KVALITETSSIKRING AV FERIEOPPGJØR I JUNI. For basis- og delservice- kunder

Transkript

1 KVALITETSSIKRING AV FERIEOPPGJØR I JUNI For basis- og delservice- kunder

2 2

3 Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni Hent opp «Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør» i brukerdokumentasjonen Formålet med sjekklisten: å sikre korrekt ferieoppgjør i juni Sjekklisten er delt i to med aktiviteter som skal gjøres før første kjøring av junilønn (t.o.m ) og etter første kjøring ( ) 3

4 Mai/Juni Aktiviteter som skal gjøres før første kjøring av junilønn: Punkt 1.1 Kontroller feriekvoter a) Periode: i løpet av mai b) YHR_FRAV10 (CUS&OPAL01) Punkt Kontroll av ferieomregning og ferieomregning a) Periode: i løpet av mai b) YHR_FERIEOMREGNING 4

5 5

6 Sjekkliste punkt 1.1 Kjør rapport YHR_FRAV10 (CUS&OPAL01) og kontroll feiekvoter 30 Betalt ferie og 31 Betalt ferie o/60 år: 6

7 Sjekkliste punkt 1.1 Ta hensyn til følgende: 1) nylig har hatt en stillingsendring 2) er i permisjon i juni måned 3) fratrer i juni måned 4) har fungering i juni måned 5) hadde foreldrepermisjon med uttak av 80 % dekningsgrad i opptjeningsåret 6) har fått høyere lønn i samme stillingsprosent 7

8 Sjekkliste punkt 1.1 (1) Ansatte som nylig har hatt endring i stillingsprosent Feriedagene korrigeres ut fra hva den ansatte har feriepengedekning for Kontroll: simuler lønnslipp i juni Kontroll: rapport PC_PAYRESULT Oversikt over endringer i stillingsprosent: rapport S_L9C_ , type saksbehandling 94 8

9 Sjekkliste punkt 1.1 (1) Eksempel på rapport S_L9C_ , oversikt over endring i stillingsprosent 9

10 Sjekkliste punkt 1.1 (2) Ansatte som er i permisjon i juni måned Ferieoppgjøret foretas av hovedarbeidsgiver i juni ved permisjon til annen statlig / annen virksomhet Feriekvoten korrigeres ut fra hvor mange feriedager den ansatte eventuelt har avviklet og skal avvikle senere i ferieåret Ved ingen retur i ferieåret bør kvoten vurderes å settes til «0» YHR_FRAV gir oversikt over permisjoner 10

11 Sjekkliste punkt 1.1 (2) Eksempel på rapport YHR_FRAV, oversikt over permisjoner 11

12 Sjekkliste punkt 1.1 (3) Ansatte som fratrer i juni måned Feriedagene korrigeres ut fra hvor mange feriedager den ansatte skal avvikle av årets feriekvote Oversikt over fratredelser i en bestemt periode: rapport S_PH9_

13 Sjekkliste punkt 1.1 (3) Eksempel på rapport S_PH9_ , oversikt over fratredelser 13

14 Sjekkliste punkt 1.1 (4) Ansatte som har fungering i juni måned Ved fungering i høyere stilling, for en periode som omfatter juni, er det viktig å velge riktig lønnart i IT0509 (IT0014): LA1130 «Stedfortredergodtgj. kort» gir ferietrekket beregnet på lønn i høyere stilling LA1128 «Stedfortredergodtgj. dager» gir ferietrekk beregnet på lønn i ordinær stilling Gjelder fungeringen en ledig stilling skal LA1130 benyttes. Rapport S_L9C_ Oversikt over saksganger per person, velg saksbehandlingsårsak 90 Flere stillinger fungering, eller/og bruk ad hoc 14

15 Sjekkliste punkt 1.1 (4) Eksempel på rapport S_L9C_ , oversikt over fungeringer Eksempel på rapport ad hoc 15

16 Sjekkliste punkt 1.1 (5) Ansatte som hadde foreldrepermisjon med uttak av 80 % dekningsgrad i opptjeningsåret Feriedagene korrigeres ut fra hva den ansatte har feriepengedekning for Ansatte har ikke rett på sikringsbestemmelsen Oversikt over permisjoner YHR_FRAV Kontroll: simuler lønnslipp i juni 16

17 Sjekkliste punkt 1.1 (6) Ansatte som har fått høyere lønn i samme stillingsprosent Feriedagene korrigeres ut fra hva den ansatte har feriepengedekning for Årets feriekvote (kvotetype 30 Betalt ferie) settes til «full» ferie hvis den ansatte har rett på sikringsbestemmelsen 17

18 Sjekkliste punkt 1.1 (6) Ansatte som har fått høyere lønn i samme stillingsprosent Lønn i opptjeningsåret 2017 = kr Opptjente feriepenger 2017 = kr x 12% = kr som skal dekke 25 feriedager m/lønn Kvote 30 Betalt ferie = 25 dager ferie m/lønn Ny årslønn pr = kr juni 2018 dagsats for trekk av 1 feriedag = = /260 = 2.498,46 Opptjente feriepenger /2.498 = 24 dager ferie m/lønn Feriepengene dekker nå kun 24 dager ferie m/lønn Sikringsbestemmelsen slår inn her og den ansatte får utbetalt vanlig lønn i juni 18

19 Sjekkliste punkt 1.3 Foreta en kontroll og en automatisk ferieomregning ved hjelp av rapport YHR_FERIEOMREGNING Omregning av ferie ved endret arbeidstid: Ta ut rapporten (første gang i test) for å identifisere ansatte som skal ha sine feriedager omregnet på grunn av endret arbeidsplandregel/antall arbeidsdager i uken. Rapporten kan kun benyttes ved midlertidig stillingsendringer. Punkt 1.3. utføres i løpet av mai 19

20 Sjekkliste punkt 1.3 (2) Kontroll og ferieomregninger av årets feriekvoter Dato for tildeling av feriekvotene bestemmer fra hvilken dato rapporten bør kjøres Rapporten identifiserer ikke: Turnusansatte med «dummy»- arbeidsplaner Ansatte som har endret stillingsandel med uendret arbeidsplanregel/antall arbeidsdager i uken 20

21 Sjekkliste punkt 1.3 (3) Utklipp fra YHR_FERIEOMREGNING resultat av testkjøring Eventuelle meldinger: 1) Ny post fra beregning må skje manuelt 2) Medarbeidergruppen endret i perioden 3) Ferie lenger fram i tid 4) Endringen gjelder forrige år, årets ferie er utelatt 21

22 Sjekkliste punkt 1.3 (4) Utklipp fra YHR_FERIEOMREGNING resultat av testkjøring I de rød-markerte kolonnene kommer forslag til omregning For kontroll benytt grunndata i SAP 22

23 Sjekkliste punkt 1.3 (5) Utklipp fra YHR_FERIEOMREGNING resultat av testkjøring Ny post fra : Ansatt går fra 5 dagers uke og ned til 4 dagers uke. Programmet kan ikke komme med forslag til omregning. Nødvendig med manuell omregning. 23

24 Sjekkliste punkt 1.3 (6) Utklipp fra YHR_FERIEOMREGNING resultat av testkjøring Ferie lenger fram i tid enn endringsdato: Slett/sett hengelås på ferien som er registrert etter endringsdato, korriger kvoten og legg inn ferien igjen/ta bort hengelås. 24

25 Sjekkliste punkt 1.4 Utklipp fra YHR_FERIEOMREGNING: Dato for tildeling av feriekvoten bestemmer fra hvilken dato rapporten bør kjøres. Forutsetninger for «automatisk» ferieomregning: Gjelder midlertidig stillingsendringer som tidligere ikke er blitt omregnet All ferieforbruk opp til endringsdato for ny arbeidsplanregel er registrert Alltid krav til manuell ferieomregning: «Dummy» arbeidsplaner og varig stillingsendringer 25

26 Mai/Juni Aktiviteter som skal gjøres etter første kjøring av junilønn (dag 2-4 i kontrollperioden): «Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør» punkt 2.1 Kontroll av lønnsresultatet etter første kjøring «Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør» punkt og punkt Dag 2: Dag 3: Dag 4: 06.06

27 27

28 Sjekkliste punkt 2.1 Foreta ny kontroll og ferieomregning (for andre gang) YHR_FERIEOMREGNING: Dato fra forrige rapportkjøring bestemmer dato for når rapporten bør kjøres Ferieomregning utføres på ansatte som ikke var med på første rapportkjøring (sjekkliste punkt 1.4) Samme forutsetninger for omregning som tidligere 28

29 Sjekkliste punkt 2.2 Kontroll av lønnsresultatet etter første kjøring Hjelp å identifisere ansatte med avvikende ferieoppgjør Kjør rapport PC00_M99_CWTR med variant CUS&OPAL77: Rapporten overføres til Excel-dokument for lagring og benyttes for videre aktiviteter i henhold til sjekklisten punkt

30 Sjekkliste punkt 2.3 Identifiser alle med negativt ferieoppgjør - dag 2 og dag 3 (Feriepengene ikke dekker feriedager med lønn) Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres direkte i IT2006 Fraværskvoter Korrigeringer av opptjeningsinformasjonen utføres i IT0015 Variable tillegg 30

31 Sjekkliste punkt 2.4 Identifiser alle med «Null» i ferieoppgjør dag 2 og dag 3 Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres direkte i IT2006 Sikringsbestemmelsen: kvotetype 30 må ha verdi på 5 ferieuker Korrigeringer av opptjeningsinformasjonen utføres i IT0015 Sikringsbestemmelsen: for lærere benyttes i tillegg lønnart «9520» i IT0015 Variable tillegg 31

32 Sjekkliste punkt 2.5 Identifiser alle med svært høye beløp dag 2 og dag 3 Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres direkte i IT2006 Fraværskvoter Korrigeringer av opptjeningsinformasjonen utføres i IT0015 Variable tillegg 32

33 Sjekkliste punkt 2.7 Korriger alle feil siste frist dag 4 Sjekk at ferietrekket ikke overstiger feriepengene med mindre det er tilsiktet Korriger eventuelt IT2006 Fraværskvoter, kvotetype 30 Betalt ferie og 31 Betalt ferie o/60 år, og IT0015 Variable tillegg Simuler junilønn på nytt for alle personer det er foretatt endringer på Fagbrukere må være tilgjengelige for DFØ når aktivitetene utføres i henhold til «Sjekklisten» sånn at DFØ kan være i dialog med kunden om noe er uklart 33

34 DFØ brukerdokumentasjon: Sjekklister / Sjekklister / Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni Fravær / Fraværskvoter / Kontrollere at feriepengene dekker ferietrekket Fravær / Fraværskvoter / Ansatte med junilønn i stedet for feriepenger Feriepenger / Feriepengeberegningen i juni / Kontroll av feriepengeberegningen Fravær / Fraværskvoter / Omregning av feriedager ved endret arbeidstid Fravær / Fraværskvoter / Oppretting av ferie- og fraværskvoter som er feil 34

35 Rapporter PC00_M20_CALC_SIMU Simuler lønnsavregning YHR_FRAV10 Fraværskvote YHR_FRAV Fraværsliste Oversikt over saksganger per person: S_L9C_ , saksbehandlingsårsak 94 - endring i stillingsprosent Oversikt over saksganger per person: S_L9C_ , saksbehandlingsårsak 90 - flere stillinger/fungering S_PH9_ Til- og fratredelser PC00_M99_CWTR Rapport for lønnarter YHR_FERIEOMREGNING Omregning av ferie ved endret arbeidstid PC_PAYRESULT Vis avregningsresultat 35

36 36

37