Velkommen til årsavslutning i SAP 2014

Transkript

1 Velkommen til årsavslutning i SAP 2014

2 Forberedelser til å avslutte år 2014 i SAP Opprydding

3 Opprydding på poster fra år 2013 Reiser med dato før må ferdigbehandles Finnes i rapport S_AHR_ Ligger det noen reiser på «feilkonto»? Har noen ansatte «gammel» negativ netto på reise? Korriger før siste reisekjøring i 2014, registreringsfrist ved arbeidsdagens slutt 3

4 Avstemming NAV-refusjoner Rapport PC00_M20_RMB_RECON benyttes til å avstemme differanser mellom krav og mottatt refusjon Rydd mest mulig før 13. kjøringa starter 4

5 Feriekvoter fra 2013 Rest på kvote for betalt ferie fra 2013 Avdekkes ved transaksjonskode PT_QTA10, variant Cus&opal 07 Korrigeres ved å endre sluttdato for kvotetrekk i IT

6 Negative LT-koder DFØ legger ut rapport på Opal_con etter hver T2-kjøring Skal følges opp fortløpende Siste frist for registrering Kan ikke levere lønns- og trekkoppgave med negativ saldo på noen LT-kode 6

7 Hovedlønn desember og 13. kjøring Korrigeringer/tilbakeføringer som gjelder år 2014 bør foretas på HL desember, eller senest ved 13. kjøringen Tilleggsopplysninger til aktuelle lønnarter avdekkes Transaksjonskode PC00_M99_CWTR, forskjellige varianter Registreres i IT 0419 Registreringsfrist

8 Hovedlønn desember - forskuddstrekk Hovedregel - halv skatt på månedslønn og faste ytelser og enkelte tilleggsytelser Honorarpersoner får fullt forskuddstrekk Ønsker om fullt forskuddstrekk registreres slik: IT 0015 lønnart VFSK Beløp settes til 1 Dato må være i desember 8

9 Datostyring i SAP - registreringsfrister Poster med dato i 2013 og 2014 som registreres før 13. kjøring er avsluttet ( )kommer med på 2014 Poster med dato i 2014 som skal belastes regnskapet for 2015 må registreres etter 13. kjøring er avsluttet Poster med dato i 2015 kommer med på 2015, uansett registreringstidspunkt 9

10 Klargjøring til nytt år Kvotetildeling

11 Kvotetildeling 2015 Fraværskvoter opprettes i SAP Feriekvoter for 2015 opprettes i SAP Husk å kontrollere tildelte kvoter Sjekk at riktige opptjeningsopplysninger er registrert på Nyansatte som kommer fra annen statlig arbeidsgiver Ansatte som har skiftet arbeidsplan 11

12 Kjøreplanen for 2015 Kjøreplanen ligger klar på kundenettet I 2015 blir det en ekstra dag kontrollperiode ved hovedlønnskjøring Årsak - ekstra kontroller i forbindelse med at vi starter med A- rapportering Obs, hovedlønnskjøring januar 2015 settes i gang natt til 2. januar! 12

13 13. kjøring

14 13. kjøring 13. kjøring er en korrigeringskjøring! Bør unngå utbetalinger, men hvis det er utbetaling så sørg for å godkjenne i banken innen fristen, slik at Avregningsretur kommer på

15 Sjekkliste for 13.kjøring Aktivitetene skal utføres i nummerrekkefølge 15

16 Sjekkliste for 13. kjøring punkt 1 Feriedager som ikke er avviklet ved årets slutt Transaksjonskode PT_QTA10 Variant Cus&opal07 Kontroll med overføring av ferie til nytt år. Sluttdatoen på kvotetrekk forlenges når dagene ikke er avviklet ihht.regelverk Infotype IT2006 Kontroll av restferie Frist 8.desember 16

17 Sjekkliste for 13. kjøring punkt 2 Kontrollere og avstemme alle refusjoner fra NAV inneværende år Transaksjonskode PC00_M20_RMB_RECON Frist 8.desember Kontroller og avstem differanser på krav som man ikke forventer refusjon fra NAV 17

18 Sjekkliste 13. kjøring punkt 2 Vær spesielt oppmerksom på at åpne poster med datointervall fra tidligere år uansett må avstemmes Når nytt år begynner kan du kun gjøre noe med poster fra fjoråret Eventuelle refusjoner som mottas for perioder før fjoråret må registreres manuelt i SAP på fiktiv dato 18

19 Sjekkliste for 13. kjøring punkt 2 Omsorgspenger SAP beregner fravær deler av dag for sykt barn, som hel dag Dermed kan det dannes feil krav i reconrapport, etter det som oppfattes som 10 dager 19

20 Annet vedrørende NAV Refusjonsavstemmingsrapporten har et kommentarfeltet helt ut til høyre, benytt dette feltet og legge inn en kort forklaring på hvorfor du korrigerer Dersom K27-rapporten for november ikke blir lest inn til hovedlønn desember, skal du ikke lage manuelle posteringer til regnskapet Det holder at den leses inn før 13. kjøringen 20

21 Årets siste innbetaling (cremulfil) Desemberoppgjøret kommer etter 13. kjøringen i SAP - helt på slutten av året Tilhørende K27-liste vil først leses inn i SAP til hovedlønn januar, altså neste regnskapsår. Den midlertidige manuelle krediteringen mot konto 5800 og 5810 må da gjøres detaljert på faktisk koststed og ansattnummer i Agresso Motpost er debitering på konto 1575 og 1577 Bilaget må tilbakeføres med samme detaljering i januar etterfølgende år, når overføring fra SAP skjer. 21

22 Sjekkliste for 13. kjøring punkt 3 Oversikt over LT-koder som krever tilleggsopplysninger, liste kan tas ut før HL desember er ferdig kjørt Frist for å være ferdig med kontroll og retting er før 13. kjøring starter Aller siste frist er (før endelig kjøring starter) Benytt transaksjonskode PC00_M99_CWTR Kjør ut en oversikt over SD-koder (LT-koder) som krever tilleggsopplysninger Tilleggsopplysninger registreres i IT

23 Sjekkliste for 13. kjøring punkt 6 Et eksempel på hvordan lønn opptjent i utland skal legges inn 23

24 Sjekkliste for 13.kjøring punkt 5 og 6 DFØ produserer en foreløpig lønns- og trekkoppgave for alle ansatte. Den blir lagt ut på Opal_con Forslaget som finnes på Opalcon skal kvalitetssikres før registrerings- fristen for 13. kjøring Registreringsfrist: kl 20:00 Aller siste frist: (NÅR ENDELIG KJØRING STARTER) Ønsker du å søke opp kun en person, klikk på Edit Find Legg inn etternavn/ansattnummer Da vil du kommer rett inn på den personen du søkte etter, se neste foil 24

25 Sjekkliste 13. kjøring punkt 6 Kontroller forslaget 1) Lønn (111-A) 2) Skattepl. del av ulykkesforsikringen (116-A) 3) Feriepengegrunnlaget (000) 4) Forskuddstrekk (950) 5) Fagforening (311) 6) Premie pensjonsordninger (312) 7) SD-koder m/tilleggsopplysninger 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 25

26 Sjekkliste 13. kjøring - punkt 5 og 6 DFØ kjører ut en ny oversikt over lønns- og trekkoppgaver med negative beløp. Negative beløp må rettes. Benytt transaksjonskode PA30 Registreres i de infotyper hvor feilen har oppstått Frist er før 13. kjøring starter,

27 Kontroller balansekonti vedr. lønn Samarbeid gjerne med en regnskapsmedarbeider og kontroller konti i regnskapet for: Negativ netto/lønn Tilbakebetalt lønn Tilbakeholdt lønn Manuell utbetalt lønn Lag spørringer fra periode om mulig med brudd pr. ansattnummer og følg opp samtlige uoppgjorte beløp! Sjekk gjerne også andre aktuelle konti f.eks.: Lønnsforskudd, Reiseforskudd og ikke minst Feilkonto 27

28 Sjekkliste for 13. kjøring punkt 14 Rette feil på personalstamdata Simuler lønn for alle som er rettet Benytt transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU Variant: XXSIM.KORRIG Gi beskjed til DFØ når alle feil er rettet DFØ gjør dette for fullservicekunder 28

29 13. kjøringen er siste sjanse til feilretting Bedre å bruke litt tid før 13. kjøringen avsluttes enn mye tid i ettertid med endringsoppgaver 13. kjøringen er teknisk sett en rekalkulering av en hovedlønnskjøring De siste dataene fra SAP-reiser innhentes og evt. AGA vedr. disse reisene beregnes Korreksjoner av bonuskjøringer (Dato for bonuskjøringen vises i feltet for Bet.dato) OBS! Føringer i IT0057 (Formidlingstrekk) er ikke med i på 13. kjøringen. 29

30 Sjekkliste for 13. kjøring punkt 15 Siste mulighet til retting er for basis- og delservicekunder: Kl 20:00 den 15.desember Siste mulighet til retting er for fullservice v/dfø: Kl 15:45 den 15. desember Benytt transaksjonskode PCP0 og PC00_M99_CWTR for kontroll Variant: Cus&opal 52 - Korrigeringskjøring, store og små beløp Variant: Cus&opal 5A - Negativ netto korrigering Variant Cus&opal 5B - Feil bankkontonummer korrigering 30

31 Kontrollperioden for 13. kjøring Har ditt firma tilbakeført lønn/godtgjørelser etc. på en ansatt kan skattegrunnlaget bli negativt Skatt må da godskrives manuelt Benytt: PA30, IT0015, lønnart 8007 Beløpet registreres som et negativt beløp når skatt skal godskrives 31

32 Negativ netto på 13. kjøringen Kontroller alle med negativ netto på 13. kjøringen For personer som ikke har lønn neste år, skal negativ netto kreves inn omgående For fast ansatte er det ingen krise med negativ netto beløpet ligger kun på «vent» og trekkes inn på lønnen i januar Dersom skattegrunnlaget også er blitt negativt må skatt korrigeres på 13. kjøringen 32

33 Sjekkliste for 13. kjøring Siste dag under 13. kjøring: 19.desember 2014 Kunden må ha en kontaktperson tilgjengelig helt til kjøringen er fullstendig avsluttet, remittert og mottaksretur mottatt 33

34 Lønnsjournal attesteres punkt 27 Transaksjonskode PCP0 Lønnsjournalen (lønnsberegningsbekreftelsen) må skrives ut på papir og attesteres. Denne skal arkiveres hos dere i minst 10 år. Dersom lønnsjournalen er veldig stor, kan dere nøye dere med å skrive ut den siste siden og attestere på denne. Dersom det siden skulle bli behov for å se på de andre sidene, kan lønnsjournalen hentes opp på nytt. Attestasjon DFØs tjenestetilbud / En del sentrale begreper 34

35 Endelige lønns- og trekkoppgaver for 2014 DFØ produserer endelige lønns- og trekkoppgaver , jfr kjøreplan Leveres til Skattedirektoratet Sendes Strålfors for print Legges på Opal_con for kunde Dere, som arbeidsgiver, mottar «Kvittering for mottatte data» fra Skatteetaten. Denne må snarest sendes DFØ ved Regnskapsavdelingen for regnskapskunder. RA sørger for avstemming og følgeskriv til LT-oppgaven 35