8. Regnskapsrollen og behandling av faktura

Transkript

1 8. Regnskapsrollen og behandling av faktura DFØ Versjon: Sluttkontroll Innhold Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: 0 Innledning 1 Overføre faktura til Agresso 2 Søke opp, endre på og sende ut faktura til ny godkjenning Behandling av fakturaer i sluttkontroll. Ansvar Tidspunkt Handling 0 Innledning Virksomhet Ved behov Gjelder virksomheter som benytter Basware CM Contract Matching. Attestasjonskontrollen i Reglementet for økonomistyring i staten, pkt innebærer at det skal kontrolleres at vare/tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale. Attestasjonskontrollen er ikke fullt ut ivaretatt i dagens versjon av Basware CM. Dette innebærer at virksomheten selv må utføre manuell transaksjonskontroll på fakturatype CF. Kontrollen skal utføres på den måten at en i Sluttkontrollen filtrerer på fakturatype CF ved overføring og kontrollerer at mottaker av faktura til informativ sirkulasjon har kvittert ut fakturaen med kommentaren attestert slik som beskrevet i rutine Opprette kontraktsinnkjøp. Deretter kan øvrige fakturatyper overføres samlet. Ansvar Tidspunkt Handling 1 Overføre faktura til Agresso Virksomhet Ved behov For å få en oversikt over alle fakturaene som ligger til behandling i sluttkontroll kan man søke med valgte kriterier og klikke på menylinjen øverst i skjermbildet For å overføre faktura til Agresso for bokføring, må man i resultatsettet sette en hake på de fakturaer man ønsker å overføre og trykke på knappen Overfør til Agresso. Se skjermbilde nedenfor. (Tilgjengelige, søkbare felter kan variere)

2 Da vil overføringen til Agresso starte og følgende skjermbilde vil komme opp. I dette skjermbildet kan man sette bokføringsperiode i feltet periode. Trykk ok og bokføring i Agresso vil bli gjennomført. Eventuelle feilmeldinger vil bli presentert om dette forekommer og rettinger må da gjøres i Basware. 2 Søke opp, endre på og sende ut faktura Virksomhet Ved behov Steg 2a: Når faktura er ferdig attestert og godkjent vil de komme tilbake til økonomi/regnskap og ligge i IP Master sluttkontroll for overføring til Agresso. Se skjermbilde nedenfor. For å få en oversikt over alle fakturaene som ligger til behandling i sluttkontroll kan man søke med valgte kriterier og klikk på menylinjen øverst i skjermbildet. Da vil man få et resultatsett med fakturaer som ligger i sluttkontroll, basert på valgte kriterier. Spesielle søkekriterier for faktura i sluttkontroll er: Overfør godkjente faktura Viser faktura som skal være 100% klar til bokføring Uklar Viser faktura som inneholder feil eller mangler attestasjon/godkjenning. Uklare fakturaer er merket med rødt utropstegn! Presentasjonen/innholdet av felter i dette resultatsettet kan tilpasses av den enkelte IP Master bruker ved å benytte knappen over resultatsettet. Det er også mulig å dra kolonnene slik at de plasseres i ønsket rekkefølge i resultatsettet. Disse endringene vil da bli lagret i systemet. Steg 2b:

3 Ønsker man å se detaljer og fakturabilder på en gitt faktura må man dobbelklikke på valgte faktura i resultatsettet og svare OK på denne meldingen. Da kommer man inn i skjermbildet som kalles Grunnlagsdata/fakturadetaljer slik bildet nedenfor viser. Reskontro/fakturahodet og posteringer/hovedbok vil være låst for bruker. Steg 2c: I skjermbildet for Grunnlagsdata/fakturadetaljer kan man gjøre følgende med fakturaer som ligger i Sluttkontroll. Se på fakturahodet og reskontro informasjon Se på postering og hovedbok informasjon Se på innskannet bilde(r) og bla mellom disse. Legge til vedlegg og kommentarer Sende faktura ut på sirkulasjon (unntaksvis) Steg 2d: Fakturaer som av ulike årsaker har vært feilbehandlet skal sendes til Sluttkontrollen for behandling/redigering. Hvis det kreves endringer på fakturaen, må man først åpne fakturaen for redigering. Dette gjøres ved at man klikker på knappen øverst i skjermbildet. Da vil fakturaen, etter at endringer er foretatt, gå til steget Returnerte fakturaer. Alle endringer som gjøres krever at fakturaen sendes ut på nytt til attestant og godkjenner.

4 Steg 2e: Ønsker man å sende faktura ut på sirkulasjon benytter man knappen. Da vil man få opp et eget skjermbilde med mulige typer for sirkulasjon. I dette skjermbildet kan man velge type sirkulasjon samt personer som skal motta faktura. Følgene Sirkulasjonstyper kan velges: a) Ny Vanlig sirkulasjon Faktura sendes på nytt til en gitt person som selv kan bestemme videre flyt/behandling i systemet. b) Informativ sirkulasjon Faktura sendes kun til informasjon og kan ikke behandles. Når sirkulasjonstype er valgt må man velge person. Dette gjøres ved å benytte knappen i skjermbildet. I kommentarfeltet kan man legge inn en kommentar om ønskelig. Trykk på knappen Send og faktura blir sendt til valgt bruker. Steg 2f: Ønsker man å sende ut en bunke/flere faktura samtidig kan man også gjøre dette i sluttkontrollen i resultatsettet som skjermbildet nedenfor viser.

5 Sett da en hake på de på de fakturaer man skal sende ut til samme person og trykk på sendealternativer. Benytt så samme rutine som beskrevet i punkt 2e i dette dokumentet.