Automatisk utligning av refusjon

Transkript

1 Automatisk utligning av refusjon Sohaib Ali

2 Hvem er jeg? Sohaib Ali Seniorkonsulent E-post: Mobil: Erfaring 4 års erfaring som UBW-konsulent Fagansvarlig for fravær og refusjon Involvert i over 50 UBW-prosjekter Nøkkelkompetanse Lønns og tilhørende moduler Fravær og refusjon Evry moduler

3 Refusjonsprossess X X X X Fraværsregistrering Beregne refusjonskrav (PRN06) Ajourhold refusjonskrav Bokføre refusjonskrav (PRN11) X Manuell utligning av refusjonskrav X X Innlesning av K27 (PSN19) Automatisk utligning (PSN20) X X X X Bokføre utlignet refusjonskrav (PSN15) Differanseføre (PSN18) Tapsføringsforslag (CUN16) Tapsføring-bekreftelse (CUN17)

4 FRAVÆRSREGISTERING (Grensekontroller og koblinger)

5 Anbefalt oppsett: Grensekontroller Grensekontroller skal hindre at fravær ikke blir registrert feil 5

6 Fraværsregistrering Grensekontroller trigges i gang ved registreringsøyeblikket 6

7 Fraværsregistrering Bruk av koblinger for å effektivisere behandling av fravær Ved å trykke på «Beregn sykeref» kan en hente opp korrekt rapportvariant, og «drar» med seg ressursnummer 7

8 BEHANDLING AV REFUSJONKRAVENE

9 Ajourhold refusjonskrav Ajourhold refusjonskrav brukes for å behandle refusjonskrav Her er det også anbefalt å sette opp koblinger for å effektivere videre behandling 9

10 Inntektsopplysninger (PSN16/PSN17) Inntektsopplysninger og skjema for kronikere/svangerskapsrelatert sykdom Reduser risiko for feilregistrering ved å ha kun nødvendige felter framme 10

11 Bokføre refusjonskrav (PRN11) Reduser risiko for feilregistrering ved å ha kun nødvendige felter framme Krav for å kunne bokføre Kryss for Dokumentasjon Kryss for Bokfør Samt status C for skjema 11

12 MANUELL UTLIGNING

13 K27: PDF-Format K27-Listen i PDF format som benyttes og kan lastes ned fra Altinn 13

14 Manuell utligning Koblinger til andre menyelementer

15 Manuell utligning Mottatt beløp og differanseføring

16 Manuell utligning Utligning av refusjonskrav

17 Manuell utligning Utlignede refusjonskrav

18 AUTOMATISK UTLIGNING

19 Automatisk utligning Historikk Høsten 2015: Automatisk utligning ble lansert Kritiske feil, samt fokus på A-melding gjorde at det ikke ble rullet ut til kunder Vår 2016: Flere kunder begynte med testing og prodsetting Feil i løsningen krevde mange manuelle rettelser Flesteparten av kunden gikk tilbake til manuell utligning Høsten 2016: Tett samarbeid mellom Evry og Unit4 Drammen kommune fikk satt opp automatisk utligning Tett dialog mellom alle parter for å få løsningen til å spinne rundt 19

20 Automatisk utligning Status i nå Drammen kommune har vært i produksjon siden september Noen små feil i starten som ble rettet fortløpende Tidligere brukte drammen 4-5 dager på manuell utligning Etter automatisk utligning tar det mindre enn 1 dag Gradvis økning i match fra 74 % i september 2016 til 82 % i februar 2017 Kommentar fra Drammen: «Fantastisk funksjonalitet» Horten kommune har vært i produksjon i 2 uker. K27-fil for januar og februar ble lest inn Utlignet ferdig i løpet av samme dag (totalsum på ca 4,5 mill i hver fil) Match på ca 75% begge måneden 20

21 Automatisk utligning PSN19 Innlesning av fil fra NAV Første steg i automatisk utligning er å lese inn filen fra NAV som inneholder oversikt over hvilke krav som er utbetalt. Filen legges ut på bedriftens Altinn-side og må lagres over på importområdet til UBW. Det er rapporten «PSN19 Innlesing fil fra NAV» som benyttes for å lese inn csv-filen. Filen må ikke åpnes i annet enn Notepad (eller tilsvarende) før lagring. Ved åpning i Excel vil alle ledende 0-er og mellomrom forsvinne. 21

22 Automatisk utligning - PSN19 Innlesing av fil fra NAV Rapportbestilling: Rapporten leser inn: Innbetalinger for kravene Innbetalinger for feriepenger for krav 22

23 Automatisk utligning - PSN19 Innlesing av fil fra NAV «PSN19 Innlesing fil fra NAV» kan generere flere rapportutskrifter. Rapport PSN19 viser en totaloversikt over den innleste filen 23

24 Automatisk utligning - PSN19 Innlesing av fil fra NAV «PSN19 Innlesing fil fra NAV» kan generere flere rapportutskrifter. Rapport PSN19B viser en oversikt over ressurser som ikke er aktive 24

25 Automatisk utligning - PSN19 Innlesing av fil fra NAV «PSN19 Innlesing fil fra NAV» kan generere flere rapportutskrifter. Rapport PSN19C viser en oversikt over transaksjoner som inneholder feil: Filen inneholder et bedriftsnummer som ikke eksisterer i UBW. Filen inneholder et fødselsnummer som matcher flere ressurser i UBW. Filen inneholder et fødselsnummer som ikke finnes i UBW. Filen inneholder et NAV-kontor som ikke finnes i UBW. Det mangler «Dato fra» eller «Dato til» i filen fra NAV. 25

26 Automatisk utligning - PSN19 Innlesing av fil fra NAV «PSN19 Innlesing fil fra NAV» kan generere flere rapportutskrifter. Rapport PSN19E er en oversikt over ressurser som har en maksdato som ikke oppdateres. 26

27 Automatisk utligning - PSN19 Innlesing av fil fra NAV «PSN19 Innlesing fil fra NAV» kan generere flere rapportutskrifter. Rapport PSN19E1 er en oversikt over ressurser som har fått oppdatert maksdato. Sykepenger og fødselspenger er skilt med sideskift. 27

28 Automatisk utligning - PSN19 Innlesing av fil fra NAV «PSN19 Innlesing fil fra NAV» kan generere flere rapportutskrifter. Rapport PSN19ERR viser alle rader med en refusjonstype som er ukjent for UBW: 28

29 Automatisk utligning TPRN019 Ajourhold innlesing Alle rader som inneholder feil etter innlesingen av NAV-filen, kan vedlikeholdes i skjermbildet «TPRN019 Ajourhold innlesing». Alle feil blir merket og må rettes opp før den automatiske utligningen kan gjøres. Det er imidlertid valgfritt å rette opp manglende «Dato fra» og «Dato til». 29

30 Automatisk utligning TPRN019 Ajourhold innlesing Zoom inn på alle rader merket med feil og velg et gyldig bedriftsnummer. Finnes det rader som er manuelt behandlet tidligere krysses det av for disse i kolonnen «Parker» slik at de ikke blir med videre. Deretter lagres endringene. 30

31 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning Når alle rader med feil er rettet etter innlesingen av NAV-filen, kjøres rapporten «PSN20 Automatisk utligning». 31

32 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning For at det skal gjøres en match er det flere krav som må oppfylles: Fødselsnummer i NAV-filen må matche fødselsnummer for kravet Det må være en overlapp i datointervallene i kravet og mottatt refusjon Fraværstypen må være lik i refusjonen og kravet. Bedriftsnummer i NAV-filen må matche bedriftsnummer for kravet Tidligere var det også nødvendig at NAV-kontor også måtte matche. Dersom alle de kravene er oppfylt gjøres det et forslag til match. 32

33 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning PSN20 genererer to varsellister ved behov: Denne listen viser alle feil som ikke ble rettet i TPRN019 før utligningen. 33

34 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning PSN20WARN viser alle rader som blir slettet pga at det finnes to identiske rader der summen av beløpene blir 0: Etter et sideskift vises alle andre negative rader: 34

35 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning Etter at rapporten «PSN20 Automatisk utligning» er kjørt, er det vanlig å oppnå mellom matchprosent. 35

36 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning Etter at rapporten «PSN20 Automatisk utligning» er kjørt, kan forslagene vedlikeholdes i skjermbildet «TPRN020 Ajourhold forslag utligning», som er delt i 4 deler 36

37 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning Del 1 i skjermbildet inneholder søkefunksjonaliteten i dette vinduet. 37

38 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning Del 2 i skjermbildet viser innbetalinger fra NAV. Alle innbetalinger som er markert med grønn bakgrunnsfarge har matchet 100 %. Det vil si at det er et restbeløp på kr 0,00. Blå farge indikerer at det er en restbeløp igjen. Hvit er ikke matchet. 38

39 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning I del 3 vises de refusjonskravene som tilhører den markerte innbetalingsraden. Refusjonskrav som er matchet og ikke har en restkrav er merket med grønn farge. Dersom det er noe restkrav igjen blir fargen blå Dersom kravet ikke er utlignet forblir det hvitt. 39

40 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning Del 4 av skjermbildet viser alle utligninger som er gjort som tilhører det kravet som er markert i skjermbildet. 40

41 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning Utligning av ikke matchede rader: Marker innbetalingen og klikk deretter på «Utligne» for det aktuelle kravet 41

42 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning Utligning av ikke matchede rader: Når innbetalingen er koblet mot et krav blir begge markert «Grønt» 42

43 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning Utligning av ikke matchede rader: I dette eksemplet har vi mottattt en kreditering samt en innbetaling for samme periode 43

44 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning Utligning av ikke matchede rader: Rad nr 2 utlignes på vanlig som på forrige bilde. Rad nr 3 må behandles gjennom Zoom-vinduet 44

45 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning Utligning av ikke matchede rader: Rad nr 2 utlignes på vanlig som på forrige bilde. Rad nr 3 må behandles gjennom Zoom-vinduet 45

46 Automatisk utligning PSN20 Automatisk utligning TPRN020, fane 2 I fane 2 synes alle åpne refusjonskrav der det ikke foreligger et forslag til utligning. Dersom man ønsker å differanseføre hele kravet, gjøres det i dette skjermbildet. 46

47 Automatisk utligning Hvorfor ta i bruk automatisk utligning: Enkelt brukergrensesnitt gjør at behandling av innleste transaksjoner går kjapt og enkelt Høy match prosent Raskere behandling av K27-lister Mindre manuell punching Reduserer feilkilder Fullstendig oversikt over alle innbetalinger Søke i tidligere innlesninger (alt ligger i UBW) 47

48 MOBILE TWITTER