Veiledning til anleggs- og utstyrsregistrering

Transkript

1 Veiledning til anleggs- og utstyrsregistrering 4. november 2009 Innkjøp og registrering av anlegg/utstyr med verdi over kr ,- Departementet har bestemt at fra 1. januar 2007 skal nytt anlegg/utstyr med verdi over kr ,- aktiveres i anleggsregisteret i Agresso. Formålet med dette er at anlegget/utstyret skal avskrives etter nærmere regler oppgitt i Veiledning til anleggs- og utstyrsregistrering. Avskrivningsreglene gjelder også for IT utstyr selv om verdien er under kr ,-. Agresso håndterer avskrivingen automatisk under forutsetning av at anskaffelsen blir belastet riktig konto- prosjekt- VO/arbordre-sted. Verdimerkingen fortsetter som tidligere. For identifisering av tapt utstyr er det unødvendig med instituttnavn på merkene, så når restlager av merker er tatt ut, vil nye merker være preget med riktig logo, UMB og et løpenr. Størrelsen vil være 11 * 50mm. Slik at merkene lettere kan benyttes på mindre utstyrsenheter. Bestilles hos IBS security tlf Forslag til rutine: 1. Anbefaler at den elektroniske flyten av fakturaen går innom en regnskapsmedarbeider for kontering og anleggsregistrering, før anvisning av fakturaen. 2. Mottar en godkjenner en faktura som skal aktiveres/utstyrsregistreres må fakturaen avvises med kommentar om hvordan konteringen skal være. Veiledningens oppbygning Registrering av utstyr som skal aktiveres/avskrives... 1 Registrering av anlegg som skal utstyrsregistreres men ikke aktiveres... 5 Salg av brukt anleggsmiddel/utstyr... 7 Avhending/kassasjon av anleggsmiddel/utstyr... 7 Intern rutine... 7 Prosjektavslutning... 8 Registrering av utstyr som skal aktiveres/avskrives NB! Ved registrering av anlegg som skal aktiveres/avskrives SKAL det være samsvar mellom bilag og anleggsregisteret (konto-prosjekt-vo/arbordre-sted). Side 1 av 9

2 Mottaksregistrering i Agresso: Ved kontering i hovedbok er det VIKTIG å benytte korrekt konto. Anleggsnummer skal her registreres, men det må da først registreres i Anleggsmodulen. Velg Anleggsverdiregnskap - Anlegg - Anleggsmiddel Registrering av anleggsmiddel. Hver enhet benytter her sin egen nummerserie, viktig at den begynner med egen stedskode. Eks nummer fra utstyrsregistreringslappen. Side 2 av 9

3 Anleggsgruppe: Benytt kombiboksen for å velge riktig gruppe (denne konto/teksten svarer til teksten i kontoplanen, SKAL være lik) Dato fra: sett inn leveringsdato/fakturadato Dato til: skal IKKE fylles ut Avskrivningsmetode: Lineær (ALLTID) Frekvens: Periodisk (ALLTID) Levetid: her skal antall avskrivningsperioder ihht Veiledningstabell for vurdering av aktivering og utgiftsføring benyttes. Finnes som vedlegg til UMBs kontoplan. Antall avskrivningsår ganges med antall perioder pr år. (12 mnd) Ved kjøp av brukte anlegg/utstyr må antall avskrivnings år reduseres etter skjønn. I det viste eksempelet ble det kjøpt en to år gammel bil. Normal avskrivningstid for bil er 7 år, den ble her redusert til 5 år. 5 år ganget med 12 perioder gir en levetid på 60. Avsk.sats vil da automatisk komme frem. Tab videre til kontering. Kontering: MÅ fylles ut, skal være likt med hovedboksbilaget Kun de feltene som er nevnt her skal fylles ut. Informasjon: Tilleggsopplysninger som er kjekt å ha legges her. Lagre: F12 Sett inn anleggsnummeret igjen, tab så anlegget kommer frem igjen. Side 3 av 9

4 Gå på verktøylinjen og velg relasjoner. Trykk F9 for å finne NORUF-nummer. Felthjelp kommer da frem. Ved å trykke F7 får du frem hele katalogen. Her er det en fordel å definere søket. Gå til feltet beskrivelse og skriv for eksempel *bil* og trykk F7. Du vil få frem dette søket: Sett markøren i raden du vil ha og dobbelklikk. Du har da hentet med deg NORUF-nummeret over i registreringsbildet. Bygning: Her skal du taste inn områdenummer og bygningsnummer for eksempel 3301 (område 33, bygning 01 som er verkstedbygningen) Eller du kan benytte F9 og F7. Rom: fylles ut på det anlegget hvor dette er aktuelt. Eller benytt F9 og F7. Nummer: Tast F12 for å lagre Gå tilbake til hovedboksbilde og sett inn anleggsnummeret. Gjør ferdig konteringen og trykk F12. Unntak: Ved anskaffelse av anlegg hvor det forekommer delbetalinger må fakturaene belastes konto Når anlegget er klart til å tas i bruk, registreres anlegget og det lages omposteringer av bilagene ført på NB. Husk anleggsnummeret på omposteringsbilaget! Eksempel: Konto Prosjekt Vo Sted Anlegg K ,- D ,- Tilleggsutstyr: Dersom maskinen/verktøyet utgjør en integrert del av et annet anlegg/utstyr, og disse til sammen utgjør en helhet, skal anlegget/utstyret registreres på samme anleggsnummer som det første. Side 4 av 9

5 Registrering av anlegg som skal utstyrsregistreres men ikke aktiveres Lett omsettelig utstyr under ,- skal utstyrsregistreres, men ikke aktiveres, benytt korrekt konto! Gå til anleggsverdiregnskapet som vist under Avskrivning/aktivering, det er litt andre krav til registreringen: Fyll inn eget registreringsnummer, total 8 siffer. Tab til neste felt, legg inn type anlegg med beskrivelse. Anleggsgruppe: Velg konto 65* avhengig av anskaffelsen. Dato fra: sett inn leveringsdato/fakturadato Informasjon: Tilleggsopplysninger som er kjekt å ha legges her. Side 5 av 9

6 Lagre: F12 Sett inn anleggsnummeret igjen, tab så anlegget kommer frem igjen. Gå på verktøylinjen og velg relasjoner. Trykk F9 for å finne NORUF-nummer. Felthjelp kommer da frem. Ved å trykke F7 får du frem hele katalogen. Her er det en fordel å definere søket. Gå til feltet beskrivelse og skriv for eksempel *bil* og trykk F7. Du vil få frem dette søket: Sett markøren i raden du vil ha og dobbelklikk. Du har da hentet med deg NORUF-nummeret over i registreringsbildet. Bygning: Her skal du taste inn områdenummer og bygningsnummer for eksempel 3301 (område 33, bygning 01 som er verkstedbygningen) Eller du kan benytte F9 og F7. Rom: fylles ut på det anlegget hvor dette er aktuelt. Eller benytt F9 og F7. Nummer: Tast F12 for å lagre Gå tilbake til hovedboksbilde og sett inn anleggsnummeret. Gjør ferdig konteringen og trykk F12. Side 6 av 9

7 Salg av brukt anleggsmiddel/utstyr Når salg av utstyr/anlegg skjer skal det lages faktura. Konto 3801 Salg av materiell og utstyr SKAL benyttes. Konteringen på fakturaen skal inneholde anleggsnummeret. Økonomiavdelingen foretar videre behandling og sperring av anleggsmiddel/utstyr. Avhending/kassasjon av anleggsmiddel/utstyr Når anleggsmiddelet er ødelagt eller tapt må det sendes en e-post til Denne e-posten merkes med anleggets/utstyrets registreringsnummer og det må være en forklaring /begrunnelse på avhendingen/kassasjonen. Økonomiavdelingen foretar videre behandling og sperring av anleggsmiddel/utstyr. Intern rutine Enhetene bør lage seg egne rutiner for å holde oversikt over hva de disponerer av anlegg/utstyr. Alt utstyr ført i anleggsmodulen frem til vil bli sperret. Eksempel: 1 Benytt spørring under anleggsverdiregnskap, anleggssaldo Side 7 av 9

8 Eksempel: 2 Benytt spørring bilag og spør på stedskode, periode og utstyrsnummerserie. Vis konto m/tekst, utstyr m/tekst og evnt. Tekstfeltet. Prosjektavslutning Er det aktivert utstyr/anlegg på prosjektet? Prosjektet kan IKKE avsluttes hvis det er saldo på konto 2151 Forpliktelser knyttet til anleggsmidler. Da må evt. restverdi kjøpes av instituttets driftsmidler, og her er det ingen enkel snarvei. Eks: Det er kjøpt en PC til prosjektet på kr ,- og følgende skjer: Ved kjøp: Konto Tekst Prosjekt vo Sted Anlegg Beløp D 1282 Datautstyr, 350xxx xxxx maskinvare m. K 2401 Leverandørgjeld K 2151 D 3911 Forpliktelser knyttet til anlegg Debet når investering dekkes 350xxx xxxx NB! Automatpostering 350xxx xxxx NB! Automatpostering Side 8 av 9

9 Ved avskriving månedlig: Konto Tekst Prosjekt Vo Sted Anlegg Beløp K12821 Akk avskriv. 350xxx xxxx 3000 NB! D 2151 Forpliktelser knyttet til anlegg Automatpostering 350xxx xxxx 3000 NB! Automatpostering I vårt tenkte tilfelle står det nå igjen en saldo/restverdi på konto 2151 kr 6.000,- Følgende må konteres ved internt kjøp før prosjektavslutning hvor det er restverdi: Konto Tekst Prosjekt Vo Sted Anlegg Beløp K1282 Datautstyr. 350xxx xxxx 6000 D1282 Datautstyr. 150xxxx xxxx 6000 Konto Tekst Prosjekt Vo Sted Anlegg Beløp D 9290 Kjøp av utstyr.. 350xxx K 9190 Salg av utstyr 150xxxx Merk anvisningen restverdi anlegg og legg ved saldoutskrift av prosjektet!! NB! NB! I tillegg må dere inn på anleggsmodulen og ENDRE anlegget med Prosjekt, VO og sted i anleggsregistreringsbildet slik at den er i samsvar med kontering for internt kjøp Side 9 av 9