Mailorganisering. Sist oppdatert:

Transkript

1 Mailorganisering Mål Hensikten med denne guiden er å sette opp et system for organisering av mail som er oversiktlig og skalerbart. Systemet består av to deler; tradisjonell organisering med mapper, og kategorisering av mail for å angi prioritet eller betydning. Det er mange måter å organisere mailflyten systemet beskrevet i denne guiden kan benyttes helt eller delvis alene eller sammen med Outlooks andre funksjoner for organisering og prioritering av mail - det viktigste er å ha et system som fungerer for den enkelte. Innhold Mål... 1 Fargekategorisering... 2 Kategorivisning... 2 Opprett kategorier... 3 Kategorisering av mail... 5 Kategorioversikt... 8 Mappeoppsett... 9 Tillegg: Automatisering Regler Fellesmail Purring Søkemapper Haster ASAP Sist oppdatert:

2 Fargekategorisering All mail er ikke like viktig noen trenger handling med én gang, mens andre bare er til generell informasjon eller et sted i midten. Outlook lar deg lage egendefinerte kategorier i form av de kaller Fargekategorier eller bare Kategorier. En mail kan ha så mange kategorier du vil, og kategoriene har den betydningen du gir fleksibiliteten er altså stor. Kategorivisning Bytt til kategorivisning i innboksen hvis du ikke allerede benytter kategorier. Innboksen blir nå gruppert på kategorier i stedet for dag/dato, og alle mailene uten en kategori vises øverst har du ikke kategorisert mail tidligere vil dette ligne veldig på den gamle innboksen. Denne gruppen blir nå den nye innboksen din målet er å sørge for at den er tom ved endt dag, og det gjøres ved å gi hver mail som du ikke kan si deg ferdig med en kategori. For å bytte visning av innboksen trykker du på den lille trekanten (eller teksten ved den) over innboksen og velger «Kategorier». Merk: i en nylig oppdatering til Outlook har disse valgene blitt flyttet til en undermeny «Ordne etter». Fargekategorisering 2

3 Opprett kategorier Før du organiserer mailen er det greit å ha noen kategorier klare. Åpne oversikten ved å velge «Alle kategorier» under «Kategoriser» på toppmenyen. Velg en kategori ved å klikke på navnet eller fargen (ikke huk de av helt til venstre) - gi den deretter et passende navn, og hvis du ønsker kan du endre fargen og angi en hurtigtast. Gjør dette for alle kategoriene du ønsker. Fargekategorisering 3

4 Eksempler på kategorier, basert på brukere som allerede benytter systemet: Haster Mail som må håndteres snarest, gås gjennom hver morgen. Opprydning Mail som kan vente litt, gås som regel gjennom i slutten av uken. Lønn Alt som må kontrolleres før lønn. Sjekkes bare ved hver lønnskjøring. Avventer Mail av som bør gjennomgås, men som ikke haster eller relevant for daglig arbeid. Gjennomgås i ferier eller når det er tid. Eiendom Mail om kjøp som kommer mellom kjøpsmøtene som en ekstra kontroll på hvert kjøpsmøte. Økonomi Diverse fakturaer og tillegg som skal viderefaktureres eller bør kontrolleres. Tas når det er tid. Purring Utgående mail som trenger oppfølging. Legg til deg selv på (blind-)kopi, så får du en kopi i innboksen som kan kategoriseres. Gås gjennom et par ganger i uken; purr hvis det er passende, la den ligge til neste gjennomgang eller, hvis purring ikke lenger er aktuelt, flytt til en mappe. Fargekategorisering 4

5 Kategorisering av mail Du kan nå begynne å kategorisere mail. For å angi en kategori kan du høyreklikke på en mail og sette kategori: Fargekategorisering 5

6 Eller du kan velge kategori fra hovedmenyen: For å gjøre prosessen litt raskere kan du angi samme kategori til flere mailer samtidig ved å velge flere med mens du holder nede Shift (en sammenhengende rekke) eller Ctrl/Cmd (vilkårlig utvalg). Hvis du ønsker å angi flere enn én kategori om gangen, kan du velge punktet «Alle kategorier». Huk så av de kategoriene du ønsker å gi mailen(e) og trykk OK: Fargekategorisering 6

7 En mail viser alle kategoriene i headeren, og vil være synlig under alle disse kategoriene i innboksen. Fargekategorisering 7

8 Kategorioversikt For å få oversikt over hva du for tiden har i innboksen kan det være greit å minimere kategoriene. Du kan gjøre dette individuelt for hver kategori ved å trykke på den lille trekanten ved siden av navnet, eller gjøre det for alle ved å høyreklikke på en kategori og velge «Skjul alle grupper». Kategoriene blir listet i alfabetisk rekkefølge, og kun kategorier med mail i innboksen vil vises. Hvis du ønsker dem i en egendefinert rekkefølge kan du nummerere dem, f.eks. «1 Haster», «2) Purring», e.l. Merk at hvis du gir en kategori nytt navn tar det bare effekt for nye mailer du tilordner kategorien søk opp alle mailene med den aktuelle kategorien og marker dem før du endrer navnet hvis du vil sørge for at det gamle navnet blir endret overalt. Fargekategorisering 8

9 Mappeoppsett Et fornuftig mappeoppsett gjør det mye lettere å holde styr på og finne tilbake til! mail. Å opprette mapper i Outlook er veldig enkelt, bare høyreklikk på mappen du ønsker å lage en ny mappe under og velg «Ny mappe» og skriv inn et navn. Generelt kan det være lurt med en mappe per prosjekt du jobber med, og undermapper i større prosjekter for f.eks. Leverandører, Megler, e.l. Nøyaktig inndeling av mapper vil variere mellom avdelinger og fra person til person du vet best selv hvilke aspekter ved et prosjekt du er involvert i. For å flytte mail til en mappe kan du bruke «Flytt» fra hovedmenyen eller høyreklikksmenyen, eller ganske enkelt dra mail til mappen med musen. Som med kategorisering kan du også markere et vilkårlig antall mail og flytte de samtidig. Mappeoppsett 9

10 Tillegg: Automatisering For å effektivisere mailflyten kan det være greit å automatisere litt. Vi skal se på to eksempler hver med regler og søkemapper. Disse eksemplene kan være av nytte for deg som de er, men de er i enda større grad ment å vise noen av mulighetene som ligger i Outlook. Regler Regler lar oss gjøre automatiske handlinger når vi sender eller mottar mail, med egendefinerte betingelser. Ulempen med dem er at de er lokale på maskinen, så hvis du sjekker mailen fra flere enheter vil ikke regler på andre enheter nødvendigvis bli kjørt. Mac-brukere: Håndteringen av regler i Outlook for Mac er noe annerledes de er oppdelt i serverregler (mer begrensede, men kjøres alltid) og lokale regler (bruk Exchange). Fremgangsmåten for å opprette regler er litt annerledes, med det meste på ett skjermbilde, men selve stegene er omtrent tilsvarende. Ta kontakt hvis du trenger hjelp! Eksempelreglene vi skal lage er enkle nok til at de kan lages i Outlook på web (logg inn via slik at de alltid kjøres, men det vil ikke være mulig å endre dem i Outlookapplikasjonen på Windows du vil faktisk ikke se dem, bare en advarsel om at det finnes regler som ikke vises! Fellesmail Vi skal nå lage en regel som automatisk sorterer mailer du får, men ikke står som mottaker eller kopi på, til kategorien Fellesmail. Typisk er dette nyhetsbrev, generelle meldinger til alle ansatte eller systemmeldinger (Husk timelister!). Opprett først en kategori kalt Fellesmail. Åpne deretter regelvinduet ved å velge «Behandle regler og varsler» under «Regler»: Tillegg: Automatisering 10

11 Trykk på «Ny regel»: Outlook kommer med en håndfull maler, men til dette eksempelet må vi starte med en tom regel «Bruk regel på meldinger jeg mottar». Tillegg: Automatisering 11

12 Det er mange muligheter i regelsystemet, så det anbefales å kikke litt på mulighetene hvis det er noen oppgaver du merker blir repetitive. Har du en god idé til en regel, men ikke vet hvordan den kan settes sammen er det selvsagt mulig å sende en forespørsel til support@bonum.no. I neste vindu trenger vi ikke velge noen betingelser, bare trykk «Neste». Outlook ber oss bekrefte at vi faktisk ønsker å bruke denne regelen på samtlige mailer som ankommer; trykk «Ja» vi skal legge til begrensninger om et par steg. Tillegg: Automatisering 12

13 Tillegg: Automatisering 13

14 I neste vindu huker du av for «tilordne den til kategori», trykk så på «kategori»-lenken som dukker opp nede i sammendraget. En nå velkjent kategorivelger dukker opp, huk av for Fellesmail og trykk «OK», deretter «Neste». Nå legger vi inn unntaket, som her er når vi er satt opp som mottaker eller kopi. Regelen vil altså gjelde for all mail hvor vi ikke står som mottaker eller kopi. Huk av ved «unntatt hvis navnet mitt står i Til- eller Kopi-boksen» og trykk «Neste». Tillegg: Automatisering 14

15 Til slutt kan vi gi regelen et navn, f.eks. «Fellesmail», og hvis vi ønsker, kjøre regelen nå på mail i innboksen (kan også gjøres manuelt fra regelvinduet), Har du flere kontoer kan du også velge å opprette regelen på alle kontoene. Trykk «Fullfør». Tillegg: Automatisering 15

16 Outlook advarer oss den nevnte begrensningen til regler. Tillegg: Automatisering 16

17 Purring Vi skal nå sette opp en regel som automatisk tilordner mailer til Purring-kategorien. Tanken her er at du setter deg selv som blindkopi på mail du sender som du må følge opp. Opprett en ny tom regel for mail du mottar. Velg alternativet «fra mottakere eller fellesgruppe», trykk på lenken i sammendraget, søk opp deg selv, dobbeltklikk på navnet ditt eller trykk på «Fra» under listen, deretter «OK» og «Neste». Som i forrige eksempel, huk av for tilordning til kategori(purring). I tillegg, huk av for «stopp regelbehandling», dette for å forhindre at slike mailer også blir kategorisert som Fellesmail. «Neste», «Neste», gi et navn og trykk «Fullfør». Tillegg: Automatisering 17

18 Sørg deretter for at Purring ligger over Fellesmail i regellisten ved å markere den og trykke på den lille pilen opp i verktøylinjen. Tillegg: Automatisering 18

19 Tillegg: Automatisering 19

20 Søkemapper Outlook har solide søke- og filtreringsmuligheter, og en av måtene å utnytte disse på er ved hjelp av søkemapper, som kan sees på som lagrede søkekriterier. Vi skal se på to eksempler, et veldig enkelt kategorisøk (Haster) og et filtrert utvalg av disse (ASAP). Mac-brukere: I Outlook for Mac kalles søkemapper smarte mapper og er lagrede søkekriterier. For å opprette en utfører du et søk på de ønskede kriteriene og velger «Lagre søk» og gir det et navn. Haster For å opprette en søkemappe kan du høyreklikke på «Søkemapper» i mappevisning til venstre i Outlook og velge «Ny søkemappe». Tillegg: Automatisering 20

21 Outlook har nok en gang flere ferdige maler og denne gangen skal vi benytte en av dem. Velg «Kategorisert e-post» fra listen og trykk på «Velg» under. Huk av for «Haster» og trykk «OK» to ganger. Det var alt som skulle til for å få en hurtigvisning av all mail kategorisert som «Haster»: Tillegg: Automatisering 21

22 ASAP Nå skal vi lage en mappe som viser alle mail i Haster, men som er eldre enn f.eks. 7 dager mail vi virkelig må få gjort noe med! Hvis du ser på bildet av Haster over har vi to mail der, hvorav én av dem passer vår beskrivelse av ASAP. Start med å opprette en ny søkemappe. Denne gangen trenger vi en mer komplisert regel enn malene, så velg «Opprett en egendefinert søkemappe» og trykk på «Velg» under. Gi mappen et navn, f.eks. ASAP, og trykk «Kriterier». Gå til fanen «Flere valg», trykk på «Kategorier», huk av for Haster og trykk «OK». Tillegg: Automatisering 22

23 Gå deretter til den siste fanen «Avansert». Under «Felt» skriver du «sendt», velg «på eller før» og skriv «7 dager siden» som verdi. Husk å trykke «Legg til i liste» før du trykker deg ut av alle boksene med «OK». Denne regelen er faktisk avhengig av språket du bruker Outlook i, hvis du har Outlook på engelsk blir det «sent», «on or before», «7 days ago», som dette: Visningen viser nå mailer som Haster og er eldre enn 7 dager strålende! Tillegg: Automatisering 23

24 Vi kan gjøre et par ting for å virkelig fremheve graden av hast for denne mappen. Først kan vi legge den til som en favoritt, slik at den alltid vises blant favorittene øverst i listen. Enten dra den opp til favorittene med musen, eller høyreklikk og velg «Vis i favoritter». Tillegg: Automatisering 24

25 Tillegg: Automatisering 25

26 Til vanlig viser Outlook antallet uleste mailer ved siden av mappenavnet, men dette kan vi endre til det totale antallet mailer. Høyreklikk på mappen og velg «Egenskaper» og flytt valget til «Vis totalt antall elementer». Trykk «OK». Tillegg: Automatisering 26

27 Resultatet burde bli omtrent som under. Vi kan nå veldig enkelt se om vi har noe kritisk. Tillegg: Automatisering 27