Les guiden og prøv deg frem. Send gjerne mail til oss på IT hvis du vil teste diverse opsjoner. Skriv bare test i subjektet slik at vi vet det.

Transkript

1 Grensesnitt... 2 Mail... 2 Resend en mail... 2 Slå av visningsrute... 2 Restore mail... 3 Viktighet av mail pluss Flagg... 3 E-post signatur... 4 Blindkopi... 5 Vedlegg... 5 Lage mapper for organisering... 5 Regler... 7 Fraversassistent... 7 Alternativer... 8 PST filer Kalender Hvordan dele ut sin kalender Hvordan åpne andres kalender Hvordan hindre innsyn ved å lage enda en egen kalender eller ved å bruke private Booke møter Kontakter Distribusjonsliste Oppgaver Notater Fellesmapper Snarveier Logg Annet Plassbegrensninger Favorittmapper Det som er viktig å vite når man leser denne guide er at man må prøve seg frem. Det er ikke hensiktsmessig å skrive ned alle opsjoner. Da vil guiden bli på 1000 sider og mer. Les guiden og prøv deg frem. Send gjerne mail til oss på IT hvis du vil teste diverse opsjoner. Skriv bare test i subjektet slik at vi vet det.

2 Grensesnitt I tillegg til å lese mail, så kan Outlook brukes til kalender, oppgaver, kontakter, notater, fellesmapper, logg og snarveier. Bruk da enten menyen gå til eller knappene nederst til venstre for å bytte mellom de ulike mulighetene i Outlook. Trykk på denne hvis du ikke ser alle valgene. Du får muligheten til å legge til nye valg. Som for eksempel logg. Mail Det er denne delen av programmet vi buker desidert mest. Blir umulig, på den tiden vi har, å gå gjennom alle muligheter vi her har. De som er kjekke å nevne er: Resend en mail 1. Gå til mappen sendte elementer 2. Åpne mail du har sendt 3. Klikk på menyen handlinger 4. På bunn av menyen har du valget Send denne meldingen på nytt Slå av visningsrute. Skal gjøres pga ny IT sikkerhetsinstruks. Det som er litt dumt i Outlook er at dette må gjøres for alle mapper man har/bruker. 1. Stell deg på riktig mappe (f.eks. innboks) 2. Trykk på menyen vis 3. Trykk på valget visningsrute 4. På ny meny som dukker opp velg Av.

3 Restore mail. Hvis du skal ha slettet mail. Så legger de seg i mappen slettede elementer. Sletter du mail herfra er de i utgangspunktet borte. Men i Ås komune har vi satt på en opsjon om at slike mail blir tatt vare på i 30 dager. Så hvis du gjør følgende innen 30 dager etter at du har slettet den. Da kan du få tilbake dine slettede mail. 1. Gå til mappen slettede elementer 2. Trykk på menyen verktøy 3. Velg gjenopprett slettede elementer. 4. I det program som nå åpner seg (se bilde nedenfor). Marker de mail du vil ha tilbake og trykk på konvolutt med blå pil. Mail vil nå legge seg tilbake i mappen slettede elementer. Viktighet av mail pluss Flagg for oppfølging. Dette er oppsjoner man kan bruke på en mail får å understreke viktigheten av en mail. Bør da brukes deretter. Husk historien ulv, ulv 1. er ikonene du ser i en ny mail. 2. Utropstegnet viser seg på høyre side i innboks vinduet til mottaker og betyr at denne mailen er viktig. Bør leses kjapt. 3. Blå pil, lav viktighet, men mer enn en vanlig tulle mail. 4. Under flag har man flere oppsjoner. Trykk på flaggget og du får opp følgende valg: Trykk her og du får en rekke valg for hvordan du vil at din mail skal følges opp. Trykker du her kan du velge dato for når saken forfaller. Det betyr at det ser ut som om du får mailen på nytt. Du får mao en påminnelse på saken.

4 E-post signatur. Standard tekst som står på slutten av mailen din. Har du for eksempel følgende på alle mail du sender: Mvh ditt navn stilling adresse Da kan det legges inn som standard. Og du slipper å skrive det inn for hver gang. 1. Trykk på menyen verktøy 2. Trykk på alternativer 3. Velg E-post format. På bunn ser man en knapp som heter signaturer. Trykk på den. Da får man opp følgende bilde (PS: Du vil ikke se standard den er min ): 4. Trykk på ny. 5. I boksen som åpner skriver du navn på signatur. 6. Neste

5 7. Skriv inn tekst du vil ha. Sjongler litt med de andre oppsjonene. PS: Less is more er ett godt uttrykk 8. Fullfør når du er fornøyd 9. Tilbake i det bildet Du hadde med knappe signaturer. Har du to valg a. Signatur for nye meldinger b. Signatur for svar og videresendinger Velg her de oppsjoner du vil ha. A betyr at det kun er nye mail som får din signattur, mens B betyr at også mail du videresender og svarer på får din autosignatur. PS: Lager du flere signaturere kan du ha forskjellig på A og B. Blindkopi Hvis du vil sende kopi av en mail, men ikke vil at den du sender mailen til skal se at du også sender kopi av mailen til en annen. Bruk da denne. 1. Trykk på ny mail 2. Du får opp ett valg som heter alternativer. 3. Trykk på den lille sorte pilen ved siden av ordet alternativer 4. Velg Blindkopi på menyen som kommer opp. Du få nå opp ett nytt felt under kopi i mail headingen. Her skriver du inn navnet på den personen som skal ha kopien. Vedlegg Du har 3 muligheter for å få med ett vedlegg i en mail. 1. Bruk bindersen i en mail. 2. Stå i windows utforsker å dra vedlegget over i mailen. 3. Høyreklikk filen i utforsker og velg send filen til E-post mottaker Lage mapper for organisering. Får du masse mail, vanskelig å holde oversikt i mail innboksen din. Gjør som meg og lag deg din egen mappestruktur. Bruk mapper i innboks, samt mapper i *.pst filer. Skal gå in på hva *.pst filer er senere. Se bildet nedenfor for Hvordan jeg organiserer min mailboks. Har blant annet en *.pst fil for hvert år. Alle mail som er sendt mottatt for det foregående året ligger i denne *.pst filen. Se neste side. For å lage en ny mappe. Klikk postboks navn og velg lag ny mappe.

6 Ved å lage regler, så overfører jeg mail direkte når de kommer til de ulike mapper. Dette fører til en bedre hverdag og mer oversiktelig mail boks. Bruk så søkemapper til å se en full oversikt over fesk alle mail som er flagget med viktighet osv. Under her ligger det 3 forhåndsdefinerte mapper. Ulest e-pos bl.a. Alle epost i alle mapper kommer automatisk opp her. Her kan du også lage deg egne søkemapper. Høyreklikk ordet søkemapper og velg ny søkemappe. Man har her en rekke forhåndslagete søk, på Bunn her har man også mulighet til å lage egendefinerte søkmapper. Se neste side for hvordan lage regler for å få overført mail til ulike foldere.

7 Regler Når du står i innboksen din, da har du en knapp ved siden av søk. Trykk på denne når du har markert mail fra den du vil ha en regel på. Du kan her lag de regler man ønsker. Test deg frem. Men husk også da at du ikke vil se mail fra denne/disse personer i innboksen din. Bruk Søkemapper eller legg mapper til i valget som heter favorittmapper. Dette ser du helt til øverst på venstre side i outlook Som du her ser har jeg 267 uleste mail. Men i min innboks hadde jeg ingen. I stedet for da å lete gjennom alle mapper kan jeg se her på alle uleste. For å få en mappe lagt til under favoritter. Høyreklikk mappe og velg legg til i favoritter. NB: kun den øverste mappen som blir lagt til. Har du andre mapper under, da kommer ikke de med. Fraversassistent Dette er en måte å slå på automatisk svar når du er borte fra kontoret. Bra service å bruke denne. 1. Stå i innboksen din. 2. Velg menyen verktøy 3. Velg fraværsassistent På neste side ser man programmet som dukker opp. Skriv inn den tekst som du mener er passende informativ til de som sender deg en mail. Det som er viktig er at du trykker på Jeg er ikke på kontoret før du trykker ok. Gjør du ikke det. Da vil ikke folk få din automatiske fraværsmelding. Du kan også her legge til regler om hvem som skal få disse meldingene. standard regel er at alle får melding en gang.

8 Alternativer Når du har valgt å lage en ny mail. Da har du en knapp som heter alternativer. Her har du igjen en hel masse alternativer du kan gjøre med en mail du sender. Blir for mye å skrive alt om alle. Nevner noen som jeg finner svært nyttige og morsomme å bruke. Men igjen, det er bare å teste å sende mail til hverandre for å se hvordan alle opsjoner her fungerer. Du får da opp det vinduet her( Se neste side): Jeg har nummerert de valg jeg bruker oftest og som er mest nyttig. Se forklaringer under bildet for hvert tall.

9 Dette er den samme som vent tidligere. Du angir om en mail er viktig og hvor viktig den er. 2. her setter du sikkerhet, som kryptering osv. Dene er grei skal du sende brukernavn passord osv. Men husk, vær forsiktig her. Du bør nesetn teste litt før du sender av gårde viktig mail. 3. Hvis du skal bort, men skulle ha sendt en mail til en person en spesiell dag. Send mailen i dag, men sett her datoen for da du vil ha den levert. Og kanskje enda viktigere, sender du ut en infomail om for eksempel det er kake i dag. Sett da på utløpsdato, så vil alle mottakere som ikke er på jobb i dag, men får mailen. Da vil denne mailen være strøket over, og de ser at den ikke gjelder lengre. Altså ingen kake på deg. 4. Her kan du lage svarknapper som kommer som i en meny du sender til mottakere. Si at du skal sende ut en mail på vegne av avdelingen som spør om når det passer med kakefest. Da kan mailen se slik ut. Du vil da motta mail med svar, som står på de ulike knappene. Bra service for mottaker. De bare trykker på knappen og sender da automatisk en mail til deg med det svaret som står på knappen. Slik ser en mail når jeg sender den. Her ser du knappene Hvis mottaker da svarer ved å trykke på kake i morgen. Da vil det se slik ut i min innboks.

10 PST filer Dette er filer som er bra å ha for å: 1. Kunne ta med deg dine mail osv med til en annen datamaskin, hvor du har Outlook. For eksempel skulle du ha Outlook hjemme eller at du skal slutte i Ås og vil ha med deg mail. 2. Slippe å bruke plassen som er begrenset til 50 Mb i din innboks. Det du må passe på er å lagre *.pst filen der hvor det blir tatt backup av den. Bruk området mine dokumenter på H. Da er du sikker på at du finner de over alt og det blir tatt backup av filen. Hvis du bruker *.pst filer. Lukk da Outlook på kvelden slik at backup er sikret. Hvis Outlook er oppe på kveldstid blir det ikke tatt backup av *.pst filen. Hvordan lage en *.pst fil. 1. Trykk på menyen fil 2. Velg ny 3. Datafil for Outlook (på bunn) 4. Klikk ok 5. Legg filen der du vil ha den (mine dokumenter er smart, og lag gjerne en mappe under mine dokumenter som fesk heter pst filer) 6. Gi den ett navn. Vil anbefale å ikke kryptere og gi den passord. Hvis du mister passordet kan ikke vi på IT hjelpe deg. 7. Trykk ok. Nå har du fått laget en pst fil og du har fått ett nytt valg som heter personlige mapper eller hva du navnga den som når du laget den. Under her kan du lage mapper som i innboksen. Og du kan lage regler som overfører mail dit direkte.

11 Kalender Det er her man skriver ned alle viktige og uviktige avtaler man har privat og i jobb. Hvordan dele ut sin kalender Trykk på denne linken, som heter del min kalender. Nedenfor ser du hvinduet som da åpner seg. I vinduet som åpner seg trykker du på knappen legg til. Du får da opp adresseboken til Outlook. Skriv inn navnet på personen du ønsker å dele ut kalenderen din til. Og klikk så på knappen legg til. Det viktigste nå, etter at person er lagt til. Er å gi riktige rettigheter til din kalender. Velg personen du har lagt til. Trykk på tilgangsnivå, og gi lese tilgang. Trykk til slutt ok. Nå er din kalender delt ut, med de rettigheter du har satt. NB: Se neste avsnitt!

12 Hvordan åpne andres kalender Hvis du har delt ut din kalender må den persoenn som ønsker å se din kalender gjøre de steg som her er beskrevet. Over linken del min kalender er det en link som heter åpne en delt kalender. Trykk på den og du vil se følgende: Skriv inn navnet eller brukernavnet. Trykk på ok. Er det flere som har samme navn som du har skrevet inn, velg riktig person og trykk ok. Nå vil du se din kalender til venstre, og den andre personen sin til høyre. Noe slikt som dette. Hvordan hindre innsyn ved å lage enda en egen kalender eller ved å bruke private. Når din kalender er delt ut, da kan andre se dine avtaler som ligger i kalenderen. Hvis du har elementer som ingen andre vil se. Bruk da valget privat på en avtale. Da vil de se at du er opptatt, men hva du er opptatt med, Det vil de ikke se. Når du lager en ny avtale, se nederst i høyre hjørne. Og kryss av for privat på de avtaler du ikke vil røpe innholdet av

13 Booke møter Når alle har begynt å bruke sin kalender, da er dette en veldig bra måte å booke møter på. Åpne kalender, og trykk på ny avtale. Du ser da dette vinduet. Gi navn på møtet/eller det du skal. Gi det en kategori Sett start og slutt tidspunkt Fyll inn ønsket informasjon Når all relevant informasjon om møtet er gitt. Og dette er ett møte hvor Du vil ha med flere deltagere. Trykk da på planlegging. Og du ser følgende: Trykk på legg til andre og velg alle de personer du ønsker skal være med. Velg legg til fra adresseboken. Du ser da at jeg får opp en blå stripe på en del av de jeg vil ha med i møte. Se nederst så ser du hva fargene betyr. Nå kan du lett finne ett tidspunkt for når alle er ledige. Det er bare å endre på starttidspunktet til du ser at alle er uten farge. Lagre så møtet ditt, og alle du vil ha med på møtet vil få en ikallelse. De vil svare om de kan, eller vil møte opp. Du får automatisk svar og blir oppdatert på hvem som kommer.

14 Kontakter Her legger man til alle man privat har kontakt med. Du vil finne alle man her legger til i sin egen adressebok. Så i stedet for å skrive inn mailadresser hver gang. Legg de til og velg adressen fra kontakter når du trykker på knappen send til. Når du har trykket på send til, da åpner Ås sin adressebok seg. Hvis du vil ha dine private kontakter. Trykk på pilen og velg kontakter. Kontakter leges til ved at du trykker på ny kontakt. Legg inn all relevant informasjon og trykk lagre og lukk. Trykker du på den sorte pilen får du valget om å lage en ny distribusjonsliste. Da sender du samme mail til alle de personer som ligger i denne gruppen. Distribusjonsliste. Når du står i bildet får, trykk på velg medlemmer og legg til fra adresseboken til Ås kommune, eller legg til fra dine private kontakter. Når alle ønskede medlemmer er lagt til, gi gruppen/listen ett navn og trykk på lagre og lukk. Under kontakter vil du nå se den distribusjonsliste du laget. Hvis du sender en mail til gruppen og du vil være sikker på at alle som er i gruppen skal ha mailen. Trykk på det plusstegnet du ser foran navnet på gruppen. Da vil alle medlemmer av distr.listen komme frem. delete. Er det enektle du vil ha fjernet. Marker vedkommende og trykk Del ut dine kontakter på lik linje som du kan dele ut din kalender. Se linken som heter del mine kontakter

15 Oppgaver Her kan man sette opp arbeidsoppgaver man skal utføre. De kan deles med andre på lik linje med kalender. Men de kan også delegeres til andre. Og du vil få oppfølging fra personen du har delegert den til. 1. ny oppgave 2. Delegere/tilordne 3. Dele Her blir det nesten umulig å skrive ned hvorfor og hva man bør bruke. Oppfordrer alle til å teste litt å lage nye oppgaver på ting man skal utføre. Fyll ut på de felter som dere ser passer til oppgaven deres, samt opdater den med hva som er gjort og % sats på ferdigstillelse. Det jeg vil nevne spesielt er at dere kan delegere oppgaver dere lager til andre, eller sende de fra dere hvis de ike er ferdige før ferien. Se på knappen tilordne, og send oppgaven til personene det er avtalt med. Du får da valg som dette. Du kan med andre ord hele tiden få mail med det vedkommende gjør med oppgaven. Veldig bra for å få fulgt opp oppgaver som er delegert/tilordnet/arvet. Notater Brukes som kjøleskapet på jobben. Det er her du henger alle notater fast med magneten. 1. notater 2. bruke farger, kategorier eller annet til å sortere. Som valget med oppgaver. Her må man bare forsøke å lage notater. Høyreklikk de notater man har laget og test ut de ulike alternativene man kan gjøre med notater. eller kategoriser de ved å trykk på Kategorier.

16 Fellesmapper Dette er mapper som kan deles med alle og kan inneholde kalender, notater, oppgaver også videre. Hvis det er en ønskelig for en gruppe eler avdeling å ha en slik mappe. Da må dere ta kontakt med IT og vi vil lage den. Det kan da settes rettigheter etter deres ønske på denne katalogen. Brukes i Ås blant annet til å bestille låne utstyr som prosjektor og lignende fra IT. For å få frem disse mappen må man, for hver gang man åpner Outlook, trykke på ikonet som heter mappeliste. Da vil du få opp ett nytt valg under alle mapper som ser slik ut. Trykk på plussen for å ekspandere deg nedover i de valg som er under fellesmapper. Snarveier Her kan du legge til snarveier til mapper eller dokumenter man ofte benytter. For å komme til snarveier. Trykk på dette ikonet. På venstre side vil det da dukke opp nye valg. Og din mappeliste over mail er borte.

17 Skal du ha en snarveit til ett: dokument eller en webside Stå da i explorer eller i IE og dra adressen/pathen over til du ser + tegnet og slipp det du skal ha snarvei til over der du ser at snarvei blir blå. Du kan da kategorisere og bruke Outlook til å åpne både filer, mail og internet sider. Trykk på E-post knappen, for å komme tilbake til mappeliste for .

18 Logg Må være ærlig å si at dette er noe jeg ikke så ofte bruker. Men den er til å vise deg når du sist arbeidet med ett spesifisert office dokument. Da kan du følge på en tids/kalender linje når du sist arbeidet med ett office dok og eventuelt hvor lenge du jobbet med det.. Åpnes under alternativer og se på kontakter på instillinger

19 Annet Plassbegrensninger Det er satt en begrensning på 50 Mb for våre mailbokser i kommunen. Hvis du lurer på hvor stor din mailboks er, og hvor eventuelt det er dine mail ligger. Gjør som følger: 1. Marker Postboks ditt navn slik at den blir blå. 2. Høyreklikk og velg egenskaper 3. Du får da opp følgende bilde, hvor du trykker på knappen Mappestørrelse Når du har trykket på den får du opp en boks med informasjon om den totale størrelsen, samt hvilken folder som har mange mail i seg. Se neste side.

20 Den totale størrelsen Hva hver enkelt mappe er av størrelse Nå skal det være en grei sak å få ryddet opp slik at du kommer under grensen på 50Mb. Går ikke det, se da hvordan du lager PST filer. Favorittmapper På venstre side i ditt bilde, på toppen har du noe som heter favoritter. Her kan man legge en snarvei til alle mapper man går inn på ofte. Bare høyreklikk den mappen du vil ha opp der og velg Legg til i Favorittmapper. Da vil du få en snarvei her oppe og kan lett komme til denne mappen. Det er greit å vite, hvis du har flere 100 mapper med e-post. PS: Kun den mappen du høyreklikker, har du undermapper under mappen vil ikke de komme med.