Månedsavslutning og rapportering

Transkript

1 "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. Månedsavslutning og rapportering Bjørn Erik L. Hveding

2 Agenda Rutiner, prosesser og sjekklister Verktøy og muligheter i Unit4 Business World Andre verktøy Rapportering og rapporteringsverktøy

3 Periodeavslutning Lag gode rutinebeskrivelser o Tidsplan for alle prosesser o Tydelige tidsfrister Klare sjekklister for hvert punkt som skal gjennomføres o Hva skal gjøres o Verifisering av gjennomføring som del av månedsrapporteringen Tydelig rollefordeling o Hvem skal utføre oppgaven o Hvem er stand-in ved fravær? Identifiser sårbare punkter og flaskehalser Verktøy og systemstøtte

4 Rutinebeskrivelse Rutine for avgiftsrapportering til Fylkesskattesjefen Når: Frister: 10. virkedag hver 2. måned (Jan,Mars, Mai, Juli, Sept, Nov) : Innsending av omsetningsoppgave, 6. termin : Innsending av omsetningsoppgave, 1. termin : Innsending av omsetningsoppgave, 2. termin : Innsending av omsetningsoppgave, 3. termin : Innsending av omsetningsoppgave, 4. termin : Innsending av omsetningsoppgave, 5. termin Oppgaver: 1. Kjør mva-rapport i Agresso Hent spørring med oversikt over postene i mva-oppgaven (MVA-Oversikt) Kontroller bevegelser på konti for perioden (Post 1) Konto skal samsvare med post 2 i rapporten Konto skal samsvare med post 3 i rapporten Konto skal samsvare med post 4 i rapporten

5 Prosessbeskrivelser Klart definerte rutiner o Hvilke punkter i prosessen skal gjennomgås o Hvilken rolle utfører dem o Hvem innehar rollen og eier sjekkpunktet? o Hvilke stedfortredere er det i prosessen

6 Prosessbeskrivelser Sjekkliste for gjennomføring o Detaljer om hva som skal gjøres o Hva skal gjøres o Hvem skal gjøre det o Stand-in ved sykdom/fravær Bilagsoversikt Ta ut oversikt over førte bilag Sjekk kritiske punkter (mva, m.fl) Ukentling, hver mandag Månedlig bilagskontroll Ta ut oversikt over bilag for inneværende periode. Kontroller korrekt kontering og mva Bilag som skal periodiseres? Månedlig, 5. virkedag før parkert periode Anlegg Har det blitt ført aktiveringspliktige anlegg Sjekk konti for føring av anleggsrelaterte kostnader Er eksisterende anlegg avskrevet korrekt

7 Viktige oppfølgingspunkter Aktivering og avskrivning av anlegg Aktivere ferdigstilte/innkjøpte anlegg for perioden Avskrivning for perioden Nedskrivning/salg av Anlegg i perioden Oppfølging parkerte bilag o Sjekk alle parkerte bilag Oppfølging av kunder/utsendelse av purringer o Agresso kan bistå med automatisering Oppfølging av faktura o Agresso kan bistå med automatisering av purring og påminnelser o Gode browsermaler

8 Viktige punkter Avstemming av balansekonti Klar oversikt over hvilke balansekonti det er viktig å ha fokus på Kontrollskjema for avstemming Verktøy/systemstøtte for avstemming Merverdiavgift o Hver annen måned o Avhenger av type virksomhet Kontantregnskap o Avstemmes hver måned o Klare rutiner for generering og rapportering A-Meldingen o Strengere og kortere frister til rapportering (5. virkedag i hver måned)

9 Rapportering, eksempler Merverdiavgift o Hver annen måned o Avhenger av type virksomhet Kontantregnskap o Avstemmes hver måned o Klare rutiner for generering og rapportering Myndighetsrapportering o A-meldingen o KOSTRA rapportering o Forskriftsrapportering Avviksrapportering o Regnskapsrapportering mot budsjett

10 Verktøy for oppfølging av månedsavslutning Menypunkt for Periodeavslutning o De viktigste jobbene som må gjøres er samlet her Anleggsmodulen Modul for Bankavstemming o Automatisert metode for avstemming av balansekonto mot bank o Kan definere egne grenseverdier Kontoavstemming o Avstemming og kryssing av transaksjoner på balansekonto

11 Verktøy for oppfølging av månedsavslutning Browsermaler laget for periodeoppfølging Innebygde rapporter o Råbalanse o Hovedbok pr. dimensjon o Mva-rapport o Generering av kontantregnskap o m.m. Månedsrapportering Eksterne verktøy Informasjonssider

12 Menypunkt for periodeavslutning De viktigste punktene ifm periodeavslutning Ikke alle er relevante for alle virksomheter (f.eks oppskriving valuta) Lag rutine for å gjennomføre alle relevante punkt i denne menyen.

13 Tips: Opprette perioder

14 Aktivering og avskriving av anlegg Anleggsmodulen kan bidra til å støtte og automatisere anleggsoppfølgingen

15 Modul for bankavstemming Egen bankavstemmingsmodul i Agresso o Innlesning av bankutskrift o Automatisk match mot balansekonto basert på predefinerte kriterier - Beløp, bilagstekst bilagsdato etc med tilhørende toleransegrenser o Manuell match av øvrige poster

16 Avstemming balansekonto (interrimskonto) Angir hvilke konti som skal avstemmes Avkrysning av poster på konto (må gå i null ved laring) Egen rapport for å se avstemte poster

17 ksempel: Støtteverktøy mva-rapportering sermal med oversikt over postene

18 nebygde rapporter ilrapporter for dokumentasjon og avstemming mpel: Råbalanse

19 ksempel: Månedsrapportering

20 ksempel: Økonomirapportering

21 ksempel: Økonomirapportering

22 ksempel: Økonomirapportering

23 ksempel: Fraværsrapportering

24 ksempel eksternt verktøy: Adra Balancer ppfølging og dokumentasjon av ontoavstemmingen okumenterer avstemmingen som r gjort ygger på rutinene for avstemming virksomheten ølger opp brukeren med åminnelse og arbeidsflyt anner revisjonsspor

25 formasjonssider

26 vslutning is du har spørsmål angående innholdet, så ta kontakt: vn: post: Bjørn Erik L. Hveding obil: akk for oppmerksomheten!

27