ruten til høyre i riktig mappe, og høyreklikk. Velg Koble til.

12 Ver.1.02 Side: 12 av 12 Dokumentet legger seg da i riktig mappe i riktig boks. Mappene i Distribusjon tilsvarer mappene/boksene som er synlige ute i Kvalitetssystemet. Du kan distribuere samme dokumentet til flere bokser hvis nødvendig; det gjør du på samme måte som beskrevet her. Interne referanser Eksterne referanser