Lønn. Spørringer på ressurser og lønnstransaksjoner. In business for people. Silje Andersen seniorkonsulent UNIT4

Transkript

1 Lønn Spørringer på ressurser og lønnstransaksjoner Silje Andersen seniorkonsulent UNIT4

2 Agenda Spørringer Hvordan du setter opp en spørring Hvordan du lagrer en spørring Spørringer på ressurser og lønnstransaksjoner Hvilke spørringer du kan benytte i en lønnskjøring Side 2

3 Spørringer UBW har mange spørrings- og rapporteringsmuligheter, slik at du kan hente ut de opplysningene du trenger. Hver modul i UBW har sine varianter av spørrebildene, men prinsippene og funksjonaliteten er den samme. Du har enkle spørringer hvor du benytter et enkelt søkemodus. Eller du kan gjøre om søkemoduset ved å klikke på Verktøy-menyen og velge Oppsett, slik at du får et mer avansert søkemodus med flere søkealternativer. I UBW har du i tillegg browserspørringer, som gir mange muligheter slik at du kan bygge opp dine egne spørringer slik du ønsker dem. Du kan lagre spørringen som en mal slik at du bruker den som utgangspunkt, og dermed slipper å definere søket på nytt, hver gang du trenger samme informasjon. Side 3

4 Spørringer Enkle spørringer, Oppsett spørringer og Browser spørringer Data i UBW Opplysninger om ressurser og lønnstransaksjoner Side 4

5 Hvordan du setter opp en spørring I UBW finnes flere vinduer med oppsett spørring: Spørring Bilag, Spørring Ressurser, Lønnstransaksjoner og Kontoplan er noen av dem. Det som skiller disse vinduene fra hverandre er verdiene som det er mulig å spørre på. I Spørring bilag er det bilag som er i fokus, i Spørring Ressurser er det ressurser, i Lønnstransaksjoner er det lønnstransaksjoner og i Kontoplan så er det kontoer. Bortsett fra ulike verdier, så er funksjonaliteten den samme. Nå skal vi se på hvordan du setter opp en spørring, eksemplet tar utgangspunkt i Spørring bilag under Agresso Økonomi, Spørring bilag. Side 5

6 Hvordan du setter opp en spørring Når du åpner en Oppsett spørring, som Spørring bilag, får du opp to vinduer. Det aktive vinduet heter Oppsett spørring, og det er i dette vinduet du skal definere søket ditt. Resultatet av søket vises i tabellvinduet Spørring bilag. Så lenge Oppsett spørring er åpent, er det ikke mulig å aktivere andre vinduer. Side 6

7 Hvordan du setter opp en spørring I Oppsett spørring har du følgende felter tilgjengelig: A - Ikke bokførte poster - Mottaksregistrerte bilag. Mottaksregistrerte poster kan slettes. For lønn er A Åpne variable poster. B Hovedbok, bokførte bilag. For lønn er B Lønnsforslagsposter. C Historisk hovedbok. For lønn er C Historiske lønnsposter. Økonomi spørring bilag Lønn Lønnstransaksjoner Side 7

8 Hvordan du setter opp en spørring Aggregert - Dette feltet angir hvorvidt verdier skal aggregeres eller ikke. Skrivebeskyttet - Hvis dette feltet er valgt, er det ikke mulig å registrere opplysninger i vinduet med søkeresultater. Funksjonaliteten er bare tilgjengelig så lenge det er mulig å registrere opplysninger i vinduet med søkeresultater. Antall rader - Maksimalt antall rader som kan vises i søkeresultatet. Kolonnenavn - Navn på kolonnene det er mulig å søke på. Valgte verdier blir kolonner i resultatet i samme rekkefølgen som i Oppsett spørring. Side 8

9 Hvordan du setter opp en spørring Vis - Du må krysse av for Vis for de kolonnene du vil ha med i søkeresultatet. Sort (sortering) - I denne kolonnen legger du inn sorteringsprioritet for valgte kolonner. Primær sortering angis ved å legge inn 1, sekundær sortering angis ved å legge inn 2 og så videre. Ved å legge inn et minustegn før prioritetsnummeret vises søkeresultatet i synkende rekkefølge. Brudd - Ved å velge Brudd får du summen av alle transaksjonene for kolonnen du har valgt på én egen rad i søkeresultatet. Side 9

10 Hvordan du setter opp en spørring Tekst - Velg Tekst for å få med navnet på kolonneverdiene i søkeresultatet. For eksempel kontonavn. Navnet kommer i egen kolonne. Fra - Søket er fra og med verdien du taster inn. Hvis du ikke legger inn verdi i Til vil søket være begrenset til verdien i Fra. Til - Søket er til og med verdien i dette feltet. Side 10

11 Hvordan du setter opp en spørring Du definerer altså spørringen din i Oppsett spørring på følgende måte: Side 11

12 Hvordan du setter opp en spørring Eksemplet viser en spørring på inntekter for Inntektene skal vises per koststed og navn på koststed skal være med i resultatet. Spørringen skal inneholde beløp og i tillegg skal det være bruddsum per koststed. Spørringen skal kun omfatte kontoer som begynner på 3-serien.? Side 12 Spørringer på ressurser, bilag og lønnstransaksjoner

13 Hvordan du setter opp en spørring Resultatet vises i tabellvinduet, som i dette tilfellet er Spørring bilag. Side 13

14 Hvordan du setter opp en spørring Når du benytter bruddsum i søket, får du tilgang til Første, Forrige, Neste og Siste under Data. Første viser det høyeste bruddsumnivået og Siste viser alle detaljer. Dersom du ønsker å gjøre flere endringer i søket kan du velge Oppsett og Finn (F7) for å åpne spørringen på nytt. Side 14

15 Hvordan du lagrer en spørring Når du er fornøyd med spørringen din, så kan du velge Lagre slik at du får lagret spørringen din som en mal. Side 15

16 Hvordan du lagrer en spørring Du gir spørringen din en beskrivelse. Du velger om spørringen skal være en enkel spørring, hvor du kommer rett inn i spørrebildet eller en spørring hvor du kan bruke Oppsett. Side 16

17 Hvordan du lagrer en spørring Du velger om malen skal være global, altså tilgjengelig for alle brukere eller om den skal være privat, kun tilgjengelig for deg. Hvis du ønsker at søket skal starte hver gang du åpner malen, slik at du kommer direkte til Resultat, så huker du av Automatisk finn. Velger du Bruk som forslag betyr det at malen vil ligge som en forslagsmal for alle brukere når de går inn i spørringen Spørring bilag. Side 17

18 Hvordan du lagrer en spørring Etter at du har lagret spørringen høyreklikker du i menyen og velger Oppdater meny, for å oppdatere menyen med den nye spørringen din. Nå har du laget en mal som du kan bruke når du skal ha en tilsvarende spørring. Hvis du ønsker å gjøre endringer på malen, velger du igjen Oppsett og Finn (F7). Side 18

19 Ressurser Spørringer Lønnstransaksjoner Side 19

20 Spørringer på ressurser Side 20

21 Hvis du skal spørre på ressurser eller lønnstransaksjoner, så kan du bruke enkle spørringer, oppsett spørringer eller browserspørringer. Enkle spørringer er ferdig definert og du kan velge dem direkte fra menyen. Et eksempel på en enkel spørring er Spørring ressurser. Side 21

22 Når du åpner Spørring ressurser kommer du inn i tabellvinduet. Vinduet har en søkerad hvor du kan legge inn søkekriterier og gjøre enkle søk. Dersom du ikke begrenser søket og velger Finn (F7) så får du opp alt som ligger i UBW. Det er derfor alltid lurt å definere søke ditt. Side 22

23 Dersom du for eksempel vil ha frem en oversikt over alle faste ansatte og de faste ansatte har F for Fast i feltet Ressurstype, så legger du inn verdien F i feltet Ressurstype og velger Finn (F7) for å få opp et resultat. Side 23

24 Dersom du ønsker å endre spørringen din etter at du har fått frem resultatet eller du trenger mer informasjon enn det som kommer frem i den enkle spørringen, så velger du Oppsett og Finn (F7) for å hente opp igjen vinduet Oppsett spørring. Her velger du de opplysningene du ønsker å ha med ved å krysse av i aktuelle felter. Velg eventuelle søkekriteriene, sortering, rekkefølge og tekst. Side 24

25 Når du har åpnet Oppsett én gang og oppsett er markert, kan du deretter direkte velge Finn (F7) uten å velge Oppsett på nytt for å åpne vinduet og legge til eller endrer opplysningene dine. Når du bruker Oppsett i Spørring ressurser, så kan du få frem alle person- og lønnsopplysninger for ressursen. Side 25

26 Dersom du høyreklikker på menyvalget og velger Åpne i Browser får du langt flere valgmuligheter Du kan for eksempel bygge opp spørringen din slik at du kan hente inn opplysninger om ressursens ansettelse. Fane Oppsett Side 26

27 Fane søkebet Fane resultat Side 27

28 Spørringer på lønnstransaksjoner Side 28

29 Det er ofte et behov for å spørre på lønnstransaksjoner både før, i og etter en lønnskjøring. Ved å velge menypunktet Lønnstransaksjoner kan du spørre på åpne variable transaksjoner, lønnsforslagstransaksjoner eller på historiske transaksjoner. Side 29

30 Du velger status for hvilke transaksjoner du vil spørre på ved å skrive A Åpne variable poster, B Lønnsforslagsposter eller C historiske poster, direkte i den grå søkelinjen i feltet T. Eller du velger Oppsett og Finn (F7) og krysser av for hvilke transaksjoner du ønsker å ha med i søket ditt. Side 30

31 Transaksjoner med status A er åpne variable transaksjoner som normalt skal være med på lønnsforslaget ditt. Det kan likevel være tilfeller hvor du har åpne transaksjoner fra tidligere perioder, som ikke skal utbetales. Dersom du har det, så bør disse transaksjonene slettes, slik at du vet at alle de åpne variable transaksjonene er transaksjoner som skal være med på lønnsforslaget og gå til utbetaling. Lønnstransasksjoner Lønnsforslag Side 31

32 For å få tak i åpne variable lønnstransaksjoner, kan du spørre på tidligere år og perioder eller spørre med periode blank. Spørr du med blank periode, så får du opp alle åpne transaksjoner. Side 32

33 Dersom du har gamle åpne variable transaksjoner du skal slette, så henter du opp transaksjonene i Variable lønnstansaksjoner via Endre post. Side 33

34 Du merker transaksjonene du skal slette ved å sette et kryss i boksen foran transaksjonen, deretter velger du Behold (F11), slik at du henter med deg transaksjonene over i skjermbildet Variable lønnstransaksjoner, og kan endre eller slette transaksjonene her. Side 34

35 Du markerer radene du vil slette, velger Rediger og Slett rad. Side 35

36 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Du bør bygge opp gode spørringer, slik at du kan bruke disse både før og etter du har kjørt et lønnsforslag. Da vil du oppdage feil før du kjører lønnsbekreftelsen og unngår å korrigere eller reversere lønn i ettertid. Lønnsbekreftelse Lønnstransaksjoner Spørringer Spørringer Lønnsforlag Side 36

37 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Når du har kjørt et lønnsforslag kan du spørre på alle lønnstransaksjonene på lønnsforslaget ved å gå inn på Lønns forslagstransaksjoner i menyen. Side 37

38 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Hvilke kontroller bør du gjøre i en lønnskjøring? Når lønnsforslaget er kjørt anbefales det som et minstekrav at du kontrollerer følgende: Netto utbetalt lønn Negativ lønn Avsetning arbeidsgiveravgift Trukket skatt Bedriftsnummer/virksomhetsnummer på alle transaksjoner som krever dette i a-melding Variable transaksjoner som ikke er med på lønnsforslaget Ressurser som ikke er med på lønnsforslaget Side 38

39 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Netto utbetalt lønn Sjekk at du har B - Lønnsforslagsposter Angi 9999 i feltet Lønnart og aktuell lønnsperiode i feltet Periode Side 39

40 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Når du får opp et resultat, marker kolonnen Beløp og sorter etter beløpsstørrelse ved å holde inne høyre museknapp. Kontroller at beløpene og totalbeløpet ligger innenfor det som er vanlig i en lønnskjøring. Side 40

41 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Negativ lønn Gjenta samme spørringen, men denne gang med lønnart 9998 Negativ lønn. På dette lønnsforslaget er det ingen ressurser med negative lønn. Side 41

42 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Avsetning arbeidsgiveravgift - Når du skal spørre på avsetning arbeidsgiveravgift, så ønsker du som regel å gjøre dette totalt og ikke på ressursnivå. Du må derfor gjøre endringer i oppsettet for spørringen din: Kryss av for B Lønnsforslag poster. Klikk Ø for å nullstille oppsettet. Kryss av i boksen Aggregert. Kryss av i Vis på følgende Kolonnenavn: Lønnart, Periode, Ant/grl og Beløp. Legg inn sortering 1 i Sort og Kryss av i Brudd på kolonnen Lønnart. Legg inn 98* i feltet Fra på kolonne Lønnart, aktuell lønnsperiode i kolonne Periode og A i feltet T. Klikk OK for å utføre spørringen. Side 42

43 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Du får nå fram en spørring som viser deg hvilke beløp som har blitt beregnet på avsetningsartene for arbeidsgiveravgift. Du må nå kontrollere at både grunnlag og beløp er på det nivået som er vanlig for en lønnskjøring i din virksomhet. Du bør alltid kontrollere avsatt arbeidsgiveravgift før du bekrefter et lønnsforslag. Det er derfor lurt å lagre spørringen din, slik at du kan benytte den i senere lønnskjøringer. Side 43

44 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Trukket skatt - Du kontrollerer trukket skatt på tilsvarende måte og får fram grunnlag og beløp. Side 44

45 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Bedriftsnummer/virksomhetsnummer - Kontrollere at alle transaksjoner som krever bedriftsnummer i a-melding, har dette på seg i lønnskjøring. Dette gjør du ved å spørre på den relasjonen som utleder bedriftsnummer eller direkte på konteringsdimensjonen, hvis dere har bedriftsnummeret som en dimensjon i konteringsstrengen. Under menypunktet A-meldingen, Oppsett finner du det oppsettet som er gjort for rapporteringsstrukturen i din virksomhet. Side 45

46 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Dette ser du under fanen Rapporteringsstruktur. I dette tilfellet er det koststed, slik at du kontrollerer på lønnsforslaget at alle transaksjoner som krever det, har koststed. Side 46

47 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Variable transaksjoner som ikke er med på lønnsforslaget - For å kontrollere at alle variable transaksjoner i perioden har kommet med på lønnsforslaget, kan du gjøre et søk på de som eventuelt ikke har blitt med. Gå inn i skjermbildet Variable lønnstransaksjoner, angi Periode og velg deretter Verktøy og Endre post. Alle variable transaksjoner som har R i feltet F er transaksjoner som er med på lønnsforslaget. Transaksjoner som har N i feltet F er transaksjoner som ikke er med på lønnsforslaget. Du bør derfor sjekke årsaken til dette og korrigere feilen, hvis transaksjonene skal være med. Side 47

48 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Ressurser som ikke er med på lønnsforslaget - Etter at du har kjørt lønnsforslag bør du sjekke at alle ressurser som skal være med på lønnsforslaget er kommet med. Velg skjermbildet Spørring ressurser og velg deretter Verktøy og Oppsett og velg Finn (F7). Velg feltene Lønnsperiode, Lønnsstatus og Buntnummer. Velg -1 i sortering på Lønnstatus. Side 48

49 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Du får nå en liste over alle ressurser sortert etter lønnsstatus. Alle som er med på lønnsforslaget vil ha lønnsstatus R og komme først i spørringen din. De som ikke er blitt med vil ligge nederst i spørringen. Ved å endre sortering til 1 får du endret spørringen slik at de som ikke er med blir listet ut først. Ressurser som er med på lønnsforslaget Ressurser som ikke er med på lønnsforslaget Side 49

50 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Etter at du har kontrollert lønnsforslaget ditt, kjørt lønnsbekreftelsen, bokført lønn og utbetalt lønn, så er det tid for å kjøre a-melding. Det er i a-melding laget flere spørringer for inntektsdetaljer, arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. Disse spørringene ligger under menypunktet A-meldingen, Spørringer a-meldingen. Spørringer kan benyttes både på forslaget til a-melding (HN6004) og på bekreftelse (HN6006). Side 50

51 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Spørring bekreftede inntektsdetaljer Spørring bekreftede avgiftstotaler Side 51

52 Hvilke spørringer kan du benytte i en lønnskjøring Ressurser og lønnstransaksjoner Spørringer på historiske transaksjoner og spørringer i a- melding Spørringer på Ressurser og lønnsaksjoner Lønnsbekreftelse Lønnsforslag Spørringer på lønnsforslag Side 52