Etterbetalingsrutinen i Unit4 Business World

Transkript

1 "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. Etterbetalingsrutinen i Unit4 Business World

2 Foredragsholderen Joar Hove Leder for Agresso Consulting West Erfaring som Seniorkonsulent - Lønn/HR Joar.hove@evry.com

3 Mål for gjennomgangen Lære hvilke muligheter som ligger i etterbetalingsrutinen PR14 Gi dere kunnskap til å identifisere manuelle prosesser som kan gjøres raskere og mer effektivt. Vise hva som kreves av oppsett i Unit4 Business World for å bruke etterbetalingsrutinen Vise PR14 Etterbetaling av lønn

4 Hvorfor bruke PR14 - Etterbetaling Automatisk generering av etterbetalingstransaksjoner o Ingen blir glemt Riktig konto og kontering Riktig oppsett til A-melding! o Automatisk valg av lønnart med riktig oppsett. Letter oppfølging Bedre rapportering av lønnsdata

5 Når kan etterbetalingsrutinen benyttes? Ved endring av satser tilbake i tid. Ved endring av relasjoner for tillegg eller fastlønn tilbake i tid. Dersom det er endringer på kontering tilbake i tid. Ved behov for å endre stilling på transaksjoner tilbake i tid. Ved nyansatte som starter etter lønnskjøring.

6 Forutsetninger for bruk av etterbetaling Etterbetalingslønnarter må defineres o Anbefaler 1 til 1 forhold på faste lønnarter og etterbetalingslønnarter. o Satser hentes fra opprinnelig lønnart

7 Oppsett av etterbetalingslønnarten Variabel lønnart

8 Forutsetning for å benytte etterbetaling til konteringsendring Opprinnelig lønnart må ha kryss i «Etterbet. endringer hovedbok»

9 Bruk av etterbetalingsrutinen PR14 Kan kjøres uten oppdatering o Gir rapportresultat som gir god oversikt over hvilke transaksjoner som er beregnet

10 Etterbetaling med oppdatering Lager etterbetalingstransaksjoner som legger seg i «Variable lønnstransaksjoner» o Dersom man kjører denne jobben flere ganger kan man sette på et parameter som sletter etterbetalingstransaksjoner fra tidligere kjøringer. o Etterbetalingslønnarter bør være dedikert til etterbetalingsjobben. Parameteret «PR_CHANGE_PR14_TRANS» må være på for at man skal kunne endre på transaksjonene i «Variable lønnstransaksjoner». o Dersom man endrer på transaksjoner fra etterbetalingsjobben risikerer man at de kommer tilbake ved neste kjøring av etterbetalingsjobben.

11 Praktiske eksempler 1. Etterbetaling av nytt tillegg 2. Endring av stilling 3. Endring av kontering 4. Nyansatte som begynner etter at lønnen for perioden er kjørt

12 1. Etterbetaling av nytt tillegg

13 1. Etterbetaling av nytt tillegg uten oppdatering Lagt til fast tillegg på ansettelsen til ressursen med dato to måneder tilbake i tid. Kjører etterbetaling for to foregående måneder

14 1. Etterbetaling av nytt tillegg med oppdatering

15 2. Etterbetaling Endring av stilling Dersom en person endrer stillingsnummer kan transaksjonene automatisk endres til nytt stillingsnummer. Kryss for «Korriger ansettelse i rapportbestillingen»

16 2. Etterbetaling Endring av stilling Endret stillingsnummer samme innhold på stillingen Opprinnelige transaksjoner: Nye transaksjoner:

17 3. Etterbetaling Endring av kontering Dersom en person bytter avdeling (Ansvar, koststed etc) tilbake i tid kan allerede utbetalt lønn automatisk omkonteres. Setter kryss for korriger kontering i rapportbestilling Oppsett på lønnart må tillate korrigering av kontering

18 3. Etterbetaling Endring av kontering Opprinnelig kontering: Transaksjoner:

19 3. Etterbetaling Endring av kontering Ny kontering: Transaksjoner:

20 4. Nyansatte som begynner etter at lønnen for perioden er kjørt Automatisk etterberegning i neste lønnskjøring o Systemparameteret PR_BACKPAY_CHECK må aktiveres Alternativ: Manuell etterbetaling

21 4. Nyansatte som begynner etter at lønnen for perioden er kjørt Spørsmål om man automatisk vil generere etterbetalingstransaksjoner

22 4. Nyansatte som begynner etter at lønnen for perioden er kjørt Transaksjoner genereres til «Vedlikehold av samtidige lønnsperioder» Ved automatisk etterbetaling settes «PR01 Lønnsforslag» opp til å kjøre etterbetalingsvarianten «Utbetaling til nye ressurser/ansettelser» automatisk.

23 Parametre i PR14 PR14 kan kjøres for utvalgte ressurser og/eller lønnarter. Gjenopprett fast Korriger kontering Korriger ansettelse Behold opprinnelig lønnart (Kun på nye ansatte) Inkluder alle lønnarter (Kun på nye ansatte) Program og kolonnenavn Periode fra og til Oppr periode Slett ikke bekreftede

24 Oppsummering Forenkler rutiner o Både for utbetalt lønn som skal korrigeres, og lønn som skulle vært utbetalt, men ikke er det. o Ingen blir glemt o Letter arbeidshverdagen Gir bedre datakvalitet o Etterbetaling krever at korrekte data er registrert. o Riktig rapportering til A-melding Enkelt å ta i bruk, og enkelt å benytte.

25 Spørsmål?

26