Fraværsføring SAP - prosedyre og brukerveiledning

Transkript

1 Fraværsføring SAP - prosedyre og brukerveiledning Dok.id.: Versjon: 1 Prosedyre Godkjent av: HR-direktør Side 1 av 7 Formål og omfang Prosedyren regulerer fraværsføring i SAP. Fraværsføring beskrives i eget vedlegg. Ansvar og myndighet HR-direktør/leder for fakultet/avdeling/seksjon/enhet er ansvarlig for at prosedyren blir gjennomført og utpeker saksbehandler til å gjennomføre den. Handlinger Fraværsførere ved fakultet/avdeling/seksjon/enhet kan kun føre fravær som ikke har innvirkning på lønn og med varighet under 15 kalenderdager. Unntak fra under 15- dagerskravet er ferie (kun opptjente dager) og sykmeldinger. Fravær på 15 kalenderdager eller mer, eller fravær uten lønn, oversendes til Avdeling for økonomi, Seksjon for lønn og regnskap. Fravær skal være dokumentert og attestert av nærmeste leder. Det er ikke nødvendig å føre avspasering i SAP. Ved hver månedslutt leverer TA-tilsatte og tilsatte i faglig-administrative stillinger arbeidstidskjema til nærmeste leder. Nærmeste leder signerer dette og legger det til saksbehandler som fører fravær. Fraværsfører påser at arbeidstidsskjema er i overensstemmelse med ført fravær i SAP. Dersom det er avvik, tar saksbehandler kontakt med medarbeideren for nærmere avklaring. Fraværsfører påser at den enkelte arbeidstaker ikke tar ut mer enn tillatte feriedager, velferdspermisjonsdager, egenmeldingsdager eller andre kvotebelagte fravær. Overstiger fraværet for en medarbeider tillatte grenser, gis det beskjed til nærmeste leder som tar kontakt med vedkommende for nærmere avklaring. Tillatelse til å fravike prosedyren Avdeling for HR kan gi tillatelse til at prosedyren fravikes. Definisjoner TA-tilsatte er teknisk- administrativt personale. TA-tilsatte er omfattet av fleksitidsordningen i Staten. Referanser Ferie og permisjon - skjema Egenmelding ved sykefravær

2 Brukerveiledning i fraværsføring ved HiOA Velg transaksjonskode PA61 Vedlikehold tidsdata i brukermenyen din og du kommer inn i følgende skjermbilde: Velg alternativ «Alt» under Periode for å se hele historikken. For å få opp den aktuelle tilsatte som har fravær, tast inn Ansattnummer, skriv inn =etternavn eller søk opp den tilsatte ved å søke på etternavnet ved hjelp av søkeballen og klikk på grønn hake. Alt fravær føres i valget Infotype Aktuell fraværstype finner du ved å klikke på søkeballen i valget Typ. 2

3 Opprett det aktuelle fraværet ved å klikke på det hvite arket oppe til venstre eller velg F5 og skriv inn aktuell periode. Trykk på disketten eller velg Ctrl+S for å lagre. For å se fraværsregistreringer på en person, velg Infotype 2001 og klikk på Sol over fjell, ev. Skift+F8, for å få oversikten. Dersom du bare ønsker å se på en bestemt type fravær, velg Infotype 2001, skriv inn den aktuelle fraværskoden i Typ og klikk på Sol over fjell eller Skift+F8. 3

4 Dersom det er mange fravær som skal registreres på samme person, kan du velge «Listeregistrering» fra menyen: Du får da opp dette bildet og kan registrere flere fravær uten å måtte lagre for hvert fravær: 4

5 Følgende koder er tilgjengelige for alle fraværsførere ved HiOA 110 Sykmelding fra lege 110A Avventende sykmelding 120 Egenmelding 170 Delvis sykmelding - NB! Det er prosent arbeidsfør som skal føres! 175 Svangerskapsrelatert sykdom 210 Ferie med lønn 440 Fedrep føds 2 uker m/lønn 470 Sykt barn inntil 10 dg 510 Velferdsperm m/lønn 512 Tjenestefri senior 610 Begr. tj.fri HA 33 nr. 3. Kun tillitsvalgte med avsatt del av årsverk til tillitsvalgtarbeid. 620 Begr. fri HA 34, 4-5. All fri for deltakelse i offentlige verv + fri for ikke-tillitsvalgte som skal delta på organisasjonsfaglige kurs/konferanser. Kvote må legges inn av HRavdelingen før registrering er mulig 630 Tj.fri HA Organisasjonsfaglige kurs/konferanser 640 Begr. tj.fri HA 33, nr. 1,2. Fri for tillitsvalgte for å utøve tillitsvalgtsoppgaver. 780 Eksamen/lesedager 920 Avspasering fleksitid. Føres bare dersom avdeling/seksjon/enhet har bestemt det. 921 Avsp. fleks. del av dag. Føres bare dersom avdeling/seksjon/enhet har bestemt det. 930 Avsp. overtid/reisetid. Føres bare dersom avdeling/seksjon/enhet har bestemt det. 940 Annet fravær m/lønn. Brukes ved kortvarig, avtalt fravær f.eks. etatsspesifikke fridager i fm jul og nyttår. Fraværet begrenses til maks 5 dager per fraværssøknad. Avventende sykmelding Avventende sykmelding skal registreres i SAP. Perioden med avventende sykmelding regnes som arbeidsgiverperiode; dersom arbeidsgiver ikke kan tilrettelegge, vil sykemelder omgjøre avventende sykmelding til ordinær sykmelding fra avventende sykmeldings første dag. Sykmeldingen skal registreres i SAP på vanlig måte. Problemer med å få registrert egenmeldingsdager Av og til godtar ikke SAP registrering av egenmeldingsdager til tross for at personens kvote ikke er oppbrukt. Ved å velge IT2002 Fremmøte og Typ 001Tilstede og legge inn en dag tilstedeværelse i egenmeldingsperioden åpnes muligheten for å registrere resten av egenmeldingsperioden i IT2001 Typ 120 på vanlig måte. Ta kontakt med Avdeling for HR dersom problemet oppstår. Spesielt om ferie Alt ferieuttak skal være avtalt med nærmeste leder på forhånd. Endringer av avtalt ferie må godkjennes av nærmeste leder. NB! SAP krever at feriedager meldes og registreres. Mangelfull eller feil registrering av avtalt ferie vil få direkte konsekvenser for ferien påfølgende år fordi status per automatisk blir overført til påfølgende år. 5

6 Alle UF-tilsatte er satt opp med IT7 Planlagt arbeidstid som om de jobber hver dag uansett stillingsprosent. Dette medfører utfordringer ved registrering av ferie for deltidstilsatte som ikke jobber hver dag, og som tar ut mindre ferie enn én eller to uker sammenhengende. For TA-tilsatte er normalen at de er satt opp IT7 Planlagt arbeidstid slik som de faktisk jobber, for eksempel 80 % fri hver onsdag eller 50 % med jobb mandag, onsdag, fredag en uke og tirsdag og torsdag påfølgende uke. Det er dermed enklere å registrere korrekt uttak av enkelt(e) dag(er) med ferie. Om fraværskvoter i SAP Enkelte fraværstyper er begrenset med kvoter. For eksempel Betalt ferie, Ubetalt ferie, Sykt barn eller Tjenestefri senior +62. For å se den enkeltes opprinnelige kvoter og hvor mye fravær som er registrert til fratrekk på kvotene, velg Infotype 2006 og klikk på Sol over fjell eller Skift+F8. Lære mer om et tema i SAP? Du finner SAPs brukerdokumentasjon heter SAP-bibliotek og velges fra menyen. Velg gjerne Brukerdokumentasjon og fritekstsøk. 6

7 7