Velkommen til ny e-post og kalender på UiO.

Transkript

1 Velkommen til ny e-post og kalender på UiO. UiOs veiledninger for oppsett og bruk av e-post og kalender er tilgjengelig fra Her finnes også informasjon om oppsett for mobile enheter og andre plattformer. Har du ytterligere spørsmål kan disse rettes til lokal IT. Kurset er ment for dem som er kjent med bruk av e-post fra før og tar således ikke for seg de grunnleggende prinsippene for elektronisk post. Manualen og kurset går derfor gjennom den praktiske bruken av funksjonene i Outlook som UiOs brukere bør kjenne til for å kunne arbeide effektivt med e-post og kalender. Som alltid når det gjelder programvare vil det være flere måter å løse en oppgave på. I hovedsak kan man si at det vil være 3 måter å løse en oppgave på: en knapp på knapperaden (som kalles båndet i Microsoft sine programmer) høyreklikk hurtigtaster Resultatet blir det samme uansett hvilken metode man benytter men det kan altså være ulike metoder for å komme frem til resultatet. Hvilken metode man benytter er valgfri men kurset prøver å holde seg til bruken av knapper på båndet. Side 1

2 Oppstartsvindu i Outlook 2010 Navigasjonsrute Meldingsliste Leserute Gjøremålsfelt Navigasjonsrute Her finner du alle epostmappene samt muligheten til å se på kalender, kontakter og oppgaver. Navigasjonsruten kan minimeres slik at den står loddrett på venstre side. Du kan justere bredden på listen ved å dra i de loddrette langsidene. Meldingsliste Her vises listen over meldinger som finnes i mappen du har valgt i navigasjonsruten. Du kan justere bredden på listen ved å dra i de loddrette langsidene. Leserute Leseruten viser innholdet i den eposten du har klikket på i meldingslisten. Leseruten kan vises til høyre (som vist over), nederst eller ikke vises i det hele tatt. Da må du dobbelklikke på en epost for å se innholdet. Du kan justere bredden på leseruten ved å dra i de loddrette langsidene. Gjøremålsfelt Her vises oppgaver, dagens avtaler og kalenderen (dagens dato er merket i kalenderen). Gjøremålsfeltet kan minimeres slik at den står loddrett på høyre side. Du kan justere bredden på gjøremålsfeltet ved å dra i de loddrette langsidene. Side 2

3 Hjem Ny Ny e-post: Klikk her for å skrive en ny epost Nye elementer: Her kan du velge hvilket element du vil lage en ny forekomst av Slett Ignorer: Sletter alle nåværende og fremtidige eposter som tilhører en samtale/diskusjon Opprydding: Rydder opp i diskusjoner/samtaler etter innstillinger du gjør i diskusjonsopprydding (Fil, Alternativer for Outlook, E-post, Diskusjonsopprydding). Søppelpost: Her kan du merke epost som søppelpost og endre innstillinger for automatisk gjenkjenning av søppelpost. Slett: Sletter epost/epostene du har merket. Svar Svar: Svarer på en mottatt epost Svar alle: Svarer alle mottakerne av eposten du fikk Videresend: Sender en mottatt epost videre til en eller flere mottakere Møte: Lager en møteinnkallelse med eposten du fikk som grunnlag Mer: Her kan du videresende en epost som et vedlegg eller videresende eposten som en sms Hurtigtrinn Her kan du lagre arbeidsflyt/rutiner slik at de kan gjenbrukes Flytt Flytt: Lar deg flytte eposter til andre mapper Regler: Lar deg kjøre eller opprette regler for behandling av eposter fra spesielle avsendere, med spesielt innhold, emne osv. OneNote: Sender den merkede eposten til OneNote Koder Ulest/Lest: Endrer status på merkede eposter til lest eller ulest. Kategoriser: Setter på en kategori på den merkede eposten. Lar deg også opprette/endre kategorier. Følg opp: Flagger meldingen til oppfølging og legger den til som en oppgave. Du kan også legge en påminnelse/alarm på oppfølgingen slik at du ikke glemmer den. Søk Søk etter en kontakt: Søker etter kontakter. Adressebok: Viser en liste over adresser og adressebøkene du har tilgang til. Filtrer epost: Lar deg filtrere eposter slik at du bare ser dem som tilfredsstiller filteret Side 3

4 Send og motta Send og motta Send/motta alle mapper: Sender og mottar eposter fra/til alle mappene du har i Outlook Oppdater mappe: Sender og mottar eposter til mappen du har merket Send alle: Sender alle usendte eposter Last ned Vis fremdrift: Viser fremdriften for sending og mottak Avbryt alle: Avbryter sending og mottak av alle eposter Side 4

5 Mappe Ny Ny mappe: Oppretter en ny epostmappe. Du kan velge plassering av den nye mappen samtidig. Ny søkemappe: Oppretter en ny mappe for resultatene av vilkår du selv bestemmer Handlinger Gi nytt navn til mappe: Endrer navn på en epost-mappe Kopier mappe: Kopierer en epost-mappe og plasserer kopien der du ønsker Flytt mappe: Flytter en epost-mappe til et sted du bestemmer Slett mappe: Sletter en epost-mappe med alt innhold Opprydding Marker alle som lest: Markerer alle eposter i en epost-mappe som lest Kjør regler nå: Kjører regler for behandling av epost. Du bestemmer hvilken regel som skal kjøres Rydd mappe: Rydder opp i diskusjoner/samtaler etter innstillinger du gjør i diskusjonsopprydding (Fil, Alternativer for Outlook, E-post, Diskusjonsopprydding) Slett alle: Sletter alt som ligger i epost-mappen som er merket. Sletter ikke selve mappen Gjenopprett slettede elementer: Gjenoppretter slettede elementer fra den mappen som er merket Favoritter Vis i favoritter: Viser mappen du har merket i favoritt-delen som vises øverst i navigasjonsruten. Mappen fjernes ikke fra opprinnelig plassering. Egenskaper Innstillinger for automatisk arkivering: Her bestemmer du hvordan automatisk arkivering av innholdet i merket mappe skal skje og hvor de arkiverte elementene skal lagres Mappetillatelser: Her kan du bestemme om du vil dele en epostmappe og hvem du vil dele den med Mappeegenskaper: Her vises egenskapene til mappen du har merket Side 5

6 Visning Vis som diskusjoner: Grupperer alle eposter (sendt og mottatt) som handler om samme emne Diskusjons-innstillinger: Her setter du innstillinger for diskusjoner. Standardinnstillingene er vanligvis tilstrekkelige slik de er. Sortering Her velger du hvordan du vil sortere epostene i meldingslisten Omvendt sortering: Her kan du sortere omvendt av den sorteringen du har valgt Legg til kolonner: Her kan du legge til flere kolonner som vises i meldingslisten Vis/Skjul: Åpner og lukker aktiv gruppering i meldingslisten (i dag, forrige uke, forrige måned osv) Oppsett Her bestemmer du visning og plassering av navigasjonsrute, leserute og gjøremålsfelt Personrute Her setter du innstillinger for visning av personruten som viser info om avsender av en epost under eposten i leseruten. Vindu Påminnelsesvindu: Viser vindu for påminnelser (for oppgaver og avtaler) Åpne i nytt vindu: Åpner aktiv mappe i et eget vindu Lukk alle elementer: Lukker alle åpne eposter som er minimert Side 6

7 Søke etter epost Du kan søke etter eposter ved å klikke inne i feltet Søk over meldingslisten. Her kan du skrive inn det du søker etter og trykk på enter-tasten. Legg merke til at det kommer en ekstra kategori på båndet og at denne åpnes. Her ligger mange muligheter for å lage avanserte søk. For å komme ut av søkingen og tilbake til innboksen din igjen kan du klikke på innboksen i navigasjonsruten eller stenge søket ved å klikke på den røde X i båndet. Side 7

8 Skrive epost Klikk på Ny-knappen på båndet. Når du begynner å skrive noe i det hvite Til-feltet vil Outlook prøve å gjenkjenne det du skriver og viser deg en liste over navn og epostadresse du har brukt tidligere som ligner på det du nå skriver. Denne hurtiglisten kan redigeres ved at du kan klikke på den svarte X-en bak en oppføring i listen. Fjern de oppføringene som ikke lengre er aktuelle slik at du reduserer faren for å sende epost til uriktige adresser. Hvis du klikker på Til-knappen kan du velge mottakere fra adressebøkene du har tilgang til. Dette vil gjøre det samme som å klikke på knappen: Adressebok i gruppen Navn. Velge mottaker fra en adressebok Velg hvilken adressebok du vil lete i ved å klikke på pilen bak Adressebok-feltet. Markøren står i feltet Søk og du kan begynne å skrive inn navnet til den du er ute etter eller bla deg frem til rett oppføring i det store feltet i midten. Hvis du dobbelklikker på en oppføring i adresseboken blir oppføringen lagt inn i feltet Til. Hvis du vil sende en kopi til en oppføring må du klikke en gang på oppføringen og deretter klikke på knappen Kopi. Dette gjelder også hvis du vil sende en blindkopi. Side 8

9 Melding Grunnleggende tekst Hvis HTML er aktivert vil du kunne formatere innholdet i meldingsfeltet med de vanligste formatvalgene du kjenner fra tekstbehandlingsprogrammer. Navn Adressebok: Viser en liste over adresser og adressebøkene du har tilgang til. Kontroller navn: Hvis du skriver inn mottakere uten å hente dem fra adressebøkene kan du kontrollere om du har skrevet adressene riktig. Inkluder Legg ved fil: Lar deg legge ved filer i en epost. Maks 50 MB for epost til enkeltadresser og 8 MB for eposter som sendes til grupper. Legg ved element: Her kan du legge ved visittkort, kalender og andre Outlook-elementer Signatur: Lar deg sette inn en signatur (fast avslutning) som vises nederst i eposten. Du kan også opprette og endre signatur her. Husk at du bør ha 2 signaturer en lang versjon for vanlige eposter du sender og en kortere versjon for eposter du svarer på eller videresender. Koder Følg opp: Flagger meldingen til oppfølging og legger den til som en oppgave. Du kan også legge en påminnelse/alarm på oppfølgingen slik at du ikke glemmer den. Høy viktighet: Merker eposten som viktig for mottaker. Ikke misbruk denne! Lav viktighet: Merker eposten som mindre viktig for mottaker. Zoom Lar deg forstørre innholdet i eposten. Side 9

10 Sett inn Inkluder Legg ved fil, Outlook-element og Signatur: Samme funksjon som finnes i arkfanen Melding Visittkort: Lar deg legge ved visittkortet til en kontakt du har lagret. Kalender: Lar deg legge ved kalenderen din. Du kan velge hvilken del av kalenderen (dag, uke, måned osv) som skal legges ved. Tabeller Lar deg lage en tabell i eposten. Illustrasjoner Bilde: Lar deg sette inn et lagret bilde. Utklipp: Setter inn utklipp (tegninger og illustrasjoner som er tilgjengelig i hele Office-pakken). Figurer: Setter inn figurer. Dette er de samme figurene du finner i alle programmene i Office-pakken. SmartArt: Setter inn SmartArt-figurer som du finner i alle programmene i Office-pakken Diagram: Setter inn et diagram. Excel startes og du lager diagrammet på en forenklet måte. Skjermutklipp: Setter inn skjermutklipp (PrintScreen) du har tatt. Koblinger Hyperkobling: Setter inn en hyperkobling til f.eks en WEB-side. Samme funksjon som du finner i alle programmene i Office-familien. Bokmerke: Setter inn et bokmerke i eposten som du kan lage en hyperkobling til. Tekst Tekstboks, WordArt, Innfelt forbokstav, Dato og klokkeslett og Objekt: Fungerer på samme måte som i alle programmene i Office-familien Hurtigdeler: Lar deg sette inn lagrede tekster og lar deg lagre tekster som du vil bruke om igjen. Samme måte som i Word og tekstene er tilgjengelige i begge programmer. Symboler Formel: Starter formelverktøyet som lar deg sette inn formler. Formlene beregnes ikke men vises som formler. Symbol: Setter inn symboler som, osv. Vannrett linje: Setter inn en kantlinje der markøren står plassert i eposten. Side 10

11 Alternativer Temaer Temaer: Lar deg velge hvilket tema (utseende på tekst, tabeller, diagrammer og andre elementer du setter inn) du vil ha i eposten. Farger, Skrifter og Effekter: Endrer utseendet du fikk fra Temaer Sidefarge: Setter på en bakgrunnsfarge til eposten. Husk at tekst skal kunne sees mot bakgrunnen. Vis felt Blindkopi: Av og På-knapp. Setter inn feltet Blindkopi slik at det alltid vises. Fra: Av og På-knapp. Lar deg velge hvilken epostkonto som skal stå som avsender av eposten. Fungerer bare om du har tilgang til flere konti. Tillatelse: Lar deg bestemme om mottaker skal kunne videresende eposten. Fungerer bare for mottakere som tilhører samme domene som avsender. Sporing Bruk svarknapper: Setter inn svar-knapper som mottaker kan klikke på og sende svaret inn med eller uten kommentarer. Kan brukes til avstemminger. Brukes vanligvis når du sender ut epost til mange mottakere. Lett å lage en oversikt over hvem som har svart hva, hvem som ikke har svart osv. Lesebekreftelse: Du får en bekreftelse når mottaker har lest eposten. Mottaker kan la være å sende lesebekreftelsen derfor kan du ikke stole på denne. Leveringsbekreftelse: Du får en bekreftelse fra mottakers epostserver om at eposten er levert til mottaker. Dette betyr IKKE at mottaker har lest eposten men at den er levert til mottaker. Flere alternativer Lagre sendt element i: Du kan velge å lagre sendte eposter i andre mapper enn Sendte elementer. Brukes for å holde eposter om et emne samlet. Vis som samtaler kan også brukes. Utsett levering: Du kan bestemme når eposten skal sendes til mottaker når du klikker på Sendknappen. Direktesvar til: Her bestemmer du hvem som skal stå som mottaker av svar på eposten. Side 11

12 Signatur En signatur er en fast avslutning som vises i bunnen på alle eposter du sender. Du bør tenke gjennom om du vil ha 2 signaturer. En som er lang og inneholder de opplysningene du vil bruke i en epost du sender og en som er kortere som du bare bruker i eposter du svarer på eller videresendes. En epost som sendes frem og tilbake (som en samtale) blir veldig lang om du bruker den lange signaturen i hvert svar. Du kan også velge å ikke bruke signatur på svar og videresendinger i det hele tatt. Lage en signatur Begynn skrivingen av en ny epost og klikk på knappen Signatur som du finner i gruppen Inkluder. Klikk på Ny-knappen og skriv inn navnet på signaturen du skal opprette. Klikk OK. Signaturen opprettes men er tom. Klikk en gang på signaturen i listen over tilgjengelige signaturer og skriv innholdet i signaturen i signatur-feltet nederst. Husk å klikke på Lagre-knappen når du er ferdig. Velg deretter hvilken epostkonto som signaturen skal brukes for og deretter hvor den skal benyttes (nye meldinger eller svar/videresendinger). Klikk OK når du er ferdig. Side 12

13 Kalender Du kan endre visningen til kalenderen slik at den viser dag, uke, arbeidsuke (uten helgedager) eller måned i gruppen Ordne. Lage en oppføring i kalenderen Dobbelklikk på dagen og klokkeslettet du vil lage oppføringen. Skriv inn emne og velg sted hvis avtalen skal finne sted på et lagret møterom. Du kan også skrive inn stedet hvor avtalen skal finne sted. Feltet kan stå tomt. Sørg for at starttidspunkt og sluttidspunkt er korrekt. Oppføringer i din kalender kan sees av andre så husk at du kan klikke på knappen Privat og dermed skjule emnet. Andre vil fremdeles kunne se at du er opptatt men ikke med hva. Side 13

14 Kalle inn til et møte Hvis det er et møte med hvor det skal være flere deltakere må du klikke på knappen Inviter deltakere og velge hvem du vil invitere til møtet. Klikk på knappen Planleggingsassistent for å se kalenderen til dem du vil invitere slik at du kan se om deltakerne har tid den dagen og det tidspunktet du vil kalle inn til. Klikk på knappen: Legg til deltakere for å kunne velge hvilke deltakere du vil se kalenderen til. Adresseboken åpnes og du velger deltakere derfra. Avtaler vises som en blå søyle. Ledig tid har hvit bakgrunn. Klikk på åpne områder for å sette inn en loddrett indikator som viser møtet ditt og som samtidig oppdaterer feltene starttidspunkt og sluttidspunkt. Dette er gjort i skjermbildet under. Når du har funnet en tid som passer klikker du på knappen: Avtale for å avbryte planleggingsassistenten og gå tilbake til selve møteinnkallingen. Kontroller at opplysningene stemmer og klikk deretter på knappen: Send for å sende møteinnkallingen. Side 14

15 Svare på en møteinnkalling En møteinnkalling kommer som en epost som du åpner på vanlig måte. Klikk på knappen: Godta hvis du godtar innkallingen og velg om du vil sende svaret med en gang eller om du vil skrive kommentarer til innkallingen. Hvem har godtatt din møteinnkalling? Du kan sjekke status på hvem som har svart og ikke svart på din møteinnkalling. Dobbelklikk på møtet i din kalender. Klikk på knappen: Oppfølging og statistikken vises som i skjermbildet under. Nå gjenstår det å se om deltakerne har ledig tid Side 15

16 Se andres kalendre Du kan se andres kalendre sammen med din egen. Vis din kalender og klikk på knappen: Åpne kalender. Finn og dobbelklikk på de kalendrene du vil vise sammen med din egen. Alle kalendrene har en arkfane på toppen og i starten av denne er det en pil mot venstre. Denne kan du klikke på slik at kalenderen vises oppå din egen slik at det blir lett å finne ledige tidspunkt for avtaler. Side 16

17 Fraværsmelding Du kan stille inn Outlook slik at det sendes et svar til avsendere som sender deg e-post når du er borte fra jobb. Dette gjør du ved å klikke på: - Fil - Informasjon - Automatiske svar Send automatiske svar: Hvis du bare haker av for denne vil du sende ut et permanent automatisk svar. Du må selv huske å fjerne haken foran denne når du er tilbake på jobb. Bare send i dette tidsintervallet: Hak av for denne og velg deretter starttidspunkt for når utsendingen av automatiske svar skal starte og sluttidspunkt. Husk å velge riktig klokkeslett. Når perioden for utsending av automatiske svar utløper vil Outlook spørre deg om du vil deaktivere automatiske svar. Du kan bruke ordinære formateringsvalg på teksten som skal sendes ut som automatisk svar. Outlook husker hvem som har fått automatiske svar tilsendt og vil ikke sende et nytt automatisk svar hvis avsenderen prøver å sende en ny e-post til deg. Side 17

18 Du kan velge om Outlook skal sende ut et svar eller om det skal sendes ut et svar til avsendere fra din egen organisasjon og et annet til avsendere som ikke er med i din organisasjon. Svar personer utenfor organisasjonen automatisk: Hak av for denne om du ønsker å sende svar til dem som ikke er med i din organisasjon. Bare mine kontakter: Hak av for denne om du bare ønsker å sende svar til utenforstående som er lagret i dine kontakter Alle utenfor organisasjonen: Hak av for denne om du ønsker å sende svar til alle utenforstående avsendere Side 18

19 Automatisk behandling av mottatte meldinger regler Du kan lage regler for automatisk behandling av mottatte e-poster. Du bestemmer selv hvilke kriterier en epost må tilfredsstille før den blir automatisk behandlet og du kan også bestemme hva som skal utføres automatisk med meldingene. Du kan lage mange regler som utfører ulike handlinger. Du bestemmer selv når reglene skal være aktive eller in-aktive. En regel kan også kjøres på allerede mottatte eposter slik at en regel kan brukes til å rydde opp i meldinger du har. Regler kan settes ved å klikke på: - Fil - Informasjon - Behandle regler og varsler Vinduet for behandling av regler og varsler vises: Ny regel: Klikk på denne for å lage en ny regel Endre regel: Klikk på denne for å endre en eksisterende regel. Regelen må være merket først Kopier: Brukes for å kopiere en eksisterende regel slik at du kan lage en ny med basis i den gamle. Regelen må være merket først Slett: Sletter en merket regel Kjør regler nå: Regler som ikke er aktive kan kjøres ved å klikke på her. Regelen du vil kjøre må være merket først Side 19

20 Lage en ny regel I eksempelet over har jeg begynt med å lage en ny tom regel, klikket på Neste og deretter haket av for at jeg vil at regelen skal se etter meldinger som har bestemte ord i selve meldingsteksten. Deretter klikket jeg på den blå teksten i nedre del av vinduet: bestemte ord og skrev inn de ordene regelen skal lete etter. Etter å ha skrevet inn ordene klikket jeg på OK og returnerte til vinduet som viser det jeg har lagt inn hittil i regelen i nedre del av vinduet. Side 20

21 Etter å ha klikket på Neste i dette vinduet blir jeg bedt om å oppgi hva jeg ønsker skal gjøres med meldinger som inneholder søkeordene jeg skrev inn. Jeg haket av for Slett den for godt og klikket på Neste 2 ganger. Her skrev jeg inn et navn på regelen og haket samtidig av for at jeg ønsket å kjøre regelen på allerede mottatte meldinger. Deretter klikket jeg på Fullfør. Regelen er nå aktiv. Side 21