Sist oppdatert (15)

Transkript

1 Sist oppdatert (15) Totaler Generelt... 1 Totaler... 2 AML (Overtid etter arbeidsmiljøloven)... 4 Avspasering, i alt... 5 Feriesaldo... 8 Ferietotaler... 8 Fleksitid (Gjelder for ansatte som har fleksitidsavtale)... 9 Fraværstotaler Omkostninger Plantimer per periode Plantimer pr. uke Vetotid Uttak av rapporter over Totaler AML-oversikt Generelt Totaler er opptelling av timer, dager og kostnader. Disse vises fortløpende. Når et fravær eller en vakt settes inn, vil totalen endre seg umiddelbart. Totalene krever en del datakraft og vil på større enheter øke svartidene. Funksjonen bør derfor normalt ikke være på, dvs. at man har valgt Ingen (totaler) når man definerer oppsettet for arbeidsplanen. Det samme valget kan også foretas under Innstillinger/ Totaler via menylinjen (aktiv når en grunnplan eller arbeidstidsplan er åpen). Ved større oppdateringer av fravær eller andre forhold som påvirker totalene kan det være nødvendig å gjenberegne totaler. Gjenberegning av totaler gjøres via Beregne vakter og totaler på nytt (Fil/ Spesielt..). Følgende skjermbilde vises:

2 Sist oppdatert (15) Her velges avdeling og eventuelt person(er) og tidsrom. Pass på at avkryssingsboksen for Beregn totaler på nytt er huket av. Det er ikke nødvendig å oppdatere Grunnplaner, når spørsmålet om dette kommer opp. Totaler For å velge en ønsket Total må en grunnplan eller arbeidsplan være åpnet. Velg (marker) ønsket total via Innstillinger (menylinjen) eller Shift + F4. Totalen åpner seg i et eget vinduet til høyre i planen. Totaler kan også velges ved å klikke på denne knappen

3 Sist oppdatert (15)

4 Sist oppdatert (15) Alle valgene er: AML-overtid Avspasering, i alt Ferie Fleksitid Fravær Ingen (velges hvis det ikke er noen totaler som ønskes vist) Omkostninger Plantimer pr. periode Plantimer pr. uke Vetotid AML (Overtid etter arbeidsmiljøloven) AML-totalen tar utgangspunkt i Arbeidsmiljølovens 50. (Se eget dokument for AML) Forklaring til totalen: Forklaring til totalen: Uke: Ukenummer i arbeidstidsplanen. (Ukenummeret er den uken som vises på toppen lengst til venstre i arbeidstidsplanen). Ukens AML-overtid: Overtid etter AML for ukenummer Gj.snitt AML-overtid siste 4 uker: Årets AML-overtid: Opparbeidet AML-overtid for ukenummer i kolonnen Uke + 3 uker tilbake. AML-overtid hittil i år (uavhengig av hvilken uke du har oppe i Arbeidstidsplanen).

5 Sist oppdatert (15) Når en vakt er registrert i arbeidsplanen, teller den opp AML-tid og AML-overtid. Når antall timer i en uke overstiger 40 timer, telles overskytende timer som AML-overtid. Når en vakt på en dag overstiger 12 timer, telles overskytende timer som AML-overtid. Avspasering, i alt Denne totalen inneholder alle former for opptjente timer til avspasering og fleksitid. (Se eget dokument for Avspasering.) Forklaring til totalen: Oppg.dato: Oppgjørsdato for avspasering. Hentes fra feltet Ajourført pr. i vinduet Avspaseringssaldo (Kartotek/ Personer/ Avspaseringssaldo). Fargekoder (ut i fra den aktive datoen i arbeidsplanen): Rosa (uten dato): Ingen oppgjør foretatt. Rosa (med dato): 5 mnd eller mer siden siste oppgjør. Grå: Før siste oppgjør, og inntil 3 mnd. etter. Gul: Mellom 3 og 4 mnd. etter siste oppgjør.

6 Sist oppdatert (15) Måned: Aktiv måned i arbeidstidsplanen (datoen lengst mot venstre). Åpnes en arbeidsplan for perioden før siste oppgjør, vil Måned være lik oppgjørsmåneden. Primosaldo: Startsaldo for måneden. (Inkludert fleksitimer). Krit: Overf.: Opptj. i alt: Avv. i alt: Total saldo: Kritiske timer til avspasering. Brukes ikke i Posten. Posten har ikke automatisk utbetaling av kritisk saldo. Det vil si timer som er eldre enn 3 måneder. Overførte timer fra forrige periode. Periode er definert i skjermbildet Beregningsregler, som ligger under Kartotek/ Diverse. For Posten står det 3 måneder for alle beregningsreglene. Opptjente timer til avspasering inneværende måned. For ansatte med fleksitidsordning, vil også fleksitimer opptjent telles med i dette feltet. Se eget dokument for Fleksitid. Avspasert i alt inneværende måned. For ansatte med fleksitidsordning, vil også fleksitimer avviklet telles med i dette feltet. Se eget dokument for Fleksitid. Restsaldo timer til avspasering. (Inkludert fleksitimer). Opparbeiding av timer til avspasering: I arbeidstidsplanen registreres lønnsart OA eller OAT for å opparbeide timer til avspasering Dette kommer også frem i totalen for Avspasering i alt Inngangssaldo til måneden Opptjent denne måneden

7 Sist oppdatert (15) Avvikling av timer: Skal det avspaseres timer opptjent av OA og OAT, skal man bruke fraværskode 005 (Avspasering). Timer (deler av vakt): Avspasering av timer på deler av en vakt, registreres direkte i vakten med start og slutt tid, og lønnsart 005 (Avspasering). Det kan også registreres som et fravær med fraværskode 005 (Avspasering) med start og slutt tid. Vakt: Ved avspasering av en hel vakt, kan avspaseringen registreres inn som et fravær (F8) med fraværskode 005 (Avspasering), eller direkte i vakten som beskrevet over. Eks på avspasering timer: Dette vises i Totalen Avviklet i alt

8 Sist oppdatert (15) Feriesaldo Når det fortas en oppdatering av persondata for en enhet, vil også feriesaldo importeres fra lønnssystemet. Dette vises i skjermbildet Feriesaldo, som ligger under Kartotek/ Personer. Skjermbildet viser: Ajourført pr: 0101 i ferieåret. Ferie m/lønn: Opptjent ferie med lønn (med fratrekk av utbetalt ferie og forskuddsferie). Overført ferie: Overført ferie fra foregående år (med fratrekk av utbetalt ferie). Ferietotaler Velges Ferie (som over) viser totalen følgende : Feltbeskrivelse: Ferie m/l:opptjent ferie med lønn, kode 210. Ferietotalen gjør automatisk beregning av restferie ved inngangen til en ny måned i arbeidstidsplanen. Eksempel: Feriesaldo viser opptjent ferie = 30 dager Åpner Arbeidstidsplanen 3 uker fra uke 14 til uke 16. Det er registrert ferie, kode 210, fra til I mars vil det stå 30 dager i feltet Ferie m/l og minus (-) 6 dager i Planlagt (dersom det ikke er registrert annen planlagt ferie fram i tid).

9 Sist oppdatert (15) I feltet Ikke planlagt vil det stå 24 dager (30 minus (-) 6). Dersom man beveger seg mot høyre i arbeidstidsplanen og kommer over i april, vil ferietotalen beregnes på nytt. I feltet Ferie m/l vil det nå stå 27, og i feltet for Planlagt vil det stå minus (-) 3 (de tre dagene ferie i april). Feltet Ikke planlagt vil være det samme osv. Planlagt: Viser avviklet og planlagt ferie med lønn, kode 210, fra inneværende måned og ut året. Ikke planlagt: Restferie med lønn, kode 210. Ferie u/l: Teller opp ferie uten lønn, kode 220. Planlagt: Viser avviklet og planlagt ferie uten lønn, kode 220, fra inneværende måned og ut året. Ikke planlagt: Restferie uten lønn, kode 220. (Vil vise minus, da opptjent ferie uten lønn har en utgangssaldo lik 0). Overf. ferie m/l: Overført ferie fra foregående år, kode 240 (se Feriesaldo). Også her beregnes totalene på samme måte som for opptjent ferie. Planlagt: Viser uttatt og planlagt ferie, kode 240 (overført ferie) fra inneværende måned og ut året. Ikke planlagt: Restferie på kode 240. Forskuddsferie: Viser antall dager som er tatt ut på kode 260 (forskuddsferie). Ferieår: Ajour pr.: Viser ferieåret. Dato for oppgjort ferieregnskap. For Posten skal det stå 01/01/inneværende år. Dersom feltet ikke planlagt (restferie) blir negativ, dvs ved overforbruk, blir totalen markert med rødt. Eks: Fleksitid (Gjelder for ansatte som har fleksitidsavtale) Nærmere beskrivelse av forutsetninger for Fleksitid finnes i et eget dokument Fleksitid. Velges Flex i skjermbildet for Totaler

10 Sist oppdatert (15) vises Saldo for fleksitid i en egen Total i Arbeidstidsplanen: Feltbeskrivelse: Oppg.dato: Måned: Primo flexsaldo: Månedens flex: Ultimo flexsaldo: Normtimer: Oppgjørsdato. Hentes fra oppgjørsdato i Avspaseringssaldo Aktiv måned i arbeidstidsplanen Fleksitid ved inngangen av måneden Månedens fleksisaldo opptjent - avviklet Fleksisaldo ved utgangen av måneden Månedens normtimer Fraværstotaler Velges Fravær i Totaler vises følgende : Feltbeskrivelse: Velferdsp. m/lønn: Antall dager velferdspermisjon med lønn (fraværskode ) brukt i kalenderåret. Egenm.dager: Brukt egenmeldingsdager siste 12 måneder (fraværskode 120 og 140).

11 Sist oppdatert (15) Grenseverdier for når man overskrider grense på: 8 dager pr. egenmelding. 8 enkeltdager innenfor en periode på 16 dager. 24 egenmeldingsdager siste 12 måneder. Når 22 av 24 (maks grense) egenmeldingsdager siste 12 måneder er brukt, blir feltet Egenm.dager gult. Dette indikerer at grensen for maks antall egenmeldingsdager innefor 12 måneder snart er nådd. Overskrides grenseverdier kommer dette frem i Egenm.brudd 8/16, med dato for når brudd har skjedd. Ved overskridelse, markeres feltet Egenm.dager med rødt. Barns sykdom: Antall dager registrert av egenmelding ved barns sykdom (fraværskode 470) inneværende kalenderår. Grense er 10 dager. Når grenseverdi nærmere seg (brukt 8 dager) markeres dette med gult. Ved overskridelse, markeres det med rødt. Leg. fravær: Teller opp legitimert fravær (fraværskode 110, 111, 112, 113, 114, 115, 120, 121, 130, 131, 140, 470 og 471) Uleg. fravær: Teller opp ulegitimert fravær (fraværskode 110, 111, 112, 113, 114, 115, 120,121, 130, 131, 140, 470 og 471) Egenm.brudd 8/16: Hvis det er brudd på egenmeldingsretten vil det komme frem her. Oppgj.dato: Dato for oppgjøret. Omkostninger Velges Omkostninger i Totaler vises følgende : Velges Omkostninger, vises Plantimer per periode. Velges Plantimer pr. periode i Totaler vises følgende :

12 Sist oppdatert (15) Velges Plantimer per periode, vises følgende i Totalen. Feltbeskrivelse Balanse: Forskjell mellom Timer og Norm. Markeres med Grønt, gult eller rødt avhengig av status. Innev. Balanse: Differanse for perioden. Timer: Norm: Periode: Oppg.bal: Oppg: Timer arbeidet i perioden. Normtimer for perioden. Periode, fra til ukenummer. Oppgjort balanse, dvs overført fra forrige normoppgjør. Se skjermbildet for normoppgjør. Dato for siste oppgjør av normtimer. Vises i Normoppgjørsbildet. (Se også eget dokument for Normtimer)

13 Sist oppdatert (15) Plantimer pr. uke Velges Plantimer per uke, vises følgende i Totalen: Feltbeskrivelse Timer: Registrerte timer for uken. Norm: Normtimer for uken. Uke: Ukenummer. Markeres med grønt når det er registrert færre timer en tilgjengelig normtimer. Markeres med gult når registrerte timer nærmer seg tilgjengelig normtimer. Markeres med rødt når registrerte timer overstiger tilgjengelig normtimer. Vetotid Vetotid brukes i forbindelse med automatisk planlegging. Velges Vetotid, vises følgende i Totalen:

14 Sist oppdatert (15) Feltbeskrivelse Måned: Vetotid: Måneden hvor du er plassert i arbeidstidsplanen. Antall timer vedkommende har registrert i WEB en. Uttak av rapporter over Totaler Gå til Utskrift/ Timer/ Totaler. Velg dato du ønsket å ha rapporten for. Da får du opp bildet under. Velg den/ de totaler du ønsker rapport på, eks Avspasering i alt og klikk neste. (Det er mulig å ta med flere totaler på en gang). Velg hvilke ansatte du vil ha ut på rapporten i neste bilde. Klikk neste. Rapporten vil inneholde en linje per ansatt i valgte enhetsnummer (fra oppsett av organisasjon).

15 Sist oppdatert (15) Eks. på rapporten AML-oversikt Det er utviklet en egen AML-rapport. (Se også eget dokument for AML) Gå til Utskrifter/ Statistikker og velg AML-oversikt. Rapporten tilfredsstiller Arbeidsmiljølovens 50, med hensyn til kontroll av opparbeidet overtid. Rapporten beregner overtid og antall arbeidede timer i forhold til oppgitt Til-dato i Rapportperioden. Oppgi periode på 16 uker (4 måneder). Velg personalgruppe eller personer, og hvem du vil ha med.