Lanseringsseminar - Refusjoner fra NAV

Transkript

1 Lanseringsseminar - Refusjoner fra NAV Stavanger 15. februar 2012 Oslo 21. og 29. februar 2012 Trondheim 22. februar Direktoratet for økonomistyring Side 1

2 Agenda del 1 Innledning v/avdelingsdirektør Bjørn Sæstad DFØs prioriteringer og tjenesteutvikling innen lønnsområdet Side 2

3 SSØ blir DFØ Senter for statlig økonomistyring Side 3

4 DFØ - organisasjonsmodell

5 Prioriteringer lønnsavd Kostnadseffektive lønns- og regnskapstjenester med riktig kvalitet, funksjonalitet og brukervennlighet 2. Videreutvikle tjenestene Styringsinformasjon bedre og mer! Brukervennlighet enklere å bruke 3. Vekst Ikke miste eksisterende Eksisterende på flere tjenester Nye kunder

6 Prosjekter som pågår på lønnsområdet E-skjema fase II Betydelige effekter Ressursbruk Prosesseffektivitet Kvalitet Løsning klar for utrulling i løpet av 2012 Styringsinformasjon Basert på mottatte endringsønsker fra våre kunder Forbedre og videreutvikle 8 av dagens rapporter. Løpende lansering via kundenotater (sep.- nov. 2011) Utvikling av nye rapporter etter at vi sammen med FAD har fått autoritative definisjoner på plass. (1. halvår 2012) Refusjoner fra NAV Syke- og omsorgspenger-, pleie- og opplæringspenger, svangerskaps- og foreldrepenger DFØ avdekket sammen med pilotkunder i 2010/2011 feil i SAP HR sin løsning Feilene er utbedret, og en forbedret løsning for pilotkundene ble tatt inn i produksjonssystemet Testing hos pilotkundene pågår og viser at løsningen fungerer som forventet Utrulling i 2012 Side 6

7 Prosjekter som pågår - mer om styringsinformasjon DFØ har tatt initiativet til et samarbeid med FAD Målsettingen er å sammen kunne komme frem til klare, entydige og autoritative definisjoner for å sikre bedre styring samt konsistent rapportering og statistikk i staten Våre kunder ønsker tilgang til nye rapporter for å bedre intern styring og imøtekomme statlige rapporteringskrav for: Årsverk Turnover Lønnsglidning Side 7

8 Prosjekter med planlagt oppstart i 2012 (1) Større funksjonell oppgradering av SAP HR, (EHP5) Fases inn i produksjonssystemet Forbedring av brukergrensesnittet Ny funksjonalitet i portalen/ selvbetjeningsløsningen Gjennomgang av grunnstrukturer og produksjonsmiljø Grunnoppsettet er fra 2002/2003 Vi ønsker på flere områder å legge oss tettere opp til «SAP standard» Innarbeide større fleksibilitet for å kunne håndtere strukturelle endringer i statsforvaltningen Legge til rette for større grad av automatisering (spesielt på TIDområdet) E-skjema fase III Betydelige effekter Løsning for «eksterne», som ikke benytter selvbetjeningsportalen Utrede mulighetene for å kunne benytte Altinn Løsningen vil også kunne gi elektronisk lønnsslipp til «eksterne» Konseptutredning 1. halvår 2012 Prosjektstart august 2012 Side 8

9 Prosjekter med planlagt oppstart i 2012 (2) Aktivitetsregistrering Forstudie gjennomført: Vil kunne gi stordriftsfordeler Mest hensiktsmessige realisering vil være i statens fellestjenester for lønns- og personaladministrasjon Prosjektstart høsten 2012 Side 9

10 Refusjoner fra NAV - Utvidet funksjonalitet i DFØs lønnstjeneste v/prosjektleder Ragnhild Tveitan Direktoratet for økonomistyring Side 10

11 Agenda - del 2 Bakgrunn og hensikt Nytt tjenestetilbud refusjoner fra NAV Leveranser p.t. Plan for utrulling Opplæring Side 11

12 Bakgrunn Oppdraget fra FIN er å ferdigstille og tilby en tjenesteløsning som effektiviserer arbeidsprosessene ifm oppfølging av refusjoner fra NAV Automatisere og kvalitetssikre systemer og rutiner i DFØs lønns- og regnskapstjenester Kvalitetssikre løsningen iht regelverk og brukervennlighet Løsningen ferdigstilles og tilbys alle kunder i 2012 Side 12

13 Effektmål Redusert saksbehandlingstid Økt kvalitet på grunnlagsdata og saksbehandling Bedre oppfølging av krav og mottatte refusjoner Økt kundetilfredshet Effektiv ressursbruk i staten Side 13

14 Agenda del 2 Bakgrunn og hensikt Nytt tjenestetilbud refusjoner fra NAV Leveranser p.t. Plan for utrulling Opplæring Side 14

15 Refusjonsløsningen dekker Sykepenger Omsorgspenger Pleie- og opplæringspenger Svangerskapspenger Foreldrepenger Side 15

16 Nytt tjenestetilbud består av Systemstøtte Grensesnitt (Altinn, bank) Tilganger (tilpasset tjenestemodell) Programmer (transaksjonskoder) Rapporter Rutiner Kjøreplan Sjekkliste Blanketter Dokumentasjon DFØ brukerdokumentasjon Kundenotat Side 16

17 Systemstøtte og rutiner Registrering eller innlesing av fraværsdata inkludert foreldrepermisjoner Fylle ut og skrive ut inntektsopplysningsskjema Generere og bokføre refusjonskrav Lese inn mottatte refusjoner Kontrollere og avstemme genererte krav mot mottatte refusjonsinntekter Overføring til regnskap Rutine for avstemming for regnskapskunder Side 17

18 Utvidet tjenestetilbud for fullservicekunder For fullservicekunder utfører DFØ både de automatiserte og flere av de manuelle aktivitetene i prosessen Fullservicekundene må sende inn grunnlagsdata via portal, annet forsystem eller blanketter Fullservicekundene er ansvarlig for kontroll og attestasjon Side 18

19 Prosessbeskrivelse Registrere diverse fraværsdata elektronisk (eller manuelt) Registrere sykemelding/permisjon/vedtak fra NAV i lønnssystemet (motta dokumentasjon fra tilsatt, behandle manuelt) Videresende tilsattes egenerklæring, sykmelding del D - (manuelt) Skrive ut inntektsopplysningsskjema (systemstøtte i SAP) Pakke i konvolutt og sende til NAV (manuelt) Lese inn oppgjørsrapport K27 og K37 (laste ned fra Altinn) Lese inn refusjonsbetalinger (lese inn bankfil) Beregne refusjonskrav (systemstøtte i SAP) Bokføre refusjonskrav i økonomisystemet (systemstøtte i SAP) Kontrollere og avstemme genererte krav mot mottatte refusjonsinntekter Purre opp manglende krav (kontrollrapport, manuelt) Avstemme regnskapet for regnskapskunder Direktoratet for økonomistyring Side 19

20 Samarbeid med NAV (1) NAV er premissleverandør Regelverk, skjema, frister m.v. NAV er dataleverandør Leverer grunnlagsdata til våre tjenesteprosesser DFØ ønsker samarbeid med NAV om løsninger Gir effektive økonomitjenester til DFØs kunder Effektiv ressursbruk i staten Side 20

21 Samarbeid med NAV (2) DFØ har etablert kontakt med NAV og vil samarbeide om videreutvikling og effektivisering av gjenværende manuelle prosesser robuste rutiner ved grensesnitt mot NAV/Altinn entydig bruk av org.nummer og bedriftsnummer kvalitetssikring av grunnlagsdata for føring av reskontro periodisering av grunnlagsdata for tilpasninger til SRS Side 21

22 Agenda del 2 Bakgrunn og hensikt Nytt tjenestetilbud refusjoner fra NAV Leveranser p.t. Plan for utrulling Opplæring Side 22

23 Hva er satt i produksjon p.t. (1) Ny/rettet løsning satt i produksjon hos 13 pilotkunder Korrekt beregning av krav i SAP Kontrollrapport som beregner avvik mellom beregnet krav og faktisk mottatt refusjon Differansen kan utlignes automatisk fra rapporten Ny tjenestedokumentasjon publisert Sjekkliste i produksjon Loggskjema for oppfølging Ny pilotperiode desember mars pilotkunder, herav 2 med overføring til regnskap Side 23

24 Hva er satt i produksjon p.t. (2) Beregning av feriepenger satt i produksjon fra Ny tjenestedokumentasjon publisert Program for elektronisk innlesing av K27 (oppgjørsrapport fra NAV) fra Altinn ble satt i produksjon for alle lønnskunder fra Ny rapport for fullservicekunder i mars 2012 Side 24

25 DFØ Brukerdokumentasjon (1) Side 25

26 DFØ Brukerdokumentasjon (2) Side 26

27 Forutsetninger for å beregne refusjonskrav i løsningen Side 27

28 Agenda del 2 Bakgrunn og hensikt Nytt tjenestetilbud refusjoner fra NAV Leveranser p.t. Plan for utrulling Opplæring Side 28

29 Plan for utrulling - grovinndeling Tilbud om implementering til brutto- og nettobudsjetterte virksomheter uten SRS i løpet av 2012 Pilotkundene prioriteres (pulje 0) Tilbud til virksomheter med SRS og periodisert virksomhetsregnskap i løpet av høsten 2012 Nye pilotkunder skal teste SRS-løsning «over sommeren» Side 29

30 Kunder som ikke kan benytte refusjonsløsningen Har ikke aktuelle fraværsdata i SAP Forskutterer ikke sykepenger/foreldrepenger Har ingen tilsatte Annet? Side 30

31 Plan for utrulling alle lønnskunder DFØ kontorsted Kunder uten SRS Kunder med SRS Tas opp i 2013 Kan ikke benytte løsningen Sum lønnskunder LA-DRA LA-HAM LA-KRS LA-STA LA-TRO LA-TRH SUM * *) Noen tas opp per Side 31

32 Plan for utrulling kunder uten SRS Kontorsted P P P P P P P LA-DRA LA-HAM LA-KRS LA-STA LA-TRO LA-TRH Sum SUM Prosjektene starter ca. 2 måneder før produksjonsdato. Planen er satt opp som et forslag, før man har avklart med kundene. Side 32

33 Plan for utrulling for SRS-kunder Kontorsted P P P P P P P LA-DRA LA-HAM LA-KRS LA-STA LA-TRO LA-TRH SUM Planen er satt opp som et forslag, før man har avklart med kundene. Pulje 2 vil være pilotkunder for SRS-løsning. Sum Side 33

34 Kundene vil bli kontaktet I tiden fremover vil kundene bli kontaktet fra sitt DFØ-kontor for nærmere avklaring om innplassering i utrullingsplanen Side 34

35 Implementeringsprosjekter Veiledningsmateriell ved oppstart Sjekkliste for implementering av refusjoner fra NAV Framdriftsplan og huskeliste Arbeidsdeling mellom DFØ og kunde Hvilke opplysninger kunden må fremskaffe Prosjektavtale Eventuelt endringsbilag til gjeldene avtale Utgår dersom kunden allerede har signert ny avtale Side 35

36 Agenda del 2 Bakgrunn og hensikt Nytt tjenestetilbud refusjoner fra NAV Leveranser p.t. Plan for utrulling Opplæring Side 36

37 Internopplæring i DFØ Eksterne regelverkskurs i 2010 og 2011 (folketrygden, sykepenger, foreldrepermisjoner, pensjonering) Internopplæring i nye rutiner og ny funksjonalitet i SAP (i forkant av kundene) Implementeringsprosjekter Side 37

38 Opplæring for kundens fagbrukere Tilbys aktuelle kunder i alle tjenestemodeller I DFØs nye lokaler i Paleet, Karl Johansgt 1 dags varighet Kursets innhold Regelverk Nav/Altinn Rutiner og dokumentasjon Systemløsningen Kontroll og feilsøking Rapporter Side 38

39 Spørsmål og kommentarer Side 39

40 Takk for oppmerksomheten Presentasjonen legges ut på kundenettet i etterkant av lanseringen Side 40