Tips og Triks Lønn og HR

Transkript

1 Tips og Triks Lønn og HR June Catrine H. Torp

2 Agenda

3

4 Ressurs- og grupperelasjoner Oversikt over hvilke ressurser som har en type relasjon. Kan hente frem alle relasjoner på en ressurs. Masseoppdatering av relasjon registrere den nye relasjonen her. Alle ressurser kan oppdateres i et og samme bilde. Slette/sette stoppdato på en relasjon.

5 Satser per ressurs Her kan du se hvilke satser som er i bruk under lønnskjøringen. Dette gjenspeiler satsene i Lønninfo (HS01)

6

7 Koblinger Koblinger er en mulighet for å enklere og raskere kunne navigere mellom skjermbilder Dette kan settes opp i alle skjermbilder hvor dere ser behov for det. Her er et eksempel fra Lønnartskatalogen På denne lønnarten er det en formel som involverer verdireferansesats. Kobling mot skjermbilde for verdireferansesats vil gjøre det raskere å kunne navigere inn i riktig skjermbilde uten å gå via menyen.

8 Koblinger Gi koblingen et navn Type: Kilde (skjermbilde, browser, ekstern link) Modul: Velg fra nedtrekksmeny Menyelement: Velg fra nedtrekksmeny

9 Koblinger Ny knapp på verktøylinjen Trykker du på den kommer du rett inn i skjermbildet for verdireferansesatser

10

11 Stillingsregister Benytte mer funksjonalitet i stillingsregisteret for å effektivisere prosessen rundt utlysning av stilling, nyansettelser, endring av stilling og avslutning av arbeidsforhold.

12 Stillingsregister - relasjoner Alle faste relasjoner som gjelder en spesifikk stilling bør legges på stillingen Når en ansatt får denne stillingen vil vedkommende automatisk få disse relasjonene Definer så mye som mulig på stillingen for å minimere den manuelle prosessen når en ansatt får ny stilling eller ved nyansettelser.

13 Stillingsregister ansatte i dag Her kan du se hvem som har denne stillingen i dag og i hvilket tidsrom.

14 Stillingsregister kompetansekrav Om kompetansemodulen er i bruk: - Definere kompetanse krav - Vektlegge de ulike kompetansekravene

15 Stillingsregister kvalifiserte kandidater Du kan se om du har noen kvalifiserte kandidater internt for gjeldende stilling. Her ser vi at ingen er 100% match, men at vi har en kandidat som mangler en kompetanse for å være kvalifisert

16 Stillingsregister kobling roller og stilling Når en ansatt får denne stillingen vil vedkommende automatisk få de rollene som er knyttet opp til denne stillingen. Rolletilgangen(e) sperres når stillingen ikke lenger er aktiv.

17

18 Systemparameter PR06_CHANGE_APPROVED Systemparameter som indikerer om du kan foreta endringer på en variabel transaksjon etter at den er godkjent på web. Når systemparameteren er slått på ( som vist nedenfor) kan det foretas endringer etter godkjenning.

19 Systemparameter PR06_SHOW_PREVIOUS Systemparameter som indikerer om du vil vise tidligere registrerte variable lønnstransaksjoner på ressursen. Dette for å minske faren for dobbeltregistrering. Når ressursnummer legges inn i variable transaksjoner vil allerede registrerte transaksjoner dukke opp i registreringsbilde.

20 Systemparameter PS32_SHOW_PREVIOUS Systemparameter som indikerer om du vil vise tidligere registrerte fraværstransaksjoner på ressursen. Dette for å minske faren for dobbeltregistrering og se at du har fått registrert alt av fravær ved f.eks langtidsfravær Antall i feltet Verdi indikerer hvor mange dager tilbake fravær skal vises. I dette tilfellet viser den fravær registrert det siste året når du legger inn ressursnummer i fraværsregistreringsbildet. Er parameteren slått på, men det ikke er utfylt noe verdi vil alt fravær på ressursen vises, dette kan etterhvert bli lite oversiktlig.

21 Relasjonsgrupper «lukket» Relasjonsmappekortet kan fort bli uoversiktlig når alle undermappene er åpne. Det er mulig å sette disse til å være lukket når du går inn på mappen.

22 Relasjonsgrupper «lukket» Dette må gjøres av en som har tilgang til Systemadministrasjon. Det gjøres under Systemoppsett: Navn: Verdien Pos. : Sekvensnr om du legger inn flere linjer på samme system verdi må denne være ulik Tekst 1: Begrep. C0 (ressurs) og CG (stilling) Tekst 2: Relasjonsgruppe

23 Relasjonsgrupper Bedre oversikt over relasjonene på ressurs ved å gruppere de Lag egne grupper og plasser relasjonene i de gruppene de naturlig hører hjemme

24 Sortering relasjonsgrupper Ønskes det en annen rekkefølge på relasjonsgruppene defineres dette på begrep og begrepsverdi:

25

26

27 Knowly - kunnskapsdeling Enkelt å dele kunnskap til et spesifikt skjermbilde Egen informasjon Rutinebeskrivelser Video Link til ekstern side

28

29 Lønnskjøring behold opprinnelig bruker Rapportparameter på PR02 Lønnsbekreftelse. Er denne parameteren avkrysset vil det på lønnstransaksjoner vises hvem som har registrert den variable lønnstransaksjonen selv etter at lønnen er bekreftet.

30 Lønnskjøring behold opprinnelig bruker Bruker som registrerte de variable lønnstransaksjonene ligger fortsatt som bruker etter at lønn er kjørt.

31 Kontrollpanel lønn La systemet hjelpe deg med en del av kontrollene ved lønnskjøring. Egendefinerte kontroller. Kun oversikt lønnsperioder som er fast. Eksempler på kontroller følger:

32 Kontrollpanel lønn

33 Kontrollpanel lønn

34 Kontrollpanel lønn Koblinger mot andre skjermbilder kan settes opp.

35 Kontrollpanel lønn

36 Kontrollpanel lønn Lønnsforslag generers herfra. Trykk på selve perioden for å se hva som er feil på lønnskjøringen

37 Kontrollpanel Lønn Nye kontroller basert på denne lønnskjøringen.

38 Kontrollpanel Lønn

39 Lønnskontroll Lav nettolønn Det kan defineres at korreksjoner kan gjøres herfra.

40 Lønnskontroll - korreksjon Foreta eventuelle korreksjoner. Lagre og kjør den ene ressursen på nytt. Eller du har mulighet til fjerne ressursen helt fra forslaget.

41 Kontrollpanel Lønn Feil- og varselliste kan du få ut i tabellformat.

42

43 Lønnsforhandling Funksjonalitet for å støtte prosessene ved lønnjustering/lønnsforhandling Analysere/simulere kostnader Fagforening (innsyn eller forhandlingsutvalg) Enkelt å fordele «potten» Kraftige formler for ulike tillegg Automatisk oppdatering til lønn Lønnsbrev

44 Eksempel på prosess og roller involvert Oppsett Registrere forslag til ny lønn Godkjenne/avvise forslagene Iverksette endringene SENTRAL HR LEDER TOPPLEDELSE LØNN Ansvar for å tilrettelegge prosessen og sørge for at alle får informasjon de behøver Ansvar for å legge inn forslag til lønnsendring Godkjenner resultatet Iverksette endringene

45 Eksempel med fagforening Krav til Oppsett Forslag ny lønn Forhandle lønnsendring Iverksette endringene SENTRAL HR Ansvar for å tilrettelegge prosessen og sørge for at alle får informasjon de behøver TILLITSVALGT Ansvar for å legge inn krav til lønnsendring LEDER Ansvar for å legge inn forslag til lønnsendring FORHANDLINGS- UTVALG Forhandler på vegne av virksomheten LØNN Iverksette endringene

46 Lønnsjustering Hver leder får tilgang til sin avdeling/koststed.

47 Lønnsjustering Her har vi valgt å vise budsjett som den potten vi har å fordele. Her vil det underveis oppdatere seg etterhvert som du legger inn justeringer på ressurser under.

48 Lønnsjustering I oppsettet kan du velge ut kriterier å filtrere på.

49 Lønnsjustering Her kan du gi et fast beløp, prosent eller ny årslønn til alle i utvalget.

50 Lønnsjustering I disse 3 feltene kan du manuelt legge inn tall.

51 Lønnsjustering Mulighet å legge til kommentar som følger transaksjonen gjennom hele arbeidsflyten.

52 Lønnsjustering - godkjenning

53 Lønnsbrev Genereres i systemet.

54 Lønnsjustering oversikt Lett for HR avdeling/ledelse og kunne se hvor i prosessen de ulike forslagene befinner seg.

55 Lønnsforhandling total oversikt Ledelse kan se en eller flere avdelinger samlet for å få et overblikk på hvordan det kommer til å bli FØR de godkjenner.

56 Kompetansetiltak? Ta kontakt med

57 Spørsmål Er det mulig å skjule enkelte relasjoner fra web grensesnittet? SVAR: Ja, dette kan gjøres på datakontroll under Datakontrolladmin. Her har du mulighet å skjule relasjoner fra webgrensesnittet. Tips da er å samle relasjoner som du vil skjule i en relasjonsgruppe for å gjøre det enklere for deg. Da kan du skjule en relasjonsgruppe, fremfor å skjule en og en relasjon. Hvordan vil det bli for enklients løsning? Kan man koble stilling og rolle også da? SVAR: Om vedkommende kun skal ha roller i enklienten skal dette fungere like bra i enklientsløsning. Om vedkommende skal ha tilgang til rolle i enklient, men også tilgang til rolle i den klienten vedkommede jobber i så vil ikke det siste være mulig pr nå. Dette siden du ikke får differensiert ned på klientnivå. En rolle som fungerer på tvers av klienter hvor du i brukerregisteret spesifiserer klient vedkommende skal ha tilgang til vil da altså ikke gå. Om det er et en til en forhold mellom rolle og klient er det mulig.

58 Spørsmål Knowly er det noe vi har? SVAR: Knowly kom på M5, om dere er på denne versjonen så ta kontakt med deres kontaktperson hos Unit4 AS for å høre om dette er noe dere har tilgang til. Når en ansatt kommer tilbake til selskapet, må du lage en ny stilling selv om vedkommende kommer tilbake i samme stilling? SVAR: Nei, du må ikke lage en ny stilling. Du kan bruke samme stilling, men må lage en ny rad i Ansettelses skillekortet med de nye datoene (fra og til) Må det være et en til en forhold mellom stilling og ressurs? SVAR: Nei, det er ikke noe som tilsier at det må være et en til en forhold. MEN det avhenger av hvordan dere vil gjøre det. Noen vil legge inn alt av relasjoner på stillingen, da vil du begrense hvilke ressurser som kan ha denne stillingen i og med at det da er veldig detaljert og kanskje ned på ressursnivå. Dette er for de som kun ønsker å tildele en ressurs en stilling og at relasjonsmappekortet da er ferdigutfylt. For de som synes det er greit å legge inn de siste relasjonene på selve ressursen når stillingen tildeles kan bruke en stilling på flere ressurser. Det siste vil gi deg et mindre stillingsregister, bedre oversikt over stillingene og enklere å vedlikeholde om det skulle skje endringer.