Ansettelser Fokus på A-melding Marianne Hestetun Fagansvarlig lønn/hr, EVRY

Transkript

1 "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. Ansettelser Fokus på A-melding Marianne Hestetun Fagansvarlig lønn/hr, EVRY

2 Agenda Ansettelser o Nyansettelser o Løpende endringer o Avslutning

3

4 Innledning Arbeidsforhold o I A-meldingen skal det rapporteres opplysninger om inntektsmottagernes tilknytning til virksomhetene, disse opplysningene kalles et arbeidsforhold. o Dersom en ressurs har flere arbeidsforhold i en virksomhet, skal alle arbeidsforhold oppgis ved rapporteringen. o Hvert arbeidsforhold i Agresso må ha sin egen unike arbeidsforholds-id, også ressurser med kun et arbeidsforhold skal ha en ID.

5 Nyansettelser Ressursregisteret skillekort 1

6 Nyansettelser forts.. Ressursnummer o Kun numerisk, aldri alfanumerisk. o Alfanumeriske MÅ fysisk fjernes fra basen ved evt feilopprettelser. Ressurstype o Benytt minimum verdiene: «Ansatt», «Ikke ansatt» og «Sluttet». o Knyttes til aktuelle ressursgrupper, «E» for egne ansatte og «I» for ikke ansatte. o Legg RESSTYPE som relasjon på RESSNR ivaretar datointervall. Startdato o Datoen som kommer sist av startdato på ressursen, ansettelsen, relasjonen som angir virksomhet eller relasjonen for arbeidsforholdstype, er den datoen som benyttes som startdato på et arbeidsforhold i a-meldingen. o Bestemmer når rettigheter eller plikter inntrer og opphører.

7 Nyansettelser forts.. Manglende fødselsnummer / D-nummer o Under menypunktet «Ressurs- og arbeidsforholdsinformasjon» legges verdier som benyttes ved rapportering av ressurser uten fødselsnummer eller D-nummer. Informasjonen benyttes inntil fødselsnummer eller D-nummer registreres på ressursen.

8 Nyansettelser forts.. Bruk av stilling o Stilling må brukes på alle eller ingen, uavhengig av utbetalingsbeløp og hyppighet. o Firma som har ansatte som jobber på tvers av virksomheter samtidig, må bruke stilling. Arbeidsforholds-ID en er bygd opp på følgende måte: V R500000S1001L0001 V = Virksomhetsnummer R = Ressursnummer S = Stillingsnummer L = Løpenummer o Dersom stilling ikke er i bruk utelates dette i arbeidsforholds-id en

9 Nyansettelser forts.. Stillingsprosent o Med stillingsprosent menes hvor stor prosent man eier juridisk. o Skal kun justeres dersom man inngår avtale på at ressursen skal gå opp eller ned i stilling. Skal IKKE justeres ved permisjoner el.l uten lønn. Eier fremdeles stillingsdelen sin. o Stillingsprosenten er forholdet mellom antall timer per uke i full stilling og antall timer per uke som arbeidsforholdet faktisk utgjør.

10 Nyansettelser forts.. Relasjoner på stilling o Danner grunnlaget for lønnsberegning, kontering og diverse offentlige rapporteringer

11 Nyansettelser forts.. ARBTIDGR o Avtalt antall arbeidstimer per uke som en fulltidsstilling utgjør. o Rapporteres i A-meldingen for at etatene skal kunne beregne enten stillingsprosent for timelønte eller antall timer per uke for fastlønte. o Benyttes for å beregne timesats ut fra en årslønn. Skal ikke justeres for å tilpasses AMARBTIDORDNING. o Ved avvik mellom ARBTIDGR og mulige verdier for AMARBTIDORDNING, Bruk verdi «Ikke skift».

12 Nyansettelser forts.. Bedriftsnummer o BEDRNR må enten være en del av konteringsregel, eller ligge som en relasjon på begrep som er en del av konteringsregel. Vanligvis relasjon på ANSVAR, KOSTSTED eller ARBSTED. o Skal IKKE overstyres via fordelingsbildet eller andre løsninger. Obligatoriske relasjoner o Følgende relasjoner er obligatoriske og settes opp som relasjon på ressurs eller stilling. o Relasjonene brukes for å generere arbeidsforhold. o Benytt verdien «Ikke relevant» for de arbeidsforholdstypene det ikke skal rapporteres verdi.

13 Nyansettelser forts.. Gyldige relasjonskombinasjoner

14 Nyansettelser forts.. Yrkeskode o For arbeidsforhold hvor yrkeskoden skal med i a-meldingen, må verdien som rapporteres være en gyldig yrkeskode. o For arbeidsforhold hvor yrkeskode ikke er påkrevd, kan feltet stå blankt eller man kan benytte en dummy yrkeskode. o Dersom man benytter en dummy yrkeskode, må denne ha verdien Verdien fjernes i valideringen og inkluderes ikke i a-meldingsfilen.

15 Nyansettelser forts.. Vedlikehold relasjoner o Sett kryss for hvilken behandling relasjonene skal ha: sats, kontering osv.. o Sett relasjoner til obligatoriske med verdien «M». o Sett kryss for «Vis HS» for aktuelle relasjoner. Disse vil vises på selve stillingslinjen.

16 Nyansettelser forts.. Vedlikehold satser o Satser for lønn og tillegg skal ALLTID registreres med stillingsinfo dersom man benytter stilling. o Mulige årsaker til feil/mangler på satser: 1. Feil eller manglende stillingsinfo. 2. Er benyttet relasjonsverdi registrert for aktuell verdireferanse? 3. Er relasjonsverdien gyldig? 4. Har relasjonen på stillingen som utleder sats, kryss for sats? 5. Kontroller «Dato fra» / «Dato til» i skillekort 1, 3 og Sjekk om noe av stillingene er avsluttet, parkert eller sperret. 7. Er satsene generert opp? Kjør evt HS05 og sjekk loggen om den er OK.

17 Nyansettelser forts.. Ekskludere ressurser eller arbeidsforhold o Dersom man har ressurser som ikke omfattes av a-ordningen, kan disse utelates på to ulike måter: 1. Legge aktuelle ressurser med en ressurstype som er koblet til ressursgruppe I (Innleide). Ressursen vil da ikke bli behandlet i prosessene i a-meldingen. 2. Benytte relasjonsverdien «IKKE RELEVANT» på relasjonen AMARBFORHTYPE som er knyttet til ressursen eller ansettelsen(e). Blir da ekskludert i a-meldingen.

18 Løpende endringer Pop-up bokser o Alle felter hvor datointervall ivaretas via relasjon på ressurs, gir pop-up boks ved innleggelse av verdi/endring av verdi. Denne skal benyttes.

19 Løpende endringer forts.. Korrekt data til korrekt tid o Alle BEDRNR som blir benyttet må være aktive i Brønnøysundregisteret, og knyttet til foretakets juridiske nummer. o Utledende relasjon for BEDRNR må være knyttet til et gyldig BEDRNR o Ressursregisteret må vedlikeholdes ift utledende relasjon, både relasjon på ressurs og stilling. o Hvis BEDRNR er ugyldig/slettet, må ny utledende relasjonsverdi opprettes og knyttes til et gyldig BEDRNR. Samsvar mellom BEDRNR på arbeidsforhold og lønnsrapportering o Verdien for utledende juridisk relasjon som blir ført på variable lønnstransaksjoner MÅ samsvare med verdien på stilling. Ved avvik, må lønn reverseres og korrigeres.

20 Løpende endringer forts.. Permisjoner o Permisjoner, både med og uten lønn, skal rapporteres i a-meldingen. o Permisjoner med kortere varighet enn 14 dager er ikke rapporteringspliktig. I Agresso er det valgt å rapportere alle permisjoner, også de som er under 14 dager o Permisjon på en ressurs eller ansettelse kan registreres på flere måter: I. Benytte en begrepsverdi knyttet til en sats. Dette er løsningen malbase legger opp til. Ved splitting av permisjon med og uten lønn, må disse slåes sammen på en verdireferanse. II. Benytte Fraværsregistrering. Her legger du permisjon inn i %- feltet ved registrering av fraværet. o Ved endring av innrapportert intervall(nedkorting), må 0-intervall innrapporteres neste periode.

21 Løpende endringer forts.. Stillingsbrudd ved endringer o Ved endring på stilling skal det ALLTID lages stillingsbrudd. o Ivaretar historikk på en god måte. o Godt grunnlag for offentlig rapportering og browser-spørringer.

22 Avslutning Sluttdato o Den sluttdatoen som kommer først av sluttdato på ressursen, ansettelsen, relasjonen som angir virksomhet eller relasjonen for arbeidsforholdstype, er den datoen som avslutter et arbeidsforhold i a-meldingen. Avslutning av stilling o Når ressursen er ferdig i stillingen skal det settes en «Dato til». o A-meldingen ser bort fra status. Dersom en stilling skal ekskluderes, sett «Ikke relevant» for relasjon AMARBFORHTYPE. Avslutting av ressurs o Når ressursen slutter helt i organisasjonen, skal det settes en «Dato til». o RESSTYPE skal settes til verdi «Sluttet» med rett relasjonsdato.

23 Avslutning forts.. Annullering av arbeidsforhold o Dersom det er generert et arbeidsforhold og dette av ulike årsaker ikke blir noe av, skal dette arbeidsforholdet ved neste generering av arbeidsforhold få en sluttdato lik startdato. Dette annullerer arbeidsforholdet hos EFF. Eksempler: En ansatt som er registrert begynner ikke allikevel og ansettelsen settes med samme dato fra og til. Et arbeidsforhold er registrert med feil arbeidsforholdstype og overskrives med en ny fra samme dato. Sluttoppgjør o Anbefaler at feriepenger utbetales umiddelbart etter fratredelse fra stillingen for å unngå feil i A-melding.

24 Avslutning forts.. Vedlikehold av ressurs-relasjoner o Ved avslutning av ressurs - viktig å legge sluttdato på pensjon, fagforening ol. Hvis ikke, risikerer man at null-transaksjoner oppstår ved lønnskjøring. A-meldingen krever da at ressursen har et arbeidsforhold for perioden, ellers feiler den.

25 Avslutning forts.. Statusfelter o Det finnes statusfelt i skillekort 1, 4 og 5. o o o Statusen til en reell ressurs og/eller stilling skal forbli aktiv. Benyttes status «Avsluttet», «Parkert» eller «Sperret», kan dette skape problemer for etterbetaling, lønnskjøring, browserspørringer ol. Datofelter brukes for å markere slutt og evt hindre videre utbetaling av ordinær lønn. Hindrer ikke utbetaling av manglende lønn fra tidligere perioder(må ha en gyldig ansettelse for aktuell periode) og sluttoppgjør. Må ivaretas på aktuelle lønnarter.

26

27