Guide - mintimebank.no

Transkript

1 Guide - mintimebank.no Innhold Tjenesten Målgrupper Oppsett Bruk Ofte stilte spørsmål Tjenesten ERP- og regnskapssystemet 24SevenOffice sitt timeregistreringssystem har grunnleggende funksjonalitet for timeføring, men mangler mer avansert funksjonalitet, som beregning av normaltid, overtid/plusstid, tillegg, minustid, timesaldo og feriesaldo. Den nettbaserte timebankløsningen mintimebank.no integrerer med timeregistreringssystemet til 24SevenOffice for å hente ut registrerte timer og beregne normaltid, overtid/plusstid, tillegg, minustid, timesaldo og feriesaldo. Dermed kan ledere og regnskapsførere få full oversikt over alle ansattes arbeidsdag, mens hver ansatt enkelt får oversikt over sin egen arbeidsdag. Tjenesten kan tilpasses virksomhetens arbeidstyper, normaltid, mertid, overtidsregler, overtidstillegg og antall feriedager, samt ansattes avdeling, stillingsprosent, overtid, administratorrettigheter, inngående timesaldo og inngående feriesaldo. Målgrupper Ledere og regnskapsførere får full oversikt over alle sine ansattes arbeidsdag, kan redigere innstillinger og kan eksportere månedsrapporter som pdf-filer. Ansatte får enkelt oversikt over sin egen arbeidsdag og kan be om utbetaling av opparbeidede timer som lønn. Regnskapsbyrå kan tilby mintimebank.no til sine kunder og kan få oversikt over kundens arbeidsdag for lønnskjøring. Oppsett 1. Kontakt mintimebank.no på e-post ([email protected]), via 24SevenOffice, eller via ditt regnskapsbyrå. 2. Vi tilpasser tjenesten til din virksomhets normaltid, mertid, overtidsregler, tillegg og feriedager. 3. På innstillingersiden kan dere tilpasse tjenesten etter virksomhetens arbeidstyper (avspasering, ferie og sykefravær) samt ansattes avdeling, stillingsprosent, overtid og adminrettigheter. På ansattsidene kan dere sette inngående timesaldo og inngående feriesaldo. 4. Vi utarbeider og signerer en tilpasset kontrakt. 5. Dere blir fakturert i samsvar med kontrakten, og kan ta i bruk tjenesten.

2 Bruk 1. Gå til og trykk på Logg inn. 2. Skriv inn samme e-postadresse og passord som i 24SevenOffice, og trykk på Logg inn.

3 3. Vent mens registrerte timer synkroniseres fra 24SevenOffice. 4. Vent mens timene lastes til nettleseren.

4 5. Ansattsiden gir hver ansatt oversikt over sin egen arbeidsdag: a. Ansatte kan be om ubetaling av opparbeidede timer som lønn ved å trykke på Utbetal opparbeidede timer som lønn, skrive inn ønsket antall timer, og trykke Ok. b. Ledere kan trykke i kolonnen Utbetalt, skrive inn ønsket antall timer, og trykke Ok. c. Ledere kan trykke på inngående timesaldo, skrive inn ønsket antall timer, og trykke Ok. d. Ledere kan trykke på inngående feriesaldo, skrive inn ønsket antall dager, og trykke Ok. 6. Ledersiden gir ledere og regnskapsførere oversikt over alle ansattes arbeidsdag: a. Ledere kan trykke på nedtrekksmenyen og velge en måned for å se tidligere måneder. b. Ledere kan trykke på Eksporter månedsrapport for å generere en pdf-fil. c. Ledere kan trykke på navnet til ansatte for å gå til ansattsiden.

5 7. Innstillingersiden lar ledere og regnskapsførere se og forandre innstillingene: a. Ledere kan forandre en arbeidstypes kategorisering ved å trykke på nedtrekksmenyen i kolonnen Katgori, og velge Registrert, Registrert og avspasert, Registrert og ferie, Registrert og sykdom eller Ignorer. b. Ledere kan forandre en ansatts avdeling ved å trykke i kolonnen Avdeling, skrive inn navnet på avdelingen, og trykke Ok. c. Ledere kan forandre en ansatts stillingsprosent ved å trykke i kolonnen Stillingsprosent, skrive inn antall prosent, og trykke Ok. d. Ledere kan slå av/på en ansatts overtid ved å trykke i kolonnen Overtid. e. Ledere kan registrere når en ansatt har sluttet ved å trykke i kolonnen Sluttet, skrive inn datoen, og trykke Ok. f. Ledere kan slå av/på en ansatts administratorrettigheter ved å trykke i kolonnen Admin. Ofte stilte spørsmål Timeregistrering Hvordan registrerer jeg timer? Timer registrerer du som vanlig på 24SevenOffice sine nettsider. Innlogging Hvordan logger jeg inn? Gå til og trykk på Logg inn. På innloggingssiden, skriv inn samme e- postadresse og passord som i 24SevenOffice, og trykk på Logg inn. Hvorfor får jeg ikke logget inn? Hvis du er bruker av mintimebank.no, men ikke får logget inn, kan du ha skrevet inn feil e- postadresse eller passord. Bruk samme e-postadresse og passord som i 24SevenOffice.

6 Hvordan fungerer innloggingen? Ved innlogging sendes e-postadressen og passordet til 24SevenOffice for å bekrefte at du er bruker av 24SevenOffice, og så sjekkes det om du har tilgang til en 24SevenOffice-klient som tilhører en kunde av mintimebank.no. Hverken e-postadressen eller passordet lagres hos mintimebank.no. Synkronisering Hvor ofte synkroniseres timer fra 24SevenOffice? Timer synkroniseres fra 24SevenOffice når noen i din virksomhet logger inn hvis det er mer enn 4 timer siden forrige synkronisering, eller hvis klokken har passert midnatt siden forrige synkronisering. Hvor langt tilbake synkroniseres timer fra 24SevenOffice? Det synkroniseres timer fra hele inneværende måned, samt timer fra foregående måned til og med den 10. i inneværende måned. Hvilken informasjon synkroniseres fra 24SevenOffice? Det synkroniseres registrerte timer, arbeidstyper, 24SevenOffice-klientens navn og klient-id, samt alle brukerenes navn og bruker-id. Det hverken forandres eller legges til data i 24SevenOffice. Hvilken informasjon lagres hos mintimebank.no? Fra 24SevenOffice lagres registrerte timer, arbeidstyper, 24SevenOffice-klientens navn og klient-id, samt brukerenes navn og bruker-id. Fra mintimebank.no lagres beregnet normaltid, overtid, tillegg, minustid, avspasering, ferie, sykdom, timesaldo og feriesaldo, samt avdeling, stillingsprosent, overtid, startdato, sluttdato, administratorrettigheter og datoen for siste synkronisering. Det lagres hverken e-postadresse eller passord. Innstillinger Hva slags tilpasninger kan jeg gjøre for hele virksomheten? Tjenesten kan tilpasses virksomhetens arbeidstyper, normaltid, mertid, overtidsregler, overtidstillegg og antall feriedager. Hvordan forandrer jeg normaltid, mertid, overtidsregler, overtidstillegg eller antall feriedager for hele virksomheten? Ta kontakt med mintimebank.no hvis du ønsker å forandre disse innstillingene. Hvordan forandrer jeg kategoriseringen til de forskjellige arbeidstypene? Trykk på innstillinger-ikonet for å gå til innstillingersiden. Under Arbeidstyper, trykk på nedtrekksmenyen i kolonnen Kategori, og velg Registrert, Registrert og avspasert, Registrert og ferie, Registrert og sykdom eller Ignorer. Hva slags tilpasninger kan jeg gjøre for hver ansatte? Tjenesten kan tilpasses hver ansattes avdeling, stillingsprosent, overtid, sluttdato, administratorrettigheter, inngående timesaldo og inngående feriesaldo. Hvordan forandrer jeg hvem som har administratorrettigheter? Admin for å slå på/av administratorrettigheter. Hvordan forandrer jeg en ansatts stillingsprosent? Stillingsprosent, skriv inn antall prosent, og trykk Ok.

7 Hvordan slår jeg av/på overtid for en ansatt? Overtid for å slå på/av. Hvordan skjuler jeg tidligere ansatte? Sluttet, skriv inn datoen, og trykke Ok, så vil vedkommende skjules fra senere måneder. Hvordan forandrer jeg en ansatts avdelingen? Avdeling, skriv inn navnet på avdelingen, og trykk Ok, så vil vedkommende kun vises for ledere registrert med den samme avdelingen. Hvordan filtrerer jeg ansatte etter avdeling? Avdeling, skriv inn navnet på avdelingen, og trykk Ok, så vil vedkommende kun vises for ledere registrert med den samme avdelingen. Må jeg legge til nye ansatte manuelt? Nei. Nye ansatte legges til automatisk når det har begynt å registrere timer i 24SevenOffice. Beregning Hva er normaltid? Normaltid er brukerens normaltid ganget med antall hverdager unntatt helligdager. Brukerens normaltid er virksomhetens normaltid ganget med brukerens stillingsprosent. Hva er registrerte timer? Registrerte timer er summen av alle registrerte timer unntatt timer med en arbeidstype kategorisert som Ignorer på innstillingersiden. Hva er overtid? Overtid kan beregnes automatisk etter tilpassede dags-, ukes- og månedsbaserte overtidsregler, eller registreres manuelt ved hjelp av egne arbeidstyper for overtid i 24SevenOffice. Automatisk beregnet overtid er antall daglige/ukentlige/månedlige registrerte timer utover daglig/ukentlig/månedlig normaltid (For ansatte som ikke har 100%-stilling, er overtid antall registrerte timer utover normaltiden til en 100%-stilling). Manuelt registrert overtid er summen av alle timer registrert med overtid som arbeidstype. Hva er tillegg? Tillegg er overtid ganget med overtidstillegget på innstillingersiden. Hva er minustid? Minustid er antall registrerte timer færre enn normaltid. Hva er avspasering? Avspasering er summen av alle timer med en arbeidstype kategorisert som Registrert og avspassering på innstillingersiden. Hva er ferie? Ferie er summen av alle timer med en arbeidstype kategorisert som Registrert og ferie på innstillingersiden. Hva er sykdom? Sykdom er summen av alle timer med en arbeidstype kategorisert som Registrert og sykdom på innstillingersiden. Hva er utbetalte timer?

8 Utbetalte timer er antall opparbeidede timer som brukeren får utbetalt som lønn. Hva er timesaldo? Timesaldo er forrige måneds timesaldo pluss inneværende måneds overtid og minustid minus avspasering og utbetalte timer. Hva er feriesaldo? Feriesaldo er forrige måneds feriesaldo minus inneværende måneds ferie. Hvis du har andre spørsmål, vennligst kontakt oss på