WinTid G2. for. ledere

Transkript

1 WinTid G2 for ledere Innhold WinTid G Oppfølging og godkjenning... 2 Oppgaver Status... 2 Oppgave Oppfølging... 3 Oppgave Oppfølging Sende e-post... 5 Oppgave Godkjenning... 5 Ansatte Resultater... 7 Ansatte Vedlikehold... 7 Ansatte Vedlikehold Tillegg... 9 Ansatte Akkumulerte resultater Ansatt Fraværsplan Ansatt Syke-/fast fravær Dette utføres av personalseksjonen

2 WinTid G2 Programmet startes ved å klikke på WinTid g2 ikonet: Wintid G2 Etter pålogging vises denne menylinjen og disse ikonene: Menylinjen og ikonene kalles i noen tilfeller WinTid-dashboard. Oppfølging og godkjenning Dashboard er bygget opp med to innfallsvinkler for å løse lederens oppfølgings- og godkjenningsoppgaver. Disse to er basert på følgende: Ansattorientert oppgaveløsning (arkfanen Ansatte) Avdelingsvis oppgaveløsning (arkfanen Oppgaver) I korte trekk betyr dette at enten så jobber en bruker med en og en ansatt av gangen, eller hun jobber med en gruppe av ansatte. Oppgaver Status Formålet med skjermbildet er å få en oversikt over ansatte som er til stede på jobb, ute (ikke registrert) eller om de er på et fravær. Under oppgaver vises de ansatte som brukeren er tildelt. Høyresiden vil liste de ansatte som tilhører den seksjonen som er valgt. I trestrukturen på venstre side vises de ansatte du som leder er tildelt. Her kan du velge visning av alle ansatte man er tildelt eller kun ansatte innenfor en enkelt avdeling. I eksemplet vist nedenfor, er det valgt Alle i feltet for visningsmodus. Bildet viser alle ansatte som pålogget bruker er tildelt. Ansatte med status inne er markert med grønn farge. Ansatte som er ute er markert med rød farge. Ansatte som er på et fravær er markert med gul farge. Ansatte som er sluttet vil ikke vises i statusbildet.

3 Det er mulig å endre visningsmodus til å vise kun til stede eller kun fraværende. Ved å markere en ansatt vises en oversikt nederst i skjermbildet på hvilket skjemanavn som gjelder for inneværende dag, hvilket kalendernavn den ansatte er tilordnet, hvor mange feriedager er brukt, hvor mange timer på overtid til avspasering og hvor mange timer på fleksitid. Timene er gårsdagens akkumulerte saldo. Hvis det ikke vises noe ut fra feltene, betyr det at beregning av systemet ikke er kjørt. Hvis du høyreklikker på en ansatt, får du opp en meny som vil bringe deg til de forskjellige arkfanene for vedlikehold av en ansatt. Oppgave Oppfølging I dette skjermbildet vises oppgaver som innlogget leder kan og bør følge opp. Ansatte til oppfølging vises først når det trykkes på en av knappene nederst i skjermbildet. Se eksemplet nedenfor. Her kan man ha daglig oppfølging av sine ansatte. Dette danner grunnlaget for en raskere godkjenning mot slutten av perioden. Ansatte som har sluttet vises ikke i dette skjermbilde. Data som vises i skjermbildet er basert på et oppsett definert av superbrukerne i Klif.

4 Ved å markere en av de ansatte i listen, vil riktig oppfølgingsvarsel vises i riktig varselrute. Under kategorivarsel vises navnet på det varsel som er opprettet i oppfølgingsoppsettet. I eksemplet over vises bl.a. varsel om for mye minus på fleksitid. I Klif har vi satt opp følgende varslinger. Kategorivarslinger gis ved: Fleksitid mer enn + 45/mindre enn 10 timer Overtid til avspasering < 0 eller > 50 Syk del av dag over 8 timer Tannlege-/legetimebruk over 8 timer Saldo gradert syk Fraværsvarsler har sammenheng med sykefraværsoppfølging og fungerer som påminnelser i forhold til forskjellige grenser for dette. Under Behandlet kan du krysse av når fraværet er behandlet. Da vil ikke fraværet vises neste gang varsling utføres. Glemt utregistrering: Viser de dagene det er glemt utregistrering de siste 45 dager. Glemt inn- og utregistrering: Viser de dagene det er glemt inn-/utregistrering de siste 45 dager. Korreksjoner: Viser når det er gjort mer enn 15 korreksjoner de siste 45 dager. For å behandle disse oppfølgingene, for eksempel glemt utregistrering, høyreklikker du på raden og går til vedlikehold for den ansatte på den datoen som det var en glemt utregistrering. Når den glemte utregistreringen er rettet, fjernes den fra oppfølgingsoversikten neste gang den kjøres.

5 Oppgave Oppfølging Sende e-post Det er mulig å sende e-post til en ansatt eller en gruppe av ansatte i Dashboard. Menyvalget Send e-post... er tilgjengelig fra trestrukturene. Klikk på seksjon eller ansatt i trestrukturen. Deretter høyreklikker du på seksjonsnavn eller ansattnavn og velger Send e-post i menyen. Ved valg av seksjon er det mulig å sende gruppe-e-post. Menyvalget er også tilgjengelig fra de listene der en ansatt inngår. F.eks ved å høyreklikke i listene status-, oppfølging-, eller godkjenningsskjermbildet. Send epost... -valget tar brukeren til skjermbildet som vist under. E-postadressen hentes fra E-postadressefeltet i personalia i WinTid. Oppgave Godkjenning På denne siden skal du som leder godkjenne resultater for de ansatte for aktuell periode (måned). Frist for leders godkjenning av foregående måned er innen den 15. i måneden etter. Alt som har lønnsmessig og tidsmessig konsekvens må vises i dette skjermbildet og godkjennes før det blir tatt hensyn til i lønnsutbetalingen. Alle ansatte (også ledere) må godkjenne egne timer innen den 10. i måneden etter. Klifs kategorier er: Sum overtid Helgetillegg Reise utland utbetalt Reise innland til avspasering Reise innland utbetalt Reise innland helg utbetalt

6 Arbeid reise utbetalt Mertid Offshoretillegg Ferie uten lønn Permisjon uten lønn På denne siden listes alle tildelte ansatte. Hvis det er sluttede ansatte som skal godkjennes for inneværende periode, vil vedkommende vises i godkjenningsbildet. Du kan velge alle eller en tildelt avdeling. Her sjekker leder at timene til den enkelte ansatte er riktig og godkjenner deretter. Er det ønskelig for leder å sjekke at timene for den enkelte ansatte er riktige, kan brukeren høyreklikke på aktuell ansatt og få opp en meny som bringer deg til arkfaner som ligger på ansattnivå. Etter at brukeren har gått gjennom resultatene for de ansatte, kan brukeren godkjenne ved å trykke på godkjenn periode. Hvis ansatt har godkjent sine egne resultater i MinTid, vil kolonnen ha farge blå. Hvis leder godkjenner, vil fargen være grønn.

7 Ansatte Resultater Formålet med skjermbildet er at leder raskt skal få en oversikt over registreringene som er foretatt på valgt ansatt for en valgt periode. I tillegg kan leder godkjenne perioden for den valgte ansatte. Søk På venstre side er det muligheter til å søke opp enkelte ansatte. Det kan søkes på etternavn, fornavn og ansattnummer. Når søkekriteriene er lagt inn, trykker man på søk eller linjeskift. Ved nye søk, nullstiller man feltet ved å trykke på knappen for nullstill og legger inn nye søkekriterier. Resultater Skjermbildet viser en oversikt over resultater til den ansatte som er valgt i trestrukturen. Skjermbildet laster automatisk inneværende periode og perioden hentes fra tilknytningen i lønnsgruppe. Bildet viser de registreringene som er foretatt for den valgte perioden. I feltet bytt periode kan man velge den perioden man ønsker å se. Ved å høyreklikke på en valgt dato, kan man velge registreringskorreksjoner eller gå til vedlikehold. Ved å dobbeltklikke på en rad, vil det ta deg til vedlikehold på den datoen du valgte. I dette skjermbildet kan du som leder også godkjenne hele perioden for den enkelte ansatte. Ansatte Vedlikehold Skjermbildet viser en detaljert oversikt over alle registreringer som er foretatt på en gitt dag. Leder kan starte vedlikehold av en gitt dag for den valgte ansatte i trestrukturen. Leder kan også redigere tillegg, utføre resultatkorreksjoner samt utføre godkjenning av dagen. Når du går direkte inn i dette skjermbildet, er gårsdagens dato valgt. Hvis du kommer fra en annen ansatt, vil datoen fra den forrige ansatte være valgt.

8 I feltet for status dag vil det være en oversikt som viser om dagen er beregnet, om dagen er fordelt, (gjelder for de som benytter prosjektfordeling) og om dagen er godkjent og godkjent på hvilket nivå. Blå farge viser at dagen er godkjent på ansattnivå. Grønn farge viser at leder har godkjent en dag eller en periode. Rød farge viser at godkjente resultater er overført til lønn. Skal du bytte dato klikker du på piltastene ved siden av datofeltet. Den blar dag for dag. Skal du tilbake til en annen måned klikker du på nedtrekkspila som gjør at du kan bytte fra en måned til en annen i kalenderen. I midten av bildet vises en oversikt over de registreringer den valgte ansatte har foretatt på valgt dato. For eksempel inn-, ut-, fravær og overtidsregistreringer. Her kan brukeren legge inn, redigere eller slette en eller flere registreringer på en enkelt dag for valgt ansatt. For å legge til en registrering, trykk legg til og skriv inn klokke og velg riktig registreringstype fra nedtrekkslista. Skal du registrere overtid, sett inn en rad mellom inn- og utregistreringen. Legg inn tid og velg registreringstype overtid fra lista og deretter overtidskode. Skriv inn ot-begrunnelse og lagre registreringen. Skal du slette en registrering, velger du aktuell registrering ved å markere raden som skal slettes og trykker slett.

9 Nederst i bildet vises resultatene for de kategorier den ansatte har opptjent tid på. Dette kan være mønstringsresultater, resultater på kostnadssted og eventuelt produksjon. Ansatte Vedlikehold Tillegg I bildet Ansatte - vedlikehold klikker du på Tillegg. Da vises et nytt skjermbilde der lederen kan vedlikeholde registreringer av tillegg på den enkelte ansatte på en valgt dato. Variabelt tillegg registreres ved å skrive korrekt antall og deretter velge et tillegg fra nedtrekkslista. Når du har registrert det tillegget du skal, trykker du på Ny for å lagre.

10 Endre registrering: Du endrer en registrering ved å markere registreringen som skal endres, øverst i vinduet. Denne registreringen vil vises nederst og du gjør de endringene som er nødvendig og trykker på knappen Endre for å lagre endringen. Slette en registrering: Du sletter en registrering ved å markere registreringen som skal slettes, øverst i vinduet. Denne registreringen vil vises nederst i bildet og du sletter ved å trykke på knappen Slett. Blank ut blanker ut tabellen med de valgene som er gjort. Lukk lukker dette vinduet. Ansatte Akkumulerte resultater Skjermbildet viser en oversikt over akkumulerte resultater for valgt periode. De kategoriene som vises er de som brukeren har valgt i applikasjonsoppsett resultatoppsett. Les mer om dette under configuration applikasjonsoppsett. Akkumulerte resultater; Kategoriene som vises her er de som er valgt i Klif. Kolonnene viser inneværende periode og totalt i år. Egenmelding gjelder for de 12 siste måneder rullerende. Man kan bytte periode i lista for bytt periode. Skriv ut; Skriver ut oversikten fra dette skjermbildet.

11 Ansatt Fraværsplan Her kan leder registrere, endre eller slette fremtidig fravær for sine ansatte. Vedlikehold av planlagt fravær For å legge inn et nytt fravær velges aktuell fraværskode fra nedtrekkslisten. Velg f.o.m. dato for når fraværet skal starte og deretter en t.o.m. dato for når fraværet er tenkt avsluttet. Lagre det innlagte fraværet ved å trykke på Ny for å lagre. I oversikten over fraværsplan listes historiske og fremtidige fravær. For å endre et fravær, klikker du på fraværet som skal endres i listen. Fraværet vises da i vedlikehold av fravær og du gjør de endringene som er aktuelle og trykker på Endre for å lagre endringen. Skal fraværet slettes trykker du på knappen Slett. Blank ut blanker ut tabellen med de valgene som er gjort. * Det henvises for øvrig til systemdokumentasjonen for en utførlig beskrivelse av regler for registrering av fravær.

12 Ansatt Syke-/fast fravær Dette utføres av personalseksjonen. Her kan brukeren registrere, endre eller slette sykefravær eller fravær med fast verdi. Fravær som skal vedlikeholdes: For å kunne legge inn et sykefravær, velger du først om det er sykefravær eller fravær med fast verdi. Er det valgt sykefravær er det mulighet til å hake av for å skru av fleksitid. Fravær med fast verdi kan være fravær hvor man skal registrere +/- tid på fleksitidssaldoen. I dette tilfellet vil feltet for skru av fleksitid være grået ut. I de tilfeller hvor ansatte er delvis/gradert syk er det mulig å legge inn desimaler i prosent, for eksempel 12,5. Vedlikehold fravær: Velg riktig fraværsnavn i nedtrekksfeltet. Velg riktig prosent for fraværet og legg inn f.o.m dato og t.o.m dato. Trykk Ny for å lagre. Endre fravær: Skal du endre på et fravær, velger du fraværet i listen over. Da vises fraværet i Vedlikehold fravær. Gjør endringene som er nødvendig og trykk Endre for å lagre endringene. Slette fravær: Velg fraværet i listen over. Da vises fraværet i Vedlikehold fravær. Trykk på knappen Slett. Det er ikke tillatt å slette sykefravær, eller faste fravær i en periode der det finnes godkjente dager. Blank ut blanker ut tabellen for å kunne legge inn et nytt fravær.