Velkommen til Fagdag Årsavslutning

Transkript

1 Velkommen til Fagdag Årsavslutning

2 Nytt siden sist Renate Sør-Reime Erga

3 Status drift og omstilling Videreutvikling av tjenestene

4 Tjenesteleveransen er samlet Økonomitjenestene er samlet i Stavanger og Trondheim Bedre forutsetninger for å levere gode tjenester Gode driftsresultater også i omstillingsperioden Viktig oppgave framover: fortsette kompetansebyggingen

5 Organisering Regnskapsavdelingen Lønnsavdelingen Stab Stab Fagstøtte Regnskapsbehandling Fakturabehandling Kundesenter regnskap Kundesenter lønn Firmaforvaltning Lønnsdata Lønnskjøring EFB (Hamar) LA APP (Oslo) RA APP (Oslo) Kunde

6 Flytting av DFØs fakturamottak Flyttes fra Hamar til Trondheim 30. april 2017 Adresseendring vil bli varslet

7 Videreutvikling av tjenestene

8 Føringer for utviklingsarbeid Regjeringens digitaliseringsprogram Tiltak for tidstyver

9 Status tidstyvarbeidet: lønnstjenestene 147 innspill 89 er gjennomført, pågående eller planlagt 29 vurderes nærmere Gjennomført Pågående Planlagt Vurderes nærmere Ingen 29 er besluttet å ikke gjennomføre

10 Status tidstyvarbeidet: regnskapstjenestene 36 innspill 17 er gjennomført, pågående eller planlagt 10 vurderes nærmere Gjennomført Pågående Planlagt Vurderes nærmere Ekstern Ingen 9 er besluttet å ikke gjennomføre

11 Automatisering av hovedboksbilag Bilagsføring i arbeidsflyt Bedre oversikt og sporbarhet Pilotering i

12 Selvbetjeningsløsning på mobil Tilleggstjeneste Raskt Enkelt Sikkert Tidstyvpris

13 Elektroniske løsninger Videreutvikling av e-skjemaløsningen Rapport E-skjema for utbetaling av tidsaldo Elektronisk distribusjon av lønns- og reiseslipper trekklister

14 E-læring om reiseregninger Forklarer kategorier og menyer der det ofte blir gjort feil Tar for seg en innenlandsreise med overnatting Tar deltakeren gjennom reiseskjemaet steg for steg Kommer i november

15 Kredittkorttransaksjoner på reise Oversikt over alle transaksjoner Knytte transaksjon til aktuell reiseregning Ingen krav til innlevering av originalbilag

16 Aktivitetsregistrering Enkel registrering av timer med prosjekt Uttak av rapporter på registrerte timer i lønnssystemet Integrasjon til regnskapssystemet Oppfølging i regnskapssystem (prosjektmodul)

17 Små endringer med stor gevinst Datavask mot Folkeregisteret Endringer i innkurv Endring for reisevedlegg Elektronisk innsending av oppfølgingsplan Realisering av endringsønsker

18 Økonomistyring for ledere Web-basert rapporteringsverktøy Veiledningsnotat Kurs Tilgjengelig for kundene fra

19 Utvikling EHF-faktura 48 % EHF andel 50,7 % feil i bestillingsreferanse Innholdsvalidering Leverandøraktivering

20 E-handel E-handel er et prioritert område for Regjeringen Overholde økonomi- og anskaffelsesregelverket Optimalisere prosesskostnader Oppnå bedre innkjøpsbetingelser

21 Nytt innkjøpssystem DFØ vil anskaffe nytt innkjøps- og fakturasystem

22 Oppgraderinger av lønnssystemet Ansatt selvbetjening oppgradert i juni Lønnssystemet oppgradert i august Gir mulighet til å ta i bruk ny funksjonalitet

23 Oppgradering av regnskapssystemet Oppgradering av en base før jul resten i februar/mars

24 Nytt brukergrensesnitt Utredning av nytt brukergrensesnitt i lønnssystemet Web-basert Moderne og mer brukervennlig

25 Brukeradministrasjon og tilgangsstyring Ny brukeradministrasjon og enhetlig pålogging til DFØs systemer For virksomheten og sluttbrukeren betyr dette: Forbedret brukeropplevelse Effektivisering Pilot med Single-Sign-On for fagbrukersystemer starter i høst Single-Sign-On for alle kunder rulles ut tidlig 2016

26 Informasjonen finner du på: dfo.no\id

27 Opplæringsplanen - kurs Nettoføringsordningen i staten i praksis Kurset er holdt i juni, september og oktober (til sammen 7 kurs) Grunnopplæring - regnskapsområdet Fullservicekunder første kurs gjennomført i uke 43 Delservicekunder første kurs kommer våren 2016 Annonseres på dfo.no

28

29 Regeloppdatering 2015 Kjell Solbrekken

30 A-ordningen Samarbeid mellom Skatteetaten Inntekts- og skatteopplysninger NAV Arbeidsforhold SSB - Statistikkformål

31 A-ordningen Frist for rapportering: 5 i neste måned Arbeidsgiver skal alltid innrapportere etter kontantprinsippet Betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift innbetales innen den 15 i måneden etter utløpet av terminen A-melding må leveres selv om det ikke er lønnsutbetaling

32 A-ordningen Arbeidsforhold skal ikke avsluttes ved permisjoner Det skal gis opplysninger om startdato for permisjoner Tas med i de månedlige innrapporteringer Permisjoner skal oppgis dersom hel/delvis permisjon i 14 dager eller mer - Permisjonstype og prosent oppgis

33 A-ordningen Honorar til næringsdrivende (uten fast forretningssted) Skal ikke innrapporteres på a-meldingen Første innrapportering i februar 2016 (2015) Frist: 15. februar

34 A-ordningen Forskuddstrekk sluttet person Dersom feil oppdages kan korrigering skje innenfor samme termin. Etter terminforfall kan ikke forskuddstrekket korrigeres Inntektsmottaker må vente til skatteoppgjøret Kan søke kemneren om å få utbetalt pengene tidligere

35 A-ordningen Utbetalt for høyt beløp sluttet Feil utbetalt Forskuddstrekk Feilen oppdages innenfor samme termin Arbeidsgiver korrigerer forskuddstrekk, og arbeidstaker innbetaler nettobeløpet, kr

36 A-ordningen Utbetalt for høyt beløp sluttet Feil utbetalt Forskuddstrekk Feilen oppdages etter terminforfall Arbeidstaker innbetaler bruttobeløp kr Arbeidstaker må vente til skatteoppgjøret, eventuelt søke kemner om å få pengene tilbake tidligere

37 Nettoføringsordningen - Bakgrunn Innført fra 1. januar 2015 Er en administrativ ordning innenfor statsforvaltningen - Ikke en del av merverdiavgiftssystemet Formål: Mer effektiv ressursbruk Gjelder alle bruttobudsjetterte statlige virksomheter Unntak: Virksomheter innenfor sosiale, finansielle, kulturelle og undervisningstjenester

38 Nettoføringsordningen i praksis Virksomhetene innenfor ordningen har fullmakt til å utgiftsføre betalt merverdiavgift på kapittel 1633, post 01 Driftsutgifter artskonto 1987 Nettoføringsordning for mva. Grunnlaget for merverdiavgiften skal være dokumentert og etterprøvbart Virksomhetene må kjenne til reglene for når merverdiavgift kan belastes kapittel 1633

39 Hvilke utgifter er omfattet av mva Ordningen omfatter betalt merverdiavgift som rapporteres på postene til statsregnskapet ved kjøp av varer og tjenester fra virksomheter som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret (innenlands mva) ved innførsel av varer og fjernleverbare tjenester fra utlandet, Svalbard og Jan Mayen Anskaffelsen av varen eller tjenesten må være «til bruk» i forvaltningsorganets virksomhet

40 Unntak Merverdiavgift på enkelte varer og tjenester er ikke omfattet av nettoføringsordningen, tilsvarende merverdiavgiftsloven 8-3 og 8-4. Gjelder blant annet: Kost til og naturalavlønning av virksomhetens ledelse og ansatte Gaver Servering og representasjon Anskaffelse, vedlikehold, bruk og drift av personkjøretøy

41 Nye mva-koder For å tilfredsstille regnskapstekniske krav, har DFØ opprettet ett sett med nye mva-koder for Nettoførings-ordningen Disse mva-kodene er knyttet til utgiftstyper/lønnarter i SAP

42 Hvorfor ta i bruk nye mva-koder Holde budsjettet for 2015 Budsjettene er allerede justert «Ingen plikt men en rett»

43 SAP- Selvbetjeningsportalen Nettoføringsordningen vil kun påvirke utlegg det kreves refusjon for IKKE statens reiseregulativ (særavtalen: diett, natt, bil osv) Den reisende må fylle ut reiseregningen slik at utgiftene kommer i riktig kategori/utgift. Den reisende skal ikke være nødt til å kunne nettoføringsordningen, men vite at han/hun må benytte utgiftstype som gjelder nettoføringsordningen de er benevnt med mva-sats:

44 SAP- Selvbetjeningsportalen Splitte hotellrom og frokost Hotellrom føres på «Hotell m/ 8% mva (eks frokost)» Frokost er utenfor ordningen og føres på utgiftstype Måltider/Frokost hotell Buss/trikk osv føres på Kollektivtransp. m/ 8% mva Taxi føres på Taxi m/ 8% mva Flyreise føres på Flyreise m/ 8% mva

45 Henvisninger DFØ s hjemmesider Økonomiregelverket i staten Nettoføringsordning for merverdiavgift Ofte stilte spørsmål Rundskriv R-116 DFØ s veiledningsnotat Eksempelsamling

46 Arbeidsmiljøloven Endringer fra 1. juli 2015 Gjennomsnittsberegning av arbeidstid Arbeidstid som kan avtales med den enkelte arbeidstaker og med lokal tillitsvalgt, er utvidet KMD vil komme tilbake til betydningen for statlig tariffområde i en egen PM

47 Arbeidsmiljøloven Endringer fra 1. juli 2015 Beredskapsvakt Ingen virkning for statlige virksomheter. HTA s 17 regulerer dette Søn- og helgedagsarbeid Ingen virkning for statlige virksomheter. HTA s 14 regulerer dette

48 Arbeidsmiljøloven Endringer fra 1. juli 2015 Overtid Endringer innebærer at timegrensene økes Arbeidsgiver/Arbeidstakers tillitsvalgte 7 dager: Inntil 20 timer (skriftlig avtale) Men ikke overstige 50 timer i fire sammenhengende uker og heller ikke mer enn 300 timer innenfor 52 uker

49 Arbeidsmiljøloven Endringer fra 1. juli 2015 Dispensasjon fra Arbeidstilsynet 7 dager: Inntil 25 timer 26 uker: Inntil 200 timer

50 Arbeidsmiljøloven Endringer fra 1. juli 2015 Overtid AML 10-4 : Definerer arbeidstid til 40 timer pr. uke HTA 7 nr. 1 Definerer arbeidstid til 37,5 timer pr. uke Statlige virksomheter kan legge til differansen mellom AML og HTA s grense før overtidsbruk gjør inngrep i lovfestede overtidskvoter

51 Arbeidsmiljøloven Endringer fra 1. juli 2015 Samlet arbeidstid : Arbeidstid + overtid 24 timer: 13 timer 7 dager: 48 timer 48 timer kan gjennomsnittberegnes over 8 uker, men kan ikke overstige 69 timer i en enkelt uke

52 Arbeidsmiljøloven Endringer fra 1. juli 2015 Midlertidig ansettelse Ansatte i staten er omfattet av tjenestemannsloven Aldersgrense Ansatte i staten omfattes av tjenestemannsloven og er unntatt fra AML a ved en bestemmelse i forskrift Les mer i PM

53 Statens lederlønnssystem KMD har informert om revidert modell i brev av og Trådte i kraft Tas sikte på en suksessiv overgang i løpet av 2015, men at 2015 anses å være et overgangsår

54 Statens lederlønnssystem KMD har ferdigstilt arbeidet med retningslinjer (tidligere veileder) og lederlønnskontrakter Gammel modell: 5 kategorier (A E ), delkategori + individuelt tillegg Ny modell: Lønnsintervall (A E). Delkategori + individuelt tillegg faller bort

55 Intervall ny modell Statens lederlønnssystem A B C D E

56 Statens lederlønnssystem Ved overføring skal lederne minst tilbys en ny lønn innen intervallet som tilsvarer gjeldende totallønn etter gammel ordning DFØ har laget en løsning som ivaretar både gammel og ny ordning Kundenotat 46/2015

57 SPK Redusere minstegrense for rett til medlemskap Dagens grense: 14 timer pr. uke som tilsvarer 37,33 % stilling Foreslått grense: 20 % av full stilling Foreslått gjennomført: Foreløpig tidspunkt for behandling i Stortinget:

58 Ventelønnsordningen Regjeringen foreslår å avvikle statens ventelønnsordning for medlemmer av SPK. Tas sikte på å etablere en overgangsordning slik at de som i dag er på disse ordningene ikke blir rammet av avviklingen. Dagpenger på linje med andre arbeidstakere

59 Ventelønnsordningen Saken er til behandling i kommunal- og forvaltningskomiteen Foreløpig dato for behandling i Stortinget er

60 Foreslåtte endringer i statsbudsjettet Rimelige lån i arbeidsforhold Dagens modell: Basert på korte renter på statskasseveksler Ny modell: Baseres på markedsrenten på boliglån som blir innrapportert til Finansportalen

61 Foreslåtte endringer i statsbudsjettet Rimelige lån i arbeidsforhold Rente på boliglån på 1,5 millioner kroner innenfor 50 prosent sikkerhet - som tilsvarer en boligverdi på minst 3 millioner kroner.

62 Rimelige lån i arbeidsforhold Det skal beregnes et gjennomsnitt av de fem beste tilbudene hos Finansportalen med landsdekkende markedsområde og uten krav om for eksempel spesiell yrkestilknytning eller medlemskap. Fra gjennomsnittet av de fem beste tilbudene gjøres det et fradrag på 0,15 prosentpoeng slik at normrenten ikke skal ligge nevneverdig over de aller beste lånetilbudene i markedet. Gjelder fra 1. mars

63 Avklaringer med KMD Utbetaling av seniordager På samme måte som med uttaksformen, må det være opp til den enkelte virksomhet å avgjøre om ubrukte seniordager skal utbetales eller ikke. Som nevnt i punkt 1 åpner HTA for at seniordager kan utbetales. Seniordagene er rettighetsbaserte, de er ikke opptjent og kan heller ikke overføres. Intensjonen er som sagt å gi økt fleksibilitet i arbeidssituasjonen. Utbetaling av ubrukte seniordager skal derfor ikke være del av et sluttoppgjør ved opphør av arbeidsforhold

64 Avklaringer med KMD Overføring av ubetalt ferie KMD henviser til punktet (kommentarer til ferieloven 7 nr. 3 «Dersom manglende avvikling av ferie skyldes manglende opptjening av feriepenger, og arbeidstaker av denne grunn ikke ønsker å avvikle ferien(ferieloven 5 nr. 5 ), vil dette ikke være i strid med lovens bestemmelser» Konklusjonen til KMD er at det i staten ikke er åpnet for overføring av såkalt ubetalt ferie (dvs feriefritid hvor feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet under ferien)

65 Avklaringer med KMD Uttak av fleksitid innenfor kjernetid Fleksitid innenfor kjernetiden gjør inngrep i 24-dagers kvoten. Avspasering av fleksitid innenfor kjernetid = trekk halv dag av 24 dagers kvoten Men trekkes kun det timeantallet som er avspasert Denne forståelsen er drøftet med Hovedsammenslutningenes representanter

66 Avklaringer med KMD Reisetid/fleksitid «En delvis sykmeldt arbeidstaker kan med arbeidsgivers og legens samtykke, opparbeide fleksitid, men kan likevel ikke samlet sett opparbeide seg plusstid i løpet av sykmeldingsperioden, da dette vil stride mot den sykmeldingsprosent sykmeldingen lyder på». Reisetid er ikke arbeidstid og kan som utgangspunkt komme i tillegg

67

68 Nettoføringsordningen Reiser Brit Lillian Nordbø

69 SAP selvbetjeningsportalen

70 SAP selvbetjeningsportalen

71 Eksempel på kvittering

72 Eksempel på kvittering

73 Reiseregninger Vi ser ikke underbilagene

74 Reiseregninger Vi ser ikke underbilagene

75 Transaksjonskode PRRW 1. Legg inn firmakode, velg dato fra og kjør rapporten 2. Velg aktuell kjøring

76 Transaksjonskode PRRW 3. Resultat 7P= med MVA I0 = uten MVA

77 Eksempel Innenlandsreise: Stavanger - Oslo Reisekostnad per reise: Fly 1500 Kroner Hotell 1200 Kroner Reisekostnad per år Kroner Fratrekk av merverdiavgift per år 2592 kroner

78 LUNSJ

79 Årsavslutning Heidi Eikenes, Siv Marianne Ramndal, Brit Lillian Nordbø og Elin Vasstveit

80 NAV refusjoner Heidi Eikenes

81 Før hovedlønn desember : Gå gjennom (PC00_M20_RMB_RECON) og avstem differanser Differanser med datointervall fra 2014 må avstemmes Når nytt år begynner kan du kun gjøre noe med poster fra 2015 Refusjoner som senere mottas for perioder før 2015 registreres i SAP på fiktiv dato, ref. brukerdokumentasjon «Innlesing av oppgjørsrapport fra NAV». Avstemme feriepenger av refusjoner NB! Bruk cus&opal variantene 01, 02, 03, 04 Personer som er fratrådt husk å oppdatere feltet «Avregning til» i IT0003 med dato i påfølgende lønnskjøringsperiode

82 Mulige feilsituasjoner (1) Omsorgspenger Fravær del av dag for sykt barn regnes som hel dag av SAP Dermed kan det dannes feil krav i reconrapporten Egenmelding etter sykemelding Etter sykemelding må man gjenoppta arbeidet og jobbe i 16 dager før egenmelding SAP genererer krav hvis ny egenmelding registreres før det har gått 16 dager Feriepenger ved foreldrepermisjon NAV refunderer kun for 12/15 uker Fra avsettes ikke FP for fedrekvote

83 Mulige feilsituasjoner (2) Mellom år Ved inntekt over 2G ( ,-) er det rett til sykepenger i 60 dager SAP genererer krav hvis det benyttes fraværstype 110-sykemelding eller 170-Delvis sykemelding for sykefravær utover 60 dager Sykemelding må registreres med fraværstype 199 Lønn utover trygdeperioden

84 Årets siste innbetaling fra NAV Desember oppgjøret (cremulfilen) kommer etter 13. kjøring i SAP Tilhørende K27 liste vil først leses inn i SAP til hovedlønn januar, altså neste regnskapsår Midlertidig manuelle posteringer i regnskapet Bør føres detaljert på faktisk koststed, ansattnummer osv. Kredit konto 5800/5810 (inntektskonti) og debet konto 1574 (Interimskonto NAV) Bilaget må tilbakeføres med samme detaljering i januar etterfølgende år Da kommer detaljene fra SAP

85 Opprydning i forbindelse med overgang til 2016 Siv Marianne Ramndal og Brit Lillian Nordbø

86 Beskatning etter sjablonregelen EKOM-tjenester skal som hovedregel beskattes etter en sjablongmetode som gir en skattepliktig fordel på kr pr. år uansett om arbeidstaker har en eller flere kommunikasjonstjenester Fordel i form av naturalytelse: Arbeidsgiver skal i slike tilfeller fordele den årlig fordelen på kr med like beløp hver måned Kr : 12 = 366 pr. måned lønnart 1442 i SAP Fordel i form av refusjon av utgifter: Refusjon føres på lønnart 1440 benyttes i SAP

87 Tilleggstjenester og fellesfakturerte varer og tjenester (Innholdstjenester) Tilleggstjenester som inngår i abonnementet som f.eks: Spotify Wimp Nedlasting av filmer Fellesfakturerte varer og tjenester: Nummeropplysning Parkering Kjøp fra automater Givertelefoner Teletorgtjenester Applikasjoner til smarttelefoner

88 Behandling av tilleggstjenester og fellesfakturerte varer og tjenester Det foreligger et fribeløp på kr for disse tjenestene Fribeløpet skal fylles opp først Det har ingen betydning om disse tjenestene innenfor fribeløpet omfatter private- eller yrkesmessige deler eller en kombinasjon av begge deler Dersom disse tjenestene overstiger kr i løpet av inntektsåret, vil eventuell dekning av overskytende private del utløse skatteplikt.

89 Tilleggstjenester og fellesfakturerte varer og tjenester (Innholdstjenester) Registrering i SAP: Private innholdstjenester registreres på lønnart 1416 dersom naturalytelse, og lønnart 1449 benyttes dersom refusjon Lønnart 8047 trekk privat telefon Lønnart 8049 trekk privat mobiltelefon

90 Tilleggstjenester og fellesfakturerte varer og tjenester (Innholdstjenester)

91 Opprydning - Reise Reiser med dato før må ferdigbehandles Korrigeringer må utføres innen registreringsfrist for siste reisekjøring i 2015, Innsendingsfrist for blanketter er fredag

92 Opprydning - Reise Godkjenning i selvbetjeningsportalen for reiseoppgjør som skal være med på siste reisekjøring i desember, må være godkjent innen registreringsfrist ref kundenotat 81/2015

93 Opprydning Reise Uoppgjorte reiser Via transaksjonskode S_AHR_ Variant: Cus&opal08 Reiseforskudd Via transaksjonskode YHR_REISE_FORSKUDD og FBL1N Negative nettoer Rapport fra regnskapssystemet Via transaksjonskode FBL1N

94 Feriekvoter fra 2014 Rest på kvote for betalt ferie fra 2014 Avdekkes ved transaksjonskode PT_QTA10, variant Cus&opal 07 Korrigeres ved å endre sluttdato for kvotetrekk i IT

95 Kontroller balansekonti vedrørende lønn Samarbeid gjerne med regnskapsmedarbeider og kontroller konti i regnskapet for: Negativ netto/lønn Tilbakebetalt lønn Tilbakeholdt lønn Manuell utbetalt lønn Postene må være oppgjort innen 13. kjøring. Sjekk gjerne også andre aktuelle konti f.eks: Lønnsforskudd Reiseforskudd Feilkonto i regnskapet

96 Hovedlønn desember - forskuddstrekk Hovedregel - halv skatt på månedslønn og faste ytelser og enkelte tilleggsytelser Honorarpersoner får fullt forskuddstrekk Ønsker om fullt forskuddstrekk registreres slik: IT 0015 lønnart VFSK Beløp settes til 1 Dato må være i desember

97 Hovedlønn desember og 13. kjøring Alle endringer av fast lønn eller tillegg som gjelder inneværende år bør foretas på hovedlønn desember, eller senest ved 13. kjøringen Produksjonssystemet (QOA) og selvbetjeningsportalen (EPP) vil være stengt for alle brukere i perioden jf. Kundenotat 79/2015. fredag 20. november kl mandag 23. november kl Registreringsfrist 13.kjøring (innsendingsfrist )

98 Datostyring i SAP - registreringsfrister Poster med dato i 2015 som registreres før 13. kjøring kommer med på Poster med dato i 2015 som skal belastes regnskapet for 2016 må registreres etter 13. kjøring. Poster med dato i 2016 kommer med på hovedlønn i januar 2016, uansett registreringstidspunkt. Alle endringer etter 13. kjøring som berører 2015, vil komme på ligningen for

99 Kvotetildeling 2016 Fraværskvoter blir opprettet Feriekvoter blir opprettet i SAP Husk å kontrollere tildelte kvoter Sjekk at riktige opptjeningsopplysninger er registrert på Nyansatte som kommer fra annen statlig arbeidsgiver Ansatte som har skiftet arbeidsplan

100 Oppsummering Innholdstjenester Opprydning gamle poster Frister for registrering / innsending av bilag

101 A-meldingen og 13. kjøring Elin Vasstveit

102 A-meldingen Månedlig innrapportering til skatteetaten. Feil korrigeres i løpet av året for hver månedlige rapportering. Ingen koder med negativ saldo! Ingen registrering i IT0419! Tilleggsopplysninger registreres fortløpende. (IT3363 med ulike deltyper) Ingen lønns- og trekkoppgaver! Som erstatning utarbeider DFØ en sammenstilling som viser inntekter/feriepengegrunnlag og forskuddstrekk for inntektsmottaker

103 A-meldingen Det ligger klar rapporter i Altinn som A-ordningen har laget på grunnlag av innsendt informasjon. For inntektsmottaker skjema A-08 og for arbeidsgiver skjema A-06.

104 A-meldingen For å se hva DFØ har rapportert bruk trans.kode: PC00_M20_EDAG_DISP Rapporten kan tas ut pr. periode eller termin, og pr. ansatt eller hele firma. Rapporten gir ulike utdata her AGA grunnlag: Kan evt. sjekkes mot å bestille avstemmingsrapport i Altinn. Kundenotat 32/

105 Blir det registrert dato tidligere enn 1. i inneværende termin blir forskuddstrekket etterberegnet fra tidligere terminer. Dette kan medføre negativt forskuddstrekk. Omtalt i kundenotat 17 og 76/ Skattekort A-meldingen med månedlig rapportering pr. ansatt gjør at det er strengere krav til korrigering av forskuddstrekk, selv om ikke regelverket er endret. DFØ henter automatisk skattekort på alle «nye» 3 mnd tilbake i tid. Tilsettes noen med tiltredelsesdato tidligere, send sak til DFØ for at vi skal få disse med på forespørselen til skatteetaten. Henter dere mot formodning skattekort selv (RF-1307) er det viktig at skattekort blir registrert med korrekt startdato i IT0173.

106 Skattekort Skatteetaten sender ut data om endret skattekort for inntektsmottaker kun en gang. Har arbeidsgiver hentet skattekort via RF-1307, vil ikke DFØ få opplysningene når vi iht. sjekklista ber om endrede skattekortopplysninger ved bonus- og hovedlønn.

107 Skattekort Årlig innhenting av skattekort. Ansatte som er fratrådt når vi henter skattekort vil ikke ligge på vår forespørsel. Blir sluttdato senere slettet, uten at det kjøres saksgang gjeninntredelse, vil ikke disse komme med på månedlig innhenting av skattekort.

108 kjøring Dette er primært en korrigeringskjøring. De siste dataene fra SAP-reiser innhentes og evt. AGA vedr. disse beregnes. Registreringer i IT0057 (formidlingstrekk ) er ikke med på 13. kjøring.

109 13-kjøring - kontroller Transaksjonskode PC00_M99_CWTR, iht sjekkliste. Velg variantene: CUS&OPAL 52 Korrigeringskjøring/ store og små beløp CUS&OPAL 5A Negativ netto CUS&OPAL 5B Feil bankkontonummer DFØ foretar kontroll på positiv skatt ( tilbakeføring) ved terminslutt. Negativ netto bør ikke overføres til neste år, men korrigeres inneværende år

110 13. kjøring Transaksjonskode, iht. sjekkliste: PCP0 Velg oppsett /CUSOPAL03 Konteringssammendrag Velg oppsett CUS&OPAL 04 Lønnsjournal Alle mangler mht. kapittel og post skal rettes. Alt som skal være med i 2015, må være med senest på 13. kjøring. Det er ikke mulig å sende «endringsmeldinger» på gamle måten

111 13. kjøring Frist for innsending av korrigeringsblanketter er Registreringsfrist kl 20. Ved utbetaling må det godkjennes i bank slik at avregningsretur kommer med på Utbetalingsdato er Arbeidsgiver må ha en kontaktperson tilgjengelig helt til 13. kjøring er fullstendig avsluttet, remittert og mottaksretur mottatt

112 PAUSE

113 Tips og triks 13. november 2015 Odd Erik Rønning og Gunvor Thomassen

114 Ferieregistrering ved delvis permisjon Hver måned kjører DFØ en rapporten som viser avviklet ferie Se sjekkliste for hovedlønn, punkt 1 Benytter rapport YHR_SJEKK_FERIE Rapporten må behandles for å få riktig ferietrekk på ferie uten lønn 220K Situasjon: Arbeidsplanen (IT0007) og feriekvoter (IT2006) endres ikke ved delvis permisjon Formål: Kontrollere og eventuelt korrigere registreringen av feriedager (IT2001)

115 Kompensasjon for tidskvote Bruk av infotype 0416 for å få redusert tidskvoter istedenfor bruk av infotype 2001 Fravær, kan bidra til feilvurderinger og feil resultat IT0416 IT2006 IT2001 Formål: Redusere tidskvoter (IT2006) Risiko for feil: Rest dager i henhold til tidskvoter Sluttoppgjør Fraværsrapporter

116 Feriepenger og feriedager Innhent status på utestående feriepenger og feriedager Benytt gjerne rapport PC_00_M20_TFER Gir lønnsavregningsresultater Formål: Aktive Oppfølging av utestående feriepenger/feriedager Fratrådte Avdekke glemte sluttoppgjør/ uoppgjorte feriekvoter

117 Overføring av feriedager til 2016 Skriftlig avtale om overføring av feriedager gjelder fortsatt Benytt E-skjema i portal for ansatt selvbetjening Formål: Få kontroll på avtalte feriedager til overføring

118 Tildelte tidskvoter for 2016 Kvittering for tildelte tidskvoter legges ut på Opal_con Foreta kontroll av kvotene så rask som mulig Benytt gjerne rapport YHR_FRAV10 Fraværskvoter Formål: Kvalitetssikre at tildelte tidskvoter er korrekte Sikre at nedtellingen av forbruket på tidskvoter blir korrekt

119 Årshjulet for håndtering av feriedata

120 Avregning av fleksisaldo Innhent status før og etter Benytt rapport PT_ERL00 Vis tidsevalueringsmeldinger og PT_BAL00 Akkumulerte tidsevalueringsresultater Formål: Mer enn 45 plusstimer strykes automatisk Mer enn 10 minustimer strykes ikke automatisk. Må følges opp manuelt med trekk i lønn (IT0015) og korrigering av fleksisaldo (IT2012)

121

122 Forslag til intern aktivitetsplan Benytt en plan med aktiviteter som sikrer kvaliteten av årsavslutningen Se forslag til MAL Formål: Fremmer «god kontroll» Bedre dokumentasjonen Forankring: Kjøreplan, sjekklister, kundenotat, meldinger, tidligere erfaringer/krav mm

123 Stedfortreder Godkjennere som skal ha lang juleferie, må huske på å opprette stedfortrederregel i portalen Noen utfordringer? Begrep: Stedfortreder mottar og utfører arbeidsflytoppgaver på vegne av en godkjenner Stedfortreder i arbeidsflyt er ikke det samme som stedfortreder i Leder selvbetjening

124 Opplysninger på a-meldingen Mine opplysninger er nå tilgjengelige På Altinn.no. Velg - Skjema og tjenester - Skjemanr. A08 Bestill tjenesten

125

126 LØNNSAVDELINGENS KURSSENTER Marit Gisleberg

127 Strategi og ambisjoner Forankret i DFØs strategi Hovedstrategi 4: Gi hjelp til selvhjelp for virksomheten i deres styring Løpende / øke kompetansebygging av kursinstruktører. DFØ er den eneste leverandøren i markedet som kan tilby kurs i SAP HR basert på DFØs løsning med de etablerte tjenestemodellene vi tilbyr. Fullservice, del- og basis tjenesteavtaler

128 Planer for kurssenteret E-læringsprogram Web seminar Fleksibel opplæring, kundetilpasset Analyse av henvendelser fra kundesenteret og kursevalueringer Ny kursklient i SAP Innspill-lonn@dfo.no Tema: Lønnsavdelingens kurssenter

129 Gjennomførte kurs pr. 1.halvår kursdager fordelt på SAP kurs, bedriftsinterne kurs og Fagdag i ferieoppgjør 2015 Tema basert opplæring som NAVrefusjoner og E-skjema, rapportkurs med adhoc samt opplæring av revisorene hos Riksrevisjonen Her finner du noen nyttige linker:

130 NAV refusjoner Grunnkurs 1 dag Inntil 12 deltakere på pckurs Foredrag foreløpig Hyppighet en gang i kvartalet Hovedfokus på tjenesteløsningene i SAP for refusjoner fra NAV og regelverk Påbygningskurs 1 dag Inntil 12 deltakere på pckurs Foredrag foreløpig Hyppighet en gang i kvartalet Hovedfokus er oppfølging og avstemming, samt prosessene mellom lønn og regnskap

131 Rapporter inkludert Ad Hoc Delservice og Basiskunder Fullservicekunder 1 dag Inntil 12 deltakere Oppgaveløsning på egen bruker og foredrag Hyppighet en gang i kvartalet Hovedfokus er standardrapporter i SAP HR, redigering, lagring, overføring til regneark samt Ad hoc spørring

132 Selvbetjeningsløsning for ansatte og honorarmottakere Foredrag 3 timers kurs Inntil 30 deltakere Hyppighet sirka en gang i måneden Hovedfokus er på hva ansatte og eksterne kan føre selv i selvbetjeningsportalen

133 Kundespesifikke kurs for fagbruker/ superbrukere Etter forespørsel på pc og foredrag Lokasjon hos DFØ i Stavanger eller Oslo, eventuelt hos kunden Tema velger kunden

134 Velkommen til kompetanseheving og faglig påfyll

135 Fagdag lønn - årsavslutning i SAP 2015 Husk å starte i god tid med forberedelse årsavslutningen. Lykke til!