Filbehandling. Begreper

Transkript

1 Filbehandling Her kan du lese om filbehandling, mappestruktur og betydningen av hvor vi lagrer filer (dokumenter). Tilslutt en gjennomgang av filbehandlingsprogrammet Windows Utforsker. Begreper Filer: En fil (dokument) er en samling lagrede elektroniske data som har et navn og som vi kan finne igjen (for eksempel et regneark, tekstdokument, bilde, videosnutt osv). Vi kan dele filer inn i tre kategorier Datafiler (lyd, bilder, film, tekstdokumenter, regneark osv.) Programfiler (som kjører programmer som Word, Excel, Windows utforsker osv.) Systemfiler (som brukes av operativsystemet og programmer) Mapper: Brukes til å holde oversikten over filene våre. Vi organiserer filene våre i mapper og undermapper på samme måte som vi arkiverer papirdokumenter i mapper og permer i arkivskap. Filer som hører sammen legges i samme mappe slik at det blir en logisk struktur. Jo bedre filene er organisert, jo lettere er det å utføre vedlikeholdsarbeid og finne tilbake til filene. Filbehandling: Filbehandling omfatter alt det vi gjør med filer og mapper som; Lagre Slette Kopiere Flytte Endre navn på filer Sende filer 1/10

2 Mappestruktur Dette er et eksempel på en mappestruktur. Viktig at du tenker igjennom hvilken struktur du ønsker og legger filer som logisk hører sammen i samme mappe. Dette vil gjøre at du lettere finner dokumentene igjen.. Lagringsområder OBS! Det er forskjell på om du bruker PC eller terminal PC: Her har du flere lagringsmuligheter og du kan lagre på; Hjemmeområdet (mine dokumenter), Fellesområdet, lokalt på C, skrivebordet og på minnepinner Terminal: Her får du kun lagret på Hjemmeområdet (Mine dokumenter) og Fellesområdet Det har også noe å si hvor du lagrer dokumentet på hjemmeområdet ditt, på fellesområdet eller lokalt på PC. NB! Dokumenter med sensitive opplysninger skal håndteres på Sensitivt nett! Brukernes lagringsområder H: Hjemmeområde G:Fellesområde C:Lokalt på PC 2/10

3 Fordeler med H: Hjemmeområde (mine dokumenter) Dette er et ditt personlige område for filer (dokumenter) som ingen andre enn du har tilgang til. Fordeler med hjemmeområdet Backup (hver natt blir det tatt sikkerhetskopi av alle filer og dokumenter) Ingen andre enn deg selv har tilgang til dette området Du kan logge deg inn på andre maskiner i nettverket og få tilgang til dine dokumenter. Fordeler med G: Fellesområde Dette er et felles område for dokumenter og filer. Området er delt opp i mapper og undermapper som det igjen er satt forskjellige begrensninger på og som er styrt i forhold til arbeidssted og arbeidsoppgaver. Fordeler med fellesområdet Backup (hver natt blir det tatt sikkerhetskopi av alle filer og dokumenter) Dokumenter som er lagret på fellesområdet kan benyttes av flere ansatte Ås kommune sparer lagringsplass på servere. Man kan styre tilgangene til brukerne fra kun å ha lesetilgang og til fulle redigeringstilganger. Ulemper med C: Lokal lagring på PC PC-brukere bør ikke lagre dokumenter og filer lokalt på (C:) datamaskinen. Ulemper med lokal lagring Ingen Backup Sikkerhetsrisiko da den kan bli stjålet og komme uvedkommende i hende Lagrer du dokumenter lokalt er du helt avhengig av å sitte på den bestemte maskinen for å få tilgang til dokumentene. 3/10

4 Hvordan finne Hjemmeområdet? Hjemmeområdet finner du alltid under Mine dokumenter Hvordan finne Fellesområdet? Fellesområdet finner du alltid Under min datamaskin > stasjon: G 4/10

5 Windows Utforsker Windows Utforsker vil gi dere en oversikt over filer og mapper og muligheten til å administrere dem enkelt og effektivt. Du vil se alle dokumenter uansett hvilken filtype det er. I utforsker er det flere måter å utføre handlinger på, du kan bruke menylinjen, bruke menyer som du får opp ved å høyreklikke eller ved hjelp av hurtigtaster. Når du har åpnet Utforsker får du et todelt skjermbilde. Til venstre ser du mappene og til høyre ser du filene til mappen som er markert i venstre halvdel. Starte Utforsker Startmenyen > Windows Utforsker Win-tasten + E 5/10

6 Tilpasning av Utforsker Man kan til en viss grad selv bestemme hvordan utforsker skal se ut. Du kan velge om du vil se filene med eller uten detaljert informasjon, med ikoner, som en liste osv. (Anbefaler å bruke med detaljer slik at du får se hele filnavnet, størrelse på filen, filtype og når filen sist ble endret). Fra filmenyen velger du Vis > Detaljer 6/10

7 Opprette ny mappe 1. Åpne Utforsker 2. Merke den stasjonen /mappen du vil den nye mappen skal ligge i 3. Velg så fra filmenyen Fil > Ny > Mappe (eller høyre musetast ny mappe) 4. Nå dukker den nye mappen opp på høyre side og det står Ny mappe Skriv inn et nytt navn som passer til det mappen skal inneholde og trykk Enter. (Du kan selvfølgelig også opprette mapper fra det programmet du jobber i) Opprette ny fil (dokument) 1. Åpne Utforsker 2. Merke den stasjonen /mappen du vil den nye filen skal ligge i 3. Velg så fra filmenyen Fil > Ny > velg så filtype (Word, Excel, PowerPoint osv.) (eller høyre musetast ny ønsket filtype) 4. Nå dukker den nye filen opp på høyre side og det står Ny dokument Skriv inn et nytt navn som passer til det filen skal inneholde og trykk Enter. (Du kan selvfølgelig også opprette filer fra det programmet du jobber i) 7/10

8 Merke mapper/filer For å merke en fil eller mappe Klikk med venstre musetast på filen/mappen og den som blir markert får en blå bakgrunn. For å merke alt i en mappe Stå i mappen og trykk Ctrl-tasten + A For å merke en sammenhengende liste av filer/mapper Klikk på det første filen/mappen i listen og hold Shift-tasten inne mens du klikker på den siste filen/mappen i listen. Slipp Shift-tasten når du er ferdig med å merke. For å merke flere filer/mapper som ikke ligger rett etter hverandre Klikk på en av filene/mappene og hold Ctrl-tasten inne mens du klikker på de neste filene/mappene. Slipp Ctrl-tasten når du er ferdig med å merke. Flytte, slette eller kopiere flere mapper/filer For å flytte flere filer/mapper samtidig må vi først merke dem i høyre del av bildet i Utforsker. Dersom de ligger rett etter hverandre kan du bruke Shift-tasten for å merke eller du bruker Ctrl-tasten dersom filene/mappene ligger spredt. Slette: 1. Finn filen/mappen du skal slette og merk den slik at den får en blå bakgrunn 2. Velg fra hovedmenyen - Rediger > Slett (Høyreklikk på filen og velg Slett) Flytte: 1. Finn filen/mappen du skal flytte og merk den slik at den får en blå bakgrunn 2. Velg fra hovedmenyen - Rediger > Klipp ut (Høyreklikk på filen og velg Klipp ut) 3. Bla deg frem til den nye plasseringen og velg Rediger > Lim inn (Høyreklikk på filen og velg Lim inn) 8/10

9 NB! Du kan også dra og slippe de merkede filene/mappene. Men dette stiller et større krav til nøyaktighet og tunga rett i munnen Kopiere: 1. Finn filen/mappen du skal flytte og merk den slik at den får en blå bakgrunn 2. Velg fra hovedmenyen - Rediger > Kopiert (Høyreklikk på filen og velg Kopier) 3. Bla deg frem til den nye plasseringen og velg Rediger > Lim inn (Høyreklikk på filen og velg Lim inn) Bytte navn på filer og mapper 1. Finn filen/mappen du skal bytte navn på og merk den slik at den får en blå bakgrunn 2. Velg fra hovedmenyen - Fil > Gi nytt navn (Høyreklikk på filen og velg Gi nytt navn) 3. Skriv inn det nye navnet + Enter Sortere filer/mapper Hvis du har mange filer i en mappe, kan det være greit å sortere dem på forskjellige måter for å få bedre oversikt. Man kan sortere filer alfabetisk, etter når de sist ble endret, etter størrelse eller etter filtype. 1. Finn mappen du vil sortere i, og åpne den 2. Velg fra hovedmenyen - Vis > Ordne ikoner etter > Og velg navn, størrelse, type eller endret (Høyreklikk i bildet der filene er og velg Ordne ikoner etter og Gi nytt navn) Søke etter filer og mapper: Du kan søke etter både filer og mapper etter flere kriterier som bilde, musikk, dokumenter osv. 1. Åpne utforsker og Klikk på Søk-ikonet på Verktøylinja 2. Velg hvilke kriterier du ønsker å søke etter (som for eksempel når filen ble opprettet, hvor stor den, om det er Word eller XLS format osv) 9/10

10 Sende filer/mapper til e-post mottaker: Du kan sende filer fra Utforsker over på e-post 1. Finn filen du skal sende til e-post mottaker og merk den slik at den får en blå bakgrunn 2. Velg fra hovedmenyen Fil > Send til > e-postmottaker (Høyreklikk på filen og velg Send til > E-postmottaker) 3. Programmet Outlook starter, filen blir lagt inn som et vedlegg og du kan gjøre e- posten ferdig og sende den. Her har Outlook startet og dokumentet satt inn som vedlegg. Nå er det bare å fylle inn e- postmottakere + skrive en passende tekst. 10/10