Tilbakemeldings-arkiv v. 2.0 Brukermanual

Transkript

1 1 Tilbakemeldings-arkiv v. 2.0 Brukermanual Oppdatert 14. februar 2010 Innholdfortegnelse Logg inn side 2 Arkfanen Arkiv side 3 Andre verktøy under arkfanen Arkiv side 4 Tilleggsinformasjon på en tilbakemelding side 5 Meldingsvisning og verktøylinje side 8 Kontoinformasjon og tipsing på epost side 9 Innholdsmaler side 10 Tilbakemeldinger og kontaktinformasjon side 11

2 2 Logg inn i Tilbakememeldingen-arkiv For å logge deg inn i arkivet slik at du kan lese av dine meldinger går du til Skriv inn ditt brukernavn (din e-post adresse) og ditt passord. Passordet er tilsendt deg på e-post enten av Tilbakemeldingen Norge AS eller internt fra ansvarlig hos din bedrift. Husker du ikke ditt passord kan du trykke på Glemt passord Skriv inn din e-post adresse og vi sender deg nytt passord på e-post. Passordet kan endres når du kommer inn i arkivet. (Se Oppsett -> Kontoinformasjon beskrives senere i manualen) Du er nå logget inn i Tilbakemeldingen-arkiv

3 3 Arkfanen Arkiv På venstre side finner du arkfanen Arkiv. Denne inneholder en innboks, de arkiv du er eier/ansvarlig for samt andre arkiv du har tilgang til å lese tilbakememeldinger i. Du finner også slettede elementer og lagrede søk. 1. Innboks Når du klikker på innboks får du kun opp meldinger som du står som eier/ansvarlig for og som ikke er markert som fullførte (se fullført funksjon. Forklares senere i manualen) 2. Mine Arkiver Når du klikker på Mine arkiver får du opp alle meldinger du er eier av. Selv om de er markert som fullførte. (se fullført funksjon. Forklares senere i manualen). Trykker du på pluss tegnet til Mine arkiver vil du se en mappestruktur som viser hvilke kategorier/arkiver du er ansvarlig for. Du kan også trykke på hver enkelt mappe for å kun vise tilbakemeldinger innen for valgt kategori/arkiv 3. Andre Arkiver Når du klikker på Alle arkiver får du opp alle meldinger du har rettigheter til å se. Selv om de er markert som fullførte. (se fullført funksjon. Forklares senere i manualen). Trykker du på pluss tegnet til Alle arkiver vil du se en mappestruktur som viser hvilke kategorier/arkiver du har rettigheter til å se. Du kan også trykke på hver enkelt mappe for å kun vise tilbakemeldinger innen for valgt kategori/arkiv Dersom du er gruppeansvarlig for gitte kategorier/arkiv eller du er administrator og har tilgang til alle arkiv kan du enkelt følge med på tilbakemeldinger som kommer inn og trekke ut statistikk, men du kan også selv velge å besvare, vidresende etc. en melding fra disse arkivene. 4. Slettede meldinger Når du klikker på Slettede får du opp alle meldinger som har blitt slettet enten du har slettet de selv eller det har blitt slettet meldinger fra arkiv som du har rettigheter til å se men ikke er ansvarlig for. 5. Søk i meldinger Når du klikker på Søk i meldingsinnboksen får du opp alle søk du har lagret (Se søk og lagret søk).

4 4 6. Opprettelse og sletting av underkategorier Ønsker du å opprette underkategorier, kan du høyreklikke på mappene under Mine arkiver, og velge Ny underkategori. En tekstboks kommer opp hvor du skriver inn navnet på den nye underkategorien. Etter å ha klikket Lagre, kan du nå flytte meldinger inn i din nye underkategori, for å få bedre struktur og oversikt over dine tilbakemeldinger. For mer informasjon om å flytte meldinger, se neste hovedpunkt Andre verktøy under arkfanen Arkiv. Når du sletter en underkategori (ved å høyreklikke, og velge Slett underkategori ), blir meldingene i denne underkategorien automatisk overført til hovedarkivet den ligger i. Dette blir du også opplyst om når du benytter denne funksjonen. Andre verktøy under arkfanen Arkiv 1.Søk Når du klikker på Søk ekspanderer den og du vil få tilgang til å søke i meldinger innenfor ett eller flere kriterier. Klikk på en eller flere av kriteriene og gjør dine valg. Deretter trykker du på søk. I fritekst-søket kan du søke på meldingsinnhold og meldings-id. Lagre søk Du kan også lagre et søk. Når du har gjort et utvalg og eller søkt i tilbakemeldinger kan du lagre ditt søk. Er det søk du merker du bruker ofte er det derfor lurt å lagre dette. Dine søk vil da legge seg under Søk i Meldinger. Herifra kan du da kjapt hente ut meldinger på ditt lagrede søk. 2. Flytte en melding Når du trykker på Flytt i menyen vil du få tilgang til å se ALLE arkiv som finnes i din bedrift. Selv de arkiv du normalt ikke har tilgang til. Du har allikevel lov til å flytte meldinger til andre arkiv dersom du mener at den tilhører et annet arkiv/kategori.

5 5 Slik gjør du: - ta tak i den meldingen du ønsker å flytte og hold venstre musetast nede. Trekk den over til det arkivet/kategorien du ønsker å flytte den til. Når du slipper venstre musetast vil du få opp et vindu som vist under - Trykk på knappen Flytt melding dersom du er klar til å flytte meldingen. Meldingen er nå flyttet. Valgfritt - underkategori Du vil her få muligheten til legge meldingen i en underkategori på det arkivet du valgte dersom det har noen. Det gjøres ved å velge underkategori i nedtrekslisten. Tips på e-post til arkiv-ansvarlig Du vil også få muligheten til å sende et tips på e-post om at meldingen er flyttet til personer som er arkiv-ansvarlig for det arkivet du flytter meldingen til. Tilleggsinformasjon på en tilbakemelding Når du klikker på en melding i meldingsvisningen vil du på høyre side finne menyelementer som: - Avsender - Meldingsinformasjon - Logg - Stikkord OBS! Er meldingen for lang for å lese i feltet under menyen, kan du dobbeltklikke på meldingen for å åpne den i en ny ark-fane.

6 6 Avsender Avsender viser all informasjon systemet har om din tilbakemelder. Har du tjenesten Demografiske data i ditt abonnement, vil du også se en grafisk fremstilling av hvor tilbakemeldingen kom fra. Bruk forstørrelsesglasset ved siden av epost-adressen til å se listen over alle tilbakemeldinger denne brukeren har sendt inn til dine arkiver. Feltene kan også endres direkte, ved å dobbel-klikke på feltet du ønsker legge til eller korrigere informasjon i. Denne funksjonaliteten er hendig i tilfeller der en tilbakemelder for eksempel har skrevet epost-adressen sin i selve tilbakemeldingen, noe som gjør det vanskelig å sende svar direkte fra systemet. Endringer av avsender-informasjon I enkelte tilfeller kan det være nyttig å endre informasjonen som vises om avsender. Slike tilfeller kan være: - Dersom avsender har skrivefeil i epost-adresse eller telefonnummer, som igjen fører til at meldingen ikke kan besvares/følges opp. - Dersom avsender har skrevet inn epost-adresse eller telefonnummer i selve innholdet i tilbakemeldingen, som igjen fører til at meldingen ikke kan besvares/følges opp. - Dersom du ønsker å bruker tilleggsfeltene (Valgfri variabel 1 og 2) til å legge til informasjon, som selskap, stilling, faks-nummer osv Ved å dobbel-klikke i verdi-kolonnen ved siden av verdien du vil endre, får ut opp et tekst-felt hvor du skriver informasjonen inn. Klikk deretter på Lagre. Avsendere med flere tilbakemeldinger Dersom du ønsker å se andre tilbakemeldinger denne avsenderen har sendt inn før, kan du klikke på forstørrelsesglasset ved siden av epost-adressen. En ny arkfane åpnes, med en liste over alle innsendte meldinger, knyttet til denne epost-adressen.

7 7 Meldingsinformasjon Klikker du på menyelementet Meldingsinformasjon, finner du opplysninger som - Dato, arkiv og id på tilbakemeldingen - Hvis meldingen er sjekket ut, informasjon om denne brukeren - Om meldingen er markert som fullført, og i tilfelle av hvem Logg De 10 siste hendelsene på meldingen blir vist her. For full liste, og oversikt over besvarelser i sin helhet får du vet å klikke på knappen Se alle. Stikkord For å bedre rapport-funksjonen i applikasjonen, har vi lagt til funksjonalitet for dynamisk og individuell merking av tilbakemeldinger. Beskriv meldingen i stikkordsform med komma mellom hvert ord, og applikasjonen samler disse i egne utvalg for deg. Disse utvalgene kan lagres og brukes igjen når du trenger dem.

8 8 Meldingsvisning og verktøylinje Her kan du lese av dine tilbakemeldinger. Ved å klikke på en melding, kan du lese denne i vinduet under, eller dobbel-klikke for å vise meldingen i en ny arkfane. I verktøy-linjen finner du følgende funksjoner: - Svar på epost - Svar på SMS - Videresend på epost - Send påminnelse (på epost) - Valør (endre) - Sjekk inn/ut - Fullført/ikke fullført - Utskrift og eksport-funksjoner Vi går her inn på noen utvalgte funksjoner: Send påminnelse Dersom du ønsker at noen i eller utenfor organisasjonen skal følge opp en tilbakemeldingen, kan du klikke på denne knappen for å få opp et dialog-vindu. Fyll ut epost-adressen til mottageren, samt en kommentar, og velg om mottageren har tilgang til systemet med egen bruker eller ikke. Alternativ 1 mottageren har IKKE egen tilgang på tilbakemeldingen.no Prosess-beskrivelse: 1. Du velger Send påminnelse, og fyller ut mottagers epost-adresse. Feltet for Brukeren har egen tilgang er ikke krysset av.

9 9 2. Mottageren du spesifiserte mottar en epost, med lenke til et eget oppfølgingsskjema. 3. Oppfølgingsskjemaet er det inn i 4 steg; introduksjon, avlesing av melding, tekstfelt for eget svar, og kvitteringsmelding. 4. Meldinger som blir fulgt opp i dette eksterne skjemaet, blir også logget i meldingsloggen. Du kan på denne måten kontrollere at meldingen har blitt fulgt opp, og lese innholdet i svaret. Sjekk ut For bedrifter med flere brukere som følger opp meldinger i de samme arkivene, kan denne funksjonen være nyttig. Klikk Sjekk ut før du begynner behandlingen av meldingen for å unngå at flere svarer på meldingen på samme tid. Meldingen blir nå markert med et Låst -ikon i listevisningen, og oppfølgingen kan begynne. Når du er ferdig, klikker du Sjekk inn -knappen, og meldingen er igjen tilgjengelig for andre arkiv-eiere og gruppe-administratorer. Fullført For å bedre oversikten over meldinger du bør følge opp, har vi lagt til denne funksjonen. Når meldingen er ferdig behandlet, markerer man meldingen og klikker på Fullført -ikonet, og meldingen forsvinner fra Innboksen. Meldingen vil fortsatt være tilgjengelig gjennom arkivene i trestrukturen til venstre. Fullførte meldinger markeres med en grønn hake i liste-visningen. For å fjerne markeringen, trykk på Ikke fullført knappen. Kontoinformasjon og epost-tipsing Under arkfanen Oppsett ved meldingsstrukturen, finner du også muligheter for å endre kontoinformasjon (epost og passord), samt muligheten for å skru tipsing av og på for arkivene du har

10 10 tilgang til. Her finner du også muligheter for å definere tekster du ofte bruker når du svarer og videresender tilbakemeldinger. Kontoinformasjon Klikk på Kontoinformasjon, og et skjema kommer opp med dine data. Du kan fritt endre epost (påloggings-navn) og passord - som kan være nyttig ifm ferieavvikling etc. Epost-tipsing Klikk på Tipsing, og listen over dine arkiver dukker opp. Et epostikon viser at tipsing på epost er satt PÅ. Ønsker du å endre tipsestatus, klikker du på arkivet det gjelder, og benytter knappene under Epost-tipsing PÅ/AV til å sette status. Feltet under viser også andre brukere som har tilgang til dette arkivet, og deres tipse-status. Innholdsmaler I mange tilfeller kan det være nyttig å ha ferdig definerte tekster, som kan benyttes om igjen. Eksempler på bruksområder kan være - Signaturer - Standardsvar på kundehenvendelser - Standardtekst til meldinger som videresendes - Osv Opprette en ny innholdsmal Høyreklikk på Innholdsmaler, og velg navn på malen.klikk så på ikonet på maler du opprettet. Fyll ut editoren i ark-fanen som kommer opp, og klikk Lagre. Bruk av innholdsmal Gå ut til listen over tilbakemeldinger, og marker en av dem. Klikk så på Svar via epost eller Videresend. Under Emne finner du Innholdsmaler. Klikk på dette ikonet, og listen over innholdsmaler kommer opp. Klikk så på malen du vil sette inn, og teksten settes inn øverst i feltet automatisk.

11 11 Tilbakemeldinger er alltid velkomne! Dine ideer og tilbakemeldinger er gull verdt. Har du forslag til ny funksjonalitet, er det noe du savner eller kanskje ikke får til? Tilbakemeldingslenken i toppen av siden tar deg til vårt skjema, hvor du kan sende inn ros, ris og forslag. Andre kontaktpunkter; Telefon: Epost: kundeservice@tilbakemeldingen.no