E-skjema. For ansatte og honorarmottakere (eksterne)

Transkript

1 E-skjema For ansatte og honorarmottakere (eksterne)

2 E-skjema flytter lønnsregistreringer fra manuelle prosesser til digital selvbetjening Bedre kvalitet Effektiv ressursbruk i staten Raskere håndtering Ingen dobbelregistrering Elektronisk sporbarhet

3 E-skjemaløsningen Ansatt selvbetjening Andre utbetalinger Variabel lønn Permisjonssøknad Overføring av feriedager Ekstra skattetrekk Sidegjøremål Oppsigelse Kjernesystem (for fagbrukere) Fratredelse Stillingsendring Hurtigregistrering Ekstern selvbetjening Betaling for oppdrag (honorar) Reise- og utleggsrefusjon

4 E-skjema for ansatte Ansatt selvbetjening

5 Hvor finner du E-skjema? Ansatt

6 Hvor finner du E-skjema? Ansatt

7 Andre utbetalinger Ansatt Utgifter den ansatte har hatt som arbeidsgiver skal dekke, og som skal lønnsinnberettes Eksempler: EKOM-tjenester Fri avis Treningsavgift Med få unntak oppgis utbetalingen med beløp Registering: Velg lønnart, beløp og eventuelt korriger dato Trykk overfør (flere poster kan registreres per skjema) Legg til eventuelle vedlegg eller merknader

8 Variabel lønn Ansatt Benyttes for utbetalinger som oppgis med antall Eksempler: Pensjonistavlønning Brutto timelønn Diverse vakttillegg Registrering: Samme måte som skjema for Andre utbetalinger

9 Ekstra skattetrekk Ansatt Ansatte kan legge inn ekstra skattetrekk for inntil ett kalenderår av gangen. Skjemaet går direkte til oppdatering i lønnssystemet (ingen godkjenning) Registrering: Legg inn startmåned, sluttmåned og beløp Man kan gjøre endringer (sende nytt skjema) Man kan fjerne framtidig trekk (legge inn blanke felt)

10 Permisjonssøknad Ansatt Benyttes ved søknad om lengre permisjoner beskrevet i Statens personalhåndbok For eksempel fødselspermisjon omsorgspermisjon utdanningspermisjon Registering: Velg periode Velg eventuell fraværsprosent Velg permisjonstype dersom man kjenner denne. Aktuelle permisjonstyper er listet opp. Beskriv permisjonen og last opp eventuell dokumentasjon

11 Overføring av feriedager Ansatt Søknad om overføring av feriedager til nytt år. Skjemaet viser antall dager den ansatte har til gode. Registrering: Legg inn antall feriedager som ønskes overført

12 Oppsigelse Ansatt Den ansatte kan selv registrere sin oppsigelse Det anbefales at leder er orientert på forhånd Registrering: Legg inn eventuelle tilleggsopplysninger Ved overgang til ny statlig virksomhet kan denne oppgis (for overføring av feriepengegrunnlag)

13 Sidegjøremål Ansatt Med e-skjema Sidegjøremål kan arbeidsgiver få oversikt over ansattes sidegjøremål, verv og eierinteresser. Man kan registrere tilbake i tid (etterregistrering) eller fram i tid (forhåndsvarsling).

14 Rapport: Liste over alle skjema Ansatt Viser status for alle skjema den ansatte har sendt

15 Brukerveiledning til den ansatte Ansatt Hjelp til valg av lønnart De aktuelle lønnartene er nærmere beskrevet i e-skjemaene

16 Brukerveiledning til den ansatte Ansatt Hjelpesenter Alltid tilgjengelig i høyre del av skjermbildene Gir veiledning om det aktuelle skjemaet man er inne i

17 Ansatte kan selv skanne og laste opp vedlegg Ansatt Skattedirektoratets forskriftsendring av åpner for at digital underlagsdokumentasjon er tilstrekkelig, uavhengig av om ansattes originalbilag er på papir eller i digitalt format. Godkjenner 1 og Godkjenner 2 har også mulighet til å laste opp vedlegg. Lønnssystemet lagrer sikkerhetskopi hver natt. Se kundenotat 58/2014 på DFØs kundenett for nærmere beskrivelse.

18 E-skjema i retur Ansatt E-skjema den ansatte får i retur for korrigering, kommer i innkurven i portalen. Den ansatte varsles automatisk per e-post Skjemaet åpnes i innkurven, behandles og sendes på nytt til godkjenning (eller eventuelt slettes)

19 E-skjema for eksterne Selvbetjening for mottaker av honorar

20 Innlogging i selvbetjeningsportal for eksterne Ekstern Portalen finner du her: Innlogging skjer via ID-porten: MinID BankID Buypass Commfides

21 Selvbetjeningsportal for eksterne Ekstern Den eksterne kan registrere: Reise- og utgiftsrefusjoner Betaling for oppdrag (honorar) Se egen lønns- og reiseslipp Endre personlige opplysninger Bankkonto, adresse etc.

22 Reise- og utgiftsrefusjon Ekstern Forenklet skjema for dagsreiser innenlands. Øvrige reiseskjemaer er også tilgjengelig: Innenlandsreise Utenlandsreise Utgiftsrefusjon

23 Honorar Ekstern Honorarskjema for eksterne

24 Informasjonsside: DFØ kundenett Selvbetjeningsportal Informasjon til den eksterne Informasjon til saksbehandlere/ledere Veiledninger i tekst og video

25 E-skjema for fagbrukere i lønnssystemet SAP kjernesystem

26 E-skjema i SAP kjernesystem Fagbruker Stillingsendring Endring av stilling, organisasjonsenhet, stillingskode, lønnstrinn, stillingsprosent, kostnadsfordeling, fungering Fratredelse Hurtigregistrering Faste tillegg, variable tillegg, godtgjørelsesposter Går i arbeidsflyt til godkjenner 2 Kan benyttes for både ansatte og eksterne

27 Fagbruker Systemstøtte (automatiske kontroller) Brukervennlig registrering (saksgang samlet i ett registreringsbilde)

28 Godkjenning av e-skjemaer

29 Godkjenning E-skjema fra ansatte og eksterne følger vanlig arbeidsflyt og godkjenningsrutiner. Nye skjema kommer i innkurven, og varsles med e-post. E-skjema får i arbeidsflyt til Godkjenner 1 (saksbehandler), som: Kontrollerer skjemaet Kan endre konteringsdata Kan skanne og laste opp bilag (dersom den ansatte ikke har gjort det selv) Kan returnere skjemaet til ansatt Deretter går skjemaet til endelig godkjenning hos Godkjenner 2 (leder med budsjettdisponeringsmyndighet)

30 Arbeidsflyt Ansatt selvbetjening Andre utbetalinger GK1 GK2 Variabel lønn GK1 GK2 Permisjonssøknad GK1 GK2 Overføring av feriedager GK1 GK2 Oppsigelse GK1 GK2 Sidegjøremål GK2 Ekstra skattetrekk Direkte til SAP Ekstern selvbetjening Betaling for oppdrag (honorar) GK1 GK2 Reise- og utleggsrefusjon GK1 GK2 SAP kjernesystem Fratredelse GK2 Stillingsendring GK2 Hurtigregistrering GK2 Sidegjøremål går direkte til Godkjenner 2 Ekstra skattetrekk går direkte til postering E-skjemaer i kjernesystemet registreres av fagbruker og går direkte til Godkjenner 2

31 Eksempel: Godkjenne Andre utbetalinger Godkjennere Du kan legge inn en kort beskrivelse på inntil 15 tegn, som kommer på lønnsslippen til den ansatte i stedet for navnet på lønnarten Dersom du skal overstyre konteringen, haker du av for dette. En ny boks åpner seg. «Tilordne til meg» betyr at e-skjemaet sperres for andre førstegodkjennere dersom dere er flere

32 Eksempel: Godkjenne permisjonssøknad Godkjennere Godkjenner 1 kontrollerer: permisjonstype periode om nødvendig dokumentasjon er vedlagt evt. avgrense poster

33 Skjemaer kan sendes i retur til ansatt Godkjennere e-skjema som ikke er i orden skal sendes i retur til ansatt - kommer i den ansattes innkurv ansatt korrigerer selv sender e-skjema i ny flyt til godkjenning ansatt kan eventuelt slette e-skjema selv merknad er obligatorisk ved retur Spesielt for permisjonssøknad Godkjenner 2 kan sende dette skjemaet i retur til både ansatt og Godkjenner 1. Får varsel ved konflikt med andre typer fravær

34 Oppfølging av e-skjema i arbeidsflyt Fagbruker Egen rapport for oppfølging av e-skjema sendt fra selvbetjeningsportalen: YWF_VIS_SKJEMA Benyttes ved faste kontrollrutiner. Oversikt over registrerte sidegjøremål finnes i egen rapport: YHR_SIDEGJOEREMAAL

35 Eksempel på rapporten YWF_VIS_SKJEMA Fagbruker

36 Lønnarter i E-skjemaløsningen Fagbruker Rapporten YHR_LAOVERSIKT viser hvilke lønnarter som er tilgjengelig i E-skjema for ansatte og eksterne

37 E-skjema hvor går dataene i lønnssystemet Fagbruker Andre utbetalinger PA20, IT0015 Variable tillegg Variabel lønn PA20, IT2010 Godtgjørelsesposter Ekstra skattetrekk PA20, IT0014 Faste tillegg/trekk Permisjonssøknad PA20, IT2001 Fravær Overføring av feriedager Søknad uten direkte oppdatering i SAP Oppsigelse Når skjema sendes til postering startes saksgang for fratredelse Sidegjøremål PA20, IT9030 Sidegjøremål

38 Hvordan komme i gang?

39 Hvordan komme i gang? Forutsetning Standard arbeidsflyt Arbeidsflyt går fra ansatt til godkjenner 1 (saksbehandler) til godkjenner 2 (leder). Samme godkjennere som for reiser. Oppstart Sende bestilling i Solman til DFØ DFØ utfører det tekniske oppsettet for kunder som skal ta i bruk E-skjemaløsningen. For kunder som har tatt i bruk E-skjema for ansatte og ønsker å utvide med eksterne brukere er alt klart for bestilling av brukere. Dette gjøres gjennom vanlige bestillingsrutiner. Informere internt Hva skal E-skjema brukes til hos oss?

40 40