Elektroniske løsninger fra DFØ. DFØ tilrettelegger for digitalt førstevalg

Transkript

1 Elektroniske løsninger fra DFØ DFØ tilrettelegger for digitalt førstevalg

2 Effektiv bruk av offentlige ressurser Regjeringens ambisjon er at Norge skal ligge i front internasjonalt i å utvikle en digital forvaltning. Dette forutsetter digitalt førstevalg internt i staten!

3 Agenda Selvbetjeningsportalen Lønn Arbeidstid E-skjema Reise- og utgiftsrefusjon Leder selvbetjening Reisesøknad Egne data Medarbeidersøk Elektroniske skattekort

4 Elektroniske skattekort

5 Elektroniske skattekort Henting av skattekort/ årlig Nyansatte og endringer/ månedlig

6 Henting av skattekort SAP Bestille skattekort og sende Altinn Skatteetaten Batch-kjøring om natten Motta fra Altinn og innlese skattekort Neste dag: Skatteinfo hentet

7 Oppstart? Januar 2014

8 Selvbetjeningsportalen

9 Bruk av tjenestene Hvor stort er potensialet i din virksomhet?

10 Effekter ved aktiv bruk Mange oppgaver og data blir lettere tilgjengelige Dobbeltarbeid kuttes ved at ansatte med et par tastetrykk får tilgang til egne data og kan selv registrere og ajourholde store mengder lønns- og personaldata Kontrollene blir bedre Utbetalingene går raskere Oppbevaringen blir tryggere

11 Selvbetjeningsportalen Har dere løftet litt på lokket? Som en eske full av fristelser

12 Fjern lokket! Ta alt i bruk!

13 Selvbetjeningsportalen

14 Kontroll av egen lønnsslipp Tilgjengelig fra lønningsdato Kan se lønn tilbake til januar i fjor

15 Arbeidstid Registrering av frammøtetid i SAP er valgfrittetid registreres, skal all Kan velge å kun registrere fraværssøknader id registreres

16 Positiv tid Ansatt registrerer fraværssøknader Ansatt registrerer all frammøtetid Tidevaluering kjøres hver natt

17 Utbetale timelønn i flyt Timelønnede: (MUG 04 og 05) Egen frammøtekode for timelønnede som skal ha betalt for samtlige timer de har vært tilstede. Timene går i flyt på samme måte som overtid. Mertid for deltidsansatte: Når den ansatte registrerer overtid, vil den reelle overtiden, dvs. ut over full dag, bli lagt ut med lønnart for overtid. Mertiden, dvs. differansen mellom faktisk arbeidstid og full dag, utbetales som ordinær timelønn.

18 Visste du? SAP holder styr på tidspunktene for beregning av 50%- og 100%-tillegg, samt lørdags- og søndagstillegg Overtid og reisetid til avspasering ligger i en egen saldo, adskilt fra vanlig fleksitid.

19 Visste du? Det finnes en rekke nyttige rapporter knyttet til registrering av frammøtetid i SAP. Blant annet egne rapporter for overtid etter HTA og overtid etter AML.

20 E-skjema Kan registrere variabel lønn, diverse utbetalinger, ekstra skattetrekk og permisjonssøknader Rapport for egen kontroll

21 Lønnsposter i e-skjema - eksempler Fri avis Refusjon EK-tjenester Treningsavgifter Beredskapsvakter Pensjonistavlønning Brutto timelønn Diverse vakttillegg

22 E-skjema effektivt! Arbeidsprosess uten e-skjema Krav fra ansatt Attestasjon fra leder Saksbehandler registrerer i SAP SAP oppdatert Arbeidsprosess med e-skjema Ansatt registrerer i SAP-portal Elektronisk godkjenning SAP oppdatert

23 Utgiftsrefusjoner Del av reisemodulen Rene refusjoner - ingen lønnsinnberetning Oversikt over utbetalinger

24 Utgiftsrefusjoner - eksempler Gaver til ansatte Utlegg til måltider Rekvisita Gebyrer Kursavgifter Mobiltelefoner Terminalbriller

25 Utgiftsrefusjoner effektivt! Ansatte registrerer utgiftsrefusjoner Elektronisk kontroll og godkjenning som for reiser Raskere utbetaling skjer ved hver reisekjøring

26 Leder selvbetjening rapporter Organisasjons og stillingsrapporter Personal-, ferie-, sykefraværsog permisjonsrapporter Fraværsrapporter, kvoter og tidslipp Fleksitids- overtids-, og reiserapporter

27 Lederrapporter - i kjernesystemet SAP- biblioteket :

28 Reisesøknad Gir mulighet til forhåndsgodkjenning Reisedata registreres kun én gang Forskudd kan utbetales ved neste reisekjøring Reisesøknad hentes opp - og reiseregning fullføres

29 Egne data Her kan ansatt se og endre egne persondata Data tilgjengelig i leders selvbetjening

30 Egne data - personlig profil Persondata Adressedata Kommunikasjon Bankforbindelse Familie/kontaktperson Interne data

31 Medarbeidersøk Oppdaterte data Gir ansatte e-postadresse og telefon m.m. til egne kolleger Unngå adresse - og telefonlister i papir!

32 Dere kan påvirke! Hvorfor tar noen virksomheter alt i bruk, mens andre ikke? Kan saksbehandlere bidra mer? Kan arbeidsprosesser endres? Er det noen beslutninger som ikke er tatt?

33 Ta alt i bruk trykk NÅ!

34 Takk for oppmerksomheten