1 "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. Effektiv ressursstyring med RPW

Transkript

1 1 "Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen. Licensed under GFDL via Wikimedia Commons. Effektiv ressursstyring med RPW

2 Kari-Mette Nordheim Seniorkonsulent, utdannet siviløkonom Har vært i EVRY siden august 2011 Prosjekter: o o o o Oslo kommune Ski kommune A-melding NRK Arbeidet med RPW blant annet hos Oslo kommune og hos NRK

3 FØRST 2015 Agenda: Effektiv ressursstyring med RPW Hvordan kan RPW hjelpe deg til å oppdatere ressursinformasjon og arbeidsforhold med rask saksgang? Hvordan kan gode rutiner og bruk av varsler i RPW og rapporter i Unit4 HR sikre rapportering av arbeidsforhold til rett tid?

4 Bakgrunn: Rapporteringskrav i A-melding Ansatt og arbeidsforhold: Alle arbeidsforhold skal meldes inn i a-meldingen hver måned. Alle ansatte i en gitt måned skal være med i a-meldingen, også om de ikke har fått noen utbetalinger. Når du innrapporterer må du alltid oppgi hva slags arbeidsforhold den enkelte inntektsmottaker har. Arbeidsforhold er ikke begrenset til forhold hvor det foreligger et ansettelsesforhold. Arbeidsforhold omfatter også frilansere og pensjonister.

5 Bakgrunn: Rapporteringskrav i A-melding

6 Fra årlig til månedlig prosess Variable transaksjoner (manuelle) lønn og fravær Altinn Transaksjoner fra forsystem Simulering PR01 Lønnsforslag PR01 Lønnsbekreftelse PR02 Forslag A- melding HN6006 Kontroll a- melding HN6005 Korrigering Faste opplysninger Korreksjoner Etterbetaling 6

7 Hvordan sikrer vi datakvalitet knyttet til arbeidsforhold? En type innhenting av data Hente informasjon med fokus på kvalitet i data

8 Fysiske skjemaer tar tid!

9 Fysiske skjemaer er enkelt å fylle ut feil

10 Fysiske skjemaer er enkelt å fylle ut feil

11 Fysiske skjemaer er enkelt å fylle ut feil

12 Fysisk retur for å få riktige opplysninger tungvint!

13 Hvordan sikres en god ansettelsesprosess?

14 Hvordan sikres en god ansettelsesprosess? Samarbeid o Ledere o HR/Personal o Lønn

15 Hvordan sikres en god ansettelsesprosess? Samarbeid Systemstøtte

16 Hvordan sikres en god ansettelsesprosess? Samarbeid Systemstøtte Rapportering

17 Ansettelsesprosessen viktig med samarbeid

18 RPW som en felles arbeidsflate Første utgangspunkt: Sørge for grensesnitt som underbygger samarbeid mellom ledere, personal-, lønns- og rapporteringsfunksjoner Effektiv arbeidsform med god flyt av informasjon og data Én registring

19 RPW som en felles arbeidsflate Første utgangspunkt: Sørge for grensesnitt som underbygger samarbeid mellom ledere, personal-, lønns- og rapporteringsfunksjoner Effektiv arbeidsform med god flyt av informasjon og data Én registrering Videre utvikling: Hvordan bruke grensesnittet til samarbeid i praksis? Hvordan sikre gode rapporter til oppfølgingsarbeidet?

20 Dataflyt med RPW Rekrutteringssystem (WebCruiter) RPW (Ressursforvaltning på Web) Kompetansesystem (Dossier) Lønn og personal (UBW HR) Sak og arkiv (ephorte)

21 RPW i M4 Web

22 Oppslagsbildet (startsiden i RPW)

23 Oppslagsbildet (startsiden i RPW)

24 Oppslagsbildet (startsiden i RPW)

25 Sammenligningsbildet for nye ressurser

26 Personalinformasjon og stillingsoversikt

27 Personalinformasjon og stillingsoversikt

28 Personalinformasjon og stillingsoversikt

29 Stillingsdetaljer

30 Stillingsdetaljer

31 Stillingsdetaljer

32 Faste tillegg

33 Faste tillegg

34 Dokumentgenerering

35 Dokumentmaler for generering av kontrakter

36 Dokumentmaler inneholder fletting av informasjon

37 Hvordan arbeide effektivt i RPW?

38 Hvordan arbeide effektivt i RPW? 1. Gi tilgang til både ledere og HR/lederstøtte-funksjon i RPW

39 Hvordan arbeide effektivt i RPW? 1. Gi tilgang til både ledere og HR/lederstøtte-funksjon i RPW 2. Pr versjon 3.1: Rollestyring a. Tilgang til å generere dokumenter og se maler b. Tilgang til å overføre til Unit4 HR

40 Rollestyring av dokumentgenerering og overføring Tilgang til dokumentmaler og overføringsknapp kan styres med roller

41 Hvordan arbeide effektivt i RPW? 1. Gi tilgang til både ledere og HR/lederstøtte-funksjon i RPW 2. Pr versjon 3.1: Rollestyring a. Tilgang til å generere dokumenter og se maler b. Tilgang til å overføre til Unit4 HR 3. Rapportering a. Bruk relasjon for «Tilbakemelding» som grunnlag for samarbeid b. Varsler c. Rapporter i Desktop og Web

42 Bruk av relasjon «Tilbakemelding» Leder kan markere stillinger «Til personal og lønn» ved behov for kontroll Personal kan be leder godkjenne endringer registrert med «Til godkjenning hos leder» Leder kan godkjenne

43 Bruk av varsler Tilbakemeldingen «Til godkjenning hos leder» kan trigge et e-postvarsel Dermed vet lederen at endringer er utført i RPW, og hvilken person dette gjelder.

44 Spørring i Desktop over status i RPW Basert på relasjonen «Tilbakemelding» kan det også lages spørringer i Desktop Til bruk i det daglige oppfølgingsarbeidet fra Desktop

45 Rapportering: Oversikt over ressurser i RPW Informasjon knyttet til ressurs slik den er registrert i RPW Knyttet til statusene i RPW for enkel oppføring

46 Oversikt over antall stillinger i prosess i RPW Nyttig både i den daglige oppfølgingen og til oversikt/statistikk

47 Oversikt over stillinger i RPW, detaljert Detaljer knyttet til stillinger slik de er registrert i RPW Ved å sette opp spørringer med kobling til Orgenhet kan statusen følges opp på den enkelte orgenhet og leder

48 Kontroll i Desktop over overføringer fra RPW Etter at ansettelser er endelig godkjent i RPW, overføres de til Desktop Her må informasjon endelig kvalitetssikres og utfylles med øvrig informasjon før lønnsberegning og rapportering kan skje For nyansatte: Husk at ressurstypen må være oppdatert før arbeidsforhold genereres til A-meldingsrapportering

49 Kontroll i Desktop over overføringer fra RPW Spørring over overføringer fra RPW lages enkelt mot «Kvalitetssikre»- verdien som ligger på skillekort 5 i ressursregistere Det kan også knyttes varsel på denne verdien Listen må være sjekket ut og godkjent før A-meldingsrapportering

50 Kontroll i Desktop over endringsprosess i RPW Et vikariat er i ferd med å løpe ut. Kan det hende at dette skal forlenges?

51 Kontroll i Desktop over endringsprosess i RPW Spørring over endringer som er under arbeid i RPW:

52 Kontroll i Desktop over endringsprosess i RPW Spørring over endringer som er under arbeid i RPW: o Samme spørring viser nåværende stilling: o Og hva som ligger registrert i RPW av mulig endring: Resultat = Oversikt!

53 Hva med rapporter i Web?

54 Hva med rapporter i Web?

55 Web: Oversikt over ressurser i RPW Rapporter fra Desktop kan også ligge i Web

56 Web: Tilbakemeldinger i RPW Rapporter fra Desktop kan også ligge i Web

57 Web: Antall stillinger i prosess i RPW

58 Grafisk: Antall stillinger i prosess i RPW

59 Oppsummering Betydningen av å registrere arbeidsforhold raskt er blitt enda viktigere etter innføring av A-melding

60 Oppsummering Betydningen av å registrere arbeidsforhold raskt er blitt enda viktigere etter innføring av A-melding Med bruk av RPW får virksomheten én felles arbeidsflate til oppfølging av ansettelsesprosesser o Leder o HR/Personal o Lønn/rapportering

61 Oppsummering Betydningen av å registrere arbeidsforhold raskt er blitt enda viktigere etter innføring av A-melding Med bruk av RPW får virksomheten én felles arbeidsflate til oppfølging av ansettelsesprosesser o Leder o HR/Personal o Lønn/rapportering For å sikre en god oppfølging i prosessen, er godt rapporteringsgrunnlag essensielt o Tilbakemelding o Varsler o Rapporter i Desktop og Web

62

63