Sjekkliste lønnskjøring med kommentarer

Transkript

1 ID ØK.LØ Side 1 av6 Versjon 0.15 Forfatter Odd Steinvik Gyldig fra Verifisert Eva-Cathrine Bugten Type Generelt Godkjent <ikke styrt> Sjekkliste lønnskjøring med Periode.. Sett kryss. Merknad Husk å opprette en ny periode 1. Importer reiseregninger 2. Importer timelønn fra web 3. Sjekk skjema i saksgang 4. Sjekk feil på variable transaksjoner 5. Last inn skattekort 6. Opprykksberegning, hovedlønn 7. Lønnsberegning Husk å stenge perioden 8. Sjekk om reiseforskudd skal trekkes inn 9. Kontrollrapporter (Rapportgenerator) 10. Konteringsrapporter / Feilmelding 11. Kjør bankrapport To lister ved utenl. bank 12. Hent overføringsfil i nettbank 13. Kjør A-melding 14. Akkumulering av lønnstransaksjoner 15. Lønnslipp, E-post e-post: lonn@nfk.no 16. Lønnslipp, papir 17. Papirutgaven sendes til Bodø Industri. Husk følgebrev. 18. Perm Oppgaver frem i tid: legges i hylle 19. Overfør til regnskap / overfør status RR utbetalingsdagen 20. Sjekk ikke utførte bet. I banken Dato. Sign..

2 Ver.0.15 Side: 2 av 6 Vedr. 1 Import av reiseregninger - Se info i kvalitetssystemet Visma net Expense diverse rutiner Vedr. 2 Import av timelister fra Timelønn. NB kun ved hovedlønnskjøring - Se info i kvalitetssystemet: Import av Timelønn fra web. Vedr. 3 Sjekk skjema i saksgang - Menypunkt Skjema i saksgang - Velg Timelister og Personalmeldinger - Status Attestering også Anvisning - Sjekk om det er lister som har lagt lenge, purr på - Sjekk om det er lister som ligger uten saksbehandler o Mangler det rolle i enheten eller er personen avsluttet i HRM Vedr. 4 Sjekk feil på variable transaksjoner: - Menypunkt Variable transaksjoner pr. periode - Velg År og periode - Fjern OK for å få ut de med feil - Sjekk om LA er benyttet Vedr. 5 Last inn skattekort - Menypunkt Elektronisk skattekort via Altinn - Se kvalitetssystemet "Forespørsel og innlesning av retur av elektroniske skattekort" for beskrivelse av rutinen. o NB Husk oppdatering, samt å lage PDF av innlesningsrapport Vedr. 6 Opprykksberegning. NB kun ved hovedlønnskjøring: - Menypunkt Opprykksberegning - Rapporten kjøres minst to ganger før lønnskjøring (før uttak av lønnsjournaler samt lønnskjøringsdag) - Velg beregningsdato (eks for september hovedlønn) - Velg beregningsmåte Ordinært ansiennitetsopprykk - Hak av for Oppdatering Kjør rapport - Velg CutePDF printer - Trykk på Skriv ut - Lagre på I:/NY LØNN/Opprykksberegning/Opprykksliste_dato - Skriv ut rapporten og kontroller alle Vedr. 7 Lønnsberegning - Menypunkt Lønnsberegning - Ved prøvekjøring/testkjøring av lønn: o Start lønnsberegning - Ved ordinær kjøring av lønn: o Start lønnsberegning, og steng perioden umiddelbart med å sette A i status (Lønnsperioder). - Sjekk feillister rett feil - Husk å opprette ny lønnsperiode når alt er OK.

3 Ver.0.15 Side: 3 av 6 Vedr. 8 Sjekk reiseforskudd - Utbetalte reiseforskudd skal stå i permen på kopirommet - Sjekk om det er forskudd som kan trekkes inn mot variabler fra Expense - Dersom det står en spesifikk reise på forskuddsskjemaet, skal forskuddet trekkes inn mot den aktuelle reisen - Reiseforskudd og lønnsforskudd registreres på lønnsart Husk å fjerne forskuddsskjemaet fra permen når forskuddet er trukket inn og legg det i variabel lønn mappe. Vedr. 9 Kontrollrapporter (Rapportgenerator) - Menypunkt Rapportgenerator Lønnstransaksjoner (Husk riktig periode) o Kontroll stillingskategori (rapporten tar lang tid) o Kontroll ansiennitet o Kontroll balansested o Kontroll bankkonto (sjekke blank og ) o Kontroll fødselsnr o Kontroll lønnslipp på epost o Kontroll passive lønnsarter o Kontroll pensjonistlønn (pensjonskasse) Stilling 8888 og 7666 o Kontroll pensjonstrekk o Kontroll Lærling kontering o Kontroll tabellnr o Kontroll utbetalingssted - Menypunkt Skattekortopplysninger o Velg annen status enn OK Vedr. 10 Konteringsrapporter - Menypunkt Kontering lønn - Sett inn periode (eks 912 for september hovedlønn) o Velg Kun differanseliste pr ansatt + Spesifisert pr periode, kjør rapport Sjekk at det ikke er feilmeldinger o Velg Kun feilmeldinger + Spes. pr. ansatt + Spes. pr. lønnsart, kjør rapport Sjekk at det ikke er feilmeldinger Vedr. 11 Kjør bankrapport: - Menypunkt Bankrapport - Sett inn riktig periode - Filtype Telepay, Sortering Bankkonto, Filnavn R:\snn\lønn\betaling.dat - Ved prøveoverføring/testkjøring: o Sjekk første side og se om det er ansatte som mangler bankkonto. - Ved ordinær overføring: o Endre innstillinger fra ensidig til langside/tosidig, og skriv ut rapportene - Trykk lukk for å genere fil.

4 Ver.0.15 Side: 4 av 6 Vedr. 12 Hent overføringsfil i nettbank: - Logg inn i Sparebank1.no - Trykk Filer / Send filer - Velg rad Lønn SNN og trykk Velg fil - Her må du hente filen manuelt o Remittering (R:), mappe SNN, mappe Lønn og velg BETALING.DAT o Husk å gjøre dette på nytt hvis det er to (utland) filer! - Trykk send - Gå til Oversikt: Betalinger til godkjenning o Hvis filen er stor kan det ta litt tid før den kommer fram der - Ved Godkjenning, trykk Godkjenne filer på første side o Godkjenner 2 skriver ut kvittering - Husk å skrive e-bilag og legg i hylla. Debet , Credit Vedr. 13 Kjør A-melding: - Menypunkt A-melding - Velg riktig år og måned - Velg lønnsperioder, lønnsperiode: Bruk intervall 1:9999 for å være sikker på at alle perioder kommer med. - Ved Testing av A-melding o Velg A-melding og Testkjøring. o Kjør rapport o Rett feil som du finner under logg. o Sjekk at AGA og Skatt stemmer. Kjør rapport Kontroll skattetrekk mot A-melding Kjør rapport Arbeidsgiveravgift Kontroller tallene mot XML - Ved Overføring av A-melding til Altinn o Velg A-melding o Velg Overfør til Altinn o Følg instruksjoner etterhvert som du kjører punktene 1 4. o Kontroller at overføringen er feilfri med status Ok/Retningslinje Vedr. 14 Akkumulering av lønnstransaksjoner: - Menypunkt Akkumulering - Tast inn lønnsperiode og År - Hak av "Oppdater" og "Oppdater faste transaksjoner" - Kjør rapport. o Sammenlign beløp på siste side (9990 B) med bankrapport (sum nettolønn).

5 Ver.0.15 Side: 5 av 6 Vedr. 15 Lønnslipp, Epost: - Menypunkt Lønnsslipp - Velg Lønnskonvolutt «HR Visma Enterprise HRM» - Velg korrekt lønnsperiode - Hak av for Epost og Dokumentarkiv - Hak av for «Ikke krypter lønnslippen» og «Vis bare 5 siste siffer i bankkonto» - Legg inn melding «Vedlagt følger lønnsslipp fra Nordland fylkeskommune. Eventuelle henvendelser vedrørende lønn gjøres til ditt lokale lønnskontor. Med vennlig hilsen Lønnsseksjonen» - Legg inn avsenderadresse «lonn@nfk.no» - Trykk på pil ved siden av Kjør rapport velg Programserver - Trykk OK to ganger - NB: IKKE VELG PROGRAMSERVER MER ENN EN GANG! LØNNSLIPPER SENDES HVER GANG MAN TRYKKER PROGRAMSERVER! Vedr. 16 Lønnslipp, Papir: - Menypunkt Lønnsslipp - Velg Lønnskonvolutt «HR Visma Enterprise HRM» - Velg korrekt lønnsperiode - Hak av for Papir fjern Epost og Dokumentarkiv - Hak av for «Skriv ut selskapslogo» - Legg inn melding på lønnslipp «Vennligst oppgi din epostadresse til oss, så får du lønnsslippen tilsendt på epost neste gang» - Ved ordinær kjøring: Velg utbetalingssted 0:2000, 2400, 7000: Ved reisekjøring skrives ut alle (Ingen avgrensing på utbetalingssted) Vedr. 17 Papirutgaven pakkes og sendes: - Skrives ut, pakkes i konvolutt og legges i ut kurv. - Alternativt legges i stor hvit konvolutt og sendes til Bodø Industri/Trykkeriet. o Husk å legge ved vedlegg Vedr. 18 Sjekk perm oppgaver frem i tid: - Ta ut det som ligger for neste mnd.

6 Ver.0.15 Side: 6 av 6 På utbetalingsdagen: Vedr. 19 Overfør til regnskap / overfør status reiser til Expense: - Menypunkt Kontering lønn o Tast inn riktig periode o Kjør først en test (se punkt 9) før du går videre o Velg kjøremåte 5. Generer posteringsbilag (Oppdatering) o Hak av «Automatisk godkjenning ved overføring», Kjør rapport o Lukk rapport og vent på neste rapport o Sjekk om det er differanse på siste side - Eksporter status for utbetalte reiseregninger Visma.net Expense o Se info i kvalitetssystemet "Visma net Expense diverse rutiner" Vedr. 20 Sjekk ikke utførte betalinger i banken: - Sjekkes dagen etter utbetaling Referanser: ØK.LØ Innhenting av skattekort via Altinn ØK.LØ Forberedelser til lønnskjøringen i juni ØK.LØ Visma net expense - diverse rutiner ØK.LØ Import av Timelønn fra web