Hjelp til Rapporter. Sist oppdatert:

Transkript

1 Hjelp til Rapporter Sist oppdatert: Rapportresultat Organisasjonsrapporter Organisasjonsstruktur med stillinger og personer Utvikling i arbeidsstokken Stillingsrapporter Bemanningsplan Personalrapporter Jubileumsrapport Fødselsdagsliste Utdanning Medarbeideroversikt CV Informasjon om pårørende Kommunikasjonsliste Lønnsoversikt med avlønningsprosent Lokale forhandlinger Lønnsinformasjon Ferierapporter Ferie tatt ut hittil i år Ferie tatt ut i valgfri periode Restferie fra i år og i fjor Sykefraværsrapporter Syke- og egenmeldinger hittil i år Syke- og egenmeldinger for valgfri periode Sykt barn hittil i år Sykt barn i valgfri periode Sykefraværsstatistikk Antall egenmeldinger Permisjonsrapporter Permisjoner valgfri periode Permisjoner som ikke er avsluttet Fødselspermisjoner som ikke er avsluttet Andre fraværsrapporter Fraværskvoter Planlagt fravær Tidslipp Fleksitidsrapporter Saldo fleksitid til avspasering Avspasering fleksitid tatt ut hittil i år Avspasering av fleksitid tatt ut for en valgfri periode Overtidsrapporter- og reisetidsrapporter Saldo over-/reisetid til avspasering Utbetalt overtid for valgfri periode AML-grenser overskredet AML-overtid hittil i år HTA-overtid hittil i år per avdeling Reiserapporter Reiseoversikt Reisekvitteringer uten rammedata Vis reiser i arbeidsflyt

2 Rapportresultat Rapportresultatene vises i egne arkfaner. Disse kan lukkes hvis du er ferdig med rapporten eller du kan beholde dem oppe. Hvis du ikke har lukket utvalgsbildet vil du rask kunne kjøre rapporten på nytt med samme eller nye utvalg. Skjermbildet under viser tre arkfaner; henholdsvis rapportoversikt, utvalgsbilde (rød ramme) og rapportresultat. Organisasjonsrapporter Organisasjonsstruktur med stillinger og personer Rapporten viser organisasjonsstrukturen med stillinger og personer slik den er i dag. Alle aktive personer er med på rapporten. Innhold Objekttype Startdato Sluttdato Startdato (tilknytning) O = organisasjonsenhet, S = stilling, P = person Den datoen en organisasjonsenhet eller en stilling ble opprettet eller den datoen en person ble ansatt. Den datoen en organisasjonsenhet eller stilling er planlagt nedlagt eller en person skal slutte betyr at det ikke er fastsatt noen sluttdato. Ved omorganiseringer vil en underordnet organisasjonsenhet kunne knyttes til en annen overordnet organisasjonsenheter enn tidligere og stillinger kan knyttes til nye organisasjonsenheter. Dette er den datoen dagens tilknytning gjelder fra. Når en person flyttes fra en stilling til en annen, vil dette være den datoen denne personen ble knyttet til den nye stillingen. Sluttdato (tilknytning) Tilsvarende for sluttdato. Denne datoen vil som oftest være lik

3 Prosentsats Brukes i første rekke for personer der personen har flere stillinger. Prosentsatsen viser hvor stor del av arbeidstiden sin denne personen bruker på denne stillingen. Du kan åpne og lukke organisasjonsenheter og stillinger ved å klikke på den lille trekanten foran organisasjonsenhetene og stillingene. I eksempelet nedenfor har vi lukket alle stillingene slik at du bare ser stillingene og ikke de personene som er ansatt i stillingene. Her har vi lukket stillingene også slik at du bare ser organisasjonsenheten(e). Denne rapporten kan bare skrives ut per dags dato. Det vil si at du bare kan velge periode lik I dag. Her må du velge enten Direkte underordnede org.enheter eller Alle organisasjonsenheter. Ellers får du feilmeldingen: Med Alle organisasjonsenheter menes alle de organisasjonsenhetene du er leder for.

4 Utvikling i arbeidsstokken Rapporten viser utviklingen i antall ansatte pr måned over en periode på inntil ett år. Alle aktive ansatte er med i rapportresultatet. Eksterne tas ikke med. Resultatet fordeles på de forskjellige personaldelområdene. Resultatet vises med verdier gyldig den første i hver måned. Du kan velge Inneværende måned for å se hvor mange ansatte det er per dags dato, Inneværende år eller en Annen periode på inntil ett år. Du kan ikke velge en periode fra før Med Alle organisasjonsenheter menes alle de organisasjonsenhetene du er leder for.

5 Stillingsrapporter Bemanningsplan Rapporten viser organisasjonsenheter med stillinger og stillingsinnehavere. Ubesatte stillinger vises også. Rapporten brukes til å få en oversikt over bemanningen. Du må enten velge I dag eller oppgi en bestemt dato ved å velge Referansedato. Her må du velge enten Direkte underordnede org.enheter eller Alle organisasjonsenheter. Ellers får du feilmeldingen: Med Alle organisasjonsenheter menes alle de organisasjonsenhetene du er leder for. Innhold Du kan få frem flere kolonner enn de du ser i rapporteksempelet. Du kan for eksempel få med stillingskode, dato for når en person ble ansatt i stillingen, den ansattes arbeidstid, hvor stor del av arbeidstiden sin en ansatt bruker på denne stillingen og lignende. Du kan fjerne kolonner og føye til kolonner ved hjelp av Meny Innstillinger Oppsett Aktuell. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Rediger Summer verdier Meny Gå til ABCanalyse Brukes til å summere alle verdier i en kolonne. Merk kolonnen før du høyreklikker og velger Sum. I denne rapporten er det mest aktuelt å bruke dette for kolonnen Planl. Arbeidstid for summering. ABC-analyse. De knappene som er generelle for flere eller alle rapporter er beskrevet under Generelt om rapporter Varianter Det er laget to oppsettsvarianter for denne rapporten. /CUS&OPAL01 viser standardoppsettet som er vist ovenfor. /CUS&OPAL02 viser også hvilken periode de forskjellige stillingene er opprettet for og hvilken periode de ansatte har sittet i de forskjellige stillingene.

6 Du får frem de variantene som er laget for denne rapporten ved hjelp av Meny Innstillinger Oppsett Velg. Dersom du i tillegg ønsker egne oppsettsvarianter, kan du enkelt lage slike. Disse blir lagt inn som et valg på samme måte som de to forhåndslagde variantene. Du vil finne en beskrivelse av hvordan du lager dine egne oppsettvarianter under Generelt om rapporter.

7 Personalrapporter Jubileumsrapport Rapporten viser de forskjellige ansiennitetsdatoene som er lagt inn for de personene du har valgt. Det er bare ansatte som tas med på rapporten, ikke eksterne. Følgende datoer vises: 91 Tjenesteansiennitet pluss eventuell tilleggsansiennitet 92 Startdato i staten 93 Tjenesteansiennitet 94 Etatsansiennitet (den enkelte virksomhet bestemmer hvordan denne skal brukes.) VB Startdato i virksomheten Den kan også brukes til å få frem forskjellige jubileer, for eksempel hvem som har vært ansatt i virksomheten et bestemt antall år, hvem som har vært ansatt i staten et bestemt antall år og liknende. Denne rapporten henter data fra inneværende år.

8 Fødselsdagsliste Rapporten viser de ansattes fødselsdato og alder. Det er bare ansatte som tas med på rapporten, ikke eksterne. Hvis du merker kolonnen Medarbeiderens alder, høyreklikker og velger Synkende sortering, vil du få sortert rapporten på de ansattes alder med de eldste først. For å få frem fødselsdatoen på alle de personene du har valgt, må du sette periode lik Inneværende år. Du kan velge andre perioder også, men rapporten viser resultatet for inneværende år i alle tilfelle.

9 Utdanning Det kan registreres flere typer utdanning på hver person. Rapporten viser den utdanningen som rapporteres til Statens sentrale tjenestemannsregister (SST). Det er bare ansatte som tas med på rapporten, ikke eksterne. Rapporten er sortert på navn. Denne rapporten kan bare skrives ut per dags dato. Det vil si at du bare kan velge periode lik I dag. Du kan velge andre perioder også, men rapporten viser resultatet for i dag i alle tilfelle. Alle utvalg benyttes.

10 Medarbeideroversikt Rapporten viser ansattnummer, fødselsnummer, navn, organisasjonsenhet, stillingskode og dato for til- og fratredelse. Det er bare ansatte som tas med på rapporten, ikke eksterne. Medarbeidergruppene 8 Ekstern m/utbetaling, 9 Ekstern u/utbetaling og X Avvik ekst m/lønn(8) utelates fra rapporten. For medarbeidere som ble ansatt i virksomheten før denne tok i bruk SAP, er det den datoen virksomheten tok i bruk SAP som vises i Tiltredelsesdato og ikke den virkelige tiltredelsesdatoen. Rapporten er sortert på navn. Kolonnen Tkst inneholder navnet på den organisasjonsenheten personene er ansatt i. Alle valg under periode kan benyttes. Velger du I dag får du bare de som er ansatt per dags dato. Velger du for eksempel og setter en fradato og en tildato, vil du få frem alle de som har vært ansatt i denne perioden med fratredelsesdato for de som har fratrådt i perioden.

11 CV Her presenteres den enkelte ansattes CV. NB. Denne rapporten må settes opp spesielt for den enkelte virksomhet. Det er virksomheten selv som bestemmer hvilken informasjon som skal tas med. Alle valg under periode kan benyttes, men du får Alt uavhengig av hva du velger.

12 Informasjon om pårørende Rapporten viser de pårørende som er registrert pr. ansatt i dag. Det er bare ansattes pårørende som tas med på rapporten, ikke eksternes. Rapporten er sortert stigende på navn. Pårørendeinformasjon kan vedlikeholdes av den ansatt selv i Ansatt selvbetjening. Det skilles mellom hvem som er nærmeste pårørende og hvem som skal kunne kontaktes i nødstilfeller. Dette vises i de to siste kolonnene på rapporten. Alle valg under periode kan benyttes, men du får I dag uavhengig av hva du velger.

13 Kommunikasjonsliste Rapporten viser telefonnumre og e-postadresse for hver ansatt. Det er bare ansatte som tas med på rapporten, ikke eksterne. Rapporten er sortert stigende på ansattnummer. Her kan du bruke I dag eller oppgi en bestemt Referansedato. Oppgir du en referansedato får du listet ut de ansatte som var ansatt på det oppgitte tidspunktet med den kommunikasjonsinformasjonen som disse ansatte hadde på dette tidspunktet. Her kan alle utvalg benyttes.

14 Lønnsoversikt med avlønningsprosent Rapporten presenterer svært mye informasjon om den enkelte ansatte som avdeling, stilling, stillingskode, alder, kjønn, lønn, utdanning, faktisk avlønningsprosent osv. Den viser også stillingsprosent og kontering både på hovedstilling og eventuelle tilleggsstillinger. Her kan du bruke I dag eller oppgi en bestemt Referansedato. Oppgir du en referansedato får du listet ut de ansatte som var ansatt på det oppgitte tidspunktet med informasjon om disse ansatte på dette tidspunktet. Alle utvalg benyttes. Oppsettsvarianter For rapporter som inneholder så mange kolonner, er det vanlig at virksomheten lager en del egne oppsettvarianter. Disse finner du ved hjelp av Meny Innstillinger Oppsett Velg. De variantene som er laget spesielt for din virksomhet, begynner med virksomhetens firmakode.

15 Lokale forhandlinger Rapporten viser tilsettings- og lønnsinformasjon for månedslønnede, dvs. alle unntatt eksterne, timelønnede og pensjonister. Den er bl.a. egnet til arbeidet med lokale lønnsforhandlinger. Her kan du velge I dag eller en selvvalgt Referansedato. Rapporten lister ut ansatte som var ansatt på angitt dato med informasjon om disse ansatte gjeldene på samme dato. Her kan alle utvalg benyttes. Spesielt om denne rapporten er at du får følgende informasjonsmelding før rapportresultatet presenteres.

16 Dette betyr at kolonner og rekkefølge på kolonnene ikke må endres hvis Excel-filen skal benyttes for automatisk innlesning av det lokale lønnsforhandlingsresultatet i SAP. Denne innlesningen utføres eventuelt i lønnssystemet, ikke i leder selvbetjening her i portalen. Oppsettvarianter For rapporter som inneholder mange kolonner, er det noen ganger hensiktsmessig å endre oppsettet. Denne muligheten finner du ved hjelp av Meny Innstillinger Oppsett Endre. Vær imidlertid oppmerksom på at denne rapportens oppsett ikke må endres hvis den skal overføres til Excel og benyttes til innlesning av lokale lønnsforhandlingsresultater. Oppsettvarianter kan derfor ikke lagres. Se nedenfor under overskriften Overføring av rapporten til lokal fil.

17 Lønnsinformasjon Rapporten viser grunnlønn sammen med stillingskode. et ekskluderer fratrådte og eksterne. Rapporten kan vises historisk eller på ønsket dato. Hvis du ønsker å se all lønnshistorikk for en person, må du oppgi periode Alle. Oppgir du for eksempel I dag, får du bare skrevet ut den informasjonen som gjelder per dags dato. Oppsettvarianter For rapporter som inneholder mange kolonner, er det vanlig at virksomheten lager en del egne oppsettvarianter. Disse finner du ved å klikke på knappen Velg oppsett. De variantene som er laget spesielt for din virksomhet begynner med virksomhetens firmakode.

18 Ferierapporter Ferie tatt ut hittil i år Rapporten viser tidspunkt og varighet for ferie tatt ut hittil i år for de valgte ansatte. Rapporten viser bare personer som er ansatt eller har vært ansatt i løpet av året. Følgende fraværstyper er med: 210 Ferie med lønn 220 Ferie uten lønn 230 Ekstraferie v/fylte 60 år 260 Forskuddsferie m/lønn Du skal normalt velge Inneværende år. Selv om du velger noe annet, får du en rapport for inneværende år.

19 Ferie tatt ut i valgfri periode Rapporten viser tidspunkt og varighet for ferie tatt ut i en valgt periode. Rapporten viser bare personer som er ansatt eller har vært ansatt i løpet av denne perioden. Følgende fraværstyper er med: 210 Ferie med lønn 220 Ferie uten lønn 230 Ekstraferie v/fylte 60 år 260 Forskuddsferie m/lønn Alle valg under kan benyttes. Her kan alle utvalg benyttes.

20 Restferie fra i år og i fjor Rapporten viser opptjent og resterende ferie dette og foregående år. Per vil du for eksempel få frem saldo fra til slik den ser ut per Saldo er her resterende ferie som ikke er avviklet eller godkjent til avvikling i framtiden. Det spiller ingen rolle hva du velger som periode. Du vil uansett få periode lik inneværende og foregående år. Unntaket er hvis du oppgir en Referansedato innenfor et annet kalenderår. Da får rapporten skrevet ut for dette året og året før dette året. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

21 Sykefraværsrapporter Syke- og egenmeldinger hittil i år Rapporten viser antall dager fravær hittil i år der sykemelding eller egenmelding er benyttet som fraværskode. Kun aktive ansatte er med i rapporten. Det spiller ingen rolle hva du velger som periode. Du vil uansett få periode lik inneværende år. Unntaket er hvis du oppgir en Referansedato innenfor et annet kalenderår. Da får du rapporten skrevet ut for dette året. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

22 Syke- og egenmeldinger for valgfri periode Rapporten viser sykemeldinger og egenmeldinger i valgfri periode for den eller de personene som du velger å ta med på rapporten. Alle valg under kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

23 Sykt barn hittil i år Rapporten viser fravær på grunn av syke barn hittil i år for den eller de personene du har valgt ut. Det spiller ingen rolle hva du velger som periode. Du vil uansett få periode lik inneværende år. Unntaket er hvis du oppgir en Referansedato innenfor et annet kalenderår. Da får du rapporten skrevet ut for dette året. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

24 Sykt barn i valgfri periode Rapporten viser fravær på grunn av syke barn i en valgfri periode for den eller de personene du har valgt ut. kan velges fritt. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

25 Sykefraværsstatistikk Intern fraværsstatistikk i henhold til krav fra NAV. Rapporten viser resultater inneværende år. Du skal normalt velge Inneværende år. Selv om du velger noe annet, får du en rapport for inneværende år. Mulig varselsmelding. Du kan i enkelte tilfeller få opp meldingen nedenfor. Her kan du bare klikke grønn hake og rapporten blir presentert.

26 Antall egenmeldinger Rapporten lister egenmeldinger pr. ansatt i de siste 12 månedene (12 måneders periode). Kun aktive ansatte er med i rapporten. Rapporten viser forbruk av egenmeldingsdager mot kvoten på maksimum 24 dager (hvis IA bedrift). Det finnes ingen on-line kontroll i SAP på forbruk av antall egenmeldinger ifht kvoten (12 kalenderdager eller 24 hvis IA bedrift). Egenmeldingsrettighetene er hjemlet i folketrygdloven ( 8-24 fjerde ledd), som kun teller kalenderdager og ikke arbeidsdager. Er arbeidstakeren syk både før og etter en helg/helligdag/fridag, teller disse dagene med i egenmeldingsperioden. Er arbeidstakeren syk fredag og mandag for eksempel, har vedkommende altså brukt 4 egenmeldingsdager. Derfor er det viktig å kontrollere kolonnen Kal.dager i denne rapporten. Hvis du ønsker å få opp kun summen av antall egenmeldinger per ansatt, klikk på en av de små svarte punktene på total summen av kolonnen Kal.dager. Du skal normalt velge Inneværende år. Selv om du velger noe annet, får du en rapport for inneværende år.

27 Permisjonsrapporter Permisjoner valgfri periode Rapporten viser alle permisjoner for ansatte. Alle perioder kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

28 Permisjoner som ikke er avsluttet Rapporten viser alle permisjoner som ikke er avsluttet per dags dato. Evalueringsperioden er likegyldig i denne rapporten. Resultatet gis uansett med forhåndsdefinert evalueringsperiode Fremtid (fra i dag), unntatt hvis Referanseperiode oppgis innenfor et annet kalenderår. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

29 Fødselspermisjoner som ikke er avsluttet Rapporten viser fødselspermisjoner for som ikke er avsluttet per dags dato. Evalueringsperioden er likegyldig i denne rapporten. Resultatet gis uansett med forhåndsdefinert evalueringsperiode Fremtiden (fra i dag), dvs. fødselspermisjoner som ikke er avsluttet. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

30 Andre fraværsrapporter Fraværskvoter Rapporten viser tildelte fraværskvoter og hvor mye som gjenstår av disse for inneværende år. Evalueringsperioden er forhåndsdefinert til inneværende kalenderår. Alle valg gir dette resultatet. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

31 Planlagt fravær Rapporten viser fravær som er planlagt frem i tid. Evalueringsperioden er forhåndsdefinert til inneværende kalenderår. Alle valg gir dette resultatet. Unntaket er dersom Referansedato eller Annen periode er innenfor et annet kalenderår. Da gis resultatet for dette året. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

32 Tidslipp Rapporten viser tidslipp pr ansatt slik den presenteres i Ansatt selvbetjening. Den inneholder detaljert oversikt over registrert tilstedetid og fravær, samt akkumulerte saldoer. OBS. Tidslippen oppdateres hver natt, slik at registrerte data i dag først vil være synlig i morgen. Gyldige perioder er: Inneværende måned, Inneværende år, Referanseperiode og Annen periode. Når du skal se på en tidslipp, kan du velge om du vil ha den ut på skjerm eller om du vil ha den skrevet ut på papir. I det første bildet du får opp, må du velge skjerm eller papir. Velger du knappen Forhåndsvisning, får du tidslippen(e), skrevet ut på skjerm. Klikker du på knappen Skriv ut, får du tidslippen(e) skrevet ut på papir. I dette tilfellet må du også velge skriver. Første gang du skriver en tidslipp ut på papir, må du i noen tilfelle få hjelp fra den personen som har ansvaret for skriverne i din virksomhet. Tidslippen ser ut som vist på neste side.

33

34 Fleksitidsrapporter Saldo fleksitid til avspasering Rapporten viser akkumulert saldo for fleksitid til avspasering inneværende måned. Vær oppmerksom på at tidevaluering kjøres natt til den 2. hver måned. En rapport som kjøres den 1. i en måned viser derfor saldo fleksitid til avspasering pr. forrige måned. Alle perioder unntatt Referansedato og Annen periode kan benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

35 Avspasering fleksitid tatt ut hittil i år Rapporten viser antall dager og timer avspasering som er avviklet hittil i år for ansatte. Evalueringsperioden er forhåndsdefinert til inneværende kalenderår, og alle valg gir dette resultatet. Unntaket er hvis Referansedato eller Annen periode er innenfor et annet kalenderår. Da gis resultatet for dette aktuelle året.

36 Avspasering av fleksitid tatt ut for en valgfri periode Rapporten viser antall dager og timer avspasering som er avviklet i en oppgitt periode. Alle perioder kan benyttes.

37 Overtidsrapporter- og reisetidsrapporter Saldo over-/reisetid til avspasering Rapporten viser antall timer til avspasering basert på ansattes overtid/reisetid inneværende mnd. n er forhåndsdefinert til å vise saldo for hittil i år i inneværende mnd, og alle valg gir dette resultatet. Unntaket er hvis Referansedato eller Annen periode er innenfor en annet måned. Da gis resultatet for denne måneden. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Innstillinger Visningsvariant Aktuelle Meny Innstillinger Visningsvariant Velg Meny Innstillinger Visningsvariant Lagre Meny Rediger Summer verdier Meny Gå til ABC-analyse Denne fungerer på samme måte som Meny Innstillinger Oppsett Endre som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet i Generelt om rapporter. Denne fungerer på samme måte som Meny Innstillinger Oppsett Velg som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet i Generelt om rapporter. Denne fungerer på samme måte som Meny Innstillinger Oppsett Lagre som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet i Generelt om rapporter. Denne fungerer på samme måte som Meny Rediger Beregn Sum som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet i Generelt om rapporter. ABC-analyse

38 Utbetalt overtid for valgfri periode Rapporten viser utbetalte overtidstimer for valgt periode. Her kan ikke I dag, Fremtiden og Referansedato brukes. Inneværende måned kan kun brukes etter lønningsdag i en måned. Inneværende år kan brukes etter lønningsdag i januar. Alle utvalg benyttes. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABC-analyse ABC-analyse

39 AML-grenser overskredet Rapporten identifiserer ansatte som har overskredet en eller flere AML-grenser og hvilke av disse som er overskredet. Følgende AML-grenser kontrolleres. Alle perioder kan benyttes. Alle utvalg kan velges.

40 AML-overtid hittil i år Rapporten viser akkumulert antall timer overtid hittil i år i henhold til AML - Arbeidsmiljøloven. Dersom det ikke er relevante data på det personutvalget du har gjort kommer det kun opp en blank side, trykk rødt kryss øverst til høyre. n er forhåndsdefinert til å vise saldo for hittil i år i inneværende mnd, og alle valg gir dette resultatet. Unntaket er hvis Referansedato eller Annen periode er innenfor en annen måned. Da gis resultatet for denne måneden. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Innstillinger Visningsvariant Aktuelle Meny Innstillinger Visningsvariant Velg Meny Innstillinger Visningsvariant Lagre Meny Rediger Summer verdier Meny Gå til ABC-analyse Denne fungerer på samme måte som Meny Innstillinger Oppsett Endre som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet i Generelt om rapporter. Denne fungerer på samme måte som Meny Innstillinger Oppsett Velg som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet i Generelt om rapporter. Denne fungerer på samme måte som Meny Innstillinger Oppsett Lagre som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet i Generelt om rapporter. Denne fungerer på samme måte som Meny Rediger Beregn Sum som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet i Generelt om rapporter. ABC-analyse

41 HTA-overtid hittil i år per avdeling Rapporten viser akkumulert antall timer overtid hittil i år i henhold til Hovedtariffavtalen. (HTA-overtid). Dersom det ikke er relevante data på det personutvalget du har gjort kommer det kun opp en blank side, trykk rødt kryss øverst til høyre. n er forhåndsdefinert til å vise saldo for hittil i år i inneværende mnd, og alle valg gir dette resultatet. Unntaket er hvis Referansedato eller Annen periode er innenfor en annen måned. Da gis resultatet for denne måneden. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Innstillinger Visningsvariant Aktuelle Meny Innstillinger Visningsvariant Velg Meny Innstillinger Visningsvariant Lagre Meny Gå til ABC-analyse Denne fungerer på samme måte som Meny Innstillinger Oppsett Endre som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet i Generelt om rapporter. Denne fungerer på samme måte som Meny Innstillinger Oppsett Velg som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet i Generelt om rapporter. Denne fungerer på samme måte som Meny Innstillinger Oppsett Lagre som er beskrevet i avsnittet Tilpassing av rapportresultatet i Generelt om rapporter. ABC-analyse

42 Reiserapporter Reiseoversikt Rapporten lister alle reiser som de utvalgte personene har foretatt i den oppgitte perioden. Rapporten viser både hvilket beløp den ansatte har fått refundert, hva som eventuelt er betalt av virksomheten og de totale utgiftene for reisen. Det forutsettes at utgifter betalt av virksomheten også er ført på reiseregningene. I den siste kolonnen vises antall km kjørt for hver reise. Hvis du klikker på reisenummeret (andre kolonne fra venstre), får du frem en del valg. Klikker du på Reise, får du kan du se på reiseregningen. Du kommer tilbake til rapporten ved å klikke på Meny Tjenestereise Avslutt. Klikker du på Reisekvitteringer, får du frem alle de utgiftene som er dekket ut fra en kvittering. Klikker du på Kostnadstilordning, får du frem hvordan reisen er kontert. Klikker du på Vis blokkliste reise, får du frem en oversikt over alle opplysningene knyttet til denne reisen i form av et sett kolonner. For Reisekvitteringer, Kostnadstilordning og Vis blokkliste reise kommer du tilbake til rapporten ved å klikke på Meny Liste Avslutt.

43 Alle perioder kan nå benyttes, Tidligere fikk du alltid alle reiser uavhengig av hvilken periode som ble valgt, To av periodevalgene (I dag og Referansedato) har likevel noen begrensninger i bruken. Disse to periodevalgene virker bare for endagsreiser (start- og sluttdato er samme dato). Dersom man ønsker å finne reiser som starter på en bestemt dato så må man bruke Annen periode med reisens startdato og den sluttdato som man ønsker, man får med alle reiser som starter og slutter mellom startdato og sluttdato. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABCanalyse ABC-analyse.

44 Reisekvitteringer uten rammedata Rapporten viser utgiftskvitteringer gruppert etter utgiftstype. Den kolonnen som har overskrift BB er merket med en hake dersom utgiften er betalt av virksomheten. Alle perioder kan nå benyttes, Tidligere fikk du alltid alle reiser uavhengig av hvilken periode som ble valgt, To av periodevalgene (I dag og Referansedato) har likevel noen begrensninger i bruken. Disse to periodevalgene virker bare for endagsreiser (start- og sluttdato er samme dato). Dersom man ønsker å finne reiser som starter på en bestemt dato så må man bruke Annen periode med reisens startdato og den sluttdato som man ønsker, man får med alle reiser som starter og slutter mellom startdato og sluttdato. Valg som er spesielle for denne rapporten Meny Gå til ABC-analyse ABC-analyse

45 Vis reiser i arbeidsflyt Reiseregningene overføres mellom den ansatte, godkjennere og ledere i form av en arbeidsflyt. Denne rapporten viser hvor i denne arbeidsflyten reiseregningen befinner seg. Rapporten er innholdsrik og egentlig beregnet på SAP fagbrukere. Det spiller ikke så stor rolle hvilken periode du velger her fordi du kommer inn i et nytt bilde der du må oppgi periode en gang til. Det spiller ikke så stor rolle hvilke personer du velger, fordi du kommer inn i et nytt bilde der du må oppgi personer en gang til. Det utvalgsbildet du kommer inn i, ser ut som vist nedenfor. Rapporten kan bli omfattende og det kan ta lang tid å få den skrevet ut. Du må derfor begrense den på dato, klokkeslett, ansattnummer, reisenummer eller lignende. For å få skrevet ut rapporten etter at du har fylt ut bildet ovenfor, klikker du på Meny Program Utfør. I de første kolonnene ser du bl.a. hvem det er som har reist. Kolonnen med overskrift Oppr. av viser hvem det er som har skrevet reiseregningen og de to neste kolonnene viser når den ble skrevet. Kolonnen Status viser status på arbeidsflyten. COMPLETED betyr at arbeidsflyten er avsluttet.

46 Kolonnen Utfyllende status viser status på reiseregningen. Reise godkjent betyr at reisen er kontrollert og godkjent og klar for utbetaling. Her ser du hvem det er som har kontrollert reiseregningen, Godkj. 1 og når dette er gjort og du ser hvem som har godkjent reisen og når denne er godkjent, Godkj. 2. Her ser du hvor langt behandlingen av reiseregningen er kommet. Før en reiseregning kan utbetales, må den være avregnet. Da blir alle opplysningene overført til lønnsdelen av systemet slik at de kommer med på lønns- og trekkoppgaven og det blir trukket skatt av de beløpene som er skattepliktige. Bokført i regnskapet betyr at reiseregningen er overført til banken eller klar til å bli overført til banken neste gang det foretas en remittering. De siste kolonnene på denne rapporten har å gjøre med purring på godkjennere som ikke godkjenner de reiseregningene som de har fått i innkurven sin. Den aller siste kolonnen kalles Papirkvitt. Den viser om det er bilag knyttet til reiseregningen eller ikke.