WinTid konfigurasjon. Innhold i

Transkript

1 WinTid konfigurasjon Innhold i

2 Innhold WinTid Konfigurasjon 1 WinTid Konfigurasjon, et konfigurasjonsprogram...1 Menyene i konfigurasjon...1 Verktøylinjalen...2 Forklaring til verktøyknapper...2 Brukeradministrasjon 5 Brukere...5 Vedlikehold og oppretting av brukere...6 Oppsett for lederapplikasjon...9 Brukergrupper...11 Tildeling av funksjoner til brukergrupper...12 Brukere...13 Tildeling av flere ansatte til en bruker...15 Tildeling av en ansatt til flere brukere...18 Rapport over brukere m/tilhørende ansatte...21 Redigering av rapporten...21 Rapport over ansatte m/tilhørende brukere...22 Redigering av rapporten...22 Rapport over brukere med tildelte avdelinger...23 Rapport over avdelinger tildelt til brukere...23 Flytte data mellom brukere...24 Reparere MSS-brukere...25 Sperrede brukere...25 Vedlikehold ansatte 27 Ferieoverføring...27 Beskrivelse av skjermbildet Manuell overføring av feriedager fra i fjor til i år...27 Av/ På godkjenning/stemplinger...31 Hvordan finne frem resultater?...31 Bytting av ansattnr...34 Velg kilden til ansattnummer...34 Sletting av data...35 Slett ansatt...35 Slett stemplinger...36 Reversering av stemplinger...38 Utføre reversering...38 Reversering og korrigeringer...39 Jobber...41 Flytt data mellom jobber...41 Slette jobber...42 Sperrede ansatte...43 ii Innhold

3 Vedlikehold system 45 Utdata og terminalbeskjeder...45 Saldo på terminalen:...45 Utdata...45 Terminalbeskjed...47 Systemdata...48 Generell Systemdata...49 OnLine svar...50 Utdata- Systemdata...52 Produksjon Systemdata...52 Telefonstøtte - Systemdata...55 Åpningskode Systemdata...57 MPS Systemdata...57 Mail Systemdata...59 Prog/Term Systemdata...60 Andre Systemdata...60 Prosjekt Systemdata...64 Terminalparametere 67 Årskalender - Terminalparametere...67 Stemplingsparametere Terminalparametere...69 Fraværssjekk...75 Rett til 3 dager i egenmeldingsperioden på 16 dager...76 Egenmelding IA...77 Sykt barn/ barnepasser...79 Sykmelding...80 Sjekkpunkter for fraværssjekk...81 Endre fraværskoder...82 Programkjøring 83 Sykliske programmer...84 Beskrivelse av programmene...86 Rapportoppsett 88 Perioderapport...89 Lederrapporten...92 FTO-rapport med prosent...94 Resultatrapport...95 Fraværsprosentrapport...97 AML-OT rapporten...98 FTO rapporten med AML-OT Arbeidsplan MinTid arkfaneoppsett 102 Passordoppsett 104 Datautveksling 107 Script Oppdatering av databasen med siste endringer - Utførelse Eksport fra WinTid Eksport av lønnsdata Innhold iii

4 Hva må være gjort i WinTid før du kan overføre til lønn? Utlegg av lønnsdata Overføring til fil Eksport av fraværsdata Eksport av produksjonsdata Eksport av andre data Oversikt Import av stemplinger/stemplingspar Funksjonell beskrivelse - Import av inndata til WinTid Kostnadssted 121 Tildeling Tildeling av kostnadssted til en bruker Oppsett Struktur på kostnadssted Data på nivåene i kostnadsstedsstrukturen Oppretting av kostnadsstedene Generer kostnadssteder for oppsett Verft 127 Import/Eksport fra/til P3E Import verft: P3E data Eksport verft Perioder for prosentmelding Prosentmelding og beregning av påløpte timer Beregning av påløpte timer Prosentmelding og beregning av påløpte timer Index 139 iv Innhold

5 WinTid Konfigurasjon WinTid Konfigurasjon, et konfigurasjonsprogram Med WinTid følger et eget konfigurasjonsprogram for oppsett og vedlikehold. Det opprettes brukergrupper som tildeles nødvendige funksjoner i konfigurasjon. Funksjonene er samlet i egne menyer som er beskrevet under. Brukere opprettes og tildeles de rettigheter i WinTid og brukergruppe i konfigurasjon. På den måten differensieres tilgangen til programmene. Ved oppstart av konfigurasjon må du logge deg inn som Brukernavn: administrasjon Passord: kaba Deretter oppretter du brukere og brukergrupper. Når dette er gjort skal ingen bruke brukernavnet administrasjon, men ha sitt eget brukernavn og tilhørende passord som gir tilgang til WinTid og eventuelt konfigurasjon med de rettigheter som definert. Menyene i konfigurasjon Brukeradministrasjon Her opprettes brukere, roller, tildeles tilgang til menyer. Brukerne som opprettes tildeles rettigheter i WinTid og konfigurasjon og hvilke ansatte de skal ha tilgang til. Du kan også flytte data mellom brukere og vedlikeholde menyene. Vedlikehold system Her vedlikeholdes alle system parametrene som brukes i WinTid. Videre oppsettet for automatisk kjøring av programmer. Vedlikehold ansatte Her vedlikeholdes ansatte data som sletting av data, bytte ansatt nummer, ferieoverføring, innlesing av stemplinger på nytt og vedlikehold av jobbregistreringer. Kostnadssted Her opprettes og vedlikeholdes kostnadssteds strukturen og tildeling av kostnadssteder til brukere WinTid Konfigurasjon 1

6 Datautveksling Her eksporteres data fra WinTid til eksterne systemer. Verft Her vedlikeholds data for Verftsmodulen. Import/eksport av data fra MPS systemet (Prima Vera), prosentmelding av data. Verktøylinjalen På verktøylinjalen finnes en del verktøyknapper for bruk til for eksempel å endre registreringer, legge til nye rader, fjerne rader, skrive ut osv. Det finnes knapper som for eksempel sortere og filtrere som kan være gode å bruke ved utkjøring av rapporter. Nedenunder finnes forklaring og eksempler ved bruk av disse knappene. Verktøylinjalene kan se forskjellige ut, avhengig av hvilke bilde du har på skjermen. Denne verktøylinjalen ser for eksempel slik ut når du står inne i Systemdata. Forklaring til verktøyknapper Ikon Hurtigtast Beskrivelse Ctrl + F4 Lukke Du avslutter programmer i WinTid ved å bruke dette ikonet. Programmet vil avslutte og gå et nivå tilbake eller hente opp et annet startet program Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V Crtl + I Klipp ut Klipper ut markert tekst. Kopiere Kopierer markert tekst. Lim inn Limer inn markert tekst. Sett inn ny rad Du bruker dette ikonet når du skal opprette nye poster i tabellene. Raden vil legge seg over den raden du har satt markøren din på. Ctrl + L Legg til ny rad på slutten Du bruker dette ikonet når du ønsker å legge til ny rad på slutten. Ctrl + S Lagre post Du lagrer ved å bruke dette ikonet. 2 WinTid Konfigurasjon WinTid konfigurasjon

7 Ikon Hurtigtast Beskrivelse Ctrl + D Slette post Funksjonen sletter den posten som du står i / har framme. I tabeller er det den raden du står i som vil bli slettet. Du vil alltid få en advarsel/bekreftelse på hvilken post som vil bli slettet for å bekrefte slettingen. Fjerne endringer Funksjonen sletter alle endringer som er gjort fra siste lagring. Du bør være forsiktig ved bruk av denne funksjonen. Brukes også til å hente ny oppdatert dato. Ctrl + F Ctrl + R Første post Finner frem første post i tabellen for eksempel når du skal finne riktig firma eller lønnsgruppe. Forrige post Gir deg forrige post i tabellen for eksempel når du skal finne riktig firma eller lønnsgruppe. Ctrl + N Neste post Gir deg neste post i tabellen for eksempel når du skal finne riktig firma eller lønnsgruppe. Ctrl + E F3 Siste post Gir deg siste post i tabellen for eksempel når du skal finne riktig firma eller lønnsgruppe. Søke Ønsker du å søke frem bestemte poster i tabellen for eksempel i personalia eller i vedlikehold i stemplinger, kan du ved å starte denne funksjonen selv definere betingelsene / utvalget for søket ditt. Du får opp et eget søkebilde for å definere søket ditt. Filtrer Med denne funksjonen filtrerer du bort poster som du ikke ønsker å se. Fin å bruke ved uttak av rapporter, da kan man filtrere bort det som er uinteressant. Sorter poster Ønsker du en bestemt sortering når du skal bla mellom postene, bestemmer du sorteringskriteriene med denne funksjonen. Fin å bruke på rapporter. Fraværsjekk Brukes når man står i Vedlikehold av stemplinger for å sjekke om det er noen overskredet dager ved egenmelding, sykbarn på den ansatte. WinTid Konfigurasjon 3

8 Ikon Hurtigtast Beskrivelse Inndata Brukes når man står i vedlikehold av stemplinger på en ansatt, her får man opp de stemplinger som den ansatte har stemplet på terminalen. Forhåndsvisning Brukes ved uttak av rapporter, her kan man se hvordan rapporten ser ut før man skriver den ut. Skriv ut Brukes for å skrive ut rapporten på skriver. Oppsett Brukes ved uttak av rapporten, viser oppsett av printer. Søk Utfør søk Bruk av hjelpeteksten Starter hjelpe-funksjonen i WinTid. Ved å sette ned spørsmålstegnet på ønsket sted får du frem hjelpeteksten. 4 WinTid Konfigurasjon WinTid konfigurasjon

9 Brukeradministrasjon Her opprettes brukere som skal ha tilgang til WinTid og konfigurasjon. Brukere du oppretter tildeles rettigheter i WinTid og skal tildeles Brukergrupper i konfigurasjon. Det er bare autoriserte databaseansvarlige som kan opprette og vedlikeholde brukere og Brukergrupper. Vedlikeholdsprogrammet av brukere omfatter oppretting og vedlikehold av brukere, oppretting og tildeling av brukergrupper, tildeling av ansatte til brukere, oversikter over ansatt-tildeling. I tillegg kan du flytte rettigheter fra en WinTid bruker til en annen slik at denne kan slettes. Brukere I oversikt over brukere vises en liste over definerte brukere. Tabellen viser Bruker ID, Brukernavn og en beskrivelse for den rollen brukeren har. Bruker administrasjon og bruker_slett er opprettet ved installasjon og skal ikke endres/slettes. Oppretting av en WinTid bruker Endring av bruker 1. Legg til en ny rad ved å trykke på ikonet i verktøylinjen eller trykk Ctrl+I og du får fram et nytt bilde for å registrere den nye brukeren. 2. Fyll ut feltene. Forklaring til feltene finner du under. Du beveger deg fra felt til felt med TAB eller flytter skrivemerket med musa. 3. Trykk på lagre-ikonet eller Ctrl+s for å lagre. Ved å dobbelklikke med venstre musetast på brukeren, får du tilgang til vedlikehold og oppretting av bruker og kan utføre endringer. Du lagrer ved å velge lagre-ikonet når du er ferdig. Sletting av bruker Brukeradministrasjon 5

10 Du kan ikke uten videre slette en bruker som har utført registrering i WinTid, som f.eks. å endre en stempling eller opprette en ansatt. Ønsker du å slette en bruker må du først flytte informasjon/data fra denne brukeren til en annen bruker. Etter at du har flyttet informasjon om brukeren, dobbeltklikker du med venstre musetast på raden til brukeren du skal slette. Du får opp verktøylinjalen og du kan velge slette-ikonet. Du må bekrefte at du ønsker å slette brukeren. Vedlikehold og oppretting av brukere Bruker ID Her skriver du det brukeren ønsker som brukernavn/id som vedkommende skal logge seg inn med i WinTid eller konfigurasjon. Brukernavn kan være den ansattes initialer eller fornavn, men ikke bare tall. Du kan ikke bruke ø, æ, å eller mellomrom i brukernavnet. Det er sjekk på store og små bokstaver. Unngå også forkortelser som AS, IF, og brukernavn som starter med et tall, da dette ikke godkjennes av enkelte databaser. Navn Navnet til brukeren. Fullt navn kan registreres, feltet vises kun i tabellen over brukere i kolonnen brukernavn. Du kan bruke alle norske bokstaver. Beskrivelse Informasjonsfelt for å beskrive brukeren og hvilke rettigheter og oppgaver vedkommende skal ha i WinTid. Feltet vises i tabelloversikten og kan inneholde 80 tegn. Passord 6 Brukeradministrasjon WinTid konfigurasjon

11 Passord kan enten legges fast ved oppretting av brukeren eller overlates til brukeren å endre ved første pålogging. Det siste anbefales. Passordet kan bestå av bokstaver og tall, men begrenset til 8 karakterer. Det er ikke mulig å bruke æ, ø eller å. E-postadresse Her er det mulig å registrere e-postadresse til brukeren. Bruker må endre passord ved neste pålogging En hakei dette feltet tilsier at bruker får melding om å endre passord ved første gangs pålogging. Pålogging sperret En hake i dette feltet tilsier at brukeren er sperret for pålogging i WinTid eller konfigurasjon. Rettigheter Det er mulig å definere fem alternative tilganger til ansatte: - Administrativ tildeling - Avdelingsvis tildeling. - Ingen automatisk tildeling - Tildel kun selvopprettede ansatte - Kun leserettighet fra personaldata Administrativ tildeling Hvis brukeren skal ha tilgang til alle ansatte, krysses det av her. Ved dette valget, får du spørsmål om du vil ha tildeling av alle ansatte til brukeren. Ved dette valget skal det ikke angis noen tilgangskode da disse får alle rettigheter. Hvis det er funksjoner brukeren ikke skal ha tilgang til, må du lage en egen brukergruppe hvor disse funksjonene ikke er tilgjengelig. Du må velge om brukeren skal ha lese- eller skriverettigheter til personaldata. Se Avdelingsvis tildeling Ved å krysse av her får brukeren automatisk tilgang til alle ansatte som registreres i avdelinger brukeren gis tilgang til. Når du oppretter en ny bruker som skal ha avdelingsvis tildeling, må du etter at du har definert brukeren klikke på knappen som vises ved avdelingsvis tildeling. Her haker du av for den/de avdelinger som brukeren skal ha tilgang til. Brukeren får tildelt alle nye ansatte som blir lagt inn med avdelinger som er valgt i avdelingsvis tildeling. Det presiseres herved at skjermbildet tildel avdelinger kun er et opplysningsbilde. Det viser hvilke(n) avdeling(er) brukeren er tildelt. Hvis brukeren skal bytte tildeling til en annen avdeling, vil ikke tidligere tildelte ansatte fra tidligere avdeling automatisk bli fjernet fra denne brukeren. Man forteller kun systemet at man ikke lenger skal ha automatisk tildeling av ansatte fra gammel avdeling, men i stedet automatisk tildeling av ansatte fra ny angitt avdeling. Brukeradministrasjon 7

12 Ingen automatisk tildeling Ved å sette en prikk i dette feltet, vil ikke dette gi noen tildelinger automatisk. Med dette valget må bruker gå inn og tildele ansatte manuelt. Dette gjøres fra konfigurasjon-brukeradministrasjon-tildeling av flere ansatte til en bruker. Her markeres de ansatte vedkommende skal ha tilgang til. Hold venstre musetast nede og før over i høyre kolonne. Tildel kun selvopprettede ansatte Dette betyr at du som pålogget bruker kun får tildelt de ansatte du selv oppretter i WinTid-Faste data-personaldata. Kun leserettighet fra personaldata 8 Brukeradministrasjon WinTid konfigurasjon

13 Krysses av hvis brukeren kun skal lese data i personaldata. Godkjenne resultater Hvis brukeren skal kunne godkjenne resultater, dvs. låse for endringer av resultater, må det krysses av for godkjenning. Sett kryss for hva som gjelder i din bedrift. Koststed/mønstring, Prosjekt/produksjon og eventuelt om det skal gis tillatelse til å avgodkjenne allerede overførte resultater. I WinTid får brukeren frem et eget menyvalg med godkjenningsfunksjoner. Brukeren kan godkjenne resultater for de ansatte han har tilgang til. Språkkode Her velges det språket brukeren ønsker i WinTid Tilgangskode Hver bruker tildeles rettigheter til databasen i form av en tilgangskode. Koden avgjør hva brukeren kan gjøre i WinTid. Sammen med brukergrupper differensieres tilgang og rettigheter til funksjoner, bilder og data. Rettighetene begrenses til de ansatte brukeren er tildelt. Tilgangskoder: E- Endring. Bruker tillates å endre data, men ikke gjøre nye registreringer eller slette. Vær oppmerksom på at enkelte funksjoner krever at du har slettetillatelse i WinTid. O Oppslag. Bruker kan kun se data, men ikke endre. Vær oppmerksom på at enkelte rapporter krever at du har skrivetillatelse til databasen. R Registrering og endring av data. S Sletting av data. Bruker har alle rettigheter til tildelte data. Ved endring av tilgangskode får du beskjed ved lagring om at tildeling av ansatte er slettet. Du må tildele ansatte til brukeren på nytt. Ansattnr. til bruker Hvis brukeren skal ha tilgang til ansatte i sin avdeling i MinTid, må han defineres som leder. Dette gjør du ved å definere ansattnummeret til lederen i dette feltet. Når lederen starter MinTid får vedkommende tilgang til egne data og sine ansattes data. For mer informasjon se brukerdokumentasjon MinTid og Lederrapport. Dette gir også tilgang til Dashboard. Les mer om dette i brukerdokumentasjon for Dashboard. Benyttes også som identifikasjon når Verftsmodulen startes. Oppsett for lederapplikasjon Når ansattnr til bruker blir lagt inn i øvre del av vinduet, blir oppsett for lederapplikasjon tilgjengelig. For at vedkommende skal ha tilgang til Dashboard, må disse feltene fylles ut. Vær oppmerksom på at bruker-id og brukernavn i lederapplikasjonen må være lik. Brukernavn Her legger man inn brukernavn til brukeren. Passord Brukeradministrasjon 9

14 Her legger man inn passord til brukeren. Hvis det er satt opp til at det skal benyttes Single Sign On, er det ikke nødvendig å legge inn passord. Ansatt må bytte passord Ved å sette en hake i dette feltet, må brukeren bytte passord ved første pålogging. Pålogging er sperret En hake i dette feltet tilsier at brukeren er sperret for pålogging i Dashboard. Fullmakt til bruker Her er det mulig å gi fullmakt til en annen bruker. Dette benyttes for eksempel ved ferieavvikling eller lignende. Ved å gi fullmakt til en annen bruker, vil ansatte til denne brukeren som gir fullmakt vises i fullmaktsinnehaveren sin trestruktur. Fullmaktsinnehaveren kan dermed vedlikeholde og godkjenne en annen bruker sine ansatte. Aktiver fullmakt En hake i dette feltet aktiviserer fullmakten. Fra dato Ved å fylle inn dato aktiviseres fullmakten fra den valgte datoen. Applikasjonsoppsett Velg aktuelt oppsett fra lista. Oppfølgingsoppsett Velg aktuelt oppsett fra lista. Godkjenningsoppsett Velg aktuelt oppsett fra lista. Daglig oppfølgingsoppsett Velg aktuelt oppsett fra lista 10 Brukeradministrasjon WinTid konfigurasjon

15 Brukergrupper I konfigurasjon må du opprette brukergrupper for de funksjonene som du ønsker å differensiere tilgang til. Ved oppstart må du første gang logge deg inn som bruker administrasjon. Opprett deretter brukernavn som du skal bruke både i WinTid og i konfigurasjon. Deretter oppretter du brukergrupper som er beskrevet under. Antall brukergrupper må du tilpasse i forhold til hvordan du ønsker å differensiere tilgangen til WinTid og konfigurasjonsprogrammet. Over ser du noen eksempler på brukergrupper. Slik lager du en ny Brukergruppe 1. Legg til en ny rad. Dette gjør du ved å velge ikonet i verktøylinjal eller trykke Ctrl+l. 2. Skriv inn beskrivelse eller betegnelse for brukergruppen. 3. Trykk på oppslagsboksen til høyre. 4. Du får opp bildet under. Brukeradministrasjon 11

16 5. Marker de funksjonene brukergruppen skal ha tilgang til og trekk de over i høyre kolonne. 6. Avslutt med OK for å lagre oppsettet for brukergruppen. Tildeling av funksjoner til brukergrupper Velg applikasjon Her velger du hvilken applikasjon du ønsker å definere brukergruppen for. Vis skriv/les Her fjerner du krysset dersom du kun ønsker å se enten funksjoner med skriverettigheter eller leserettigheter. Dette for å begrense antall rader i venstre kolonne. Noen funksjoner er uinteressante med kun lesetilgang og er ikke definert med leserettigheter. Funksjoner/rettigheter i konfigurasjon Brukeradministrasjon les. Brukeren får tilgang til menyen Brukeradministrasjon på side 5, men kun med lesetilgang. Dvs. tilgang til informasjon om brukere, brukergrupper og tildelte ansatte til brukere. Brukeradministrasjon skriv. Brukeren får tilgang til menyen Brukeradministrasjon på side 5 med fulle rettigheter til alle funksjoner. Brukeren kan opprette nye brukere, brukergrupper og vedlikeholde disse. Videre kunne tildele ansatte til brukere og flytte data fra en bruker til en annen bruker. Det anbefales at et begrenset antall brukere får tilgang til denne funksjonen. Databaseskript skriv. Brukeren får tilgang til funksjonen under menypunktet Datautveksling. Funksjonen gir tilgang til å kjøre enklere vedlikeholds skript mot WinTid databasen. Kostnadssted skriv 12 Brukeradministrasjon WinTid konfigurasjon

17 Brukeren får tilgang til menyen Kostnadssted og meny punktene Oppsett og Tildeling med fulle rettigheter. Verft skriv Brukeren får tilgang til menypunktet Verft. Denne inneholder vedlikeholdsfunksjoner for import/eksport til Prima Vera og Perioder for prosentmelding og prosentmelding av jobbene. Eksport fra WinTid skriv Brukeren får tilgang til funksjonen under menypunktet Datautveksling. Funksjonen gir muligheter til å eksportere lønns-, fraværs-, jobb- og andre data ut fra WinTid. Vedlikehold ansatte skriv Brukeren får tilgang til funksjoner under menypunktet Vedlikehold ansatte. Menyen inneholder funksjoner for ferieoverføring, godkjenning, bytte ansatt nummer, slette ansatt data og vedlikeholde jobbinformasjon. I tillegg kan du lese inn stemplinger på nytt (Reversering). Vedlikehold system skriv Brukeren får tilgang til funksjoner under menypunktet Vedlikehold system. Menyen inneholder funksjoner for utdata og terminalbeskjeder, system data (parametersetting), terminalparametere, fraværsjekk oppsett, programkjøring, rapportoppsett og endre fraværskoder. Brukere Når brukergrupper er opprettet, må du tilknytte disse til brukerne. Velg mappen Brukere og du får opp bildet under: I øverste vindu kan du søke frem brukere som vil vises i nedre vinduet. Det er Brukernavnet som er grunnlaget for fremsøkingen. Velg den bruker du skal tildele brukergruppe. Du kan kun tildele til en bruker om gangen. Trykk på Brukeradministrasjon 13

18 I venstre kolonne finner du de definerte brukergrupper. Den brukergruppen som den ansatte skal tilhøre dras over i høyre kolonne. Du kan legge over flere brukergrupper, hvis du ikke har definert funksjonen i en egen brukergruppe. I eksemplet over tilknyttes brukeren brukergruppen med funksjoner for Vedlikehold av systemdata og ansatte. I tillegg skal brukeren kunne eksportere til lønn. Når brukeren logger seg på, får vedkommende tilgang til disse 3 meny punktene. 14 Brukeradministrasjon WinTid konfigurasjon

19 Tildeling av flere ansatte til en bruker Her kan du manuelt gå inn og tildele ansatte til en bruker Du kan tildele ansatte ved utvalg på avdeling, firma, stillingskategori, frigruppe eller lønnarttabell fra WinTid. Endringer i tildelingen kan gjøres hele tiden. Tildeling av ansatte gjøres ved at du får opp tabellen med alle definerte brukere. Du markerer brukeren du skal tildele ansatte til og trykker den knappen som tilsvarer det du ønsker å utføre. Er brukeren tilknyttet Person fra administrasjon/vedlikeholdsgruppen, blir alle ansatte automatisk tildelt når du åpner tildelingsvinduet. Oversikt over brukere og tildelte ansatte Bruker ID og bruker navn Benyttes for å kjenne igjen brukeren. Tilgangskode Viser hvilken tilgangskode brukeren er tildelt. Dette bestemmes når brukeren blir definert. Antall ansatte Antall ansatte brukeren har tilgang til. For ny-opprettet bruker vil det stå 0 her. Kolonnen oppdateres kun ved ny tildeling. Tildeling av ansatte Tildeling av ansatte kan utføres enten ved å kopiere ansatte fra en annen bruker eller tildele etter ønsket utvalg. Du kan også kopiere inn utvalg fra en bruker og så fjerne enkelte ansatte fra tildelingen. Brukeradministrasjon 15

20 I tabellen til venstre vises alle registrerte ansatte. Du kan nå merke en og en eller intervall av ansatte. Du markerer ved å klikke med venstre musetast på raden som så markeres. Ønsker du å markere et intervall merker du første rad, holder nede shifttasten, klikk på siste rad i intervallet og trykk ned venstre musetast igjen. Intervallet markeres som en blokk. Skal du markere flere spredte enkeltansatte eller grupper, holder du Ctrl-tasten nede mens du markerer ønskede rader. De ansatte skal flyttes over i høyre kolonne. Hold venstre musetast nede mens du peker på det som er markert. Hold den nede til du ser en hånd som løfter opp raden(e). Dra nå hånden over i høyre kolonne og slipp opp venstre musetast. Radene vises i høyre kolonne. Merk alle Ved å bruke merk alle, kan du flytte alle ansatte fra venstre til høyre kolonne. Avslutte tildeling Du avslutter tildelingen ved å velge OK Tildeling av ansatte Ved vedlikehold av tildeling, dobbelklikker du på raden som beskriver den bruker du ønsker å endre tildeling for. Du får da frem to kolonner. I den venstre vises alle de ansatte som brukeren ikke har tilgang til, mens høyre kolonnen viser ansatte som brukeren har tilgang til. Hvis du ønsker å fjerne noen av de tildelte fra en bruker, fjerner du ansatte ved å markere og dra de over i venstre kolonne. Gjør motsatt vei hvis du ønsker å tildele nye ansatte til brukeren. Ved registrering av nyansatte i WinTid tildeles den nyansatte brukeren som registrerer den ansatte. I tillegg får alle med administrasjonsrettigheter tilgang og de brukere som har tilgang til den avdelingen som den nyansatte knyttes til. Den nyansatte blir tilgjengelig for disse brukerne ved neste pålogging. Hvis det er problem med å tildele flere ansatte til brukere som allerede er tildelt ansatte, anbefales det å Slette tildeling og utføre ny tildeling. Det er ikke mulig/tillatt å fjerne ansatte fra brukeren administrasjon. Skal ansatte ut av systemet anbefales det at de slettes. _D2HLink_10441 Tildelingsrapport Marker ønsket bruker i listen over brukere og velg knappen tildelingsrapport for å få en oversikt over hvilke ansatte som er tildelt brukeren. Rapporten viser bruker ID, 16 Brukeradministrasjon WinTid konfigurasjon

21 brukernavn, tilgangskode og tildelte ansatte med navn og ansatt nummer. Resultatet kan skrives ut ved å velg skriverikonet fra menylinjalen. Kopiere tildeling Ønsker du å tildele samme gruppe ansatte som en annen bruker har, trykker du funksjonen kopieretildeling. Før du velger funksjonen, marker raden til den brukeren du ønsker å kopiere fra. Riktig bruker er da fylt ut i boksen kopiere fra bruker. I kopiere til bruker, henter du frem den brukeren du skal kopiere tildelingen av ansatte til. Du utfører kopieringen ved å velge OK. Du avbryter ved å velge Avbryt. I boksen med tildelte ansatte, kan du se hvilke ansatte brukeren du kopiere fra har tilgang til. Slette tildeling Du kan slette tildeling av ansatte ved å markere brukeren i listen over WinTid brukere og deretter trykke Slette tildeling. Du får opp spørsmålet: Vil du slette alle tildelte ansatte for bruker? du må bekrefte med Ja for å slette tildelingen. Ved å velge Nei eller avbryt kommer du tilbake til oversikt over brukere.. Brukeradministrasjon 17

22 Tildeling av en ansatt til flere brukere Ved registrering av nyansatte i WinTid, tildeles den ansatte brukeren som registrerer den nyansatte. I tillegg får alle med administrasjonsrettigheter og de brukere som har tilgang til den avdelingen som den nyansatte knyttes til, tilgang til den ansatte. Den nyansatte blir tilgjengelig for disse brukerne ved neste pålogging i WinTid. Ønsker du at andre WinTid brukere skal få tilgang til den ansatte, må den ansatte tildeles disse manuelt. Oversikt over ansatte og deres tildeling til brukere Du får frem en tabell som viser alle registrerte ansatte sortert etter stigende ansatt nummer. Tabellen viser ansattnummer, etternavn, fornavn og antall WinTid brukere vedkommende er tilgjengelig for. For å finne ønsket ansatt, bruker du søke ikonet (kikkerten) og angir f.eks. ansatt nummer direkte eller velger annen variabel for søk. Ansatt som er merket kan nå fordeles. Du kan kun fordele en ansatt om gangen. Tildeling til brukerne Tildeling til brukerne kan utføres ved å kopiere tildelingen for en annen ansatt til den nyregistrerte. Du kan kopiere inn utvalg fra en ansatt og så fjerne enkelte brukere fra listen. Du kan også manuelt merke hvilke WinTid brukere som skal få tilgang til den ansatte. 18 Brukeradministrasjon WinTid konfigurasjon

23 Merking Du kan nå merke en og en eller intervall av brukere. Brukerne skal flyttes over i høyre kolonne. Hold venstre musetast ned mens du peker på det som er avmerket. Hold den nede til du ser en hånd som løfter opp rader. Dra nå hånden over i høyre kolonne og slipp venstre musetast. Radene vises i høyre kolonne. Merk alle. Ved å bruke merk alle øverst til venstre, kan du flytte alle brukere fra venstre til høyre kolonne. Avslutte tildeling. Du avslutter tildelingen ved å velge OK Vedlikehold av tildelte brukere Ved vedlikehold av tildelte brukere, dobbelklikker du på raden som beskriver den ansatte som du ønsker å endre tildeling for. Du får da frem to kolonner. I den venstre vises alle de brukere som ikke har tilgang til den ansatte, mens den høyre kolonnen viser brukere som har tilgang til den ansatte. Hvis du ønsker å endre tildelingen, markerer du rader og drar over i motsatt kolonne. Tildelingsrapport Du markerer ønsket ansatt i ansattlisten og velger knappen tildelingsrapport for å få en oversikt over hvilke brukere som har tilgang til den ansatte. Rapporten viser ansattnr. og ansattnavn samt bruker ID, brukernavn og tilgangskode for de brukerne som har tilgang til den ansatte.. Resultatet kan skrives ut ved å velge skriverikonet på menylinjalen. Brukeradministrasjon 19

24 Kopiere tildeling Ønsker du å tildele samme gruppe brukere til en ansatt som en annen ansatt har, trykker du funksjonen kopiere tildeling. Før du velger funksjonen, marker raden til den ansatte du ønsker å kopiere fra. Riktig ansatt er da fylt ut boksen kopiere fra ansatt. Du må vite hvilket ansatt nummer den nye ansatte har før du starter denne funksjonen. I kopiere til ansatt, henter du frem ansatt nummeret du skal kopiere tildelingen av brukere til. Du utfører kopieringen ved å velge OK. Du avbryter ved å velge Avbryt. Slette tildeling Du kan slette tildeling av brukere til en ansatt ved å markere ansatt i listen, og deretter trykke Slette tildeling. Du får opp spørsmålet: Vil du slette alle tildelte brukere for ansatt? og du må bekrefte med Ja for å få slettet tildelingen. Ved å velge Nei eller avbryt kommer du tilbake til oversikt over WinTid brukere. 20 Brukeradministrasjon WinTid konfigurasjon

25 Rapport over brukere m/tilhørende ansatte Fordelingen av ansatte til WinTid brukere kan skrives ut med denne rapporten. Det er ingen seleksjon og du får alle brukere listet med deres tildelte ansatte. Dette er en enkel rapport for å dokumentere tildelingen. Beskrivelse av feltene i Rapport over brukere og deres tildelte ansatte Bruker id Id på WinTid brukeren. Den id som oppgis ved oppstart av WinTid. Brukernavn Navnet på WinTid brukeren. Tilgangskode Hvilken tilgangskode brukeren har i WinTid. Ansatt nummer De ansatte brukeren har tilgang til sortert pr. ansatte nummer. Ansatt navn Kolonnen viser navnet på de ansatte brukeren har tilgang til. Totalt Viser hvor mange ansatte brukeren har tilgang til. Redigering av rapporten Du kan endre på seleksjon, sortering og søke i utskriften ved å bruke ikonene i menyen eller tilsvarende funksjoner på høyre musetast. Brukeradministrasjon 21

26 Rapport over ansatte m/tilhørende brukere Med rapporten får du ut en oversikt pr. ansatt der du ser hvilke WinTid brukere som har tilgang til den ansatte. Det er ingen seleksjon og du får listet alle ansatte sortert etter ansatt nummer. Under hver ansatt får du listet brukerne som har tilgang til vedkommende. Dette er en enkel rapport for å dokumentere tildelingen. Beskrivelse av rapporten Rapport over ansatte og brukere Ansatt nummer Rapporten sorterer på ansatt nummer som vises i denne kolonnen. Ansatt navn Kolonnen viser den ansattes navn hentet fra personaldata. Tilgangskode Hvilken tilgangskode brukerne har. Bruker id: Id på WinTid brukeren dvs. den Bruker ID som oppgis ved oppstart av WinTid. Brukernavn Navnet på WinTid brukeren Redigering av rapporten Du kan endre på seleksjon, sortering og søke i utskriften ved å bruke ikonene i menyen eller tilsvarende funksjoner på høyre musetast. 22 Brukeradministrasjon WinTid konfigurasjon

27 Rapport over brukere med tildelte avdelinger Denne rapporten lister alle brukere og hvilke(n) avdeling(er) de er tildelt. Rapporten viser en oversikt over alle avdelinger hvor en eller flere av brukerens ansatte tilhører. Før rapporten kjøres får brukeren opp rapportbestillingsbildet hvor man ved hjelp av nytt utvalg kan velge en bestemt bruker eller flere brukere som man ønsker rapport på. I eksempelet under er det valgt brukeren amh. Under vises en rapport med oversikt over valgt bruker og hvilken avdeling vedkommende er tildelt. Rapport over avdelinger tildelt til brukere En rapport som lister avdelinger med brukere som har disse tildelt. Før denne rapporten åpnes, får bruker opp rapportbestillingsvinduet hvor man velger hvilke avdelinger man ønsker rapport på. Her kan man velge alle eller nytt utvalg. I eksempelet under er det valgt alle avdelinger. Brukeradministrasjon 23

28 Under vises en rapport med oversikt over valgte avdelinger og hvilke brukere som er tildelt disse avdelingene. Flytte data mellom brukere Hvis du ønsker å slette en WinTid bruker, får du ikke lov til dette hvis vedkommende har utført registreringer. Ønsker dullikevel å fjerne brukeren, må du flytte vedkommendes registreringer/data til en annen WinTid bruker. Dette gjøres med funksjonen Flytt data mellom brukere. Deretter går du inn i menyen Bruker - Sletting av bruker på side 5 og sletter vedkommende. Normalt flytter du data fra brukeren som skal slettes til brukeren administrasjon Flytt data mellom brukere Flytt data som hører til brukeren Her finner du frem brukeren du skal slette og må flytte data vekk fra. Til brukeren Her finner du brukeren som skal arve disse data. Som standard foreslås brukeren administrasjon. Du starter flytting ved å trykke OK. Du avbryte ved å trykke avbryt eller x i høyre hjørne. 24 Brukeradministrasjon WinTid konfigurasjon

29 Reparere MSS-brukere Når du installerer WinTid opprettes brukere av WinTid databasen både i WinTid og som data logins i masterdatabasen. I forbindelse med flytting av WinTid eller databasen bygges opp fra backup, vil ikke brukere i WinTid finnes som data logins i SQL Serveren. Dette programmet oppdaterer data logins. Menyvalget vil kun komme frem for SQL Server installasjoner. Med bruker. Det betyr at alle WinTid brukere opprettes som data-logins i SQL Serveren. Uten brukere Det betyr at kun nødvendige WinTid brukere opprettes logins i SQL Serveren. Du starter oppdateringen ved å trykke knappen Start. Skriv ut skriver ut loggen som vises i skjermbildlet. Sperrede brukere Lister brukere som har sperrede login-konti. Det er her mulig å gjenåpne login for sperrede brukere. Brukere blir sperret dersom de taster feil passord for mange ganger Brukeradministrasjon 25

30 i forhold til hva som er tillatt av passordoppsettet. Brukernes login-rettigheter kan også sperres i brukerskjermbildet. 26 Brukeradministrasjon WinTid konfigurasjon

31 Vedlikehold ansatte Ferieoverføring Overføring av feriedager er en rutine som overfører ikke brukte feriedager til nytt år. Rutinen skal kjøres i begynnelsen av januar for å oppdatere feltet Rett til ferie i personaldata, slik at dette viser antall feriedager den ansatte har rett på i inneværende år. Før rutinen kjøres må akkumulert ferie pr være korrekt. Du kan også justere for kolonnen Opprinnelig ferie i personaldata ifm med ferieoverføringen. Ferieoverføringen oppdaterer feltene Rett til ferie og eventuelt opprinnelig ferie i personaldata. Den tar også hensyn til ansatte som fyller 60 år før 1.9. inneværende år slik at de får 5 ekstra feriedager. Det anbefales at du tar ut en ferierapport per som vil gi deg sjekkgrunnlag før du overfører feriedager. Programmet kan kun kjøres en gang. Det er en forutsetning at all retting av ferie på fjoråret er avsluttet og feriesaldo pr er korrekt. Beskrivelse av skjermbildet Manuell overføring av feriedager fra i fjor til i år I utvalg til ferieoverføring bestemmer man om man vil kjøre ferieoverføring pr avdeling eller for hele firmaet. Hvis man vil kjøre avdelingsvis, velger man aktuell avdeling og fører over i høyre kolonne og trykker ok. Vedlikehold ansatte 27

32 Ved åpning av vinduet skjer følgende Programmet henter frem alle ansatte og gir følgende melding: Den sjekker alle ansatte og om de har feriesaldo pr Du kan velge om du vil ha disse med eller fjerne dem fra listen du får opp. I eksempelet er de tatt med. De som ikke leses inn må du kjøre manuell ferieoverføring for. Deretter får du opp: Ansattnummer Kolonnen viser ansattnummer til den ansatte. Hentes fra personaldata. Navn Kolonnen viser navn til den ansatte med etternavn og fornavn Hentes fra personaldata. Fødselsdato Kolonnen viser den ansattes fødselsdato. Hentes fra personaldata. Hvis den ansatte blir 60 år før 1.9 i inneværende år, vil overføringen plusse på 5 ekstra feriedager på Opprinnelig ferie. Alder Kolonnen viser ansattes alder. Dette regnes ut basert på dagens dato og oppgitt fødselsdato i personaldata. Hvis det ikke er fylt ut i personaldata, er kolonnen blank. Viktig fordi den ansatte skal ha en ekstra ferieuke det året vedkommende fyller 60. Dette tar programmet hensyn til. 28 Vedlikehold ansatte WinTid konfigurasjon

33 Deltidsprosent Kolonnen viser stillingsprosent hentet fra personaldata. Dette påvirker ferieoverføringen og må endres i personaldata ved endring av stillingsprosent. Ansatt fra dato Kolonnen viser ansettelsesdato. Rett til ferie i fjor Kolonnen viser antallet fra Rett til ferie i år i personaldata. Feltet viser antall feriedager den ansatte kunne ta ut i fjor. Det er dette feltet som skal oppdateres nå, slik at det viser antall feriedager den ansatte kan ta ut i år. Brukte feriedager Kolonnen viser feriesaldoen pr dvs. antall brukte feriedager i fjor. Opptjent ferie Kolonnen viser det antall feriedager den ansatt har i henhold til alder, stillingsprosent og ansettelsestidspunkt. Feltet hentes fra personaldata og endres kun ifm endring av stillingsstørrelse, ansettelsestidspunkt og fylte 60 år. Denne kolonnen kan du skrive direkte i og angi ønsket verdi som vil oppdateres i personaldata. Overføres til i år Kolonnen viser antall feriedager som foreslås overført dvs. Rett til ferie i fjor Brukte feriedager i fjor, men begrenset av maksimumsgrensen som du setter - normalt 10 dager. Strøket feriedager Kolonnen viser antall feriedager som strykes hvis standard grense (10 dager) settes. Antall feriedager i år Kolonnen viser antall feriedager den ansatte vil få i år når du starter overføringen. Kolonnen er sum av Opptjent ferie og antall overførte feriedager. Denne verdien oppdateres i Rett til ferie i år i personaldata. Max. Over I denne kolonnen kan du overstyre antall dager som kan overføres. Det tallet du setter her er det antall dager som overføres og legges til Opptjent ferie for å gi Rett til ferie i år. Overfør alt Ønsker du at alt skal overføres krysser du av i denne sjekk-boksen. Hvis alle skal få overført alt, er det enklere å øke maksimum antall dager som kan overføres til i år. Avdeling Kolonnen viser hvilken avdeling den ansatte tilhører. Matrisen er sortert pr. avdeling. Ønskes annen sortering klikker du i kolonneoverskriften. Vedlikehold ansatte 29

34 Funksjontastene: Maksimum antall dager som kan overføres til i år Normalt er dette 10 dager, men kan endres av bruker. Endringen vil inngå i utregningen når du endrer verdien. For å utføre overføring trykker du OK. Husk overføringen kan kjøres kun 1 gang og bør gjøres i løpet av januar måned. Skriv ut Hvis du ønsker en rapport uten å kjøre oppdateringen, velger du denne. Ved oppdatering dvs. velge OK får du tilsvarende utskift som en kvittering på at overføringen er kjørt. Avbryt Abryter overføring og avslutter programmet. OK Utfører overføring og setter også status for at ferieoverføringen er utført. (wt_system_nokkel=ferie_kjort_aar=xxxx der xxxx er året du overfører fra) 30 Vedlikehold ansatte WinTid konfigurasjon

35 Av/ På godkjenning/stemplinger Under godkjenning i Vedlikehold ansatte kan du overstyre allerede godkjente resultater ved å avgodkjenne disse. Dette kan være nødvendig for at det skal kunne utføres korreksjon på resultater som allerede er blitt godkjent. Du kan også godkjenne resultater tilsvarende som i WinTid fra dette menyvalget. Hvordan finne frem resultater? 1. Finn frem ansatt(e) som du skal godkjenne/avgodkjenne resultater for. Det gjør du ved å trykke på knappen Ansatte. Du får opp bildet under og kan velge ansatte enkeltvis ved å markere med shift/ctrl-tasten sammen med venstre musetast og dra de over i høyre kolonne. Du kan også velge ansatte per firma, avdeling, frigruppe, lønnsgruppe, adgangsgruppe eller lønnsarttabell ved å gå i droppboksen øverst til venstre i skjermbildet som er vist under. Du avslutter utvalg av ansatte med å trykke OK. Du kommer tilbake til bildet over uten at det endres. 2. Velg deretter periode/datoer for godkjenning/ avgodkjenning ved å trykke knappen Datoer. Du får opp bildet under og kan default velge ønsket periode ved å markere ukenummer. Ønsker du å markere per måned, perioder, år, enkelte datoer eller ukedager (bare onsdager), velger du dette fra droppboksen øverst til venstre. Du avslutter utvalg av datoer med å trykke OK. Vedlikehold ansatte 31

36 3. Skjermbildet fylles nå med ditt utvalg av ansatte og datoer. For hver ansatt vises det alle dager oppdelt i jobber. Eks. en dag med 2 forskjellige jobber vil resultere i 3 rader: en for mønstringsresultater og to for produksjonsresultater. Det er mulig å godkjenne/avgodkjenne enkelte jobber uten at hele dagen er godkjent. Godkjente resultater er markert med. Skal du avgodkjenne, trykker du knappen for dette. Skal du godkjenne må du først markere med de resultatene du skal godkjenne. 32 Vedlikehold ansatte WinTid konfigurasjon

37 Ved å velge funksjonene til høyre i skjermen, kan du nå Godkjenne alle dagene og resultatene ved å trykke på Godkjenn. Tilsvarende Avgodkjenn. Du kan velge hvilke resultater som skal vises og hva som default skal godkjennes. Vedlikehold ansatte 33

38 Bytting av ansattnr. Bytting av ansattnummer er en omfattende jobb da alle resultater er merket med ansattnummer. Programmet må lete igjennom alle tabeller for å utføre byttet. Derfor anbefales det å tenke godt igjennom hvordan du ønsker å bruke og bygge opp ansattnummerserien. Før du begynner å legge inn ansatt i WinTid. Du kan bytte ansattnummer for en og en ansatt ved å oppgi nytt ansattnummer eller flytte lønnsnummerverdi inn som ansattnummer hvis det gjelder alle ansatte. Det siste er en meget omfattende jobb og bør unngås. Velg kilden til ansattnummer ansattnummer dvs. at du oppgir nytt ansattnummer i kolonnen til ansattnummer i vinduet under. Denne måten anbefales. lønnsnummer. Alle ansatte leses inn og viser verdier fra lønnsnummer og tilsvarende verdi i Til ansattnummer dvs. verdien i lønnsnummer feltet blir nytt ansattnummer. Du kan manuelt også her endre på ansattnummeret. Finn frem ansatt som skal få nytt ansattnummer i kolonnen fra ansatt -nummer. Skriv nytt ansattnummer i Til ansattnummer. Har du flere legger du til nye rader og gjør det samme. Bytt ansattnummer For å starte flytting til nytt ansattnummer trykker du her. Oppdateringslogg I vinduet til høyre får du en logg på bytting. Hvis det går ok skrives dette i statuskolonnen. 34 Vedlikehold ansatte WinTid konfigurasjon

39 Sletting av data Sletting av data gjøres på forskjellige måter avhengig av type data. Det er ikke enkelt å slette data fordi data er knyttet sammen og brukes ofte flere steder. Du får ikke slette data hvis verdien finnes andre steder. Eksempelvis ønsker du å slette en fraværskode, men det kan du ikke gjøre hvis den er brukt en gang et sted i WinTid. Hver gang du prøver å slette grunndata eller data i grunnregistrene, vil det bli kontrollert om kodene er brukt andre steder. Er de det vil du få beskjed og må endre/slette disse radene først. Sletting utføres også automatisk av de sykliske programmene som ligger i programkjøring. Dvs. data eldre enn en gitt dato fjernes automatisk fra tabellen. Se Programkjøring. Ønsker du manuelt å fjerne stempling/resultater for ansatte, må du bruke sletteprogrammet i WinTid konfigurasjon. Det er viktig å vite hva som skjer for de forskjellige oppsettene til sletting slik at du ikke sletter mer enn nødvendig. Under beskrives to behov for sletting. Slett ansatt Du ønsker å fjerne en ansatt fra WinTid. For å slette en ansatt må du ha lagt inn sluttet dato på vedkommende i personaldata. Vedlikehold ansatte 35

40 1. Klikk i feltet Slett ansatt(e) og alle tilhørende tidsdata. 2. De ansatte som har en sluttet dato i feltet ansatt t.o.m dato i personaldata vil vises i venstre kolonne. 3. Velg de ansatte som skal slettes og legg de over i høyre kolonne. 4. Deretter trykker du på knappen slett. 5. Det vil komme frem et spørsmål om du er sikker på at den/de valgte personer skal slettes. 6. Sletting avsluttes med en kvittering på det som er utført. Slett stemplinger 1. Klikk i feltet Slett stemplinger, resultater og andre tidsdata. 2. Velg ansatt, som du skal slette stemplinger for, i feltet Fra ansatt og i feltet Til ansatt 36 Vedlikehold ansatte WinTid konfigurasjon

41 3. Skriv inn Fra og med dato og Til og med dato. 4. Trykk knappen Slett 5. Sletting avsluttes med en kvittering på det som er utført. Vedlikehold ansatte 37

42 Reversering av stemplinger Hensikten med reversering er å kunne lese inn stemplinger fra registreringsterminalene på nytt. Dette kan være nødvendig hvis det har oppstått feil i rekkefølgen av innlesing og behandlingen av stemplingene som allerede har kommet til WinTid og er blitt lagret i inndatatabellen (første tabell hvor stemplingene blir lagret). Som eksempel på når du kan reversere er hvis alle utstemplinger mangler på gårsdagen fordi kommunikasjonen til registreringsterminalene falt ut, men den nattlige beregning har gått som normalt og laget automatisk utstemplinger. Det er en forutsetning for å kunne reversere at stemplingene finnes i inndata. For å sjekke dette bruker du Inndatarapporten. For mer informasjon se WinTid Brukerdokumentasjon Rapporter - Inndata. Du trenger ikke å stoppe innlesing, men bør være alene inne i WinTid slik at ikke andre jobber med rader du skal reversere. Data fra inndatatabellen sendes videre til andre tabeller avhengig av stemplingstype og innhold. Data kan bli sendt til: stemplingstabell tabellen for alarmer tabellen for adgang stemplinger tabellen for system-meldinger Hvis stemplingene ikke vises i inndata, må du sjekke booking.dat filen på innlesingspc en. Fra denne kan du rekonstruere stemplingene via innlesingsprogrammet. For mer informasjon se Teknisk Brukerdokumentasjon og Innlesing av stemplinger fra booking.dat. Utføre reversering Reversering er plassert i brukergruppen Vedlikehold ansatte i konfigurasjon.. 1. Velg tidsrom som må reverseres. Avgrens dette eventuelt med klokkeslett. 2. Trykk på knappen: Hent utvalgte stemplinger fra databasen. Stemplinger fra angitt tidsrom vises i nedre vindu. 3. Sjekk om du har stemplinger som er avvist i det som hentes frem. Dette ser du som St. ikke godkjent. 4. Sjekk at klokkeslettene på disse stemmer med de du leter etter. 5. Vurder om du skal avgrense reversering ved å velge kun den registreringsterminalen som falt ut. 6. Trykk: Start reversering av alle viste stemplinger. 38 Vedlikehold ansatte WinTid konfigurasjon

43 Start reversering vil utløse Du svarer Ja for å starte reverseringen. 1. tilsvarende stemplinger vil bli slettet i stemplingsbildet. 2. De nye stemplingene lest inn 3. Korrigerte stemplinger vil ikke bli rørt. 4. Dager som får lest inn stemplinger på nytt blir satt til uberegnet. Logg reversering Når reversering pågår kan du følge med og se på eventuelle feilmeldinger som gis. Loggen avsluttes med at du må huske å beregne aktuell periode på nytt. Reversering og korrigeringer Reverseringsprogrammet sletter kun stemplinger som skal leses på nytt og eventuelle automatiske utstemplinger som ble lagt inn av beregningsprogrammet p.g.a manglende utstemplinger ved beregningstidspunktet. Andre stemplinger også de som er lagt inn manuelt vil stå igjen etter reversering. Det samme gjelder korreksjoner av resultater. De vil stå igjen og vil bli tatt med ved ny beregning etter reversering. Vedlikehold ansatte 39

44 Reversering andre utvalg For å begrense antall rader som reverseres kan du definere utvalg utover tidsintervallet som du alltid må angi. Fra/til terminal. Du åpner droppboksen (klikk i det hvite feltet) og velg terminal adresse. Disse er hentet fra tabellen registreringsterminaler. _D2HLink_10483 Eget utvalg Velger du denne knappen kan du spesifisere et utvalg som for eksempel kan være et kortnummer eller en stemplingstype. Under er vist et eksempel der du ønsker alle UT stemplinger (B2) gjort i aktuelt tidsrom. Trykk Verify for å sjekke at syntaksen du har lagd er korrekt. Når du kommer tilbake til reverseringsvinduet, vises kun aktuelle stemplinger. Du starter reverseringen ved å Trykk knappen Start reversering 40 Vedlikehold ansatte WinTid konfigurasjon

45 Jobber Vedlikehold av jobber i WinTid konfigurasjon brukes til å flytte resultater mellom jobber eller slette jobber. Flytt data mellom jobber Med dette valget kan du flytte data fra en jobb til en annen. Når dette er utført slettes jobben du har flyttet alle resultatene fra. Du kan opprette en helt ny jobb og overføre resultater fra andre jobber til denne. Hvis programmet prøver å flytte et resultat på en jobb til en ny jobb som den ansatte allerede har et resultat på den dagen, vil du få beskjed om at dette ikke tillates. Alle resultater overføres, også resultatkorreksjoner utført på jobben. 1. Finn frem ønsket jobb i den øvre droppboksen. Ønsker du å finne jobben basert på verdiene per pfelt velger du å sette kryss i Prod.felter og hente frem verdiene per pfelt-nivå. 2. Finn på tilsvarende måte frem ønsket jobb som resultatene skal overføres til. 3. Trykk Flytt data. 4. Når jobben er ferdig, får du en kvittering/logg på i nederste vindu. Vedlikehold ansatte 41

46 Slette jobber En og en jobb kan slettes under Jobb informasjon i WinTid. Ønsker du å slette flere jobber samtidig kan dette gjøres i konfigurasjon. Når du åpner bildet, får du frem en liste over alle jobber. Merk ut de jobbene du ønsker å slette. Du kan sortere listen ved å klikke på kolonneoverskriften. Marker enkelt- jobber ved å holde nede Ctrl-tasten og pek på radnummeret. Ved intervall bruker du shift-tasten og klikker på første og siste jobb. Når du har markert ønsket utvalg, trykk på Slett Jobb(er) knappen. Du får opp følgende melding for å kunne angre. Når sletting er utført får du denne kvitteringslisten på skjermen. 42 Vedlikehold ansatte WinTid konfigurasjon

47 Sperrede ansatte Her listes ansatte som har sperret loggin-konto. Det er her mulig å gjenåpne loggin for sperrede ansatte. Ansatte blir sperret når de taster inn feil passord for mange ganger i forhold til hva som er tillatt i passordoppsettet. Ansattes logginn-rettigheter kan også sperres i personaldata. Ved å huke av i feltet for vis sluttede, listes også alle ansatte som har sluttet og som har sperret logginn-konto. Vedlikehold ansatte 43

48

49 Vedlikehold system Utdata og terminalbeskjeder Under menyvalget finner du funksjoner for vedlikehold av det som skal sendes til registreringsterminalene. Dette er informasjon som saldi, sommer-vintertid overgang, oppsett for registreringsterminalene og terminalbeskjed ledetekster, tekster og utsending av disse. Utdata tilsvarer inndata, men er informasjon som sendes ut til registreringsterminalene. Utsendelsen utføres av innlesingsprogrammet ved at det sjekker om det finnes noen i utdatatabellen. Finner den data, blir de sendt ut og deretter slettet fra tabellen. Ved oppstart av innlesing, blir utdata tømt etter at eventuelle stemplinger er hentet og behandlet. Saldo på terminalen: Ved beregning eller ved å kjøre menyvalget send saldo for en eller alle ansatte, legges saldi til de ansatte i utdata. Programmet lager en saldo-streng for hver terminal som den ansatte er satt opp med til å se saldoen på. Dette er styrt av den adgangsgruppen den ansatte er tilknyttet. Når utdata sendes, slettes radene i utdatatabellen. Ifm. sletteprogrammet som sletter inndata eldre enn 14 dager, slettes også alle poster i utdata. Terminalbeskjeder legges også i utdata. Hvis du lager din egen tekst, må du huske å sende teksten ut. Dette gjør du ved å lagre eller ved bruk av egen funksjon. Beskjedene sendes når UTDATA tømmes. Du kan også legge inn informasjon direkte i UTDATA f.eks. endring av klokke, tekster på terminalen etc. Den strengen som sendes er kodet og må være helt korrekt, derfor er dette noe som alltid må gjøres i samarbeid med Logica Norge HRMeller din WinTid forhandler. Utdata Utdata- og saldofunksjoner er samlet og beskrevet under. Funksjonene du kan velge er i øvre del av skjermbildet, mens selve utdataene, det som skal sendes, vises i nedre del. Normalt skal du ikke endre direkte i utdataradene, men bruke funksjonene til å lage utdatarader. Vedlikehold system 45

50 Send saldo for en ansatt Du har behov for å bruke denne funksjonen hvis den ansatte ikke får korrekte saldo på registreringsterminalen. Det kan være at du har gjort endringer og ønsker disse oppdatert på registreringsterminalene. Saldo vil alltid lages ved all beregning i WinTid. Hvis en ansatt får Tusen takk eller Stempling mottatt OK på registreringsterminalen, må du manuelt sende saldo og stemple på nytt. 1. Finn frem ønsket ansatt i droppboksen enten pr. ansattnummer eller navn. Du kan skrive enten nummer eller første bokstav i etternavnet direkte i feltet. 2. Trykk på knappen send saldi for en ansatt. 3. Det legges inn rader i Utdata nederst i skjermbildet. Det lages en utdatarad for hver registreringsterminal som skal ha saldi. Antall terminaler styres av den adgangsgruppe den ansatte er tilknyttet i personaldata. Hvilke registreringsterminaler og om de skal kunne se saldi på disse er definert under Tilordningsdata og Adgangsgruppe i WinTid. For mer informasjon henvises det til WinTid Faste data - Tilordningsdata. Online saldo betyr at den ansatte får saldi direkte fra WinTidnår saldotasten brukes. Registreringsterminalene står tilknyttet WinTiddatabasen online når innlesingsprogrammet går. Det er kun i de tilfeller hvor registreringsterminalene er offline at saldi lagret i terminalene brukes. Derfor kan det vurderes om det er nødvendig å sende store mengder saldi ut hver natt. Sende saldo for alle ansatte Lager saldo for alle ansatte og legger de i utdata for utsending. Du må ikke starte dette hvis det ikke er påkrevd da dette tar lang tid når det er mange ansatte og flere registreringsterminaler. Det lages en rad pr. terminal pr. ansatt. Send saldo tekster På registreringsterminalen defineres normalt funksjonstasten F4 til å vise saldo. Når denne trykkes får du frem en ledetekst som forteller hvilke saldo som vises. Denne ledeteksten er lagret i registreringsterminalen og kan vedlikeholdes med denne funksjonen i konfigurasjonsprogrammet. Terminalene kan kun vise fire saldoer. Hvilke saldo som vises er styrt av den lønnsgruppe den ansatte er tilknyttet i personaldata. I lønnsgruppe defineres hvilke 4 saldoer som skal vises på registreringsterminalen og på mønstringsrapporten. Det betyr at dette kan varieres pr. lønnsgruppe. På registreringsterminalen kan du ikke ha variable ledetekster avhengig av ansatt da ledetekstene ligger lagret på registreringsterminalen. Derfor må du lage gode ledetekster for de fire saldoene når du har flere lønnsgrupper som har forskjellige saldo. Skriv inn ønsket ledetekst for saldiene. Du må avpasse lengden på ledeteksten til hvilken terminal du har. Ledeteksten anbefales ikke lenger enn 15 karakterer. Den 4. saldo er satt av til å vise antall feriedager igjen og skal ha ledeteksten Ferie igjen (eller tilsvarende). Når du har skrevet inn ledeteksten, trykker du knappen Send saldo tekster. Teksten legger seg som rader i utdata, en for hver terminal som er aktiv. For utsendelse til BEDAS 9540 konverteres teksten til hex-verdier og er derfor ikke leselig i utdata. 46 Vedlikehold system WinTid konfigurasjon

51 Slette alle rader i utdata Innlesingsprogrammet tømmer utdata fortløpende når det er kommunikasjon til registreringsterminalene. Du kan slette alle radene f.eks. når du ønsker å sende ut saldo på nytt. Dette gjør du med knappen Slett alle rader i utdata. Ønsker du kun å slette enkelte rader markerer du disse med venstre musetast og bruker sletteikonet (Ctrl+d) i menyen. Du markerer flere rader med å kombinere markeringen med Shift eller Ctrl-tasten. Sende sommer/vinter dato for i år Sommer-/vintertidendringer gjøres automatisk på registreringsterminalene. Det er programmet sommer-/vintertid som setter riktig dato på registreringsterminalene for når klokken skal stilles. Programmet kjøres fra programkjøring Se Programkjøring på side 43. Normalt kjøres dette en gang pr. uke. Frem til siste søndagen i mars som er overgang fra vinter til sommertid, blir datoen for denne søndagen sendt og lagret i registreringsterminalene. Registreringsterminalene stiller natt til denne datoen klokken en time frem. Tilsvarende skjer frem til siste søndag i oktober hvor overgang fra sommer til vintertid settes. Siste søndag i oktober stilles registreringsterminalene klokken en time tilbake. Dette skjer klokken 02:00 på natten. Hvis programmet av en eller annen grunn ikke er kjørt, kan du utføre dette manuelt ved å trykke knappen Send sommer- /vinterdato for i år. Det vil bli lagt utdatarader til alle definerte registreringsterminaler. Postene kan sees i nedre del av skjermen. Strengen som sendes ser slik ut: >3E (eksemplet viser dato for setting av sommertid i 2003 dvs ). Sjekk at det lages en rad for hver registreringsterminal du har. Vedlikehold av utdata Alt som sendes fra WinTid til registreringsterminalene sendes via utdatatabellen og WinTid lager selv automatisk det meste av denne informasjonen. I tillegg kan du bruke funksjoner tilsvarende terminalbeskjeder til å lage utdata. Lage utdatastreng Du kan lage utdata direkte ved å legge til ny rad og oppgi den strengen som skal sendes til ønsket terminal. Strengen må være bygget slik at terminalen vet hva strengen betyr. Dette er dokumentert i brukermanualen til KABA Benzing. Det anbefales at dette tas i samarbeid med leverandøren. I Bcomm som er kommunikasjonsprogrammet mellom WinTidog registreringsterminalene finnes mange funksjoner for vedlikehold av terminalene. Se Teknisk Brukerdokumentasjon Terminalbeskjed Terminalbeskjeder brukes til å legge inn beskjeder som sendes ut på registreringsterminalene for å gi beskjed/informere de ansatte. Det kan defineres inntil 14 meldinger. Teksten vises kun en gang på registreringsterminalen dvs. ved første stempling etter at beskjeden er sendt ut. Terminalbeskjeder kan også defineres fra WinTid under Daglige data eller fra resepsjonsmodulen. Du kan sende bursdagsgratulasjoner som vises på den ansattes fødselsdato. Terminalbeskjeden ligger lagret på registreringsterminalene, mens hvilket terminalbeskjed nummer som er sendt ligger både på terminalen (for offline bruk) og i personaldata (for online bruk) og kan sees i resepsjonsmodulen. Å bruke Terminalbeskjeder gjøres i to trinn og det er viktig at du vet forskjell på disse. Trinn 1 er å definere meldingstekstene og få sendt tekstene ut til registreringsterminalene. Trinn 2 er å sende en beskjed til en eller flere ansatte. Vedlikehold system 47

52 Vedlikehold av Terminalbeskjeder Du kan endre på Terminaltekstene ved å skrive over. Etter endringen lagrer du. For at teksten skal vises må de sendes ut til registreringsterminalene. Dette gjør du ved å Overføre Terminalbeskjeder til registreringsterminaler på side 5. Beskjed nr 1-14 er tekstfelter for beskjeder. Tekstene over er eksempler. Du kan redigere egne tekster. Feltet er 20 karakterer langt. Du beveger deg mellom linjene med pil tastene. Du kan ikke endre terminalbeskjednumrene. Tekst nr. 15 brukes fast av WinTid og inneholder meldingen. Glemt utstempling. Denne aktiviseres automatisk av beregningsprogrammet når det ikke finnes en utstempling. En melding vises ikke for en ansatt før du har sendt ut terminalbeskjed- nummeret til ønsket ansatt. Overføre Terminalbeskjeder til registreringsterminaler Funksjonen legger alle terminalbeskjedene i utdata. Fra terminalbeskjed i WinTid under Daglige data legges tekstene automatisk i utdata ved lagring. Hvis terminalbeskjeden ikke vises på registreringsterminalen, kan årsaken være at du ikke har sendt ut tekstene. Dette er årsaken hvis du får terminalbeskjed nr. x på displayet. Bruk funksjonen til å overføre tekstene til registreringsterminalene. Sende en terminalbeskjed til en ansatt Du kan velge om du vil sende terminalbeskjed til enkelte ansatte eller alle. Du kan sende kun en beskjed om gangen pr. person eller alle ansatte. Marker med venstre musetast hvilken terminalbeskjed melding som skal sendes. Bruk deretter droppboksen til å finne ansatt. Du kan skrive ansatt- nummer eller første bokstav i etternavnet i de to feltene. Når du ha funnet den ansatte, trykker du knappen Send en terminalbeskjed til en ansatt. Du får spørsmål om dette er en bursdagshilsen Svarer du Ja, vil beskjeden vises på den ansattes bursdag styrt fra personaldata. Svarer du Nei, vises den ved neste stempling. Du får så en kvittering. I utdata finner du en rad som inneholder saldi og hvilket nummer på terminalbeskjed som skal vises. Angi ansattnummer og deretter ønsket melding 1-14 og avslutt med <enter>. Meldingens nummer og ansattnummer legges i utdata og sendes ut på terminalen. Når den ansatte stempler neste gang blir tekst nummer og tilhørende tekstmelding funnet frem og vist på registreringsterminalen. Meldingen vises kun en gang. Sende en terminalbeskjed til alle ansatte Det er samme fremgangsmåte som ved å sende til en ansatt. Du markerer ønsket tekst og trykker på knappen Sende en terminalbeskjed til alle ansatte. Systemdata I systemdata registreres informasjon som brukes av andre programmer i WinTid. Dette er parametere som styrer overføring til MPS, Online svar, Utdata, oppsett for produksjonsregistrering og prosjekt fordeling av timer, Mail, Telefon støtte. I tillegg kan åpningskode endres ved utvidelser med nye moduler eller antall ansatte. 48 Vedlikehold system WinTid konfigurasjon

53 Generell Systemdata Mappen Generell inneholder informasjon om fraværskoder det er knyttet spesielle funksjoner til. I tillegg finner du informasjon om startdag/-måned for ferieåret, startdag for uke og parameter for hvilket lønnsprogram, type fraværsstatistikk og beregningsmetode for AML-OT (Arbeidsmiljølovens overtidsrapport). Fraværskodenr. for ferie Legges inn etter at det er opprettet fraværskoder i WinTid.Brukes av programmet ved ferieberegning. Fraværskodenr. for egenmelding Brukes ifm. fraværssjekk og andre funksjoner/beregninger knyttet til håndtering av egenmeldinger. Se Fravær på side 40. Fraværskodenr. for barns sykdom Brukes ifm. fraværssjekk og andre funksjoner/beregninger knyttet til håndtering av barns sykdom. Se Fravær. Fraværskodenr. for barnepasser syk Brukes ifm. fraværssjekk og andre funksjoner/beregninger knyttet til håndtering av barnepassers sykdom. Se Fravær på side 40. Fraværskodenr. for gradert sykmeldt (redusert arbeidstid) Brukes ifm. beregning av ansatte som er gradert/delvis sykmeldt. Fraværskode for gradert sykmeldt (redusert kapasitet) Brukes ifm. beregning av ansatte som er gradert/delvis sykmeldt og skal jobbe med redusert kapasitet). Fraværet må legges inn i fraværsplan fast fravær. Bruk saldo for gradert sykmeldt Ved å sette en hake i dette feltet, vil fleksitidssaldoen bli byttet ut med saldo for gradert sykmelding i de tilfellene hvor den ansatte er gradert sykmeldt med redusert kapasitet. Fraværskode for skoft/ubegrunnet fravær Brukes ifm. beregning når ansatte skal registrere skoft/ubegrunnet fravær. For mer informasjon se WinTid Brukerdokumentasjon og skoft/ubegrunnet fravær. Vedlikehold system 49

54 Fraværskodenr. for aktiv sykmeldt Brukes ifm. beregning når ansatte er aktiv sykmeldt. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon og aktiv sykmeldt. Fraværskode for avventende sykmelding Brukes ifm beregning når ansatte er avventende sykmeldt. Velg lønnsoverføring Ved å oppgi den lønnsintegrasjonen du har, får du den automatisk opp når du skal legge ut data til lønn. Du velger lønnsutlegg fra droppboksen. Velg type fraværsstatistikk Du kan velge mellom 3 typer av fraværsstatistikker: Statens, NHO og Kommunenes sentralforbund. Det valget du setter her kommer frem under Rapporter, andre fraværsrapporter og fraværsstatistikk i WinTid rapportmeny. Det informeres om at disse fraværsstatistikkene ikke lenger er aktive fra de forskjellige instanser. Det betyr at disse ikke lenger holdes à jour av oss, men de er tilgjengelige i systemet. Start dag/måned for ferieåret Standardverdi er 01/01. Den styrer nullstilling av feriesaldo og beregning av feriedager. Start dag for uke Standard er denne satt til mandag. Alternativt kan søndag brukes. Dette styrer hvilken dag som kommer først i ukesoversikt på mønstringsrapporten og ved beregning av AML-OT for skiftansatte som jobber turnus. Opprett kopifil ved overføring av lønn og fravær Ved å sette en hake i dette feltet, vil det automatisk bli laget en kopifil av overføringen av lønn og fravær. Dette for de som benytter eksport av data. OnLine svar Online svar styrer hva som skal vises når du stempler. Avhengig av funksjonstast, kan du velge ulike varianter av svar. Online betyr at registreringsterminalen har kommunikasjon med WinTid og sender stempling inn og du får svar fra databasen med en gang. Hva slags svar du ønsker, velger du her. Ved offline er det ikke kontakt med databasen, og den ansatte får samme melding på registreringsterminalen uansett hvilken funksjonstast som brukes. Svar ved offline er enten den ansattes saldo eller teksten Stempling mottatt OK. Valget må programmeres og lastes ned på registreringsterminalen. 50 Vedlikehold system WinTid konfigurasjon

55 Stemplingstype Du velger fra droppboksen stemplingstype du ønsker online svar på. Avhengig av stemplingstype kan du velge ulike svar alternativ. Inn stempling - Stemplingstype Du kan velge mellom følgende online besvarelser: Fast tekst. Samme tekst kommer ved hver innstempling. Navn. Den ansattes navn vises i displayet. Navn og resultat. Navn og resultatet på en kategori (saldo) vises. Resultatet som vises er akkumulert utresultat fra dagen før på kategorien. Resultat. Du velger en kategori som vises ved innstempling. Resultatet som vises er akkumulert utresultat fra dagen før på kategorien. Navn med saldo. Den viser ansattes navn sammen med den første saldi fra lønnsgruppen den ansatte er tilknyttet. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon og lønnsgruppe. Saldo. Du får samme funksjonalitet som ved offline stempling. Registreringsterminalen viser 2 saldi og du kan bla deg til 2 andre. Hvilke saldi som vises, er satt opp i lønnsgruppen den ansatte er tilknyttet. Navn med saldo1. Den viser navn og saldo på den kategorien som er satt som første saldo i ansattes lønnsgruppe. Utstempling - Stemplingstype Du kan velge mellom de samme besvarelsene som for innstempling og i tillegg velge: Online beregning. Online beregning betyr: Fleksitid: At du får akk. fleksitid dvs. at dagens resultat er tatt med ved beregning av fleksisaldo. Fast tid: Du får opptjent i dag dvs. antall normaltidstimer som er jobbet i dag. Fraværsstempling Her må du definere online svar både for fravær inn og fravær ut. Du kan velge de samme besvarelser som for inn stempling og i tillegg velge: Fraværskodetekst. Dette anbefales. I fast tekst feltet skriver du for stemplingstypen fravær inn: Inn fra. For stemplingstypen fravær ut skriver du: Ut på i kolonnen for fast tekst. Når du stempler ut på fravær, vises det på displayet: Ut på fraværskode betegnelsen som er valgt. Navnet hentes fra fraværskoderegisteret der du lager fraværskoder. Du må tilpasse lengden av fraværsbetegnelsen for å få plass i displayet på registreringsterminalen. Overtidsstempling Stemplingstype Du kan velge mellom de samme besvarelsene som for innstempling og tillegg velge: Overtidskode tekst, dette anbefales. Teksten hentes fra oppsettet av overtidskoder. Saldo Stemplingstype Du kan kun velge besvarelsen saldo. Dvs. at du får vist resultater for de fire saldi som er definert i lønnsgruppen den ansatte er tilknyttet. Resultatene hentes fra utresultatet (online) for dagen før. Ledeteksten hentes fra registreringsterminalen og kan endres under Utdata og terminalbeskjeder. Bytt jobb Du kan velge mellom fast tekst eller jobbnavn. Andre valg er et av pfelt- navnene jobben er satt sammen av. Bytt kostnadssted. Du kan velge mellom fast tekst eller navn på kostnadssted. Online besvarelse Her velger du ønsket svartype for stemplingen. Dette varierer for stemplingstypene. Resultat - kategorier Hvis du ønsker resultat som online svar, finner du ønsket kategori i droppboksen. Det er akkumulert verdi som hentes fra utresultatet på siste beregnet dag. Dette brukes ofte ved innstempling. Vedlikehold system 51

56 Fast tekst første 20 tegn Hvis du velger fast tekst, kan du bruke denne kolonnen til de første 20 tegn. NB! Brukes også i forbindelse med fraværsstempling. Fast tekst neste 20 tegn Hvis du velger fast tekst, kan du bruke denne kolonnen til de første 20 tegn. NB! Brukes også i forbindelse med fraværsstempling. Utdata- Systemdata Informasjon som registreres under systemdata - utdata styrer hvor ofte og hvordan meldinger fra WinTid skal sendes til registreringsterminalene via utdata. Mellomrom for vanlig utsending av meldinger Antall minutter meldingene maksimum blir liggende før utsending Dersom antall ventede meldinger overstiger Utsending begynner umiddelbart hvis antall meldinger overstiger det antallet som er satt her. Send ut meldinger med mellomrom Meldingene i utdata sendes ut med dette intervallet. Dette for at innlesing skal få tid til å hente stemplinger. Produksjon Systemdata Informasjonen som registreres under systemdata produksjon brukes i WinTid ved oppretting av jobber. Du kan definere inntil 5 nivåer, kalt produksjonsfelt 1-5. Du angir et navn/begrep for hvert produksjonsnivå (pfelt). For eksempel skal jobben settes sammen av verdier for ordre, operasjon og maskin, definerer du tre nivåer og merker de tre første nivåene med disse begrepene. Når du åpner jobb informasjon under produksjonsmenyen i WinTid, får du frem en arkfane for hvert nivå du har valgt her. Under har vi aktivisert 3 pfelt-nivåer Ordre, Operasjon og Maskin. Når vi skal lage en jobb, vil den bestå av verdier fra hvert av nivåene. For mer informasjon se WinTidbrukerhåndbok for jobbregistrering. Normalt opprettes jobber ved at verdier leses inn fra et integrert system. Nedre del av vinduet beskriver rettigheter for oppretting av nye jobber, vedlikeholde av jobber og funksjoner for å finne frem jobber ved manuell tildeling av jobber. Kolonnene er beskrevet under bildet. 52 Vedlikehold system WinTid konfigurasjon

57 Navn på produksjonsfeltene Du kan valgfritt definere navn på alle nivåene du skal bruke til jobbregistrering. En jobb settes sammen av verdier fra de nivåene som er definert her. Lov å opprette nye jobber/pfelter I denne kolonnen definerer du hvordan jobber kan opprettes i WinTid. Deter viktig med kartlegging av behovet før en begynner å lage jobber. Jobber opprettes vanligvis i andre systemer (MPS-systemer) og leses inn i WinTidfortløpende. Alternativt brukes strekkoder som oppretter jobben når den leses. Ved begrenset mengde jobber,kan jobbene opprettes direkte i WinTid. Feltene under styrer hva du har lov til ved oppretting av jobber. Opprette nye jobber Ja betyr at du kan opprette nye jobber alle steder dette er mulig. Dette kan skje i WinTid under Jobb-informasjon eller ved manuell korreksjon inne i stemplingsbildet eller på stemplingsur ved at den ansatte stempler verdier for de enkelte pfelt-nivåene som settes sammen til en ny jobb. Nei, velges hvis jobber leses inn fra andre systemer eller opprettes ved avlesing av strekkode. Svarer du Nei får du opp feltet Lov å opprette nye jobber i jobbinformasjon. Det hindrer at ansatte registrerer verdier direkte på registreringsterminalen og dermed lager nye jobber. Du unngår også at det lages nye jobber ved at pfelter kombineres feil under vedlikehold av stemplinger. Lov å opprette nye jobber i jobbinformasjon Selv om du sperrer for at det skal være mulig å lage jobber i WinTid, trenger du noen ganger å måtte opprette enkelte jobber. Dette kan være indirekte jobber som ikke finnes i MPS-systemet (uproduktiv tid etc.) Ved å sette Ja betyr det at disse kan opprettes under menyen Jobb-informasjon inne i WinTid. Nei betyr at det ikke er mulig å opprette jobber i WinTid. Alt må importeres eller genereres ved avlesing av jobben.. Produksjonsfelt nr.1-5 Ja betyr at du kan opprette nye verdier for produksjonsfelt nr.1-5 (pfelt1-5 nivå). Det skal stå til Ja kun når det må opprettes nye jobber i WinTidog sammensetningen av jobbene endres. Nei betyr at du ikke får opprettet verdier på pfelt1-5 nivå. Dette gjelder for de produksjonsfeltene som er aktivisert. Ferdigmelding/stopping av jobber/andre I denne seksjonen definerer du rettigheter til å endre status på jobben. Hva skal være mulig av statusendringer i WinTid og hva håndteres i MPS-systemet?Dette må avklares i forkant og ønskede funksjonstaster på registreringsterminalene må programmeres til de ulike formål. Vedlikehold system 53

58 Skal det sjekkes om ansatte kan ferdigmelde Jobbene inneholder ulike status under prosessen i WinTid. Disse kan WinTid selvsette fortløpende eller ansatte/operatører kan endre dem. I andre tilfeller overføres status fra MPS-systemet ved oppdateringen mellom systemene. Ja brukes når det skal sjekkes om den ansatte kan ferdigmelde. For mer informasjon Se WinTid brukerdokumentasjon og Personaldata produksjonsdata. Hvis det står Ja i personaldata vil statusen bli satt når den ansatte bruker Avslutt eller Avslutt bytt jobb og det ikke er flere som jobber på jobben. Nei betyr at funksjonen med kontroll ikke skal brukes og den siste som avslutter jobben også ferdigmelder den. Kan man registrere på en ferdig jobb Denne parameteren styrer om det skal være mulig å bytte til en jobb som har status Ferdig. De ansatte bruker funksjonstaster for å bytte jobber på registreringsterminalene. Når alle har avsluttet jobben, settes jobben til status Ferdig. Ja betyr at du kan åpne jobben igjen. Nei betyr at dette ikke er mulig. Alternativt må dette gjøres manuelt ved å endre status på jobben under jobbinformasjon. Kan man registrere på en stoppet jobb Denne parameteren styrer om det skal være mulig bytte til en jobb med status Stoppet. Ja betyr at den ansatte kan gjenstarte denne ved å stemple seg inn på jobben igjen. Nei betyr at dette ikke er mulig. Alternativt må dette gjøres manuelt ved å endre status på jobben under jobbinformasjon. På samme måte som jobber ferdigmeldes, kan jobber stoppes. Forskjellen på å avslutte og stoppe en jobb, er at du bruker stoppet når man avslutter skiftet dvs. stempler ut, eller bruker Stopp jobbregistrering. Når du flytter ansatte fra en jobb til en annen pga. prioriteringer med å bli ferdig med jobben, bruker du Bytt Jobb. Må alle melde ferdig/stoppet for å ferdigmelde/stoppe jobben Ja betyr at det er mulig å endre statusen på en jobb til ferdig/stoppet selv om ikke alle har avsluttet jobben. Nei betyr at dette ikke er mulig. Endring av statusen på jobben gjøres under Jobb-informasjon i WinTid produksjon. Skjul ferdige jobber Ja betyr at avsluttede jobber fjernes fra droppboksen i vedlikeholdsbilder og skjermstempling. Nei betyr at de vises helt til de fjernes. Beregn kun Sum timer produksjonsresultater Denne brukes i jobbregistrering til å gi kun Sum Timer når dette ønskes i stedet for utregning av resultater på alle kategorier pr. jobb. Dette reduserer tiden pr. produksjonsberegning. NB! Denne brukes kun ved Jobbregistrering. Benytte jobb-begrensning Ønsker du å begrense hvilke jobber den ansatte kan bruke (NB! Gjelder også for prosjektfordeling av timer), styrer du dette med denne parameteren. Begrensingen vises i WinTidi de vinduer der du manuelt kan bytte/tilordne jobber. Det er i stemplingsbildet, Bytt Jobb ved skjermstempling og prosjektfordeling av timer. Se Begrensning av jobbutvalg/forslag til jobb. Default anbefales ja der det er mange jobber og det kan være vanskelig å finne riktig jobb ved manuell oppfølging. Ja betyr du ønsker å differensiere tilgangen til jobber for ansatte. Se hvordan du kan begrense tilgang til jobber i neste felt Jobb-begrensningsmetode. Nei betyr at ansatte får tilgang til alle jobber. Jobb-begrensningsmetode Hvis du velger å benytte jobb-begrensning kan du gjøre det på 2 måter: Ansatt det betyr at begrensningen må settes på hver ansatt. Dette gjøres hvis det er forskjellig tilgang til jobber for den enkelte ansatte. 54 Vedlikehold system WinTid konfigurasjon

59 Bruker velges hvis alle ansatte kan bruke en felles tildeling til jobber. Denne tildelingen gjøres da til brukeren og gjelder for alle ansatte brukeren er tildelt. Pfelt-filtrering i stemplingsbildet Brukes når det er vanskelig ved manuelle korreksjoner å finne rett jobb i droppboksene. Du må finne jobben ved å velge verdier fra ett eller flere av pfeltene. Eksempel velger du først riktig verdi på pfelt1 og får kun tilgang til aktuelle verdier i pfelt2. Ja betyr at du kan filtrere deg frem til aktuell jobb. Nei betyr at den ansatte ikke kan filtrere på jobber i stemplingsbildet. Benytte jobb søk Med Ja her, må du angi verdier i pfeltene for å finne aktuelle jobber. Parameteren styrer måten jobber er tilgjengelig i stemplingsbildet. Har du sagt ja til jobbsøk hentes det ikke jobbdata inn når du åpner stemplingsbildet. Jobbsøk virker kun fra stemplingsbildet. Ja betyr at du ønsker å bruke denne funksjonen. Nei betyr at du får tilgang til alle jobber som er tildelt denne ansatte når du åpner stemplingsbildet. Anbefalt oppsett av de 3 siste jobb-parametrene. For kunder med få jobber anbefales det: Benytte jobb-begrensning=ja Pfelt-filtrering etter ønsker Benytte jobb søk=nei For større kunder anbefales det: Benytte jobb-begrensning=ja Pfelt-filtrering = Ja Benytte jobb søk=nei For kunder med mange jobber og ingen mulighet til å begrense jobber: Benytte jobb-begrensning=nei Pfelt-filtrering = Ja Benytte jobb søk=ja Barkode utskrift Ja betyr at du får opp et utskriftsvalg i Jobbinformasjon i WinTidfor barkode på jobben. Det krevesatdet installeres egen barkode font. Nei betyr at du ikke kan skrive ut barkoder fra jobbinformasjon. Telefonstøtte - Systemdata WinTid integreres mot ulike telefonstøttesystemer som Present, DNA, Tess, Telmax etc. Integrasjonen skjer ved at informasjon sendes videre ved stempling. Dette er beskrevet i WinTid Teknisk brukerhåndbok. I de ulike telefonstøttesystemene må du definere hvilke fraværskoder som skal returnere med dato eller klokkeslett som informasjon om når den ansatte er tilbake. Den ansatte stempler 4 siffer som enten skal tolkes som en dato DDMM eller et klokkeslett TTMM. Telefonstøttesystemene har egne fraværskoder og WinTid har sine. Under oppretting av fraværskoder i WinTid, definerer du hvilke koder som høre sammen. I skjermbildet under definerer du hvilke koder som forventer returinformasjonen som klokkeslett eller dato og datoformatet. Vedlikehold system 55

60 Følgende enheter inngår i oppsettet av integrasjon til telefonstøttesystemer. 1. Lisens i WinTidsom åpner for integrasjonen. 2. Oppsettet av fraværskoder som skal tilknyttes. Gjøres i WinTidved oppretting av fraværskoder. 3. Oppsettet på hvilke koder som skal returnere dato og klokkeslett. Gjøres under Systemdata i bildet vist over. 4. Oppsett av kommunikasjonen mellom WinTidog telefonstøttesystemet. Skal signalene gå via nettverket eller TCP/IP. Dette gjøres i wttess programmet. 5. Oppsett av TESS.exe som overfører statusendringene fra WinTid Sammenhengen og oppsettet er beskrevet i WinTid Teknisk brukerhåndbok. 56 Vedlikehold system WinTid konfigurasjon

61 Åpningskode Systemdata Endring av eksisterende åpningskode Når du skal endre lisens i WinTid, får du tilsendt ny åpningskode på e-post. Gå til arkfanen Systemdata åpningskode og trykk Endre åpningskode. Skriv inn kunde navn hvis dette er endret i forhold til det som står. Marker ny åpningskode fra tilsendt mail og lim den inn feltet for åpningskode. Sjekke åpningskode og oppdatere programmoduler Trykk på knappen og åpningskoden sjekkes dvs. kundenavnet og lisens- innholdet sjekkes. I nedre del av skjermbildet er det krysset av for hva lisensen gir tilgang til. MPS Systemdata Ved integrasjon til MPS, legges det informasjon om dette i Systemdata MPS. Integrasjon med MPS-systemer kan skje begge veier og må gjennomføres i samarbeide med Syncronos. Oppsettet styrer hvordan utvekslingen av data skal skje. Bildet endrer seg hvis du slår av enkelte parametere. Vedlikehold system 57

62 Skal MPS-beregning/overføring benyttes Ja betyr at du skal sette opp en overføring. Ved ja, må du sette opp flere parametere for hvordan overføringen skal skje. Overføringen vil da enten skje on-line dvs. fortløpende for hver stempling eller batchvis dvs. en eller flere ganger i døgnet. Nei er defaultverdi og betyr at du ikke har slik overføring. Resten av oppsettet er da ikke interessant. On-line beregning og overføring av resultater på avsluttet/avbrutt jobb Ja vil si at det utføres beregning av foregående jobb som en on-line funksjon. Det betyr at ved hver Bytt jobb eller tilsvarende stempling utføres en beregning som lager et resultat som overføres til MPS-systemet. Nei betyr at utregningen skjer batchvis f.eks. styrt av programkjøring. Navn/plassering på fil til MPS Skriv inn path/sti og navn på den filen som MPS systemet skal lese inn. Husk å gi WinTid brukeren (innles) rettigheter til å opprette og skrive til denne filen på dette området! Format på data i filen Bruk droppboksen til å finne ønsket format på filen som skal til MPS- systemet. I nedre del av bildet får du hjelp til å se hva de ulike formatene gir. Hvis du ønsker å se hvilke kolonner som legges ut, går du til Eksport av data fra WinTid og velger produksjon og ønsket format i droppboksen. Som overskrift vises alle kolonnenavnene som legges ut. Send negative transaksjoner ved korreksjon Ja betyr at ved manuelle korreksjoner av stemplingene og ny beregning, vil det lages en negativ transaksjon på det gamle resultatet samt nye resultater. Dette for at det som allerede er sendt over skal få en motpost slik at det går i null. Hvor langt tilbake dette skal gjelde styres av feltet under. I tillegg kan du bruke Beregn rettede funksjonen dvs. det er kun dager der det er foretatt korreksjoner som beregnes på nytt og det genereres negative transaksjoner for. Nei betyr at det ikke sendes over en negativ transaksjon. 58 Vedlikehold system WinTid konfigurasjon

63 Overfør antall dager ved omberegning For å begrense antall dager som omberegnes må denne brukes. Hvis ikke blir det generert uforholdsmessige mange unødvendige transaksjoner ved ny beregning. Default er denne satt til 2 dager. Kan endres manuelt i stemplingsbildet ved spesielle behov. Se Beregn rettede. Antall dager settes ut fra de rutiner for oppfølging av stemplinger som bedriften skal følge. Ved omberegning av dager lenger tilbake, vil endringen kun gjelde i WinTid og ikke bli lagt ut. Overfør kun Sum Timer Ja betyr at det er kun kategorien Sum Timer som overføres. Nei betyr at alle resultater på aktiviserte kategorier overføres til MPS- systemet. Velger du Nei får du opp en ny boks Overfør Variable tillegg. Overfør Variable tillegg Ja betyr at variable tillegg overføres on-line og ved ny beregning. Nei betyr at alle andre resultater overføres unntatt variable tillegg. Innlesing av jobber fra eksterne systemer WinTidintegreres med MPS-systemene ved at det importeres jobber og jobbinformasjon fra MPS-systemet. Det er ikke laget standard import-programmer da dette må tilpasses i hvert enkelt tilfelle. På samme måte overføres data fra WinTidtilbake til MPS-systemet. Dette kan gjøres på ulike måter. Integrasjon til andre systemer WinTidjobb/produksjon er integrert med eksterne systemer. Alle integrasjonene er tilpasset i samarbeid mellom kunden, leverandøren av MPS/lønnssystemet og Syncronos. Programkjøring Utveksling av data med eksterne programmer legges inn som oppgaver i programkjøring. Her setter du opp tidspunkt og hvor ofte jobben skal utføres. Mail Systemdata Oppsettet brukes for å sikre at WinTidklienten kobler mot mailserveren. Hvis brukeren allerede er påkoblet mailserver, brukes denne tilknytningen fra WinTid. Hvis klienten ikke er koblet til mailserver, vil WinTidkoble seg til med dette brukernavnet og passord. WinTidbruker maildistribusjon fra innlesingsserver og programkjøring og fra MinTid når det skal sendes informasjon fra ledere til ansatte. Itillegg kan du sende mail fra resepsjonsmodulen. For mer informasjon se WinTidbrukerdokumentasjon og resepsjonsmodulen. Bruker Oppgi brukerid for påkobling til mailserver. Ofte egen konto for innlesingsserver eller felles resepsjons-pc. Passordet for å koble til brukeren. Passord Vedlikehold system 59

64 Mailserver Ved å legge inn IP-adresse til mailserver i dette feltet, vil det være mulig å sende e-post til ansatte fra Dashboard. I tillegg må det registreres e-postadresse til den ansatte i WinTid faste data personaldata. Prog/Term Systemdata Denne siden inneholder parametere for hvordan samspillet mellom innlesing og programkjøring skal fungere. Noen oppgaver bør ikke utføres hvis det ikke er forbindelse til registreringsterminalene. Skal programmer fra programkjøring være avhengig av at alle terminaler er aktive/meldt til reparasjon Ja betyr at programmene ikke utføres hvis en av registreringsterminalene har falt ut. Har du få terminaler anbefales det at du setter Ja her. På den måten hindrer du at beregning går om natten når UT-stemplingene ikke har kommet pga. manglende kommunikasjon til en av registreringsterminalene. Tidsintervall for sjekk av programmer i programkjøring (i min.) Her setter du hvor ofte programkjøring skal sjekke om det er program som skal startes. Standard verdi er 15 minutter. Har du lagt inn programmer i programkjøring som skal kjøres oftere, må parameteren endres. Under programkjøring velger du funksjonen kontinuerlig i kolonnen Engangs- jobb. Tidsintervall for forsøk på restart av stream som har stoppet (i min.) Hvis et stream faller ut pga. feil i nettverket, vil innlesing selv prøve å restarte kommunikasjonen etter så mange minutter som settes her. Andre Systemdata Denne arkfanen inneholder ulike parametere som ikke kunne plasseres under egne arkfaner. 60 Vedlikehold system WinTid konfigurasjon

65 Slå sammen beregning av fravær og resultater? Fraværsrapportering og fraværssjekken henter fra egne fraværstabeller. Disse oppdateres ikke ved vanlig beregning og krever at fraværsberegning kjøres etter korreksjon for at fraværsresultatene skal bli riktig. Ja betyr at fraværsberegning kjøres automatisk etter vanlig beregning enten det startes i stemplingsbildet, MinTid eller i beregningsmenyen. Dette anbefales. Nei betyr at egen fraværsberegning må kjøres manuelt fra beregningsmenyen hvis fraværsdata skal oppdateres etter korreksjoner. Nattberegning vil alltid kjøre med fraværsberegning. Kryptere visning av MinTid logg-inn? MinTid logg-inn er et felt i personaldata i WinTid. For mer informasjon se WinTid Brukerdokumentasjon og Personaldata. Ved oppstart av MinTid, skal den ansatte få tilgang til egne data. Hvordan påloggingen skal skje velger du under MinTid logginn-metode. Ja betyr at feltet i personaldata er kryptifisert dvs. du ser kun **** i feltet. Nei betyr at du kan lese hva som står i feltet. Ved problemer med pålogging, anbefales det å slå på denne for å sjekke at logginn begrepet er korrekt. Vise knapp for legg opp alle kalendere? I opplegg av kalendere i WinTidfinnes det to knapper. En for å legge opp den kalenderen du jobber med/har laget og en for å legge opp alle kalendere. Fordi det er fort gjort å trykke feil og starte opplegging av alle kalendere, er denne parameterstyrt. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon og beregningsskjemaog kalender. Ja betyr at det er tilgang til legge opp alle kalendere i Vedlikehold av kalendere i WinTid. Nei betyr at det kun er mulig å legge opp en og en kalender. Skal avrunding skje før multiplisering? Må vurderes der du ved overtidsstempling både bruker avrunding og multiplisering for å få riktig godskriving av overtidstimer. Det kan være ulik praksis om avrunding skal skje før eller etter multipliseringen. Ja betyr at avrunding skjer før multiplisering. Nei betyr at avrunding skjer etter multiplisering. Alltid vise alle ansatte i resepsjonsmodulen? En WinTid-bruker som har begrenset tilgang til ansatte kan likevel få tilgang til alle ansatte i WinTidmeddenne parameteren. Ja betyr at du får se alle ansatte selv om du har tilgang til et begrenset utvalg ansatte. Nei betyr at du kun ser de du er tildelt, også i Resepsjonsmodulen. Skal fravær fra dagen før fortsette ved automatisk inn? Det er mulig å lage beregningsskjema som gir automatisk INN- og UT- registreringer. For mer informasjon se WinTid Brukerdokumentasjon og Vedlikehold av beregningsskjema. Når en ansatt er på fravær, kan det være ulike praksis for hva som skal prioriteres. Vedlikehold system 61

66 Ja betyr at fraværet fra dagen før fortsetter dvs. prioriteres før automatisk INN. Det betyr at når fraværet opphører, må den ansatte enten stemple seg INN eller det må lages en manuell INN-stempling. Hvis det brukes fraværsplan for å legge inn fravær, vil dette fungere automatisk. Dette anbefales. Nei betyr fraværet må meldes hver dag. Skal kolonne for Tid vises i Perioderapporten? I perioderapporten kan du få inn en egen kolonne som henter ut arbeidstidens lengde og summerer denne for valgt periode. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon og Perioderapporten. Dette gir et fint grunnlag for å sammenligne resultatene med hva den ansatte skulle vært på jobb. Ja betyr at du får denne kolonnen på rapporten. Kolonnen heter Tid og legges som første kolonnen etter ansattes navn. Nei betyr at kolonnen ikke skrives ut. Sortere skjema etter navn? I droppbokser der du skal velge beregningsskjema, kan du velge å få droppboksen sortert etter navn. Dette gjelder tilgang til beregningsskjema i vedlikehold av beregningsskjema, i stemplingsbildet og i personaldata inne i WinTid. For mer informasjon se WinTid Brukerdokumentasjon og Beregningsskjema. Standard sortering er etter skjemanummer. Ja betyr at lister og droppbokser med beregningsskjema er sortert alfabetisk Nei betyr at lister og droppbokser med beregningsskjema er sortert etter kode. Sortere kalender etter navn? I droppbokser der du skal velge kalender, kan du velge å få droppboksen sortert etter navn. Dette gjelder tilgang til kalendere i vedlikehold av kalendere og i personaldata inne i WinTid. For mer informasjon se WinTid Brukerdokumentasjon og Vedlikehold kalendere. Standard sortering er etter kalendernummer. Ja betyr at lister og droppbokser med kalender er sortert alfabetisk Nei betyr at lister og droppbokser med kalender er sortert etter kode. Skal det benyttes Bytt kostnadssted i mønstring? Kostnadsstedsmodulen gir mulighet for oppsett for å fordele timer pr. kostnadssted. Se Bruk av kostnadsstedsmodulen. Du åpner for tilgang til å bruke denne muligheten med denne parameteren. NB! Den må ikke aktiviseres uten at den funksjonen tas i bruk. Default verdi er Nei Ja aktiviserer kostnadssted oppsett og bruk. Nei betyr at aktuelle funksjoner ikke er tilgjengelig i WinTid. MinTid logginn-metode Ved oppstart av MinTid kan det velges hvilken sjekk som ønskes for å få startet MinTid. Hvilken sjekk som ønskes velges her. Brukernavnet må være registrert i personaldata i feltet MinTid Logginn. Automatisk: Brukernavn Påloggingen sjekker hvilket brukernavn klienten er innlogget med på PC en. Dette må sammen falle med verdi i MinTid Logginn i personaldata for at MinTid skal starte. Automatisk: Brukernavn+domenenavn. Som over, men feltet MinTid Logginn inneholder også domenenavnet. Eksempelvis: petter@timerecorderdata.no Manuelt: Brukernavn+PIN-kode Det foretas ingen sjekk mot eier av PC-klienten. Du må taste det som står i MinTid Logginn samt PIN-kode i tillegg. PIN kode er registrert i PIN kode i personaldata. Automatisk: Bruk WTGgetUserName Når MinTid brukes via terminalserver, må dette valget velges. Klientens PC logginn må registreres i personaldata under MinTid Logginn. Datohåndtering i Vedlikehold stemplinger Parameteren styrer hvilken dato du skal få opp når du skifter ansatt i stemplingsbildet. Gårsdagen vil si at du alltid får opp gårsdagens dato når du bytter ansatt. Behold dato vil si at du beholder samme dato du hadde når du bytter til ny ansatt i stemplingsbildet. 62 Vedlikehold system WinTid konfigurasjon

67 Bytt produksjonsskjema automatisk? Parameteren styrer om du ved bytte av beregningsskjema automatisk også skal bytte dette for produksjon. Når dette er samme skjema, anbefales denne satt til Ja. Funksjonen brukes både ved korreksjon i stemplingsbildet og ved korreksjon i MinTid. Ja betyr at du automatisk bytter produksjonsskjemaet når du bytter for mønstring. Nei betyr at du må sjekke om du også må bytte beregningsskjema for produksjon når du bytter for mønstring. Vise lønnsart i bunnlinje på Mønstringsrapport Ja betyr at det vises en linje nederst i mønstringsrapporten med hvilke lønnsarter vedkommende har resultater på. Nei betyr at det ikke vises en linje med lønnsarter i mønstringsrapporten. Tillate beregning av kun endrede dager? I stemplingsbildet kan du få en egen beregningsknapp som kun beregner dager der det er gjort endringer. Hensikten er å øke hastigheten for å omberegne flere dager ved ikke å ta med dager uten endringer. Funksjonen virker slik at den kun ajourfører inn og ut resultatene på en dag der det ikke er gjort endringer. På den måten begrenses antall transaksjoner ved utlegg av jobbresultater. Følgende valg er mulig: Nei (ingen) Knappen Beregn rettede vises ikke i stemplingsbildet og funksjonen kan ikke brukes! Ja (alle) Knappen Beregn rettede vises i stemplingsbildet for alle. Kun Administrasjon. Det er kun bruker Administrasjon som har tilgang til funksjonen Beregn rettede. Antall dager før en sluttet ansatt kan slettes Her angir du antall dager det må gå før du kan slette en ansatt fra WinTid. Hvis verdien er 120, betyr det at de ansatte må ha sluttet for minst 120 dager siden før vedkommende kan slettes. Default er 400 dager hvis det ikke er angitt noe i feltet. Man kan også sette opp at sletting skal kjøres automatisk fra programkjøring. Fraværsplan tilgjengelig fra resepsjonsmodulen Ja, betyr at man har tilgang til den ansattes fraværsplan fra resepsjonsmodulen. Sykefravær tilgjengelig fra resepsjonsmodulen Ja, betyr at man har tilgang til den ansattes sykefravær fra resepsjonsmodulen. +/- grenser for avviksrapporten Avviksrapporten kan settes opp til kun å vise fleksverdier større og mindre enn de verdiene som oppgis her. Mindre enn Skriv inn grenseverdien i hundredeler. Alle verdier mindre enn denne vil tas med på avviksrapporten. Vedlikehold system 63

68 Større enn Skriv grenseverdien inn i hundredeler. Alle verdier større enn denne, vil tas med på avviksrapporten. Nytt oppmøte må sjekke med forrige Ja; Betyr at den sjekker mot den første oppmøtekoden denne dagen. Dvs at hvis det andre oppmøte er innenfor 2 t grensen fra det første, så slås disse sammen. Det blir ikke nye 2 t oppmøte. Nei; Betyr at oppmøtekoden fungerer på samme måte som tidligere. Prosjekt Systemdata Ved bruk av prosjektfordeling av timer i MinTid må parametrene for bruk av denne settes opp her. Ved Prosjektfordeling av timer, fordeles påløpte timer i etterkant. Du er ikke avhengig å vite klokkeslettene du jobbet på de ulike jobbene/prosjektene, men kun hvor mye tid som er brukt. Fordeling av timer er noe den ansatte skal gjøre selv og har tilgang til i MinTid under arkfanen prosjektfordeling. Prosjektfordeling bruker Jobbregistrerings-skjema som grunnlag for resultatet som skal fordeles. Primært fordeles kun timer (normaltid eller Sum timer), men det finnes i oppsettet ulike alternativer til fordeling. Du kan fordele timer dag for dag. Du kan fordele timer for en periode på ett eller flere prosjekter. Du kan fordele timer fortløpende mens du jobber. Den ansatte kan også registrere variable tillegg direkte på prosjektene. Tilgang til Prosjektfordeling får du ved å ha lisens på Prosjektmodulen i WinTid. For mer informasjon henvises det til WinTidBrukerhåndbok for jobbregistrering. Kan fordele mer en beregnet tid Denne gir mulighet til å fordele flere timer enn resultatet viser for en dag. Kan registrere timer på en allerede ferdig jobb Blank (anbefales) betyr at prosjekter som er avsluttet ikke kommer frem i oversikten over prosjekter som den ansatte kan fordele på. Med kryss kommer de frem og kan fortsatt fordeles på. Online fordeling av timer Gir deg mulighet til å fordele timer fortløpende. Dvs. det må ikke finnes et resultat å fordele. Kan definere jobber ved hjelp av pfelter Blank (anbefales) gjør at den ansatte må velge definerte prosjekter ved fordeling av timer. Den ansatte skal normalt ikke sette sammen prosjekter ved å velge pfelt-verdier. Med avkrysning kan den ansatte allikevel gjøre det. For at det skal gå må det i produksjon også være åpnet for at det kan opprettes jobber i WinTid. Se Produksjon Systemdata på side Vedlikehold system WinTid konfigurasjon

69 Kan velge kategorier i tillegg til normaltid Når du fordeler timer på prosjekt, kan du velge om disse timene skal være en annen kategori enn normaltimer/sum timer for eksempel overtidstimer. Kryss her gir mulighet til å velge andre kategorier å fordele timer på. Kan fordele timer over en periode Med avkryssing har den ansatte mulighet til å fordele timer for en periode. Timene kan enten fordeles fortløpende fra dag 1 i avgrenset periode eller jevnt utover dagene i perioden. Start fordelingen på Når du åpner arkfanen prosjektfordeling, kan du sette opp hvilken dag du skal få frem for å starte fordelingen. Gårsdagen eller siste ufordelte dag Ved avkryssing på Gårsdagen vil denne alltid være markert. Ved avkryssing på Siste ufordelte dag, vil denne dagen være markert når du åpner Prosjektfordeling i MinTid. Begrensning av jobbutvalg/forslag til jobb Her setter du opp hvilke prosjekter den ansatte kan fordele på og om det skal foreslås et prosjekt når du skal fordele. Ved å trykke på denne knappen, får du opp vinduet under. I nedre del Begrensning av jobb utvalget, begrenser du prosjekter den ansatte kan fordele på. Du kan gjøre dette for grupper av ansatte. I øvre del angir du forslag til prosjekter som skal komme frem når den ansatte skal fordele en dag. Dette for at den ansatte raskt skal kunne fordele sin tid. Følgende muligheter finnes: Forslag til jobber 1. Velg ansatte ved å trykke på knappen Ansatte. Du får opp standard fordelingsvindu for ansatte. Dvs. du kan velge flere ansatte, avdelinger, firma, lønnsgruppe og stillingskategori. Dra ansatte over til høyre kolonne. 2. Velg forslag til jobb i droppboksen. Her kan du velge mellom følgende funksjoner: Siste jobb: Den gir deg siste jobb du hadde dagen før. Anbefales der de ansatte jobber på samme prosjekt flere dager i strekk. Forslag til jobb: Uten utfylt forslag gir den automatisk tid på sist prosjekt fra dagen før. Utfylt med pfelter gir den tid på dette prosjektet. Ingen forslag/beregning: Gir ikke noe forslag ved fordeling og du må velge prosjekter fra droppboksen. Vedlikehold system 65

70 Oppsettet oppdateres inn i Personaldata under mappen Produksjonsdata. Se WinTid Faste data - Personaldata Produksjon. Ønsker du å fjerne oppsettet, markerer du raden og trykker slett rad. Du får da et blankt oppsett som fungerer tilsvarende Ingen forslag. Begrensning av jobb utvalget Du velger først ansatte ved å markere ansatte enten enkeltvis eller pr. avdeling, firma. Deretter velger du Begrensning i droppboksen og du velger pfelt-nivå du vil begrense på. I eksemplet under ønskes det å begrense på aktivitet og jeg velger dette. Du får opp en knapp markert med pfelt-verdi (aktiviteter), trykk denne og du får opp bildet over. Her markerer du ønskede verdier som skal være tilgjengelige for de ansatte du har markert. Dvs. det er prosjekter der denne verdien inngår i prosjektet. Trekk disse over til høyre kolonne og trykk OK. Denne informasjonen oppdaterer Personaldata under mappen fritekst i WinTid. NB! Ved endringer i begrensningen, må tildelingen gjøres på nytt. Kjernetidsregler Under denne arkfanen bestemmes om de ansatte skal sperres for stempling i kjernetiden og om inn- og ut-stemplingen skal erstattes med en fraværsstempling. For at dette skal virke, er det viktig at beregningsskjemaet inneholder kjernetid start og slutt. I feltet for fraværskode angis den fraværskoden som skal benyttes ved ugyldig fravær i kjernetiden. Skal det settes sperre for inn- og utstemplinger i kjernetiden, endres det til ja i feltet for sperre for inn- og utstemplinger i kjernetiden. Når ja er valgt og det stemples INN eller UT via terminal, MinTid eller Mintid.net innenfor kjernetiden, (angitt i beregningsskjema), vil stemplingen bli avvist og følgende melding vil vises: 66 Vedlikehold system WinTid konfigurasjon

71 På terminal: Ikke tillatt i kjernetid. Stempling avvist. I MinTid og MinTid.net: Det er ikke tillatt med INN- eller UT-stempling innenfor kjernetiden. Stemplingen er derfor avvist. Utfør en fraværsstempling i stedet! Den fraværskoden som skal benyttes ved ugyldig fravær i kjernetiden, må settes opp i fraværskoden med en hake i kolonnen for kun i kjernetiden. Dvs at de som benytter fleksitidssoner vil trolig ha 2 fraværskoder av for eksempel fraværskoden avspasering av overtid: Alternativ 1: Avspasering overtid UTEN hake i kun i kjernetiden som gir avspasering av overtid for hele fraværet. Alternativ 2: Avspasering overtid MED hake i kun i kjernetiden som gir avspasering av overtid i kjernetiden og trekk av fleks i fleksitidssonen. Terminalparametere Under terminalparametere finner du arkfaner for oppsett og vedlikehold av stemplingsstrenger, terminalinformasjon og årskalender. Årskalender - Terminalparametere Årskalender inneholder alle datoer for et år med informasjon om ukenummer, dagnummer, eventuell helligdagstype og navn (søndag, 1. påskedag etc). I WinTid under Faste data-->beregningsskjema og kalender--> helligdager legger du opp årskalenderen for å få oppdatert denne med definerte helligdager. Sletting av årskalender utføres i programkjøring og kjøres automatisk 1 gang i året. Det er kun årskalendere eldre enn det finnes stemplingsdata for som kan slettes. Ønsker du manuelt å vedlikeholde årskalenderen må du bruke dette programmet. Terminalparametere 67

72 Lage årskalender Valget oppretter alle datoer for det året du velger. Det sjekker eventuelle helligdager som er definert og markerer disse med helligdagstype. Hvis årskalenderen er opprettet tidligere, vil du få beskjed og spørsmål om du ønsker å overskrive denne. Du velger ja hvis dette er ønskelig og nei hvis du angrer. Slette årskalender Finn frem ønsket år som skal slettes i droppboksen. Hvis det finnes stemplinger eller resultater for en dato i det året du prøver å slette, vil du ikke få slettet årskalenderen. Vis alle rader fra årskalender Funksjonen henter frem alle årskalendere som er lagt opp. Kolonner i årskalender Dato Dato vises på formatet dvs. dag, måned og årstall med 4 siffer. År nr Viser årstallet med 4 siffer. Måned nummer Viser hvilken måned datoen tilhører på formatet årstall og måned. Eks dvs. januar måned i år Ukenr. Viser hvilken uke datoen tilhører på formatet årstall og uke. Eks dvs. uke 5 i år Ukedag nr. Ukedag nummer er fra 1 for mandag til 7 for søndag. Dagnr. Viser nummeret datoen er i året. 1.1 er dag 1, mens er dag 365 i alle år unntatt skuddår. Hell.type Helligdagstype dvs. markering av datoen ut ifra hvilke helligdagstyper som er brukt. Dette defineres under Faste data, Beregningsskjema/kalender og helligdager i WinTid. Navn Navn på ukedag eventuell helligdag. 68 Terminalparametere WinTid konfigurasjon

73 Stemplingsparametere Terminalparametere WinTid får data fra registreringsterminalene, skjermstempling eller fra operatører som registrerer direkte i programmet. Informasjonen som kommer fra registreringsterminalen eller skjermstempling ligger i en blokk som leses inn i inndatatabellen. Stemplingsblokken har en standard oppbygning for de forskjellige funksjonstastene. Det som varierer er tilleggsinformasjon som registreres. Dette kan være opplysning om når du kommer tilbake når du stempler ut på fravær, hvilket beregningsskjema du skal bruke når du stempler inn og jobbinformasjon ved bytt jobb. Hvor programmet finner informasjonen i stemplingsstrengen som sendes, må defineres i WinTid konfigurasjon under stemplingsparametrene. Tastene på registreringsterminalene må settes opp slik at det er samsvar mellom det antallet siffer/tegn som kommer med stemplingstypene (INN/UT/FRAVÆR etc.) Vedlikehold av stemplingsblokker Beskrivelse av stemplingsblokker Skjermbildet gir informasjon om hva som finnes på de ulike posisjonene i stemplingsblokken. Under ser du et eksempel på en innstempling (B1). Det som vises i det øvre vinduet er kun eksempler på oppsettet og de stemplingstypene som finnes. Hvordan oppsettet er i databasen får du ved å sjekke en stemplingstype i nedre vindu for eksempel B1 som INNstempling eller FE som er Bytt Adresse fra terminalen som stemplingen kommer terminal 1 osv. Sjekk stemplingsterminaler under parameterene for å se hvilke terminaler som er definert/tilkoblet. Blank StemplingsmodusBlank = på (online), (modem) dvs. stemplinger sendes kun når den blir bedt om å sende. B1 Stemplingstype. Hvilken funksjon som er stemplet f.eks inn, ut, bytt jobb etc. 1 Tidsidentifikasjon i posisjon 6. Klokkeidentitet. 0=feil med klokke, 1=klokke ok Dato for stemplingen her Klokkeslettet for stemplingen 0 Alarmidentifikasjon i posisjon 17. Erroridentitet. 0=ingen feil, 1=feil. kortnr. kortnummeret leses ut ifra oppgitt posisjon på stemplingsblokken. Dette kan variere, men består ofte av 13 siffer hvor de 5 siste er kortnummeret. Etter kortnummeret kan det komme mer informasjon avhengig av hvilken funksjonstast som er brukt. Når du stempler, får du beskjed om f.eks å taste inn fraværskode og jobbnummer. Denne informasjonen legges til stemplingsblokken. Ved å flytte skjermbildet nedover får du frem de forskjellige mulighetene. Fraværskode Ved fraværsstempling dvs., ut eller inn på fravær, utvides stemplingsblokken med 3 siffer for å få med fraværskoden. Terminalparametere 69

74 Overtidskode Ved overtidsstempling, utvides stemplingsblokken med 3 siffer for å få med overtidskoden. Beregningsskjema Ved innstempling, kan stemplingsblokken utvides med 4 siffer for å få med beregningsskjema som den ansatte skal bruke den dagen. Dette er interessant der de ansatte bytter mye skift og det er mange ulike skift som brukes. Registreringsterminalene må programmeres for å spørre om beregningsskjema/skift ved innstempling. Kalender Som et alternativ kan den ansatte oppgi kalender ved innstempling. Kalenderen finner selv skjema som skal brukes fra kalenderen styrt av hvilken dag det er. Registreringsterminalene må programmeres for å spørre om beregningsskjema/skift ved innstempling. Produksjonsfelt 1-5 Ved jobbstempling som start -, bytt og avslutt jobb må det leses av eller tastes inn en jobbkode. Hvor mange produksjonsfelter jobben består av og antall siffer/tegn som brukes på hvert produksjonsfelt må være definert på forhånd. Under Produksjon Systemdata på side 11 definerer du antall produksjonsfelt og navn på disse, mens du her angir antall siffer/tegn for hvert felt. Eksempel: Du ønsker å registrere jobber på ordre og prosjekt dvs. du trenger 2 produksjonsfelt hvor du kaller produksjonsfelt 1 for ordre og produksjonsfelt 2 for prosjekt. En ordre skal maks bestå av 6 siffer, mens prosjektene begrenses til 4 siffer. Dette fyller du ut i radene for produksjonsfelt 1 og 2 ved å fylle ut alle kolonnene. Bruk fyll med 0 hvis dette er påkrevd og høyrejustere når jobbkoden er tall. Registreringsterminalene programmeres nå til å spørre etter nødvendig informasjon f.eks ved bytt jobb. Dialogen kan være slik. 1. Trykk en tast. Du trykker tast merket bytt jobb. 2. Trekk kortet ditt. 3. Oppgi ordrenummer. Du taster inn ordre nummer eller det leses fra strekkode med penn eller skanner. 4. Oppgi prosjektnummer. Du taster inn prosjektnummer eller det leses fra strekkode med penn eller skanner. Alternativ kan strekkoden bestå av både ordre og prosjektnummer. Da vil dialogen være annerledes, men alle sifrene leses inn ved en operasjon. Stemplingsblokken er nå utvidet med 10 siffer etter kortnummeret. Når dette leses inn, må WinTid splitte opp informasjonen for å få den dit den hører hjemme. Antall produserte enheter Informasjon som brukes ifm. jobbstempling og som kan tastes inn etter bytt og avslutt jobb. Registreringsterminalene må programmeres for å spørre om dette. Antall vrak Informasjon som brukes ifm. jobbstempling og som kan tastes inn etter bytt og avslutt jobb. Registreringsterminalene må programmeres for å spørre om dette. Retur dato eller tid fra fravær Ved fraværsstempling kan opplysninger om når du er tilbake tastes inn som 4 siffer. Om disse 4 siffer viser klokkeslett eller dato styres av hva som er satt i systemdata telefonstøtte for TESS-kodene. Fraværskodene i WinTider knyttet til en av disse TESS kodene. Delnummer (tilleggsnr) Registreringsterminalen kan programmeres for å taste inn deluttak ifm. med jobben eller påløpte tillegg for ansatte. Denne informasjonen legges i egen tabell og dokumenterer hvilke deler som er tatt ut ifm. med jobben. Det kan også brukes ifm. tillegg som skal utbetales sammen med lønn og /eller faktureres på utført jobb. Delnummer henviser til en tabell med del-/tilleggs nummer (må ikke blandes med tillegg som defineres under beregningsskjema.) 70 Terminalparametere WinTid konfigurasjon

75 Delantall (tilleggs antall)} Ved uttak av deler, etterfølges spørsmålet om antall deler som er tatt ut. Oppdater Når du har satt inn riktig informasjon om det du skal lese fra stemplingsblokken, må du trykke oppdater. Nedre del av bildet fylles inn. Alle stemplingstyper lages og bygges opp basert på den informasjonen du registrerte for stemplingsblokken. Du kan nå sjekke at de ulike stemplingstypene blir korrekte. Forhåndsvisning av oppdateringer og oppdatering av database med endringer De ulike stemplingstypene oppdateres automatisk, mens andre må manuelt endres ved å legge inn rader i denne seksjonen av bildet. Stemplingstype Alle blokker fra registreringsterminalene er identifisert med en stemplingstype. Under følger en liste over de meste brukte. Se inndata for beskrivelse av alle stemplingstyper. Stemplingstyper: Mønstring B0 SALDO? B1 INN B2 UT B3 FRAVÆR B4 FRAVÆR INN B5 FRAVÆR UT B6 OVERTID Produksjon/jobb koder Funksjon Stemplingstype Antall Vrak Produksjonsfelt 1-5 Start jobb FA Nei Nei Ja Avslutt jobb FB Ja Ja Nei Gjenstart jobb FC Nei Nei Nei Avbryt jobb FD Nei Nei Nei Bytt jobb FE Valgfritt Valgfritt Ja (ny jobb) Bytt avslutt FG Ja (forrige jobb) Ja (forrige jobb) Ja (ny jobb) Fortsett FH Ja Ja Nei Start Jobb FA Benyttes for å starte jobb. Forutsetter at vedkommende ikke har noen jobb gående når det stemples. Avslutt jobb, FB Stemples når den ansatte er ferdig med jobben. Jobben blir merket avsluttet for den ansatte. Dette gjør at medgått tid på jobben kan overføres til andre systemer. Den ansatte står ikke inne på noen jobb i produksjon etter at hun stemplet Avslutt jobb. Gjenstart jobb, FC Stempling Gjenstart jobb starter å telle tid igjen på jobb vedkommende sto på sist. Avbryt jobb, FD Stempling Avbryt jobb stopper å telle tid for vedkommende på jobben hun står på. Terminalparametere 71

76 Bytt jobb, FE Stempler vedkommende fra en jobb over på en annen. Du kan angi antall produserte og antall vrakede enheter på jobben du bytter fra. Bytt avslutt, FG Samme som Bytt jobb, men markerer i tillegg jobben du går fra som avsluttet. Hvis du registrerer antall produserte og vrakede enheter, oppgir en dette. Antallet du registrerer summeres sammen med eventuelle tidligere oppgitte enheter på den avsluttede jobben. Fortsett, FH Samme funksjon som gjenstart jobb, men med angivelse av antall produserte og antall vrakede enheter på siste jobb. Antallet legges til på eventuelle tidligere meldte enheter på samme jobb. Blokk navn Kolonnen viser hva slags informasjon som leses i de forskjellige posisjonene i stemplingsblokken avhengig av stemplingstype. I eksempelet over kan du se at det er satt av plass til å lese inn skjema fra posisjon 31 og 4 siffer på B1 dvs. innstempling. Fra posisjon Oppgir hvilken posisjon informasjonen er å finne i blokken. Lengde Oppgir lengde f.eks. antall siffer for denne informasjonen. Data type Velg datatype fra droppboksen. Du kan velge mellom nummerisk, alfanummerisk, dato og tid. Fyll Betyr om du ønsker at det skal fylles ut med noe f.eks. ledende nuller hvis du verdien bruker alle sifrene. Justering Betyr om du ønsker at verdien høyre eller venstre justeres i blokken. Hvilke stemplingstyper som utvides med hvilke blokker er delvis automatisk. F. eks. vil alle jobbstemplingstyper bruke blokkinformasjonen om produksjonsfeltene automatisk. Endringer for returinformasjon ved fraværsstempling skjer ikke automatisk. Retur dato/tid Ønsker du dette gjør du følgende: 1. Gå til seksjonen for stemplingstypen B3 og still deg på første B4 rad. 2. Sett inn ny rad foran. 3. Kall stemplingstypen B3. 4. I blokknavn skriver du returdatotid 5. Fra posisjon Lengde 4 siffer 7. Datatype = numerisk 8. De to siste kolonnene trenger du ikke å fylle inn. Oppdater DB For at endringene skal virke, må databasen oppdateres med endringene. Endringene som skjer er at stemplingsblokktabellen utvides til å motta den nye informasjonen fra blokken. Dette skjer først når du trykke oppdater Db databasen. Du får spørsmålet: Vil du erstatte alle radene i st_blokker tabellen med nåværende data. Ja utfører oppdatering. Når den er ferdig, får du en kvittering på at endringen er utført. 72 Terminalparametere WinTid konfigurasjon

77 Stemple Bytt skjema og Bytt kalender Ved INNstempling, kan det settes opp at de ansatte skal angi det beregningsskjemaet de skal bruke dagen de stempler inn. Dette er nyttig når ansatte ofte bytter skift og skal lønnes direkte etter det beregningsskjemaet de skal på. Skjemaene henges opp ved registreringsterminalen og den ansatte får spørsmål på terminalen om å oppgi beregningsskjemanummer. På tilsvarende måte kan de ansatte oppgi kalender. WinTidfinner da beregningsskjema for dagen og bytter til dette i stemplingsbildet. Det øvre bildet Vedlikehold av stemplingsblokker viser alle definerte blokknavn en stempling kan inneholde. Flere av disse forekommer i alle stemplinger, eksempelvis dato. Andre blokknavn kan kun forekomme på bestemte stemplinger, eksempelvis skjema som er mulig å legge inn som ekstra felt på slutten av innstemplingen. Slike blokknavn må innsettes på rett stemplingstype i nedre del som viser nåværende oppsett i databasen. 1. Sjekk stemplingsblokken i nedre vindu: Her noterer du oppsettet for INN-stempling (B1) (INN-stempling) dvs. lengden på kortnummeret. Sjekk også om det er spesielt oppsett på fravær ( B3) og Jobbproduksjonsstemplinger (FE). 2. Trykk på Oppdater for å få mulighet til endre i nedre vinduet. Oppdatere DB-knappen blir da tilgjengelig. 3. Sett inn en ny rad etter kort på stemplingstypen B1. Hele raden må fylles ut. Blokknavnen er viktig at skrives riktig. (kalender og skjema). 4. Når det gjelder oppdatering av produksjonsfelter, så kan oppdateringen gjøres ved å sette inn riktig antall tegn osv i øvre del, deretter trykke Oppdater. Grunnen til at det bør gjøres på denne måten for produksjonsstemplinger er at det finnes forskjellige typer produksjonsstemplinger og at du da får utfylt på samtlige produksjonsstemplingstyper på en gang. For kunder som benytter produksjonsstempling er det viktig at du kontrollerer nåværende oppsett i nedre del av vinduet og fyller inn riktige verdier (antall tegn osv) i øvre del hvis du skal benytte knappen Oppdater ved en senere anledning. 5. Sjekk utfyllingen i nedre del dvs. for jobbstemplinger for eksempel FE (Bytt jobb) 6. Trykk Oppdater DB når du har satt inn ønskede utvidelser på aktuelle stemplingstyper (B1, FE etc). Stemple retur tidspunkt ved fraværsstempling Ved integrasjon til telefonstøttesystemer er det mulig å sette opp registreringsterminalen til å spørre om retur tidspunkt når du stempler fravær. Returinformasjonen er 4 siffer og angir enten dato eller klokkeslett du er tilbake. Fraværskoden bestemmer om de fire sifrene skal tolkes som dato eller klokkeslett. Se Telefonstøtte - Systemdata på side 15. Du følger oppskriften over og på B3 (fraværsstemplingstypen) setter du inn en rad etter kortnummer. Raden kaller du returdatotid, lengde 4 nummerisk. Trykk deretter Oppdater DB. Husk at registreringsterminalene også må programmeres for at du skal få opp spørsmålet om retur når du velger fraværsstempling. Terminalparametere 73

78 Stemplingsterminaler Terminalparametere Hensikten med vinduet er å få vise status på terminalene. I tillegg kan du logge ut terminaler som for eksempel sendes til reparasjon. Hvilke registreringsterminaler WinTid kommuniserer med defineres i Bcomm. Her definerer du terminalene adresse og om kommunikasjonen skjer via Lan eller RS485. Når innlesing i WinTid starter, henter den informasjon fra Bcomm om de terminalene som er definert og oppdaterer dette i vinduet som vises over. Dette brukes for å definere adgangsgrupper som de ansatte tilknyttes i personaldata. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon og personaldata adgangsgruppe. Du skal normalt ikke utføre endringer i registreringsterminaler. Funksjonen er også tilgjengelig fra innlesingsprogrammet. Terminaltype Feltbeskrivelse Kolonnen viser terminaltype. Benzing adresse Registreringsterminalen settes opp med en adresse bestående og en bokstav. Dette henger sammen med den logiske DID adresse som terminalene får. Eksempelvis det samme som DID 01 GID/DID adressen. Logisk adresse Stream nr Registreringsterminalene settes opp i stream i Bcomm. Hvilket stream terminalen tilhører vises her. Terminal til reparasjon Når en terminal sendes til reparasjon, velger du Ja her. Terminal aktiv Når det ikke oppnås kontakt med en terminal, vil den vise Nei her. Det er da viktig å få kontakt med terminalen så raskt som mulig. Følgende kan gjøres: Restarte innlesingsprogrammet, prøve å pinge terminalen, varmstarte terminalen eller kaldestarte terminalen (nytt oppsett må da lastes ned etterpå). For mer informasjon om dette henvises til Teknisk brukerhåndbok. Navn/plassering Kolonnen viser navn/eventuelt plassering terminalen har fått. Dette hentes fra tilsvarende felt i Bcomm. Dør-rele status Feltet viser status basert på om terminalen er definert som adgangsterminal. 74 Terminalparametere WinTid konfigurasjon

79 Fraværssjekk Fraværssjekken er en funksjon som varsler og informerer overskridelser av grenser vedrørende utvalgte fraværskoder. Spesielt gjelder dette sykekoder og sykt barn. Funksjonen kjøres fra eget ikon i stemplingsbildet. Oppsettet dekker både oppfølging med perioder av egenmeldinger og inkluderende arbeidsliv IA. For mer informasjon se WinTid Brukerdokumentasjon Vedlikehold stemplinger og fraværssjekk. Egenmelding Standard Dager tilbake det sjekkes etter forekomst på koden Feltet spør om hvor mange dager faværssjekken skal telle tilbake i tid for å finne forekomst på koden. Sett inn 90 dager i dette feltet. Kjører man fraværssjekken i løpet av den 90 dagers perioden og fraværssjekken finner et nytt tilfelle, vil fraværssjekken gå 12 måneder tilbake i tid og sjekke hvor mange egenmeldinger du har brukt. For å kjøre fraværssjekken, så må denne kjøres i stemplingsbildet i WinTid. Sjekkperiode for egenmelding? Periode velger du periode, brukes antall måneder i neste felt til å telle seg bakover for å finne start tidspunkt for sjekkperioden. For eksempel 12. Fra dato Velger du dato, angir du startdato i neste felt for når sjekkperioden starter. Egenmelding sjekkes tilbake (mnd). Periode i forrige felt: Fraværssjekken spør om hvor mange måneder tilbake den skal telle brukte egenmeldinger. I følge loven er det her 12 måneder. Det betyr at hvis du har egenmelding den 20. februar i år 2003, vil fraværssjekken summere alle egenmeldinger inklusiv den nye du har benyttet tilbake til 19. februar i år Dato i forrige felt. Oppgi startdato for når den skal starte sjekkperioden. Rett til antall egenmeldinger Her oppgir du enten antall perioder eller dager avhengig av hva du valgte i kolonnen foran. Avvik per ansatte kan registreres direkte på den ansatt i personaldata under arkfanen Fraværssjekk. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon Personaldata og fraværssjekk. Når du melder den fjerde egenmeldingen på en ansatt i stemplingsbildet, vises en informasjonsboks som sier nå benytter den ansatte sin siste egenmelding, og du kan informere den ansatte. Max antall dager i en egenmelding I dette feltet skal det stå 3 dager hvis det brukes 4 egenmeldingsperioder med inntil 3 dagers lengde. Har bedriften godkjent bruk av enkelt dager settes maks det antall sammenhengende enkelt dager som kan tas før den ansatte må ha sykemelding. Terminalparametere 75

80 Ansattperiode før rett til egenmelding(i mnd.) Loven sier at du skal være ansatt i 2 måneder før du har rett til egenmelding. Hvis det samme gjelder hos dere, setter du 2 måneder i dette feltet. Igjen har du lov til å være snillere enn lovverket slik at det er lov å la være å fylle ut feltet. Da kan arbeidstaker benytte egenmelding rett etter ansettelsen. Rett til 3 dager i egenmeldingsperioden på 16 dager I følge loven kan arbeidstaker benytte inntil 3 dager egenmelding i løpet av en 16 dagers periode. Fraværet kan være samlet eller enkeltvis. Hvis en ansatt benytter 3 påfølgende egenmeldingsdager, må han vente 16 dager før han har rett på ny egenmelding. Det samme gjelder hvis han tar dagene enkeltvis. Eks. har arbeidstaker rett til å være fraværende mandag, jobbe tirsdag, være fraværende onsdag, jobbe torsdag og være fraværende fredag. Dette er lov, men fører til at den ansatte har benyttet 3 av sine 4 egenmeldinger. Nå må han vente 16 dager før han har rett på ny egenmelding. Tell med tidligere egenmeldinger etter at avstengningsperioden er over Når fire egenmeldinger er benyttet, kan arbeidsgiver nekte arbeidstaker rett til bruk av egenmelding inntil 6 måneder regnet fra dagen arbeidstaker fikk beskjed. Datoen for når arbeidstaker igjen har rett til egenmelding legger du inn i den ansattes persondata. Der finner du egen arkfane som heter fraværssjekk og egen rubrikk - sperret for egenmelding til og med dato. Hvis arbeidstaker igjen benytter egenmelding etter at sperreperioden er over, skal egenmeldinger som fortsatt ligger innenfor rammen av de siste 12 månedene telles med. Utgjør summen av egenmeldingene 4, kan arbeidsgiver i tråd med loven nekte arbeidstaker rett til egenmelding i en ny 6 måneders periode. Ønsker du varsling i stemplingsbildet ved bruk av siste tillatte egenmelding? Huk av i feltet hvis du ønsker å få beskjed i stemplingsbildet når du legger inn den siste egenmeldingen den ansatte har rett til. Dette for at du skal informere den ansatte. Ønsker du varsling i stemplingsbildet ved bruk av nest siste tillatte egenmelding Huk av i feltet hvis du ønsker å få beskjed i stemplingsbildet, når du legger inn den nest siste egenmeldingen den ansatte har rett til. Dette for at du skal informere den ansatte. Bedrifter som har inngått en slik informasjonsavtale med de ansatte, skal markere dette feltet. Ønsker du varsling i stemplingsbildet ved overskredet antall egenmeldinger innenfor en arbeidsgiverperiode Huk av i feltet hvis du ønsker denne varslingen. Dvs at det kommer opp en beskjed hvis du forsøker å registrere en egenmelding på en ansatt som ikke har arbeidet 16 dager, (arbeidsgiverperioden), siden siste egenmelding på 3 dager. Du må arbeide i.dager før du har rett på ny egenmelding hvis du har vært på en sykmelding som har vart lenger enn arbeidsgiverperioden Hvis du har vært sykmeldt i arbeidsgiverperioden (>16 dager sykemeldt), skal du jobbe 16 dager før du har rett på ny egenmelding. 76 Terminalparametere WinTid konfigurasjon

81 Du trenger kun arbeide i dag(er) før du rett på ny egenmelding hvis du har vært på en sykmelding som har vart kortere enn arbeidsgiverperioden I dette feltet skal det stå 1 dag iht loven. Fraværskoder for Egenmelding Her legger man inn fraværskode for Egenmelding. Egenmelding IA Dager tilbake det sjekkes etter forekomst på koden Feltet spør om hvor mange dager faværssjekken skal telle tilbake i tid for å finne forekomst på koden. Sett inn 90 dager i dette feltet. Kjører man fraværssjekken i løpet av den 90 dagers perioden og fraværssjekken finner et nytt tilfelle, vil fraværssjekken gå 12 måneder tilbake i tid og sjekke hvor mange egenmeldinger du har brukt. For å kjøre fraværssjekken, så må denne kjøres i stemplingsbildet i WinTid. Sjekkperiode for egenmelding? Periode velger du periode, brukes antall måneder i neste felt til å telle seg bakover for å finne start tidspunkt for sjekkperioden. For eksempel 12. Fra dato Velger du dato, angir du startdato i neste felt for når sjekkperioden starter. Egenmelding sjekkes tilbake (mnd). Periode i forrige felt: Fraværssjekken spør om hvor mange måneder tilbake den skal telle brukte egenmeldinger. I følge loven er det her 12 måneder. Det betyr at hvis du har egenmelding den 20. februar i år 2003, vil fraværssjekken summere alle egenmeldinger inklusiv den nye du har benyttet tilbake til 19. februar i år Dato i forrige felt. Oppgi startdato for når den skal starte sjekkperioden. Rett til antall egenmeldinger Her oppgir du enten antall perioder eller dager avhengig av hva du valgte i kolonnen foran. Avvik per ansatte kan registreres direkte på den ansatte i personaldata under arkfanen Fraværssjekk. For mer informasjon se WinTid Brukerdokumentasjon Personaldata og fraværssjekk. Når du melder den tjuefjerde egenmeldingen på en ansatt i stemplingsbildet, vises en informasjonsboks som sier nå benytter den ansatte sin siste egenmelding, og du kan informere den ansatte. Terminalparametere 77

82 Max antall sammenhengende dager I dette feltet skal det per i dag stå 8 dager. Ansattperiode før rett til egenmelding(i mnd) Loven sier at du skal være ansatt i 2 måneder før du har rett til egenmelding. Hvis det samme gjelder hos dere setter du 2 måneder i dette feltet. Igjen har du lov til å være snillere enn lovverket slik at det er lov å la være å fylle ut feltet. Da kan arbeidstaker benytte egenmelding rett etter ansettelsen. Rett til 8 dager i egenmeldingsperioden på 16 dager I følge loven kan arbeidstaker benytte inntil 8 dager egenmelding i løpet av en 16 dagers periode. Fraværet kan være samlet eller enkeltvis. Hvis en ansatt benytter 8 påfølgende egenmeldingsdager, må han vente 16 dager før han har rett på ny egenmelding. Det samme gjelder hvis han tar dagene enkeltvis. Tell med tidligere egenmeldinger etter at avstengningsperioden er over Når tjuefire egenmeldinger er benyttet, kan arbeidsgiver nekte arbeidstaker rett til bruk av egenmelding inntil 6 måneder regnet fra dagen arbeidstaker fikk beskjed. Datoen for når arbeidstaker igjen har rett til egenmelding legger du inn i den ansattes persondata. Der finner du egen arkfane som heter fraværssjekk og egen rubrikk som spør sperret for egenmelding til og med dato. Hvis arbeidstaker igjen benytter egenmelding etter at sperreperioden er over, skal egenmeldinger som fortsatt ligger innenfor rammen av de siste 12 månedene telles med. Utgjør summene av egenmeldingene 24, kan arbeidsgiver i tråd med loven nekte arbeidstaker rett til egenmelding i en ny 6 måneders periode. Ønsker du varsling i stemplingsbildet ved bruk av siste tillatte egenmelding? Klikk i feltet hvis du ønsker å få beskjed i stemplingsbildet når du legger inn den siste egenmeldingen den ansatte har rett til. Dette for at du skal informere den ansatte. Ikke klikk i feltet hvis du ikke ønsker denne varslingen. Du må da kjøre fraværssjekken i stemplingsbildet for å få status. Ønsker du varsling i stemplingsbildet ved bruk av nest siste tillatte egenmelding Fraværssjekken spør om du ønsker å motta melding i stemplingsbildet som sier at nå benyttes nest siste egenmelding, informer den ansatte om at han kun har en egenmelding igjen. Bedrifter som har inngått en slik informasjonsavtale med de ansatte, skal markere dette feltet. Ønsker du varsling i stemplingsbildet ved overskredet antall egenmeldinger innenfor en arbeidsgiverperiode Huk av i feltet hvis du ønsker denne varslingen. Dvs at det kommer opp en beskjed hvis du forsøker å registrere en egenmelding på en ansatt som ikke har arbeidet 16 dager, (arbeidsgiverperioden), siden siste egenmelding på 8 dager. 78 Terminalparametere WinTid konfigurasjon

83 Du må arbeide i.dager før du har rett på ny egenmelding hvis du har vært på en sykmelding som har vart lenger enn arbeidsgiverperioden Hvis du har vært sykmeldt i arbeidsgiverperioden (>16 dager sykemeldt), skal du jobbe 16 dager før du har rett på ny egenmelding. Du trenger kun arbeide i dag(er) før du rett på ny egenmelding hvis du har vært på en sykmelding som har vart kortere enn arbeidsgiverperioden I dette feltet skal det stå 1 dag iht loven. Fraværskode for Egenmelding Her legger man inn fraværskode for Egenmelding. Sykt barn/ barnepasser Fraværskode for sykt barn Legg inn fraværskoden du benytter for sykt barn. Fraværskode for syk barnepasser Legg inn fraværskoden du benytter for syk barnepasser. Benyttede sykt barn/barnepasser telles fra og med Loven sier at benyttede sykt barn/barnepasser dager skal telles fra og med januar hvert år. Sett in XXXX i dette feltet. Fravær på sykt barn/barnepasser telles i Dager. Loven sier at sykt barn/barnepasser skal telles i dager. Enkelte ønsker å telle i timer og kan velge dette. Rett til antall dager med sykt barn/barnepasser I dette feltet skal du legge inn standardverdien for retten til sykt barn/barnepasser i dager for gifte eller samboende foreldre med 1 eller 2 felles barn. Dette utgjør 10 dager eller 75 timer hvis man setter valget for å telle i timer. Rettigheten til sykt barn dager gjelder til og med det året barnet fyller 12 år. Utvidet rett til dager for sykt barn/barnepasser legger du inn i personaldata under arkfanen fraværssjekk, og feltet maks antall sykt barn dager. Terminalparametere 79

84 Har du flere enn 2 barn og alle er under 12, år økes denne rettigheten til 15 dager/112,5 timer. Hvis du er enslig forsørger, dobles rettigheten til sykt barn/barnepasser til henholdsvis 20 dager/150 timer for 1 eller 2 barn og 30 dager/225 timer for 3 barn eller flere.(under 12 år) Du regnes fortsatt som enslig forsørger selv om du blir samboer eller gifter deg. Du beholder rettigheten til antall sykt barn/barnepasser dager som før. Du mister først rettighetene når du får felles barn med ny ektefelle eller samboer. Dette omfatter også barn som ikke er felles. Hvis du har kronisk syke barn, har hver forelder rett til 20 sykt barn/barnepasser dager/150 timer. Og enslige forsørgere har rett til 40 dager/300 timer. Dette gjelder uavhengig hvilket barn som er sykt (det kronisk syke, eller det vanligvis friske barnet (hvis du har flere barn). Ansattperiode før du har rett til sykt barn/barnepasser (i uker) I følge loven må du være ansatt i 4 uker før du har rett til sykt barn/barnepasser dager. Antall uker med arbeid etter permisjon før du har rett til sykt barn/barnepasse (i uker) når permisjonen har vart i mer enn dager I følge loven må du arbeide i minst 4 uker etter at du har vært på permisjon som har vart mer enn 16 dager, før du har rett til sykt barn/barnepasser dager. Fraværskoder for permisjoner Her velger du de permisjonskodene som skal gjelde for sjekk om du kan ha sykt barn fravær etter permisjon. Sykmelding Fraværskode for sykemelding Legg inn fraværskoden du benytter for sykemelding. Fraværskode for aktiv sykmeldt Legg inn fraværskoden du benytter for aktiv sykemeldt. Fraværskode for gradert sykmeldt(redusert arbeidstid) Legg inn fraværskoden du benytter for gradert sykmeldt. Fraværskode for gradert sykmeldt(redusert kapasitet) Legg inn fraværskoden du benytter for gradert sykmeldt hvor den sykmeldte skal arbeide med redusert kapasitet 80 Terminalparametere WinTid konfigurasjon

85 Fraværskode for avventende sykmelding Legg inn fraværskoden du benytter for avventende sykmelding. Minimum ansatt dager før sykemelding Her angis minimum antall dager den ansatte må ha vært ansatt før det er tillatt med sykemelding. Standard er 28 dager. Arbeidsgiverperiode for sykemelding Standard er 16 dager. Signal om aktivisering av refusjon av sykepenger. Denne meldingen får du opp i fraværsjekken hvis det har gått 16 dager eller mer med sykemelding. Skift av fraværskoder i sykemeldingsperioden Under denne funksjonen, så kan det legges inn ekstra sykemeldingskoder For å benytte bytte av sykekoder. Dette for å følge med i stemplingsbildet for den sykmeldte hvor lang tid vedkommende har vært syk. NB! Ved bytte av sykekoder, er det viktig at alt sykefravær blir lagt inn under arkfanen sykmeldinger i stemplingsbildet. Etter arbeidsgiverperiodens slutt, skift til fraværskode: Etter at de 16 dagene har gått, så har man krav til å søke refusjon av sykepenger og vi ønsker at den ansatte benytter en ny sykemeldingskode. Sjekkpunkt 2 etter 28 sykedager og Skift til fraværskode: Standard 28 dager (som er 4 uker). Signal om at legen skal vurdere om den ansatte kan settes til annet forenklet arbeid i bedriften. Etter at disse 28 dagene har gått, så ønsker vi igjen å benytte en annen sykemeldingskode. Sjekkpunkt 3 etter 56 sykedager og Skift til fraværskode: Standard 56 dager (som er 8 uker). Arbeidsgiver plikter å innkalle og vurdere videre tiltak for å få den ansatte tilbake i arbeid. Etter at disse 56 dagene har gått, så ønsker vi igjen å benytte en annen sykemeldingskode. Sjekkpunkt 4 etter 64 sykedager og Skift til fraværskode: Standard 64 dager (48 + arbeidsgiverperioden). Grunnlaget for feriepenger opphører. Etter at disse 64 dagene har gått, så ønsker vi igjen å benytte en annen sykemeldingskode. Sjekkpunkter for fraværssjekk I henhold til AML 4-6 er det krav om oppfølgingsplan i bedrifter. Denne bestemmelsen pålegger bedrifter å treffe tiltak som gjør det mulig for arbeidstakere som er blitt hemmet i sitt yrke som følge av sykdom, ulykke eller slitasje å fortsette i sitt arbeid eller eventuelt skaffe vedkommende annet arbeid. Plikten til å tilrettelegge forholdene gjelder selv om yrkeshemningen ikke har sammenheng med arbeidsforholdet. Arbeidet med oppfølgingsplan skal senest påbegynnes når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i seks uker. I WinTid setter man inn de sjekkpunktene bedriften selv måtte ønske. Ved å kjøre fraværssjekk fra WinTid, vil man få opp varsel i henhold til hvor lenge de ansatte har vært sykmeldt. Når man har foretatt de aktuelle sjekkpunktene, haker man av i ruten for behandlet. Terminalparametere 81

86 Hvis man i senere tid ønsker å se hvilke av de sykmeldte som er behandlet, kan man høyreklikke i fraværssjekk etter å ha hentet den opp. Her kan man velge å se behandlede eller ubehandlede sykefravær. Endre fraværskoder Under funksjonen Endre fraværskoder kan du bytte fraværskodenummer på fraværskoder som er i bruk i WinTid. 82 Terminalparametere WinTid konfigurasjon

87 Du oppgir gammel fraværskode og deretter ny fraværskode. Programmet endrer da koden for fraværet i fraværskodetabellen, kategorier og slik at alle resultater knyttes til den nye koden over alt i WinTid. Den nye fraværskoden opprettes ved å kjøre denne funksjonen. Du må manuelt endre fraværskoden i systemoppsettet i konfigurasjon. (Vedlikehold -Systemdata -Generell) hvis det er en av disse kodene du endrer nummer på. Les fra fil - Endre fraværskode Hvis du har mange fraværskoder som du ønsker å bytte, legger du disse inn i en fil som ser slik ut: 30;230 40;240 Dvs: Gammel kode; Ny kode Bruk funksjonen Finn fil og hent inn denne i nedre vindu. Trykk deretter på Oppdater. Programkjøring Programkjøring i WinTid er et oppsett av programmer som kjøres med automatisk oppstart for å utføre ajourføring og vedlikehold. Dette kan være beregning av resultater og fravær og sletting av data. Ved installasjon er det lagt inn et sett med programmer alle skal bruke. I tillegg kan det legges inn programmer tilpasset f.eks integrasjon til MPS systemer eller tilsvarende som skal kjøres på bestemte tidspunkt. Det kan være aktuelt å endre på tidspunkt for start av programmer og legge inn flere beregninger i løpet av et døgn der det jobbes nattskift. Det er WinTid programkjøring på innlesingsserveren som starter programmene som er registrert under programkjøring i konfigurasjonsmodulen. Programkjøring 83

88 Sykliske programmer Generelt Bildet er stort og delt i to. De siste kolonnene forklares etter neste bilde. Nummer Hver oppgave (rad) nummereres og du må oppgi nummer ved innlegging av en ny oppgave som syklisk skal utføres. Programnavn I droppboksen finner du frem blant de programmer som kan kjøres under programkjøring. Disse er beskrevet etter kolonnebeskrivelsen. PC-navn Kolonnen viser hvilken maskin som kjører programkjøring normalt navnet på innlesingsserver. På den måten kan du distribuere oppgavene og fordele resursbruken. En vanlig årsak hvis ikke WinTid programkjøring virker, er at det står feil PC-navn. Dette skjer f.eks. hvis PC byttes og får annet navn. Slett da innholdet i kolonnen og start opp WinTid programkjøring på nytt. Feltet fylles automatisk med nytt PC-navn. Engangsjobb En gang - det krysses av her hvis programmet kun skal kjøres en gang. Programmet slettes etter at det er kjørt. Kontinuerlig betyr at hver gang det sjekkes for om det skal kjøres programmer fra programkjøring utføres dette programmet. Hvor ofte det skal sjekkes/kjøres setter du i Prog/Term Systemdata på side 20 Dato Oppgi dato for utføring av programmet. Brukes når programmet kun skal kjøres en gang pr. år slik som årsrutinene. Etter utføring oppdateres dato et år frem i tid. Klokkeslett Klokkeslettet for start av programmet. Det er viktig at programmer kjøres i riktig rekkefølge for å unngå feil f.eks. ved sletting. Dag 1-31 Hvis et program skal kjøres en gang i måneden, oppgis fast dag i måneden her. 84 Programkjøring WinTid konfigurasjon

89 Mandag søndag Det krysses av for hvilken ukedag programmet skal kjøres hvis du ikke bruker en dato eller fast dag i måneden. Du kan kombinere med f.eks at en jobb kjøres fast den 10. i hver måned og hver mandag og onsdag. Type WinTid betyr at det er program fra WinTid som skal utføres. Eksternt betyr at det startes eksternt program f.eks. backup av WinTid med SQL Anywhere database. År Kolonnen viser hvilket år som skal opprettes eventuelt slettes avhengig av program som utføres. Dette styrer årsrutinene til å legge opp årskalender, kalendere og helligdager, slette gamle årskalendere, helligdager, kalendere og perioder. Ønsker du å ta vare på f.eks. kalendere lenger tilbake i tid enn det som er foreslått, kan årstallet endres. Etter kjøring økes årstallet automatisk med 1. Fra dato Programmet utføres fra oppgitt dato. F.eks fraværsberegning som alltid beregnes 2 år tilbake i tiden. Til dato Programmet utføres til oppgitt dato. Fra ansatt Programmet utføres fra oppgitt ansattnummer. F.eks. sletting av tidsdata for en ansatt som du ikke ønsker å slette manuelt, men la programkjøringen utføre det. Til ansatt Programmet utføres til oppgitt ansattnummer. Diverse Kolonnen inneholder antall dager data tas vare på. Dvs. data i f.eks stemplingsbildet slettes etter 400 dager. Programkjøring 85

90 Diverse 2 Brukes av backup-programmet til SQL Anywhere databasen hvor du angir hvor databasen wintid.db finnes på disken. Det er kun backup for SQL Anywhere som kan bruke denne informasjonen. For mer informasjon om backuprutiner henvises det til Teknisk Brukerhåndbok. Diverse 3 Brukes av backup programmet til SQL Anywhere databasen får å angi hvor den skal legge backup av databasen wintid.db. Det anbefales at dette legges på serverdisk og tas med på egen backup til annet medium. Sist kjørt Ved start av sykliske programmer oppdateres datoen når programmet er startet. Ønsker du å kjøre noe om igjen, setter du datoen en dag tilbake og starter WinTid programkjøring på nytt. Beskrivelse av programmene. Beregningsprogram programkjøring Kjøres normalt en gang i døgnet etter at døgnutvidelsen i beregningsskjemaene er over. Standard settes dette til klokken Hvis en ansatt stempler ut etter døgnutvidelsen, vil ikke utstempling bli tatt hensyn til og beregningsprogrammet lager automatisk en utstempling enten på samme klokkeslett som siste stempling eller det tidspunkt som er definerte som automatisk utstemplingstidspunkt i beregningsskjemaet. Ved nattskift anbefales det å legge opp en egen beregning 2-3 timer etter at skiftet er over. Beregningsprogrammet vil beregne alle ansatte fra siste ikke beregnet dato. Fraværsberegning i programkjøring Beregner fraværsresultater. Den beregner fravær for de siste 2 årene automatisk for alle ansatte. Etter fraværsberegning beregnes automatisk ferieresultatet dvs. feltet rest ferie som vises på registreringsterminalene på saldotasten. Saldo til terminaler i programkjøring Når nye resultater er laget, kjøres saldo generering dvs. saldo lages og legges i utdata som sendes til alle registreringsterminaler som den ansatte kan se saldo på. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon Personaldata og adgangsgruppe. Opplegg av årskalender i programkjøring Kjøres automatisk en gang pr. år i forbindelse med klargjøring av neste år. Dette må gjøres før kalendere kopieres til nytt år. Hvilket år som skal legges opp vises i egen kolonne. Kolonnen oppdateres ved at årstall økes med 1. Kan kjøres manuelt i konfigurasjon under Terminalparametere på side 30 og Årskalender - Terminalparametere på side 30. Opplegg av helligdager programkjøring Kjøres automatisk en gang pr. år i forbindelse med klargjøring av neste år. Dette må gjøres før kalendere kopieres til nytt år. Hvilket år som skal legges opp vises i egen kolonne. Kolonnen oppdateres ved at årstall økes med 1. Kan kjøres manuelt i WinTid. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon -opplegg helligdager. Opplegg av kalender i programkjøring Kjøres automatisk en gang pr. år i forbindelse med klargjøring av neste år. Hvilket år som skal legges opp vises i egen kolonne. Kolonnen oppdateres ved at årstall økes med 1. Kan kjøres manuelt i WinTid under punktet Vedlikehold av kalendere. Det er kun kalendere som ikke allerede er lagt opp for kommende år og som er merket med kan legges opp automatisk. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon Kalendere. Sletting av kalender i programkjøring Kjøres automatisk en gang pr. år i forbindelse med klargjøring av neste år. Hvilket år som skal slettes vises i egen kolonne. Kolonnen oppdateres ved at årstall økes med 1. Kan kjøres manuelt i WinTid under punktet Vedlikehold av kalendere. Det anbefales å ta vare på kalendere i inntil 2 år. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon Kalendere. 86 Programkjøring WinTid konfigurasjon

91 Sletting av helligdager i programkjøring Kjøres automatisk en gang pr. år i forbindelse med klargjøring av neste år. Hvilket år som skal slettes vises i egen kolonne. Kolonnen oppdateres ved at årstall økes med 1. Kalendere må slettes før helligdager slettes. Sletting av årskalender i programkjøring Kjøres automatisk en gang pr. år i forbindelse med klargjøring av neste år. Hvilket år som skal slettes vises i egen kolonne. Kolonnen oppdateres ved at årstall økes med 1. Må kjøres etter sletting av kalender og helligdager. Sletting av perioder i programkjøring Kjøres automatisk en gang pr. år i forbindelse med klargjøring av neste år. Hvilke perioder som skal slettes vises i egen kolonne ved at du angir til og fra dato. Sletteprogrammet finner selv hvilke perioder som ligger i intervallet. Kan kjøres manuelt i WinTid under punktet Vedlikehold av perioder. Det anbefales å ta vare på perioder i inntil 2 år. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon opplegg av perioder. Sletting av logg i programkjøring Alle hendelser som utføres ifm. innlesing og programkjøring logges. Denne loggen kan skrives ut i WinTid under Daglige rapporter og loggliste. Kolonnen behold dager viser antall dager med logg. Standard verdi er 30 dager. Alt eldre enn dette slettes. Programmet anbefales kjørt 1 gang i uken. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon Rapporter og Loggliste. Sletting av alarmer i programkjøring Sletter poster fra alarm-tabellen. Brukes ifm. adgang i WinTid. Kolonnen behold dager viser antall dager med alarmer. Standard verdi er 30 dager. Alt eldre enn dette slettes. Programmet anbefales kjørt 1 gang i uken. Sletting av systemmeldinger i programkjøring Sletter poster fra systemmeldings-tabellen. Kolonnen behold dager viser antall dager med systemmeldinger. Standard verdi er 30 dager. Alt eldre enn dette slettes. Programmet anbefales kjørt 1 gang i uken. Sletting av inndata i programkjøring Alle stemplinger kommer først til inndata ved innlesing. Oversikt over inndata, kan skrives ut i WinTid under Daglige rapporter og inndata rapport. Kolonnen behold dager viser antall dager med inndata. Standard verdi er 30 dager. Alt eldre enn dette slettes. Programmet anbefales kjørt 1 gang i uken. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon Rapporter og inndata. Sletting av tidsdata i programkjøring Tidsdata er stemplingsresultater dvs. daglige resultater som du kan se i stemplingsbildet i WinTid. Kolonnen behold dager viser antall dager med resultater. Standard verdi er 400 dager. Alt eldre enn dette slettes. Programmet anbefales kjørt 1 gang i uken. Sommer-/vintertid i programkjøring Programmet lager informasjon til registreringsterminalene som styrer når klokken skal settes en time fram eller tilbake. Programmet kjøres også automatisk ved saldoutsendelse. I tillegg anbefales det kjørt f.eks den 1. i hver måned. Backup i programkjøring Backupkjøring for SQL Anywhere database kan legges opp i programkjøring. Under kolonnen Database-katalog angir du hvor database filen wintid.db finnes. I kolonnen Backup-katalog angir du hvor den skal kopieres til. Vedlikehold av komm. Filer i programkjøring Programmet sletter loggfiler som opprettes av BCOMM. Dette for å begrense at disse blir store. Eksternt program Brukes til å starte eksterne programmer fra WinTid. Dette kan være exe eller batch jobber. Programkjøring 87

92 Beregning av påløpte timer Dette beregningsprogrammet styres av oppsettet av MPS under systemdata. Hvis det ikke skal være online beregning, må dette programmet legges opp i programkjøring og vil beregne resultater på jobber. Denne funksjonen må kjøres etter at hovedberegning er kjørt. Overføring til MPS Ved å velge opp denne funksjonen, får du utført utlegg av data. Hva og hvor utlegget legges er styrt av oppsettet under Systemdata MPS. Det er resultater fra gårsdagen som legges ut. Programmet settes opp til å gå en gang i døgnet. Sletting av MPS Programmet sletter poster i mps-tabellen eldre enn antall dager oppgitt i kolonnen Behold dager. Sletting av jobber Funksjonen sletter jobber som er avsluttet og eldre antall dager satt under diverse. Vedlikehold av send/rec-filer Funksjonen brukes til å slette logg/systemfiler Bcomm bruker. Dette for at disse ikke skal bli for store. For mer informasjon henvises til Teknisk Brukerhåndbok. Utfør et PB-program Funksjonen brukes til å importere og eksportere data i WinTid.Programmet settes til å kjøre kontinuerlig. Disse programmene sjekker om det er endringer enten i den tabellen den skal hente data fra eller i resultatfilen i WinTidden skal eksportere fra. TESS planlagt fravær Ved overføring til telefonstøttesystemer ønsker du å få overført fravær som skal starte kommende dag. Dette programmet oppdaterer informasjonen som sendes (ansatt_status) ut fra WinTid. Programmet må settes opp til å kjøre etter at beregning har gått og før sentralbordet åpner. Programmet leser fraværsplan og ser om det er fravær som starter denne dagen. Sletting av sluttede Dette programmet utfører sletting av ansatte som har eldre enn antall dager som står under kolonnen diverse. 400 dager er default. Rapportoppsett Enkelte rapporter må settes opp konfigurasjon, før de kan tas i bruk i WinTideller MinTid, mens andre kan opprettes under rapportmenyen i WinTid. Alle rapportene leveres med et standard oppsett som du kan modifisere til din egen rapport. Perioderapporten og Lederrapporten brukes i MinTid og må settes opp i konfigurasjon. De andre rapportene kjøres fra rapportmenyen i WinTid. 88 Rapportoppsett WinTid konfigurasjon

93 AML-OT rapporten må settes opp i konfigurasjon, mens FTO rapporten og FTO rapport med AML-OT kan settes opp inne i WinTid Arbeidsplan må settes opp i konfigurasjon. Du starter med å velge hvilken rapport du skal definere. Det er en fordel å kunne se et eksempel på den rapporten du skal lage oppsettet for. Skriv enten ut et eksempel eller finn frem eksempel i Brukerdokumentasjonen i MinTid eller i WinTidsom du har foran. Marker hvilken rapport du skal definere. Perioderapport Oppsett av perioderapporten gjøres i konfigurasjon og er beskrevet her. Rapporten brukes i MinTid. For mer informasjon se MinTid Brukerdokumentasjon Perioderapport. Rapportoppsett 89

94 Oppsett Under Oppsett skriver du inn Perioderapport dvs. et navn for denne rapporten Overskrift kolonne1 Her skriver du kolonneoverskriften du ønsker for denne kolonnen. F.eks. Fleksitid. NB! Lengden begrenses til 10 karakterer. Kategorier kol1 Du åpner droppboksen og velger den eller de kategoriene du vil skal vises/summeres under kolonne 1. (I eksempelet Fleksitid). Gjør på samme måte for kolonne 2-5 og velg kategorier du vil ha daglige resultater for. I eksempelet er det valgt Normaltid, Bet OT, Mertid og OT avspasering. Du kan summere sammen flere kategorier i en kolonne. Se eksempel i kolonne 5. Overskrift OT/tillegg1 Her skriver du inn tekst for kategorien som skal velges her. NB! Du kan kun velge en kategori, ikke få summert flere i denne seksjonen. Kategori OT/Tillegg1 Du velger i droppboksen den kategorien du ønsker resultatet for. Overskrift OT/tillegg 2-9 Du velger ønsket ledetekst til kategoriene. 90 Rapportoppsett WinTid konfigurasjon

95 Kategori OT/Tillegg 2-9 Du velger i droppboksen den kategorien du ønsker resultatet for. Akkumulert saldo Her kan du velg inntil 2 egne kategorier som viser både akkumulert verdi for perioden og saldoen den siste dagen i perioden. De 4 første radene er faste og viser: Overtid til avspasering: Denne måned./totalt (utresultatet siste dag i måned) Fleksitid timer: Denne måned./totalt Sum timer: Denne måned./totalt Glemt overtidskode? Denne viser timer på kategorien Ikke Overtid. Overskrift akk.saldo 1-2 Velg ønsket ledetekst. Husk du får automatisk resultatene for fleksitid, overtid til avspasering og Sum timer på de 3 første radene. Et forslag er å velge Sum reell overtid (kategori 96) som vil gi deg sum av all overtid hittil i år samt i den måneden du kjører rapporten for. Kategori akk.saldo 1-2 Velg ønsket kategori du ønsker akkumulert resultat og saldo for. Ferie (dager) Du åpner droppboksen og velger kategorien for ferie. NB! Fraværskoden må settes til å telle i dager. Dette gjør du i WinTidunder Faste data og Koder og kategorier. Syk m/egenmelding (dager) Du åpner droppboksen og velger kategorien for egenmelding. NB! Fraværskoden må settes til å telle i dager. Barns sykdom (dager/timer) Du åpner droppboksen og velger kategorien for Barns sykdom. NB! Fraværskoden settes til å telle i dager eller timer. Sykdom (dager) Du åpner droppboksen og velg kategorien for syk med sykemelding. NB! Fraværskoden må settes til å telle i dager. Delvis sykemeldt (timer) Du åpner droppboksen og velger kategorien for Delvis sykemeldt. Kategorien må være satt til å telle resultatet i timer. Max antall dager til avspasering. Sett opp det antall dager det er lov å avspasere i løpet av et år. Dette tallet vises til høyre for antall brukte avspaseringsdager. Avspasering fleks (dager) Du åpner droppboksen og velger kategorien for avspasering fleks. NB! Koden må settes til å telle hele dager for at det skal vises riktig. Avspas. Overtid (timer) Du åpner droppboksen og velger kategorien for avspasering overtid. Kategorien må være satt til å vise resultatet i timer. Ubegrunnet fravær Denne vises i øvre del av perioderapporten per dag. For ansatte med fleksitid vil den vise Ubegrunnet fravær hvis hele dagen er minus. Hvis den ansatte er tilknyttet lønnsgruppe med skoft/ubegrunnet fraværskode, vil den vises. Du åpner droppboksen og velger kategorien for skoft/ubegrunnet fravær. Kategorien må være satt til å vise resultatet i timer. Rapportoppsett 91

96 Overskrift akk.fravær1-2 Du kan selv velge to variabler for å telle akkumulert fraværstid. Velg passende ledetekst til den fraværstiden du ønsker å vise. Du kan velge at flere fraværskoder summeres sammen. Kategori akk.fravær1-2 Du åpner oversikt over fravær og trekker over de fravær du ønsker skal summeres sammen under denne variabelen. Kategorien må være satt til å vise resultatet i timer. Når du er ferdig med oppsettet, trykker du på Lagre oppsettet. Ved oppstart av MinTid og valg av Perioderapport vil den vises med dine valg. NB! Det kan ikke settes opp alternative utskriftsvalg. For mer informasjon se MinTid Brukerdokumentasjon Perioderapport. Lederrapporten Oppsett lederrapporten gjøres i konfigurasjon og er beskrevet her. Rapporten brukes i MinTid og er nærmere beskrevet der. For mer informasjon se MinTid Brukerdokumentasjon Lederrapport. Når du åpner den første gangen, får du et forslag til oppsett som du kan se på og endre. NB! Det kan kun lages et oppsett som alle som bruker lederrapporten må benytte. Oppsett Skriv inn navn på rapportoppsettet. Du kan kun ha et oppsett for lederrapporten. Du har i alt 9 valgfrie kolonner som du skal velge kolonne-overskrift, kategori og beregningsmåte for. Det anbefales at du setter opp disse med samsvar på de kolonnene du valgte i perioderapporten. Overskrift kol 1 Skriv inn ønsket kolonneoverskrift for kolonne 1. Du kan velge enkelte kategorier eller slå sammen flere kategorier og vise summen av disse i kolonnen. Max antall tegn er 9. Du kan skrive tekst over 2 linjer. Bruk mellomrom der du ønsker ny linje. Kategori kol 1 Velg Utvalg og marker de kategoriene du ønsker i denne kolonnen. 92 Rapportoppsett WinTid konfigurasjon

97 Ber metode kol 1 Du kan velge mellom resultat eller antall. Flytt ønsket funksjon fra venstre til høyre kolonne. Resultat = summerer timer for ønsket periode og kategorier. Antall = summerer antall forekomster av kategorien i perioden. Du kan ikke velge begge deler for en kolonne. Når du velger antall markeres antall i kolonneoverskriften Overskrift kol 2-9 Her defineres kolonneoverskriftene for alle 9 kolonnene. Kategori kol 2-9 Velg ut hvilke kategorier du ønsker i de enkelte kolonnene. Ikke bland sammen kategorier som viser resultater i timer med kategorier som viser resultatet i dager. Ber metode kol 2-9 Velg resultat- eller antallsvisning for hver kolonne. Kolonne nummer 8 Velger du kategorien Fleks for denne får du ut røde tall hvis fleksisaldoen er mindre enn 10 på siste dag i perioden du viser. Antall dager til godkjenning Her settes antall dager som må gå før en periode kan godkjennes. Settes 12 betyr det at du ikke kan godkjenne august før 12.september. Hele fleksidager er ubegrunnet fravær Ja betyr at kolonnen fravær viser fraværskoden ubegrunnet fravær/skoft på de dager der hele dagen er minus på fleksen. Du må opprette en slik fraværskode (skoft/ubegrunnet fravær) og sette denne fraværskoden inn som skoftkode under Generell Systemdata. Overtid Timer over x dager Denne kolonnen ligger midt i lederrapporten og viser antall timer totalt på overtid utbetalt og overtid til avspasering samt antall ganger (dager) det er jobbet overtid. Kolonnen er fast definert. Når du er ferdig med oppsettet, lagres dette med å trykke Lagre oppsett. Du kan nå kjøre rapporten hvis du er satt opp som Leder i WinTidkonfigurasjon. Se Vedlikehold og oppretting av brukere. Rapportoppsett 93

98 FTO-rapport med prosent FTO står for Fravær, Tillegg og Overtid og er en fleksibel rapport som kan brukes til å hente ut resultater for en ønsket periode (normalt siste 4 ukers periode). Rapporten er mer beskrevet under FTO-rapporten med prosent i WinTid. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon Rapporter og FTO rapport med prosent. Rapporten gir deg resultatet for siste uke, den perioden du har valgt ut og hittil i år (dvs. fra 1.1. og frem til i dag.). Rapporten viser prosentfordelingen mellom de resultatene du velger å rapportere på for eksempel sykdom i forhold til det du skulle jobbet. Hvilke kategorier du ønsker å sette mot hverandre velger du selv når du lager rapporten. Du kan lage flere oppsett og lagre disse med passende navn. Du kan velge å skrive rapporten detaljert dvs. en ansatt pr. linje og bunnsum og sideskift for hver avdeling eller kun en linje pr. avdeling. Rapporten kan enten skrives ut per ansatt eller per avdeling. Oppsett av rapporten Du lager ditt eget rapportoppsett ved å velge hvilke kategorier som skal skrives ut og sammenlignes. Oppsettet kan enten gjøres i konfigurasjon eller når du velger rapporten i WinTidmenyen. Oppsett Rapportnavnet som bør beskrive hva rapporten skal rapportere. Det er denne du velger i droppboksen når du starter rapportvalget inne i WinTid. Overskriften øverst på rapporten. Hovedoverskrift Overskrift kol1 og kol2 Her velger du overskrift for de to kolonnene som skal sammenlignes. Du kan summere resultater fra flere kategorier under samme kolonne. Kategori kol1 og kol2 Du trykker på knappen utvalg og markerer de kategoriene som skal utgjøre henholdsvis kolonne 1 og 2. NB! Lar du kolonne1 være blank, vil den hente arbeidstidens lengde fra beregningsskjemaene i denne kolonnen. Dvs. du får ut hvor lenge de skulle jobbet i henhold til skiftene. Marker aktuelle kategorier og trekk de over i høyre kolonne. Lagre oppsett Når du er ferdig, lagrer du oppsettet. Endrer du på oppsettsnavnet får du en ny rapport. Rapporten din er nå tilgjengelig i droppboksen Oppsett og kan tilpasses. Brukes for å kopiere et oppsett som du ønsker som et utgangspunkt for din nye rapport. 94 Rapportoppsett WinTid konfigurasjon

99 Nytt oppsett Ønsker du å lage et helt nytt oppsett, velger du denne hvis du allerede har fremme et oppsett i bildet. Lagre oppsett Trykk på lagre oppsett for å lagre det oppsettet du har lagt inn. Dette oppsettet vil da bli tilgjengelig fra WinTid. Slett oppsett Hent frem et oppsett og velg slett oppsett for å slette dette. Avbryt og ok avslutter oppsettet av denne rapporten. Resultatrapport Resultatrapporten gir mulighet til resultater på valgfri periode og for ønskede kategorier. Den kan brukes til å dokumentere på overtidstimer, påløpte tillegg eller andre kategorier som brukes til å akkumulere timer. Rapporten egner som derfor som grunnlag for registrering av overtid til lønn. Rapporten kan også brukes til rapportering av fravær. Oppsett - Resultatrapport Når du velger Resultatrapport under rapporter, vil du få opp dette oppsettet. Det er du selv som må sette opp dette oppsettet for rapporten. I dette oppsettet kan du velge 15 kategorier som du ønsker å se i rapporten. Rapportoppsett 95

100 Oppsett I dette feltet gir du ditt oppsett et navn, for eksempel Resultatrapport Rapportoverskrift I kolonnen til høyre under verdi skriver du navnet på rapporten som skal vises i overskriften i selve rapporten Overskrift kolonne 1 Dette er første kolonne i rapporten og her skriver du inn hvilken kategori du ønsker å se i høyre kolonne. Kategorier i kolonne 1 Klikk på Utvalg knappen på høyreside og velg den kategorien som du skrev navnet på i feltet Overskrift kolonne 1. Ber metode kolonne 1 Klikk på knappen på høyreside og velg om du ønsker å se resultat, saldo eller antall på den kategorien du har valg i kolonne 1. Deretter fortsetter man å velge de kategorier og beregningsmetoder som er interessante. Det er plass til 15 kolonner i rapporten. Lagre oppsett Når man har fylt opp oppsettet med de kategoriene man vil ha med i rapporten, klikk på Lagre oppsett knappen. Nytt oppsett Ønsker man å lage et oppsett til, klikk på knappen Nytt oppsett. Slett oppsett Ønsker man å slette oppsett, velg det oppsettet du ønsker å slette og klikk på knappen Slett oppsett. Avbryt og ok avslutter oppsettet av denne rapporten. 96 Rapportoppsett WinTid konfigurasjon

101 Fraværsprosentrapport Fraværsprosentrapporten skal regne ut og vise prosentvis sykefravær for en gitt periode. Alle rapportene kan settes opp med 3 kolonner med valgfrie kategorier for utregning fravær prosentvis av antall timeverk. Antall timeverk utgjøres av arbeidstidens lengde på beregningsskjema. Det er også mulig å ekskludere valgfrie kategorier fra utregningen i rapportoppsettet. Rapporten finner du under menyen Rapporter Andre fraværsrapporter Prosentrapport. Rapportoppsett Det defineres ett eller flere oppsett for visning av rapporten. Oppsett I dette feltet gir du ditt oppsett et navn, for eksempel sykefraværsrapport. Rapportoverskrift I kolonnen til høyre under verdi skriver du navnet på rapporten som skal vises i overskriften i selve rapporten. Overskrift kolonne 1 Dette er første kolonne i rapporten og her skriver du inn hvilken kategori du ønsker å se i første kolonne. Kategorier i kolonne 1 Klikk på Utvalg knappen på høyre side og velg den/de kategoriene som du skrev navnet på i feltet Overskrift kolonne 1. Deretter fortsetter man å velge de kategorier som er interessante. Det er plass til 3 kolonner i rapporten. Overskrift kolonne 4(timeverk) Her registreres de antall timer den/de ansatte har jobbet. Dette vil være normaltimer for den perioden du kjører ut rapporten. Kategorier i kolonne 4 Hvis du ikke legger inn noe her, så tar den utgangspunkt i arbeidstidens lengde som ligger på beregningsskjema. Det er også mulig å legge inn kategorien for normaltid. Da vil rapporten ta utgangspunkt i alle arbeidede timene for den perioden rapporten kjøres ut. Rapportoppsett 97

102 Ikke inkludert i timeverk I dette feltet velger du hvilke kategorier som ikke skal inkluderes som arbeidet tid. Dette kan være fraværskoden for ferie. Hvis du i kolonne 4 velger at normaltiden skal gjelde som telling, må du i feltet her, ikke inkludert i timeverk, velge de fraværskodene som oppdaterer normaltid. Lagre oppsett Når man har fylt opp oppsettet med de kategoriene man vil ha med i rapporten, klikk på Lagre oppsett knappen. Nytt oppsett Ønsker man å lage et oppsett til, klikk på knappen Nytt oppsett. Avbryt og ok avslutter oppsettet av denne rapporten. AML-OT rapporten Alminnelig arbeidstid, etter 46, er normalt 9 timer pr dag og 40 timer pr uke. For skiftarbeid er alminnelig arbeidstid 38 eller 36 timer pr uke. Arbeid ut over dette regnes som overtid etter arbeidsmiljøloven. For mer informasjon se under brukerveiledningen for AML-ot under rapporter. Oppsett AML OT Velg AML OT under Rapportoppsett og deretter vanlig arbeid under oppsett. Dette oppsettet er i henhold til arbeidsmiljøloven. AML-OT rapportering for alminnelig arbeidstid. (40 timers uke inkludert lunsj). AML overtidsrapport brukes til å dokumentere total arbeidet tid overfor Arbeidstilsynet. Det er kategorien SumTimerReell og SumOvertidReell i WinTid som brukes til å vurdere om det er jobbet overtid eller overskredet grensen. 98 Rapportoppsett WinTid konfigurasjon

103 Oppsett AML OT Når du velger AML OT under Rapporter Andre periodiske rapporter, vil du få opp dette oppsettet. Endringer i oppsettet må utføres i konfigurasjon. Klikk på nedtrekksmenyen til oppsett og du finner oppsettet Vanlig arbeid. Dette oppsettet er i henhold til arbeidsmiljøloven. Forklaring til feltene som må fylles ut. Antall timer pr dag etter AML 9 timer Antall timer pr uke etter AML AML pause Maks antall arbeidstimer per dag 13 Antall uker i AML perioden 40 timer 0,5 timer (må vurderes tatt med!) Hvis man arbeider mer enn 2 t overtid en dag, vil systemet trekke ut pause. Her kan man velge alt fra 8-52 uker. (Vi anbefaler 8 slik at ikke rapporten blir så alt for stor) Maks antall OT timer per år. 200 er standard. 400 etter avtale fra arbeidstilsynet. Antall uker i syklus Brukes kun for skiftansatte i turnus Antall timer i syklus ved særavtale Brukes kun for skiftansatte med særavtale. Maks antall OT timer pr uke 10 timer Maks antall OT timer pr 4 uker 25 timer Ved utregningen pr dag flyttes alt over 9 timer til kolonne som viser Overtidstimer (OT-timer) Dersom angitt tidsintervall strekker seg til 8 uker eller mer, vil en sum linje for de siste 8 uker bli vist til slutt i rapporten. I OT timer kolonnen vil snitt pr uke i denne perioden bli vist. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon Rapporter og AML-OT rapport Nytt oppsett Ønsker man å lage et oppsett til, klikk på knappen Nytt oppsett. Lagre oppsett Når man har fylt opp oppsettet med de gjeldende regler, klikk på Lagre oppsett knappen. Slett oppsett Sletter det oppsettet du har valgt fra listen. Avbryt og ok avslutter oppsettet av denne rapporten. Helkontinuerlige skift (33,6 timer pr. uke etter tariff) med særavtale og utregning etter arbeidstilsynets metode Det vil si at det er maks grense på 36 timer per uke. Oppsettet vil se slik ut. Når du legger inn skiftsykluser må du oppgi antall uker i syklusen og antall timer ved særavtalen. Med dette i oppsettet sjekker den hvordan kalenderen ser ut og hvor mye det skal jobbes pr. dag etter beregningsskjemaene i syklusen. Rapportoppsett 99

104 Det er likevel de samme reglene som gjelder for overtidsbruk. Summen av arbeidstid, merarbeid og overtid skal i gjennomsnitt ikke overstige 40 timer per uke. FTO rapporten med AML-OT Rapporten kan også defineres i WinTid. AML-OT delen av rapporten fungerer tilsvarende AML-OT rapporten. I tillegg kan du sette opp inntil 8 valgfrie kategorier som vises i egen seksjon i rapporten. Rapporten settes opp i WinTidkonfigurasjon og er tilgjengelig i rapportmenyen i WinTid. Det kan opprettes egne oppsett for de ulike arbeidstidsordningene du har. For mer informasjon se WinTidBrukerdokumentasjon Rapporter og AML-OT med FTO. I siste kolonne velger du fra kategorilisten hvilke kategorier du ønsker for den valgte perioden. Antall timer pr dag etter AML 9 timer Antall timer pr uke etter AML 40 timer AML pause 0,5 timer (må vurderes tatt med!) Antall uker i AML perioden Her kan man velge alt fra 8-52 uker. (Vi anbefaler 8 slik at ikke rapporten blir så alt for stor). Antall uker i syklus For skiftansatte Antall timer i syklus ved særavtale For skiftansatte Dato for års start xx FTO kategorier Her velger du de ønskede kategorier du vil ha med på utskriften (fravær, tillegg eller overtid). Du kan velge inntil 8 kategorier. Ved å trykke på Utvalg får du opp droppboksen med kategorier som du markerer og flytter fra venstre til høyre kolonne. Nytt oppsett Ønsker man å lage et oppsett til, klikk på knappen Nytt oppsett. Lagre oppsett Når man har fylt opp oppsettet med de gjeldende regler, klikk på Lagre oppsett knappen. 100 Rapportoppsett WinTid konfigurasjon

105 Slett oppsett Sletter det oppsettet du har valgt fra listen. Avbryt og ok avslutter oppsettet av denne rapporten. Arbeidsplan Arbeidsplanen er et verktøy for å kunne gi bedre oversikt/planlegging ifm skift/turnus/vaktordninger. Rapportoppsett Oppsett I dette feltet gir du ditt oppsett et navn, for eksempel arbeidsplan. Antall uker i visningen I kolonnen til høyre under verdi velger du i nedtrekksfeltet om du ønsker visning av rapporten på 1-2 uker eller 3-4 uker. Hvilken type skjema skal vises? I nedtrekksfeltet kan du velge visning på mønstringsskjema eller produksjonsskjema. Brudd pr avdeling Ja, vil vise planen med ansatte pr avdeling. Nei, vil liste alle ansatte uavhengig av avdeling. Med antall pr skift Ja, vil vise en statuslinje nederst i rapporten hvor mange ansatte som er tilgjengelig pr skift. Nei, vil ikke vise statuslinjen. Visning av skjemainformasjon Her kan det velges hvilken informasjon som skal vises pr dag. Skjemanavn, skjemanummer eller kortnavn. Rapportoppsett 101

106 Vis stillingskategori Ja, vil gi deg en oversikt over hvilken stillingskategori den ansatte har. Nei, viser ikke stillingskategori. Lagre oppsett Når man har fylt opp oppsettet med de kategoriene man vil ha med i rapporten, klikk på Lagre oppsett knappen. Slett oppsett Sletter det oppsettet du har valgt fra listen. Avbryt og ok avslutter oppsettet av denne rapporten. MinTid arkfaneoppsett MinTid inneholder flere funksjoner. Hvilke funksjoner brukeren av MinTid skal få tilgang til styres av oppsettet som gjøres her. Enkelte funksjoner er i tillegg styrt av lisensen. Dette gjelder funksjonene for stemplingsur og stemplingskorreksjon. Funksjonen prosjektfordeling er kun tilgjengelig for de som har prosjekt i lisensen (åpningskoden). Hvis du ønsker å fjerne muligheten for at brukere ikke skal se funksjonene stemplingsur og stemplingskorreksjoner, kan dette settes opp i ini-filen under seksjon [Dialog]. Ønskes dette for alle gjøres oppsettet i wtbase.ini. Hvis det skal gjelde enkelte brukere, settes det i wintid.ini. For mer informasjon henvises det til teknisk brukerdokumentasjon. Funksjon Beskrivelse Parameter Fjerne skjermstempling Hindre korreksjon av stemplinger Dersom kunden har lisens for skjermstempling er det mulig å sperre for at enkelte ansatte likevel ikke skal få skjermstempling Dersom kunden har lisens for korreksjon av stemplinger i MinTid, er det mulig å sperre dette for enkelte ansatte [Dialog] Skjermstempling = Nei [Dialog] Stemplingskorreksjon = Nei 102 MinTid arkfaneoppsett WinTid konfigurasjon

107 Alle tilgjengelige funksjoner (styrt av lisensen) vises i venstre kolonne. Du markerer de funksjonene som du ønsker skal være tilgjengelig for alle. Bruk CTRL og pek på raden med høyre musetast. Når alt du ønsker er markert, drar du radene over i høyre kolonne. Dette gjør du ved å peke på en markert rad og holde høyre musetast nede. Det vises en finger som holder raden, dra dette over til høyre og slipp opp høyre musetast. Organisering av arkfanene. Sett øverst den arkfanen du ønsker skal åpnes når du starter MinTid. Skal det skjermstemples anbefales det at du setter stemplingsur øverst. Innstillingen kan overstyres. Dette betyr at den ansatte selv kan gå inn og fjerne og sortere tildelte funksjoner i MinTid. Når den ansatte har startet MinTid, kan de under Fil og egenskaper få opp bildet over og sortere eller fjerne/legge til arkfaner. MinTid arkfaneoppsett 103

108 Passordoppsett Skjermbildet bruker til å sette kriterier for den enkelte ansatte ved bytte av passord. Reglene som defineres i passordoppsettet gjelder for alle ansatte i alle applikasjoner i WinTid-portefølgen som krever innlogging med brukernavn og passord. Når en bruker logger inn med korrekt brukernavn, men feil passord, vil dette signaliseres som en feil i påloggingsforsøket til databasen. Dette kan medføre til at brukerens passord blir sperret da antallet feil påloggingsforsøk på rad overskrider det maksimale antall påloggingsforsøk som passordoppsettet tillater. OBS! Det er ikke mulig å gjenbruke et passord før du har byttet 4 ganger. Navn Navnet er default. Det kan ikke opprettes nye oppsett. Minimum antall tegn i passord (1-16) Angi hvor mange tegn du ønsker et passord som opprettes skal inneholde. Kan ikke inneholde skandinaviske tegn Ved å sette en hake i ruten, kan ikke passordet inneholde bokstavene ä eller ö. 104 Passordoppsett WinTid konfigurasjon

109 Må inneholde minst en stor bokstav Ved å sette en hake i ruten, må passordet inneholde minst en stor bokstav. Må inneholde minst en liten bokstav Ved å sette en hake i ruten, må passordet inneholde minst en liten bokstav. Må inneholde minst ett tall Ved å sette en hake i ruten, må passordet inneholde minst et tall. Må inneholde minst ett av følgende tegn I dette felt angir man hvilke tegn man ønsker passordet som opprettes skal inneholde. Antall valgte krav som kan utelates ved oppbygging av passord. Angir maksimum antall krav på passordets innhold som ikke behøver være oppfylt. Hvis man spesifiserer 0, må et passord inneholde alle regler for det som er satt opp. Hvis man spesifiserer 1, kan en valgfri kriterie velges bort av brukeren ved oppbygging av passord. Antall feilaktige påloggingsforsøk på rad før brukeren blir sperret Hvis en bruker skriver feil passord, men riktig brukernavn, mer enn det antall som står i ruten, vil passordet bli sperret av systemet. Det er krav om regelmessig bytte av passord Benyttes for å angi om det skal stilles krav til at brukeren må bytte passord periodisk. Passord MÅ byttes når det har gått følgende antall dager fra siste bytte Ange max antal dagar som kan gå mellan varje gång en användare byter lösenord. Passord kan ikke byttes før det har gått følgende antall dager fra siste bytte Angi det minste antall dager som det kan gå mellom hver gang en bruker bytter passord. Bruker varsles følgende antall dager før passordbytte skal skje Bruker vil bli varslet i applikasjonene når passordet er i ferd med å gå ut. Angi her det antall dager på forhånd du vil at brukeren skal få beskjed. Hjelpetekst som vises ved passordbytte Innholdet i feltet vises til brukeren på de sider i applikasjonene hvor bruker kan endre passord. Det må være en tekst med beskrivelse av de krav på passord som passordoppsettet krever Passordoppsett 105

110

111 Datautveksling Script Dette er et program som tidligere ble benyttet når det måtte kjøres vedlikeholdsscript. Disse scriptene ble sendt fra WM-data og plassert på katalogen Oppdat under WinTid. Sånne script bør kjøres fra SQL verktøy. Oppdateringer i forbindelse med versjonsendringer skal utføres med SQL verktøy. Dette er beskrevet i følgeskriv som følger oppdateringene. Disse oppdateringsdokumentene finnes i ejournal under nedlasting. Oppdatering av databasen med siste endringer - Utførelse Velg fil som inneholder database endringen Scriptet som du får tilsendt er en SQL-fil. SQL-filene legges inn på katalogen \wintid\oppdat Datautveksling 107

112 Søk etter fil Velg knappen søk etter fil og gå til området \wintid\oppdat. Velg under filtype SQL script (*.sql). I øvre vindu listes alle SQL-filer. Marker ønsket fil. Venstre kolonne fylles med scriptet. Start oppdatering Trykk knappen for å starte oppdateringen. Oppdateringslogg I vinduet Oppdateringslogg vises fortløpende det som utføres med eventuelle feil. Feil kan være at tabellen eller kolonne allerede finnes. Hvis endringen går riktig markeres dette med OK. Sjekk igjennom oppdateringsloggen etter feil, eventuelt kan du skrive den ut med Skriv ut oppdateringslogg For mer informasjon om script og oppdatering av WinTid databasen henvises det til Teknisk Brukerhåndbok. 108 Datautveksling WinTid konfigurasjon

113 Eksport fra WinTid WinTid utveksler data med lønn/personal og MPS-systemer. Dette skjer ved utlegg til fil (ASCII) som leses inn av mottakersystemet. Utlegget velge Eksport av data som er plassert under menyen Datautveksling i konfigurasjonsprogrammet. Prosessen gjøres manuelt i to faser. Først hentes data inn basert på ønsket periode, deretter skrives resultatet til fil som overføres. Ved integrasjon til MPS kan dette skje online eller batchvis. Ved online defineres dette under Systemdata MPS og legges inn i Programkjøring. Eksport av lønnsdata Hva må være gjort i WinTid før du kan overføre til lønn? Før du kan legge ut resultater for lønnsoverføring må følgende være gjort i WinTid. Du må ha opprettet perioder for de periodetyper som de ansatte tilknyttes via lønnsgruppe. Sjekk dette hvis det er ansatte som ikke får overført resultater. Alle resultater må tilknyttes en lønn-/trekkart som du oppretter i lønnarttabellen som de ansatte tilknyttes i personaldata. Dette må også være gjort før du kan legge ut resultater til lønn. De forskjellige lønnsprogrammer har ulike krav til hva som legges ut og det kan forekomme forskjeller fra kunde til kunde. Derfor må utleggene prøves ut i god tid før første overføring skal kjøres. Enkelte utlegg legger ut resultater basert på produksjons- eller kostnadsstedsdata, mens andre henter ut mønstringsresultater. Utlegg av lønnsdata 1. Velg periodetype. Dvs. du velger periodetypen de ansatte i lønnsgruppen er tilknyttet og som skal overføres. Bruk droppboksen til å finne korrekt periodetype. Du kan ha både måneds- og 14 dagers perioder, men må kjøre disse hver for seg. Datautveksling 109

114 2. Velg periode. Når du har valgt periodetype, vises de periodene under Velg periode. Du får opp siste avsluttede periode og kan finne eldre perioder nedover i droppboksen. Periodene er beskrevet med fra og til dato, slik at du kan kontrollere at du overfører rett periode. 3. Velg lønnsoverføring. I droppboksen vises lønnsprogrammene. For at du skal slippe å velge lønnsprogram hver gang, definerer du ditt lønnsprogram under Systemdata generell. Dette vil da vises og du slipper å hente det fram. 4. Velg resultater. Du kan velge mellom: Alle resultater dvs. at det ikke sjekkes på om disse er markert med godkjent (godkjenningsmodulen). Forutsetningen for overføring er at resultatene er manuelt kontrollert med mønstringsrapporten eller perioderapporten og at eventuelle feil/mangler er rettet opp. Kun godkjente resultater. Du får kun med resultater som er godkjent i denne perioden. 5. Hent resultater. Ved å trykke på denne hentes alle resultater for valgt periodetype og periode inn og vises i vinduet Resultater. Hvilke kolonner som vises under resultater avhenger av lønnsprogram. Det samme gjelder lengden (type, antall siffer, om det skal fylles med ledende nuller og om det er høyre/venstre justert). Du kan her sjekke eller ta stikkprøver i det som skal overføres. Du fortsetter ved å velge mappen Overføring til fil. Overføring til fil Før du skriver selve filen må du sjekke at parametrene er satt riktig. Overføring av Styres av hvilket program du nettopp har hentet inn data for dvs. lønn, fravær, produksjon eller andre utlegg. 110 Datautveksling WinTid konfigurasjon

115 Skriv ut resultater til fil Oppgi path/sti og filnavn på resultat-filen. Dette huskes til neste kjøring. Du må vurdere om du skal skrive til lønnsområdet eller om lønnsprogrammet skal hente resultat-filen fra WinTid området. Dette kan begrenses av rettigheter i nettverket og må avklares med nettansvarlig. Overskriv/legg til filen Overskriv vil si at filen erstattes av neste utlegg. Dette betyr at innlesing av forrige periode må være utført før ny periode legges ut Legg til vil si at resultatene legges til eksisterende fil. Det er da innlesingen i mottakersystemet som skal slette det som er innlest. Utleggsformat Brukes der det er definert flere ulike format for utlegg til andre systemer. Det kan være et komplett utlegg eller begrenset utlegg. Vis innholdet i filen Standard er at denne er avkrysset dvs. du får vist radene med skilletegn i vinduet nederst. Ved store datamengder tar dette tid og det anbefales da å slå av visningen ved å fjerne haken. Overføring til fil Ved å trykke denne lages filen og resultat vises i vinduet under (hvis det er krysset av for Vis innhold i filen ) Eksport av fraværsdata Brukes ved utlegg av fraværsresultater til andre fraværssystemer. I enkelte lønnsutlegg tas fravær med, mens andre integrasjoner krever egne fraværsutlegg. Du bruker da utlegget under arkfanen Fravær. Som dato intervall foreslås det som er brukt ved utlegg av lønn. Dette kan overstyres. I droppboksen Format, finner du frem det utlegget du skal bruke. Datautveksling 111

116 Trykk Hent resultater. Resultatene vises i nederste vindu. For å legge ut resultatet går du videre til Overføring til fil. Her følger du samme oppsett som for utlegg av lønnsdata. Eksport av produksjonsdata Manuell utlegg av produksjonsdata gjøres med denne funksjonen. Utvalg og innhenting av resultater Angi tidsintervall ved å fylle ut fra og til dato. Format for eksport av produksjonsdata Du kan velge mellom ulike format. Det legges ut forskjellige kolonner avhengig av hvilket system du skal legge ut resultater til. Bruk droppboksen for å finne riktig system eller bruk standard WinTid utlegg. Hvilke kolonner som brukes vises som kolonneoverskrift i nedre vindu. Hent resultater for eksport av produksjonsdata Trykk på knappen og resultater hentes inn i det nedre vinduet. Du fortsetter ved å velge Overføring til fil. Parametrene er justert etter at du nå skal legge ut produksjonsdata, men du må sjekke filnavn og sti, om du skal overskrive eller legge til og hvilket format utlegget skal ha. Se Overføring til fil på side Datautveksling WinTid konfigurasjon

117 Eksport av andre data Det er laget utlegg av andre data for integrasjon til andre systemer. Disse kan enten kjøres manuelt via utleggsprogrammet. Dette legges inn i programkjøring. Programmet foreslår siste avsluttede periode, men kan overstyres. Hvilke kolonner som legges ut, ser du som kolonne overskrift. Operasjonen gjøres i 2 faser først henter du inn data og deretter overfører du til fil. Velg format i droppboksen. Avhengig av format må du angi dataintervall. Trykk deretter på Hent resultater. Du fortsetter ved å velge Overføring til fil. Her fylles ut de samme parametrene som for utlegg til lønn. Se Overføring til fil på side 110. Oversikt I forbindelse med lønn- og fraværsoverføringer kan man få dokumentasjon på de overføringer som er foretatt. Disse vil bli liggende i arkfanen oversikt. Her kan man skrive ut rapporter på filoverføringene. Aktuelle data angående overføringene blir tatt vare på av WinTid. Etter å ha hentet frem resultatene ved en lønnsoverføring og deretter overført til fil, kan du klikke på arkfanen oversikt. Følgende valg vises: Datautveksling 113

118 Her er det valgt vis overføringer. I tillegg kan man skrive ut oversikten. Dvs. utskrift av denne viste oversikten. Det tredje valget er å skrive ut overføringen. Dvs. den overføringen du velger i oversikten. 114 Datautveksling WinTid konfigurasjon

119 Import av stemplinger/stemplingspar Med funksjonen kan du lese inn stemplinger utført på andre måter enn via våre registreringsterminaler eller WEB/Skjermstemplingsprogram. Dette kan være eksterne registreringssystemer som f.eks håndterminaler eller andre programmer som registrerer SMS stemplinger eller tilsvarende. Under er det beskrevet hvordan filformatet må bygges opp. Import av stemplinger fra andre systemer kan også legges inn i programkjøring, slik at dette gjøres automatisk. Funksjonen her der Inndata import. Funksjonell beskrivelse - Import av inndata til WinTid Dokumentet beskriver hvordan WinTid importerer inndata fra flat tekst fil. Normalt kommer inndata inn i WinTid fra stemplingsur eller skjermstempling. Funksjonell- og teknisk beskrivelse Importfunksjonen er laget slik at den leser inn en ASCII-fil på formatet definert lenger ned i dette dokumentet. Innlesningen av filen kan enten gjøres manuelt eller automatisk. Den automatiske delen håndteres gjennom oppsettet i programkjøring i WinTid. Den manuelle delen er tilgjengelig gjennom eget menypunkt under Datautveksling i WT-konfig. Her må filbane angis før kjøring. Filbanen vil lagres i WT_system tabellen, og denne vil bli foreslått ved neste gangs kjøring. Merk: Ved manuell kjøring må brukeren sette i gang en manuell beregning hvis lønnskjøring skal kjøres samme dag. Dette for å sikre seg at resultatene over til lønn blir riktig. Importfunksjonen håndterer innlesning av følgende data: Stemplingspar (inn/ut) eller enkeltstemplinger Overtidskoder Fraværskoder Stempling av jobb og kostnadssted Variable tilegg Datautveksling 115

120 I utgangspunktet vil en rad på fila tilsvare et stemplingspar. På fila kan det ligge flere stemplingspar på samme dag for den samme ansatte. Fila vil også inneholde flere ansatte. For en nærmere beskrivelse av reglene rundt importen, se avsnittet Forretningsregler. Wt-konfig eller programkjøring vil starte selve importen (avhengig om det velges manuell eller automatisk import). Importfunksjonen vil hente opp fila i henhold til filbanen som er angitt av brukeren. Det er brukerens ansvar at fila eksisterer på den gjeldende filbanen. Importen vil avbrytes hvis passende fil ikke finnes. Filnavnet til importfila må være på formen: YYYYMMDDHHMM_ImportInndata.txt Importfunksjonen vil lese inn alle filer på denne formen når funksjonen starter. Når en fil er lest inn vil den få prefikset Old. Eks: OLD_YYYYMMDDHHMM_ImportInndata.txt Dette for å indikere at fila er lest inn, og for sporbarhetsskyld. Det vil ikke være noe slette eller backuprutine som sletter eller flytter OLD - filene. Logging Hvis det oppstår en håndterbar feilsituasjon så vil dette logges. Hele transaksjonsstrengen vil bli skrevet til fil, samt dato og hva som forårsaket feilen (hvis den er kjent). Navnet på loggfila vil være på formen: YYYYMMDD_HHMM_ImportInndata.log Fila blir lagt på samme sted som importfila ligger. Loggfila vil omtrent være på formen under hvis en/flere feil oppstår: *** Start innlesing av inndata *** Start: dd.mm.yyyy kl HH.MM Transaksjonsstreng som feilet Feilbeskrivelse Transaksjonsstreng som feilet Feilbeskrivelse Transaksjonsstreng som feilet Feilbeskrivelse Slutt: dd.mm.yyyy kl HH.MM *** Slutt innlesing av inndata *** Hvis alt går bra med importen vil loggfila ha følgende format: 116 Datautveksling WinTid konfigurasjon

121 *** Start innlesing av inndata *** Start: dd.mm.yyyy kl HH.MM Import ferdig utført uten feil. Slutt: dd.mm.yyyy kl HH.MM *** Slutt innlesing av inndata *** Kommentarer til formatet Filformatet dekker to hovedtyper av innkommende data; stemplingspar eller enkeltstemplinger. Hvilken av disse metodene som benyttes avgjør hvilke av feltene som skal/må fylles ut. Overføring av stemplingspar: Her angis både starttidspunkt og slutt-tidspunkt. Felt 4 skal alltid ha stemplingstype = 0 når stemplingspar benyttes Starttidspunkt angis i felt 5 (Tid1). Slutt-tidspunkt angis i felt 6 (Tid 2). Dersom det angitte tidsrommet angir et fravær, må felt 7 (Fraværskode) fylles ut. Regler i forbindelse med overtid: Dersom man ønsker at hele eller deler av tidsrommet skal godtgjøres som overtid kan man angi dette (om det virkelig blir overtidsgodtgjøring avhenger av oppsettet i WinTid): Dersom man ønsker overtidsgodtgjørelse for tid før arbeidstid skal felt 16 (OTKFør) fylles ut med ønsket overtidskode. Dersom man ønsker overtidsgodtgjørelse for tid etter arbeidstiden skal felt 17 (OTKEtter) fylles ut med ønsket overtidskode. Dersom tidsrommet angir en vakt-tilkalling/oppmøte skal felt 18 (OTKOppmøte) fylles ut med ønsket overtidskode. Feltene (OTK1 OTK5) benyttes for å angi eventuelle overtidskoder av typen Fast tillegg (som er uavhengig av stemplingstidspunkt). Feltene brukes for å angi evt. Variable tillegg som skal knyttes til stemplingsparet. Dersom tidsrommet skal registreres på en jobb eller kostnadssted benyttes felt 9 (tidsfordelingskode) for å angi om det er jobb eller kostnadssted, og felt for å angi tilhørende verdier. Fravær hel dag kan (alternativt til stemplingstype = 0, Tid1, Tid2 og Fraværskode) angis som Datautveksling 117

122 Stemplingstype = 3, Tidspunkt i Tid1 på formatet ddmmyyyy og Fraværskode. Overføring av enkelt-stemplinger: Felt 4 (Stemplingstype) angir hva slags stempling det er snakk om. Inn-stempling: Stemplingstype = 1, Tidspunkt angis i Tid1. Inn fra fravær: Stemplingstype = 1, Tidspunkt angis i Tid1. Fraværskode angis i felt 7 (Fraværskode) Ut-stempling: Stemplingstype = 2, Tidspunkt angis i Tid1. Ut på fravær: Stemplingstype = 2, Tidspunkt angis i Tid1. Fraværskode angis i felt 7 (Fraværskode) Overtid: Stemplingstype = 5, Tidspunkt angis i Tid1. Overtidskode angis i felt 19 (OTK1). Fravær hel dag: Stemplingstype = 3, Tidspunkt angis i Tid1 på formatet ddmmyyyy Fraværskode angis i felt 7 (Fraværskode) Bytt jobb: Stemplingstype = 6, Tidspunkt angis i Tid1, Tidsfordelingskode settes til Pf eller Jb og verdi(er) i Verdi 1 Verdi 5. Bytt kostnadssted: Stemplingstype = 7, Tidspunkt angis i Tid 1, Kostnadsstedsnivåene angis i Verdi 1 Verdi 5. Forretningsregler Det vil være flere regler forbundet med importen. Under er disse beskrevet. Hvis en fraværskode eller overtidskode ikke finnes i konverteringstabellen vil programmet forsøke å bruke koden direkte i WinTid. Hvis koden ikke eksisterer i WinTid vil transaksjonsraden bli avvist og den blir logget til fil. Feilmelding vil være: Fraværskode/overtidskode finnes ikke i WinTid. Hvis den ansatte ikke finnes i WinTid eller er påført sluttet dato vil transaksjonen bli avvist og den blir logget til fil. Feilmelding vil være: Den ansatte finnes ikke i WinTid eller er påført sluttet dato. Hvis det allerede finnes en stemplings på det angitte tidspunktet vil transaksjonen blir avvist, og logget til fil. Feilmelding: Hele eller deler av stemplingsparet finns fra før. Fila må være sortert stigende etter dato og klokkeslett pr ansatt. (Dette er spesielt viktig i forhold til punktet under) Hvis det mangler en innstempling og det legges inn en utstempling, eller vice verca. Transaksjonen blir avvist og den logges til fil. Feilmelding: Det mangler en inn eller ut stempling i forbindelse med den angitte transaksjonen. Det er avsender som skal holde rede på om en transaksjon er sendt tidligere eller ikke. En transaksjon skal ikke sendes to ganger. Korrigeringer må skje manuelt i WinTid. Hvis overføring til lønn er gjort eller resultatet på den dagen det prøves å lese inn stemplinger på er godkjent avises stemplingen og raden logges til fil. Feilmelding vil være: Dagen som det leses inn op er enten godkjent eller overført til lønn. 118 Datautveksling WinTid konfigurasjon

123 Hvis det leses inn en stempling som overlapper med en allerede eksisterende stempling vil transaksjonen bli avvist. Transaksjonen blir logget, og feilmelding vil være: Overlappende stemplingspar med allerede eksisterende stempling i WinTid. Huller i registreringen håndteres i forhold til den ansattes beregningsskjema. Hvis det prøves å legge inn et variabelt tillegg der kategorien er ukjent, avvises raden og den logges til fil. Feilmelding: Ukjent kategori på variabelt tillegg Datautveksling 119

124

125 Kostnadssted Bruk av kostnadssted gir en mulighet til å knytte resultater til et kostnadssted. Du må igjennom følgende punkter for å ta i bruk kostnadsstedsmodulen: 1. Oppsett av kostnadsstedstruktur og definisjon av kostnadsstedene som skal brukes. Kostnadssteder kan også importeres og vedlikeholdes med import fra et integrert system. De ansvarlige for kostnadsstedet skal kunne godkjenne påløpte timer for ansatte jobbet på disse. For å vite hvem som er ansvarlig må kostnadsstedene tildeles. 2. Slå på tilgang til kostnadsstedsmodulen. Se System data og Andre funksjoner. 3. Gjøre klart for å bruke kostnadsstedene dvs. sette opp funksjonstast for Bytt kostnadssted på registreringsterminalene og tildele ansatte faste kostnadssteder se Personalia Kostnadssted i WinTid brukerdokumentasjon 4. Knytte kostnadsstedstruktur til firma. Se Firma og kostnadssteds- oppsett WinTid brukerdokumentasjon. 5. Knytte ansatte til fast kostnadssted. Se Personalia Kostnadssted i WinTid brukerdokumentasjon. 6. Vedlikeholde ansatte som bytter kostnadssted. 7. Utnytte funksjonen utlån av ansatte til annet kostnadssted. 8. Godkjenne resultater på kostnadssteder og overføre resultater til integrerte systemer. I konfigurasjon gjør du punkt 1-3 før du kan bruke funksjonen i WinTid. Kostnadssted 121

126 Tildeling Bruk av Kostnadsstedsmodulen krever eget oppsett før det kan tas i bruk. For mer informasjon henvises det til Brukerhåndboken Jobbregistrering. Du må tildele brukere til kostnadsstedene. Her begrenser du hvilke kostnadssteder brukeren kan vedlikeholde og godkjenne resultater for. Ansatte som lånes ut til andre grupper, får godkjent disse resultatene av brukeren som eier disse kostnadsstedene. Når det er opprettet en kostnadsstedstruktur Se Oppsett av kostnadssted, må disse tildeles brukere på samme måte som ansatte tildeles. Dette må du gjøre før du kan vedlikeholde Bytt kostnadsstedsstemplinger i programmet. Menyen er tilgjengelig for brukergrupper som har tilgang til funksjonen Kostnadssted. Funksjonen plasseres under menypunktet kostnadssted. Tildeling av kostnadssted til en bruker Når du velger dette menypunktet, får du først opp en oversikt over brukere av WinTid. For mer informasjon om oppretting av brukere se Vedlikehold og oppretting av brukere. Du markerer den brukeren som skal tildeles kostnadssteder og velger Tildeling av kostnadssteder. Bildet under vises. 1. Velg hvilket kostnadsstedsoppsett som skal tildeles. Dette finner du i droppboksen øverst til venstre. Her vises de ulike oppsettene/strukturene som er definert. 122 Kostnadssted WinTid konfigurasjon

127 2. For det oppsettet du velger vises aktuelle verdier for første nivået for denne kostnadsstedsstrukturen. Her kalt Avdeling. Du markerer de radene du skal tildele og trykker på >> for å få de over i høyre kolonne. 3. Du får nå tilgang til alle kostnadsstedene som inneholder disse verdiene på første nivå.. 4. Trykk Lagre for å bekrefte tildelingen. Kostnadssted 123

128 Oppsett I definisjon av kostnadssted skal du gjennom 3 nivåer: 1. Struktur for kostnadssteder 2. Opprette navn for nivåene i strukturen 3. Opprette selve kostnadsstedene dvs. sette sammen verdier fra de nivåene du har definert. Struktur på kostnadssted Du kan opprette flere kostnadsstedsstrukturer. Dette gjør du under Oppsett navn. Bruk funksjonen Legg til ny rad (CTRL+L) I nedre vindu oppretter du en rad for hvert nivå du ønsker. Skal kostnadsstedet bestå av 2 nivåer lager du to rader her og gir dem en beskrivelse. Det er ingen begrensning på antall nivåer i en struktur. Det er viktig å tenke igjennom antall nivåer du trenger før du begynner å opprette disse. Når du går videre, må du velge det Oppsettet (hvis du har flere) du skal jobbe med da dette styrer de valgene du får på de neste arkfanene. Data på nivåene i kostnadsstedsstrukturen I øvre del av vinduet vises navnet på kostnadsstedsoppsettet. 124 Kostnadssted WinTid konfigurasjon

129 I droppboksen velger du nivået i strukturen for å legge inn navn/betegnelser og koder. For å legge til nye rader, bruker du ikonet for ny rad eller CTRL+L. Ved flere nivåer må du legge inn verdier på alle nivåene før du går videre. Oppretting av kostnadsstedene Under arkfanen kostnadssted vil opprettede kostnadssteder vises når de først er blitt laget. Første gang vil du få en tom liste og måtte velge Generer kostnadssteder for å få opprettet kostnadsstedene. Når det finnes kostnadssteder, kan disse endres ved for eksempel å gi dem et navn. Generer kostnadssteder for oppsett I dette vinduet generer du kostnadssteder automatisk. Du går frem på følgende måte: 1. Velg nivå i droppboksen øverst. 2. Aktuelle verdier vises i venstre kolonne under. 3. Marker aktuelle verdier og flytt dem over i høyre kolonne. 4. Velg deretter på samme måte verdier fra de neste nivåene. 5. Trykk knappen Generer kostnadssteder. Du får satt sammen aktuelle verdier til kostnadssteder. Den lager da kombinasjoner av alle valgte verdier fra hvert nivå. Kostnadssted 125

130 På denne måten slipper du å sette sammen verdiene fra de ulike nivåene manuelt. Under vises eksempel på kostnadssteder basert på en struktur med 2 nivåer. Navnet på kostnadsstedet blir nummer nivå1, nummer nivå2. Dette kan du selv endre som vist på første rad under (se eksemplet) Kostnadssteder kan også slettes fra dette bildet. Forutsetning er at det ikke er registrert resultater på kostnadsstedet. 126 Kostnadssted WinTid konfigurasjon

131 Verft Oppsett av data til en bruker av verftsmodulen Verftsmodulen er en tilpasset modul for Jobbregistrering i WinTid. Den er utviklet for Verftsbransjen og er integrert mot MPS systemet Primavera. Programmet må settes opp i samarbeid med Syncronos og krever lisens på jobbregistrering. For mer informasjon henvises det til Brukerdokumentasjon for Jobbregistrering i WinTid. Opprett en bruker i konfigurasjon Opprett ny bruker og tildel passord, S tilgangskode og et ansattnummer til brukeren. Velg passende oppsett for passord. Dette må gjøres for hver bruker som skal bruke Verft s modulen. Se Vedlikehold og oppretting av brukere. Verft 127

132 128 Verft WinTid konfigurasjon

133 Oppsett verft i programkjøring Programmer for Verftsmodul settes opp i konfigurasjon under Programkjøring Det er 3 nye programmer som kan legges inn for Verfts- modul: Import, eksport av data til/fra P3E og automatisk beregning av påløpte timer Her vises det mulige oppsett (3 siste rader med nr. 21,22,23 i bilde) Kjøring av programmer Etter at programmer er lagt inn i konfigurasjon kan du starte Wt_prog.exe programmet som utfører dem. Loggvinduet viser hvilke programmer som har blitt kjørt og deres status. For import/eksport programmet til/fra P3E vises det hvor mange rader som har blitt hentet/oppdatert. Eventuelle feil logges i loggtabellen til WinTid. Rapport fra denne tabellen finnes i WinTid under Rapporter, Daglige rapporter og Loggliste Beregning av påløpte timer/berprosentmelding viser hvilken periode som har blitt beregnet sist. Programmet beregner alltid totalt antall timer, samt timer medgått i siste periode. De resultatene brukes videre i prosentmelding og er basert på den daglige beregning til WinTid. Verft 129

134 Utveksling av data mellom WinTid og P3 WinTid kommuniserer med Primavera P3E for å hente produksjonsdata. De dataene vil danne grunnlaget for produksjonsregistreringer og prosentmelding. Sluttberegnede data sendes tilbake til P3E. Utveksling av data kan styres manuelt i Konfigurasjon og automatisk ved hjelp av programkjøringen. 130 Verft WinTid konfigurasjon

135 Import/Eksport fra/til P3E Innlesing av data fra P3E finner du i konfigurasjon under menyvalget Verft. Under oppstart av vindu hentes det allerede innhentet data fra P3E (det kan ta litt tid). Vinduet er oppdelt i 3 sider som viser : Import verft: Brukes til å hente data fra P3E Programmet logges på P3E basen ut fra oppsett i WtBase.INI. Etter vellykket pålogging hentes det opp alle aktuelle data fra P3E. Programmet sjekker om data finnes fra før registrert i WinTid (tabell pvera). Dersom raden finnes fra før, oppdateres alle data unntatt nøkkelkolonner. Status på raden settes til Endret. Er det nye data legges det ny rad i pvera tabellen og rad får status Lagt inn Til slutt kobler programmet fra P3E. Alle meldinger inkludert feilmeldinger vises på skjermen. P3E data Viser alle innleste data fra P3E (sist innleste data og fra alle tidligere innlesninger). Her er det mulig å korrigere data som blir brukt som grunnlaget for tildeling av jobber. Verft 131

136 Status kan vise Lagt inn når linjen ble lest inn og tilsvarende linje med unik kombinasjon prosjekt, aktivitet, ressurs og kostkode ikke fantes fra før, eller Endret når linjen ble oppdatert minst en gang. Sist oppdaterte kolonner vises da på side 2. Status kan også vise Slettet dersom det er mottatt linje med S som taskrsrc_user_text2 og du fikk slettet jobben fra jobbtabell (hadde ikke timer, stemplinger registrert) eller status kan vise Feil ved sletting dersom det er timer, stemplinger på jobben og dermed kan ikke jobben slettes. Der er det mulighet til evt. korrigere innhentede data før de blir sendt ut/ tatt i bruk. Eksport verft Eksport av data fra WinTid til P3E finner du i Konfigurasjonprogrammet under menyen Verft. Ved hjelp av dette vinduet kan du eksportere (skrive ut) data fra WinTid til P3E. Som ved import, logges også programmet på P3E basen for å utføre oppdatering av data i P3E. 132 Verft WinTid konfigurasjon

137 Verft 133

138 Perioder for prosentmelding Ved hjelp av dette programmet kan du legge opp perioder som brukes til å beregne perioderesultater i prosentmeldingen. Perioder som finnes, vises i øvre del på skjermen. Ved hjelp av meny valg (finnes også på høyre muse knapp) kan du endre alle kolonner, legge inn nye rader, slette eksisterende rad(er) og lagre endringer. For automatisk opplegg av perioder kan du benytte nedre del som gir mulighet til å legge opp ønskelig antall perioder f.o.m. en startdato. Du kan velge mellom månedlige/ukentlige/2-ukers perioder. I tillegg til dette må du oppgi start verdi for første periode. Alle etterkommende perioder får et nummer høyere. Det er ikke lov å ha flere perioder med samme nummer (periodenummer må være unik). Det er mulig å oppgi et felles navn for perioder som skal legges opp. Programmet vil benytte dette navnet og legge på periodenummer på slutten. Etter at data for automatisk opplegg er spesifisert, bruk tasten Legg opp perioder eller tast Alt+L. Perioder som nettopp ble lagt opp kommer i øvre del av vinduet. Der kan du videre endre perioder før lagring tar sted. Ved hjelp av tasten Bruk eller Alt-B kan du lagre alle perioder som vises i vinduet. Ved hjelp av Avbryt tasten kan du lukke vinduet å komme tilbake til applikasjon. Dersom du har foretatt endringer i vinduet vil du bli spurt om endringene skal lagres. Ved å svare Nei på dette vil du lukke vinduet og miste alle endringer som ble gjort. 134 Verft WinTid konfigurasjon

139 Tasten OK lagrer alle endringer og lukker vinduet. Dersom det har oppstått feil under lagring av endringer vil du få beskjed om dette. Prosentmelding og beregning av påløpte timer Prosentmelding skal gi mulighet til å ferdigmelde en/flere aktiviteter med forskjellig ferdighetsgrad. Dataene for prosentmelding kan vedlikeholdes i konfigurasjonprogrammet eller i Verftsmodulen. Vinduet viser alle aktiviteter innhentet fra P3E. Tilsvarende prosentmelding i Verftsmodulen viser kun aktiviteter til en formann ut fra begrensning av antall aktiviteter som vises ved hjelp av utvalg på bygg/avdeling/ansvarsområder (se Utvalg av aktiviteter for mer informasjon). Man oppgir verdi i kolonnen % Ferdig evt. Gjenstående. Du kan oppgi et tall mellom 0 og 100 %. Deretter når du går ut av feltet ved hjelp av Tab eller pil opp/ned tasten, vil programmet regne ut verdier i de andre kolonnene. Etter utregningen er det mulig å sette Forventet ferdig og Planlagt ferdig datoer. Alle hvite kolonner er lov å endre manuelt. Bruk tasten lagrer endringer i prosentmeldingen uten å lukke vinduet. OK tasten lagrer endringer og lukker vinduet. Avbryt tasten og etterkommerne Nei på lagring av evt. endringer fører til at du mister alle sist utførte korreksjoner. Verft 135

140 Beregning av påløpte timer Beregning av prosentmelding foregår automatisk ved hjelp av et program som starter beregning av prosentmelding på utvalgte dager/tidspunkter, satt opp av WinTids personell. Automatisk beregning omfatter beregning av totalt påløpte timer og timer påløpt i en periode (programmet beregner en prosentmelding periode så snart den er over). I tillegg til dette kan du starte manuell beregning av påløpte timer totalt og i en periode fra vinduet med prosentmelding. På side 2 i dette vinduet vises følgende. I utvalget kan du velge mellom totalt/periodisk beregning. For periodisk kan du velge ønskede perioder fra en liste på høyre side. Programmet foreslår fra/til dato ut fra utvalget, men i begge tilfeller kan du overskrive datoer til ønskede verdier. Trykk deretter Beregn tasten eller tast ALT+B for å starte beregningen. Hendelseslogg viser detaljer for beregning med evt. feil som oppstår under beregning. Når beregningsprogrammet er ferdig, hentes det nye beregnede data til side Verft WinTid konfigurasjon

141 Prosentmelding og beregning av påløpte timer Det er 2 måter å vedlikeholde prosentmelding i Verftsmodulen. Den første måten er å velge Prosentmelding fra meny under Vedlikehold. Vinduet viser alle aktiviteter innhentet fra P3E for en formann begrenset ut fra utvalget på prosjekt/avdeling/ansvarsområder (se Utvalg av aktiviteter for mer informasjon). Du oppgir verdi i kolonnen % Ferdig evt. Gjenstående. Du kan oppgi et tall mellom 0 og 100 %. Deretter, når du går ut av feltet ved hjelp av Tab eller pil opp/ned tasten, vil programmet regne ut verdier i de andre kolonnene. Etter utregningen er det mulig å sette Forventet ferdig og Planlagt ferdig datoer. Alle hvite kolonner er det lov å endre manuelt. Bruk tasten lagrer endringer i prosentmeldingen uten å lukke vinduet. OK tasten lagrer endringer og lukker vinduet. Avbryt tasten og etterkommerne Nei på lagring av evt. endringer, fører til at du mister de sist utførte korreksjoner. Verft 137

142 Den andre måten å vedlikeholde prosentmelding på er å dobbeltklikke på en gjeldene aktivitet (nederste del av Formannsbildet). Vinduet for prosentmelding legger seg opp over ansatt data slik at brukeren kan se alle aktiviteter og vindu som brukes til ferdigmelding. Dette vinduet ser slik ut Alle kolonner som er hvite kan brukes til å endre data. Det er mulig å oppgi enten gjenstående eller % ferdig. Data for alle andre kolonner regnes ut automatisk. Ved å taste OK vil du avslutte ferdigmelding av en aktivitet og lagre endringer. Avbryt tasten avbryter korreksjon. 138 Verft WinTid konfigurasjon