Arbeidsoppgaver. Innhold

Transkript

1 Innhold Arbeidsoppgaver... 2 Registrere en ny ansatt... 2 Ajourhold av ansatt... 2 Faste transaksjoner... 2 Lønnsslipp på skjerm... 3 Lønnskjøring (en periodes oppgaver)... 4 Lønnsadministrasjon... 5 Åpning av periode... 6 Daglige rutiner og ajourhold... 6 Registrering av transaksjoner... 7 Lønnsberegning... 8 Danning av lønnsslipp... 9 Lukking av periode...10 Overføring til BBS / Telebank...10 Arbeidstaker slutter (sluttoppgjør)...10 Ferielønn...11 Periode-/Terminavslutninger...11 Trekkeierrapporter...11 Andre rutiner...12 Årsavslutning...12 Forskuddslønn...13 Opprykk...13 Etterbetaling...14 Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 1 av 14

2 Arbeidsoppgaver Registrere en ny ansatt Person ajourhold Personopplysninger Hva du må passe på når du registrerer en ny arbeidstaker. Skattekort (tabell / prosent) Bankkonto for reiseoppgjør fast avsetning normallønn Ajourhold av ansatt Faste transaksjoner Se mer informasjon under Person ajourhold Personopplysninger Faste transaksjoner er transaksjoner som går igjen ved hver avlønning som fast lønn og faste trekk. Faste transaksjoner kan knyttes til stilling (stillingstranser), til ansattforhold eller person. Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 2 av 14

3 Lønnsslipp på skjerm Lønnsslipp på skjerm presenterer en lønnsslipp for innværende periode slik at du kan kontrollere at lønnsslippen blir som forventet. Lønnsslipp på skjerm kan også brukes til oppslag på historiske perioder. Man får opp flere menypunkt, f.eks Lønnsslipp, om du høyreklikker i feltet Person. Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 3 av 14

4 Lønnskjøring (en periodes oppgaver) Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 4 av 14

5 Lønnsadministrasjon Lønnsadministrasjon Lønnsadm Lønnsadministrasjon er et slags panel, hvor de mest sentrale oppgaver i forbindelse med selve lønnskjøringen er samlet. Her kan du starte følgende: Periode Åpning av periode Lukking av periode Lønn Send og motta skattekort Beregning av lønnsslipp på skjerm Forespørsel lønnsslipp Rapport Utskrift av lønnsslipp Lønnsjournal Kontosammendrag Kontospesifikasjon Bankliste Avviste transer Endringsliste Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 5 av 14

6 Åpning av periode Lønnsadministrasjon Lønnsadm Åpning Alle variable transaksjoner og lønnskjøringer må knyttes til en periode. Dette krever at perioden er opprettet og åpen eller aktiv. Når du oppretter en periode, angir du bl.a. avlønningsdato, fra- og tildato for perioden. Det er mulig å ha flere åpne perioder men bare en periode kan være aktiv (den med laveste nummer). Lønnsberegning kjøres på aktiv periode. Daglige rutiner og ajourhold Daglige rutiner og ajourhold av data skjer gjennom registrering av variable transaksjoner, ajourhold av personinformasjon, stillingsprosent, stilling osv. Du bør være mest mulig ajour med dette arbeidet i forhold til den perioden du skal kjøre lønn for. Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 6 av 14

7 Registrering av transaksjoner Registrering Lønnstransaksjoner Registrering skjer i ulike registreringsfunksjoner avhengig av type transaksjoner som registreres. Variable transaksjoner Faste transaksjoner Faste transaksjoner pr. stilling (ansattforhold) Mye informasjon kan knyttes til en lønnstransaksjon og for de fleste virksomheter vil det være uaktuelt å benytte all informasjon. For å optimalisere registreringsfunksjonene er de bygget opp slik at virksomheten selv kan definere hva registreringslinjene skal inneholde. Registrering av faste transaksjoner Faste transaksjoner registreres på ansatt og avlønnes så lenge ansattforholdet er gyldig. Du skal være oppmerksom på at fra-til dato på en transaksjon begrenser varigheten i forhold til avlønning. Registrering av faste transaksjoner pr. stilling (ansattforhold) Faste transaksjoner pr. stilling fungerer på lik linje med faste transaksjoner på ansatt. Forskjellen er at disse transaksjonene kun registreres på stillingen. Alle som har et ansattforhold i denne stillingen i aktuell periode blir avlønnet med disse transaksjonene. Registrering av variable transaksjoner En variable transaksjon knyttes til en lønnsperiode og er kun gyldig ved avlønning av denne perioden. Timelønn og overtid er typiske eksempler på variable transaksjoner. Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 7 av 14

8 Lønnsberegning Forslagstransaksjoner Forslagsverdier kan knyttes til feltene i registreringsbildet for å gjøre registreringen enklere Masseregistrering Masseregistrering er nesten identisk med ordinær registrering av variable transaksjoner. Forskjellen er at her registreres ansattnummer på registreringslinja. Da oppnår du en mer smidig registrering når du har mange transaksjoner som skal registreres på forskjellige ansatte. Lønnsadministrasjon Lønnsadm Beregning Ved lønnsberegning tar programmet utgangspunkt i alle gyldige ansatte for perioden med tilhørende faste og variable transer. Lønn beregnes i henhold til hvordan behandlingsregler og lønns- og trekkarter er definert. Personakkumulatorer, grunnlag for utbetalingstransaksjoner, grunnlag for regnskapsposteringer, aktive automatposter og aktive transer oppdateres. Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 8 av 14

9 Kontroll-/Feillister Avviste transer Bankliste Kontosammendrag Kontospesifiksajon Lønnsjournal Endringslogg Opprykksliste Lønnsslipp Danning av lønnsslipp Lønnsadministrasjon Lønnsadm Lønnsslipp Lønnsslipp kan skrives på papir, lastes opp på intranett, sendes via Epost privat eller arbeid, Epost til avdelingsleder eller Digipost. Det er mulig å danne frie tekster som skrives ut på lønnsslippene. Disse tekstene kan lenkes mot ansatt, art, hjemsted eller stilling, eller en kombinasjon av disse. Presentasjon av sats, timer, antall og grunnlag kan styres på artsnivå. Utskrift av lønnsslipp kan kjøres så mange ganger du ønsker, og også kjøres på en periode som allerede er lukket. Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 9 av 14

10 Lukking av periode Lønnsadministrasjon Lønnsadm Lukking Lukking skjer ved at det kjøres en egen rutine som lukker perioden. Ved lukking overføres data til historikk. Det er ikke mulig å endre informasjon etter at lukking er kjørt. Aditro Lønn låser systemet for registrering på lønnsperioden som lukkes. Dette hindrer brukere i å registrere variable transer for en lukket periode Overføring til BBS / Telebank Lønnsadministrasjon Overføringer (Bank/Regnskap) Fil som ble generert ved produksjon av bankliste sendes til BBS eller Telebank. Filnavn og plassering er angitt under menypunkt Systemadministrasjon Def.overføringer Bank/Telebank Arbeidstaker slutter (sluttoppgjør) Hva må gjøres når en arbeidstaker slutter? En må ta stilling til og behandle disse elementene: Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 10 av 14

11 Feriepenger Feriepenger v/slutt Trekk for avviklet ikke trukket ferie Utbetal trukket ikke avviklet ferie Trekke evnt. skyldig lønn Trekke evnt. skyldig forskudd Gi varsel om gjenstående saldoer Lage brev til trekkeier ved utleggskrav og påleggstrekk PC-trekk, (har ikke saldo, dette er leie), på gitte arter skal sum transer på aktive transer Avslutte EKT-avtaler Avslutte bil-avtaler Pågående sykefravær, fremsatt krav om refusjon Merk retur av skattekort. Ferielønn Lønnsadministrasjon Feriepenger Periode-/Terminavslutninger Innhold periode-/terminavslutninger Trekkeierrapporter Ajourhold faste opplysninger Trekkeiere Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 11 av 14

12 Andre rutiner Årsavslutning Lønnsadministrasjon Årsavslutning Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 12 av 14

13 Forskuddslønn Lønnsadministrasjon Periode Opprykk Rapporter Opprykksliste. Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 13 av 14

14 Etterbetaling Lønnsadministrasjon Etterbetaling Versjon 1.0 Copyright 2014 Aditro Side 14 av 14