BRUKERVEILEDNING PROSTEMODUL FOR PROST OPPSETT AV PROSTIET

Transkript

1 1 BRUKERVEILEDNING PROSTEMODUL FOR PROST Innledning Denne veiledningen er laget til hjelp for prost/prostesekretær/prostesaksbehandler. Les først veiledningen som er laget for prestene, den gir en bakgrunn for den tilleggsinformasjonen som dere får i denne veiledningen. OPPSETT AV PROSTIET Agrando AS setter opp prostiet som en topp-organisasjon i systemet med de ulike fellesråd som underorganisasjoner og lager et brukernavn og et passord til hver prost/prostesekretær/prostesaksbehandler. Siden Prostemodulen og Medarbeideren henger sammen, må man avklare et par ting: 1. Vi må få tillatelse fra de fellesråd som alt har tatt Medarbeideren i bruk til at prost/prostesekretær kan få tilgang til disse fellesrådene. Når prost/prostesekretær er administrator på toppnivå, betyr jo det at de har full tilgang til alle underorganisasjoner. Derfor er det viktig med en dialog med de ulike kirkevergene som har Medarbeideren slik at de får trygghet for at prost/prostesekretær ikke skal gå inn i underorganisasjonen og gjøre endringer eller legge til hendelser. 2. Dersom prosten skal få oversikt over arbeidsbelastningen når det gjelder gudstjenester, begravelser og vielser for den enkelte prest i prostiet må denne informasjonen hentes ut av Medarbeideren. For å få det til, må fellesrådene/sognene i prostiet ha nødvendige etiketter i Medarbeideren (navn på etikettene): Begravelse eller Gravferd Vielse eller Vigsel Gudstjeneste eller Gudsteneste Farge på etikettene har ingen betydning. Dersom ingen sogn/fellesråd i prostiet har brukt Medarbeideren tidligere, er det ovenstående ikke noen problemstilling. Ved et evt. senere kjøp av Medarbeideren fra et sogn/fellesråd i et slikt prosti vil vi i Agrando AS informere om disse forutsetningene. For informasjon om: - endring av passord - nedlastning av Medarbeideren - oppstart av Prostemodulen - synkronisering til mobiltlf./smartbrett Se brukerveiledning til prestene

2 2 Oppsett av prostiet Agrando setter i utgangspunktet opp prostiet og legger inn alle prester. I tillegg legges prost og prostesekretær inn som bruker på Prostinivå. Du kan senere legge inn flere prester som brukere på Prostinivå (f. eks. en vikar for prosten), se nedenfor. Når man senere skal legge til/fjerne prester (noen begynner, noen slutter... ), så vil Bispedømmekontoret gjøre dette. Nye prester vil da få tilsendt en e-post med info om brukernavn og passord. Definer hvem som er prosti i prostiet For at bispedømmekontoret skal ha oversikt over prostenes arbeidsplaner/ferie osv., er det viktig at man definerer hvem i prostiet som er prost. Gå til Kontaktkort. Klikk på navnet til den som er prost. Velg «Rediger» Det er nå en ny knapp som heter «Er prost», klikk i ruten, og «lagre» Legge til brukere på Prostinivå Prosten bestemmer hvem som skal ha tilgang på PROSTI-NIVÅ i modulen. Vanligvis vil dette bare være prost, prostesekretær og kanskje en superbruker. For å legge til brukere på dette nivået, gå til Prostemodulen og velg Administrasjon. Skriv inn brukernavn på vedkommende som du vil skal ha full tilgang, og trykk på knappen Legg til bruker. Husk at de som legges til på denne måten vil få samme rettigheter i systemet som prosten! Så ikke bruk denne funksjonen uten at du er sikker på at det er det du ønsker!

3 3 Du kan her også slette/fjerne en bruker som ikke lenger skal ha denne tilgangen (for eksempel en prostesekretær har sluttet). ARBEIDSPLAN Hovedfunksjonen i Prostemodulen er å opprette arbeidsplaner og å ha oversikt over prestenes arbeidssituasjon, inkludert statistikk. Opprettelse av en ny arbeidsplan Velg Arbeidsplan. Ved å trykke på knappen av ny plan. får man opp et vindu for oppretting Skriv inn navn (for eksempel våren 2014 ) og bestem start og slutt på arbeidsplanen. Du kan også skrive inn notater (som for eksempel frist/siste dato for ønsker fra prestene). Ikke lås planen nå. Lagre (trykk på bildet av diskett).

4 4 Visninger i arbeidsplanen I arbeidsplanen har du ulike visninger. a. Visning av prester Du kan velge hvor mange prester du ønsker å se på en gang. Gå til knappen Velg prest oppe under menylinjen og huk av knappen Alle, velg så de prester du vil se. Eller fjern haken for de du ikke vil se. Du kan se en enkelt prest også ved bare å trykke på navnet til vedkommende i navigasjonslisten til venstre (du må først åpne planen ved å trykke på den sorte trekanten foran arbeidsplanen). MERK: Også planlagte hendelser fra Medarbeideren vises i kalenderen. Det gjelder hendelsene: Vielse, Gudstjeneste og Begravelse. Dermed kan prosten ha oversikt over kirkelige handlinger som prestene er opptatt med. NB!: Disse hendelsene kan ikke redigeres i Prostemodulen, de kan kun redigeres i Medarbeideren. OG: Alle etiketter kan overlappe systemet kontrollerer ikke det. Det betyr at systemet åpner for kombinasjoner som logisk sett IKKE kan kombineres (f. eks. Ferie og Beredskap). Men dette er gjort etter ønske fra felles brukermøte m. representanter fra bispedømmene som har kjøpt programmet. Du kan endre rekkefølgen prestene vises i. I Kontaktkort-visningen velger du knappen Rekkefølge : Følgende vindu vil vises: Klikk på et navn, dra og slipp det et annet sted - for å endre rekkefølge på visningen. Klikk på Lagre-knappen for å lagre de valg du har gjort

5 5 b. Visning av tidsperiode Du kan velge tidsvisning, på måned (hvis du da vil se mer enn to prester, vil det være enklest å krysse av for knappen Lang, ellers vil skjermbildet bli veldig uoversiktlig) eller på tidslinje (velg antall dager). c. Visning av elementer Ved å holde musen over et element i kalenderen kommer det opp en informasjonsboks. Elementer kan ha statusen Planlagt, Slettet eller Ny. Du kan velge månedsvisning, eller du kan velge antall dager du vil se. I månedsvisning vises da bare fargefelt (ikke tekst), hold evt. musen over feltet for å se navn på hendelsen. Til høyre for Arbeidsplan er det en firkantet boks, der kan du velge hvor mange arbeidsplaner du vil se (etter hvert blir det jo en lang liste... ) Hvis det ikke finnes noen låst arbeidsplan, vil kalenderen i den «Daglige kalender» være skravert (lys blå). I den «Daglige kalenderen» vil nå planlagte hendelser vise med en blå P. Det er for å vise hva som var planlagt når planen ble låst, til forskjell fra hendelser som har kommet til etterpå (endringer/tillegg). Innleggelse av data/informasjon i arbeidsplanen Velg Arbeidsplan Gå til den arbeidsplanen du vil jobbe med. For evt. å endre på tidsperiode eller navn på arbeidsplanen, trykk på knappen Rediger arbeidsplan. Fridager er automatisk lagt inn i henhold til oppsettet i Kontaktkortet. Du kan endre automatiske valg av fridager ved å klikke på knappen Endre fridag oppe til venstre. Gjør de valg du ønsker, og programmet vil automatisk generere fridagene på nytt når du trykker på knappen generer. Røde dager legges også automatisk inn. Røde dager vil være ca. 10 per år. Dette er vanlige fridager som alle arbeidstagere har krav på, også prester. Prosten legger inn det riktige antallet. Noen bispedømmer har en avtale om å kunne overføre fridager, dersom dette er tilfelle, vil prosten også legge inn disse. Se nedenfor om hvordan programmet teller fridager.

6 6 Prosten kan legg til/redigere/skjule /justere rekkefølgen på etikettene. For å gjøre det: Gå til Administrasjon og velg Etiketter. Man kan da: - Legge til egne etiketter. Velg «Legg til ny etikett» på menylinjen. Gi den nye etiketten et navn og en farge. Skriv inn en kode/forkortelse, den må være kort og unik. - Redigere etiketter. STANDARD ETIKETTER kan man bare endre farge på. De etikettene som kalles «Variant» kan man både endre farge, kode og navn. Trykk på symbolet og gjør dine valg. - Skjule etiketter. Ved å trykke på krysset foran etiketten, vil man deaktivere etiketten. Man kan senere hente den tilbake ved å trykke på pilen som kommer opp foran krysset. - Endre rekkefølge på etikettene. Velg «Rekkefølge» på menylinjen. Dra og slipp for å flytte etiketter. Videre arbeidsflyt: Legge inn planlagte hendelser: Legg inn planlagte hendelser (permisjoner, ferie, studiepermisjon, beredskap) ved å gå til riktig dato.(øverst til høyre i vinduet: bruk pilene ved siden av månedsnavnet for å bla, eller klikk på det lille bildet av kalender for å gå til en dato). Nye elementer i arbeidsplanen opprettes ved å dobbeltklikke i ruten for den dagen og presten man vil opprette et element for. Man får opp et vindu for valg av type element og start og sluttdato: Velg tidsperiode. Lagre (trykk på bildet av en diskett). Merk at for eksempel en ukes ferie blir 5 feriedager og 2 fridager (det samme gjelder permisjoner), fridagene holdes som fridager (slik andre yrkesgrupper har 5 feriedager og fri helg). Andre hendelser blir lagt dobbelt, dvs. man kan både ha Fridag og Beredskap samtidig (hvis det er slik prostiet opererer).

7 7 Legge inn en hendelse på alle/flere prester på en gang Dersom man skal ha en studiedag som gjelder alle/mange prester i prostiet, kan man nå legge inn en hendelse på flere prester samtidig. Når man velger en dato og dobbeltklikker/høyreklikker, kommer det nå opp et valg som er slik: Klikk på den lille boksen der det står «Prester». Vinduet vil da endres til å se slik ut: Velg «Alle», eller velg de prestene du vil planlegge for. Låse en arbeidsplan Når en arbeidsplan er ferdig, låser man planen, da kan den ikke endres på av andre en prost/prostesekretær. For å låse: Velg den aktuelle plan og klikk på Lås arbeidsplan på menyen. En plan kan når som helst låses opp av prost/prostesekretær for å gjøre endringer. For å låse opp: Velg en låst plan og klikk på Lås opp arbeidsplan på menyen. Rapporter til Excel Når Daglig kalender er valgt kan en ta ut rapporter om en valgt periode til Excel. Velg knappen Lag rapport. Denne funksjonen vil forsvinne når bispedømmekontoret selv vil ta ut rapporter og automatisk sende disse til DFØ. Godkjenne måned i kalenderen Før rapportering må en sjekke om den enkelte prest har godkjent måneden som skal rapporteres:

8 8 Den enkelte prest kan godkjenne hver måned i sin visning i Prostemodulen eller det kan gjøres fra prostens kontor for den enkelte prest. For å godkjenne: Klikk på knappen Godkjenn [aktuell måned] : Når godkjenning er gjort vises det slik: Det vil komme en funksjon som gjør at det automatisk blir sendt ut en SMS til alle prester som IKKE har godkjent sist måned. Denne SMS-en vil bli sendt ut ca. 5. i hver måned. Dermed slipper prosten å være den som hele tiden må sjekke opp og minne prestene på å godkjenne. STATISTIKK Mye av hensikten med programmet er å gi prosten oversikt og gjøre rapporteringen av statistikken enklere. Merk at der ikke er noen utskriftsmuligheter for statistikken, men du kan skrive ut skjermbildet på vanlig måte ved å bruke Print Screen. Det er to måter å finne statistikk på: 1. I den daglige kalenderen Når man er i den daglige kalenderen kan man klikke i den lille firkanten nederst til venstre, da får man opp statistikk for prestene. Eller man kan bruke den lille opp/ned-pilen helt nederst til høyre. FRIDAGER viser hvor mange presten har til gode eller har tatt ut for mye. Tallet viser til nå i året inklusiv planlagte fridager i de låste planene. Merk at FRIDAGER telles fra ca. 1. des. til 1. des. Her er en oversikt over de kommende år: 2013 ( ) 2014 ( ) 2015( ) 2016( ) 2017( ) Noen bemerkninger om telling av fridager: - Dersom presten arbeider på en RØD DAG, sletter han/hun fridagen og vil få den til gode i statistikken. - Dersom presten sletter en fridag en uke, vil han/hun ha den til gode. Men dersom man sletter 2 fridager i samme uke, får man bare 1 til gode (avtaleverket for prestene).

9 9 - Dersom en RØD DAG faller på en allerede oppsatt fridag (f.eks. 2. påskedag kommer på en mandag der presten likevel har fri, så blir det ikke dobbelt fri, det telles som en fridag) Merk derfor at det tallet som gjelder er +/- tallet (dvs. tallet som viser til gode... ). Matematikken vil være litt forvirrende ellers, siden et tall som f. eks. 56/58 skulle bety at presten har 2 fridager til gode, men på grunn av Røde dager/evt. Overførte fridager/regelen med at man får bare 1 fridag til gode hvis du har slettet 2 i en uke, gjør at presten likevel kan ha f. eks. 5 til gode! FERIE/STUDIEPERMISJON viser hvor mange dager som er tatt ut og planlagt tatt ut i de låste planene i år (i forhold til hvor mange dager du har krav på/avtalt i kalenderåret) ØVRIGE ETIKETTER viser antall dager i tidligere og låste planer i kalenderåret. 2. I Statistikk-delen av programmet For å se statistikk, velg Statistikk i navigasjonsvinduet til venstre. Du får opp tre ulike visninger: a. Arbeidsmengde Dette er statistikk som er ekstrahert/trukket ut av Medarbeideren. Det man kan se, er følgende hendelser: Gudstjenester, Vielser og Begravelser. Programmet vil da hente ut statistikk fra Medarbeideren og vise antall slike hendelser presten er med på (det kan jo være en gudstjeneste der flere prester deltar). Statistikken viser både gjennomførte og planlagte hendelser. Denne statistikken forutsetter bruk av Medarbeideren fra prestene. Det er derfor viktig å bli enig i prostiet om bruk av Medarbeideren til å registrere vielser, begravelser og gudstjenester hvis man ønsker at prosten skal få oversikt over arbeidsmengden for prestene. b. Statistikk for året Her ligger statistikken for alle prestene på etikettnivå. Velg år i listen oppe i skjermbildet for å se historikk.

10 10 c. Statistikk (fridager) Det har vist seg at det er mange uklarheter knyttet til uttak av fridager. Derfor er det viktig at prosten presiserer reglene for uttak av fridager, slik at Agrando slipper å få support-telefoner om slike spørsmål. Under Statistikk (fridager) vil du få en oversikt: Du kan se: 1. Antall fridager til gode. 2. Antall uker uten fridager, dvs. uker der det ikke er tatt ut fridag i det hele tatt. Dette for at prosten skal ha mulighet til å se hvor ofte prester har jobbet hele uker uten å ha fri. Merk at uker som ikke er planlagt ennå vil bli tatt med! Så tallet blir meningsfullt mot slutten av året! F. eks. 23 uker uten fridag vil trolig bety at høsten ikke er planlagt ennå. 3. Oversikt over hver enkelt uke, hele året: Dersom man klikker på den lille knappen «Vis alle uker», vil man få en oversikt over uttatte fridager per uke gjennom hele året. d. Visning av hendelser fra Prostemodulen i Medarbeidere Planlegging som er gjort i Prostemodulen vises i Medarbeideren som read-only heldagshendelser: Hendelsene er merket med en grønn P for å vise klart at dette er informasjon som kommer fra Prostemodulen. Disse hendelsene KAN IKKE REDIGERES i Medarbeideren. Holder man musen over hendelsen, vil man se startdato/sluttdato (spesielt viktig ved lengre fravær, som f. eks. ferie).

11 11 Kategoriene fra Prostemodulen vises i Medarbeideren med oversatte titler (forenkling + hensyn til taushetsplikt): Prostemodulen Medarbeideren BEREDSKAP Beredskap All sykemeld/egenmeld. Sykemelding Eksamen/lese-perm Permisjon Ekstraferie v.f. 60 Ferie Fedreperm m/ og u/lønn Permisjon Ferie med lønn Ferie Ferie uten lønn Ferie FRIDAG/seniordag Fridag NN-uka Ferie Offentl. Verv Tillitsverv Org. Oppdrag Tillitsverv Permisjon m/ og u/lønn Permisjon Studiepermisjon Permisjon Tillitsvalgt Tillitsverv Tjeneste i prostiet Tjeneste i prostiet Tjenestedag Tjenestedag Velferdsperm m/lønn Permisjon SUPPORT I avtalen med bispedømmekontoret ligger det at prost/prostesekretær har fri support når det gjelder bruken av Prostemodulen. Vi håper dere først tar kontakt med evt. superbruker i Prostiet, det er viktig at vedkommende blir involvert, og man lærer jo best når man jobber med konkrete utfordringer. Support hos Agrando AS: Ring supporttelefonen mellom kl og Eller send e-post til support@agrando.no Merk at support av Medarbeideren ikke er inkludert i avtalen med bispedømmekontoret. Og det forventes ikke at dere skal drive support av det programmet for prestene i prostiet. Til orientering: Dersom fellesrådet har kjøpt Medarbeideren, er fri support inkludert for alle brukere. Hvis fellesrådet ikke har kjøpt Medarbeideren, kan en prest ringe support-telefonen hos Agrando AS og få hjelp når det gjelder bruk av Medarbeideren, men fellesrådet man hører til blir da fakturert for medgått tid etter vanlig timepris (ingen oppstartskostnad). Vi håper du vil bli fornøyd med Prostemodulen! Vi er åpne for innspill med henblikk på forbedringer og forenklinger for å gjøre programmet så tjenlig som mulig. Med hilsen oss i Agrando AS