1. AGRESSO BROWSER Browserens skillekort Verktøymenyen i Browser Velg kolonner til browseren...

Transkript

1 Innholdsfortegnelse 1. AGRESSO BROWSER START AV BROWSER Browserens skillekort Verktøymenyen i Browser Velg kolonner til browseren Legg til felt Visning av tekst og/eller koder Lagre og slette spørring LEGG TIL RELASJONER BRUDD OG SORTERING PÅ SPØRRINGEN SØKING/BEGRENSE UTVALG BRUKE P-FUNKSJONALITETEN UTVALG MED DISKONTINUERLIGE VERDIER SUMMER OG DELSUMMER BRUDDLOGIKK ØVELSE - BROWSER LØNNSTRANSAKSJONER UTVIDE DATAGRUNNLAGET BRUK AV MAKROER ØVELSE - BROWSER ANSETTELSER BRUK AV FORMLER FORMATERING AV RESULTATET INFORMASJON OM INNHOLD I BROWSERSPØRRINGEN EKSEMPLER PÅ RAPPORTER STATISTIKKFUNKSJON MAPPESTRUKTUR EKSPORTER BROWSERMALER TIL ANDRE FIRMAER EVRY 2013 Side i

2 12.2 DISTRIBUER BROWSERMAL OG KOPIER BROWSERMAL OVERFØRING TIL EXCEL ENKLERE OVERFØRING TIL EXCEL SPØRRING VIA OPPSETT LAGRING AV SPØRRINGEN EVRY 2013 Side ii

3 1. Agresso Browser Browseren er Agressos kraftigste rapporteringsverktøy. Browser gir adgang til rapportering på tvers av alle tabeller som er tilgjengelig via det definerte grensesnittet (ODBC/Open Client). Browseren kan benyttes både mot saldotabeller (mest vanlig i økonomimoduler) og mot transaksjonsregistrene direkte. Browseren gir betydelige muligheter utover de eksisterende spørremulighetene. Av fordeler i forhold til annen spørrefunksjonalitet i Agresso kan nevnes: Adgang til å hente inn relasjoner også mot transaksjonsregistrene. Relasjoner kan hentes fra en hvilken som helst annen tabell som kan relateres til transaksjoner eller begreper i tabellen via funksjonen Utvid datagrunnlag Søkebetingelser kan settes opp langt mer komplekst enn tidligere, med bl.a flere intervaller. Langt større frihet i redigering av layouten (fonter, farger etc) og også mht. til styring av sideskift ved brudd m.v. Man kan styre hvilken kolonne data skal legges til Mulighetene er svært mange og noen av disse skal vi se nærmere på i dette kurset. I dette kurset skal vi innom de mest vanlige funksjonene. EVRY 2013 Side 1

4 1.1 Start av Browser Merk! Browseren kan startes fra alle spørre- og registreringsbilder i Agresso, disse ser slik ut: ikonene for Ett registreringsbilde Ett spørrebilde En kombinasjon av spørre- og registreringsbilde. Browseren vekkes opp ved å stå på ønsket datakilde for browseren (f.eks Spørring ressurser som her), klikke på høyre musetast og velge Åpne Browser fra lokalmenyen. Legg merke til at det også kan være viktig at man starter browseren fra det menypunktet som er nærmest de dataene man skal spørre fra, eksempelvis Lønnssystem for lønnsdata og Personalsystem for fraværs- og typiske personaldata. Følgende bilde åpner seg: EVRY 2013 Side 2

5 1.1.1 Browserens skillekort Browseren har 3 skillekort med forskjellige funksjoner: Oppsett: Her fremkommer de feltene som skal være med i rapporten. Det er her man legger forutsetningen for hva som skal være med og det er i dette skillekortet man har all funksjonalitet for å hente inn flere data, sette nye navn, legge inn nivå for rapportens start og legge inn informasjon om hva rapporten er ment å vise. Søkebet: Her kan man selektere på hvilke data man skal ha frem dersom man ikke ønsker å få frem alt, eksempelvis kan man her be om spesielle avdelinger, ansvar, stillingskoder og spørre på angitte periodeintervaller. Resultat: Her vises resultatet av spørringen. Denne fremkommer ved hjelp av symbolet Kikkert eller ved F7. Man kan når som helst se på resultatet uten at spørringen er lagret, men det er viktig å lagre dersom man vil beholde det man har laget underveis Verktøymenyen i Browser Avhengig av hvilken skjermbildestruktur man har valgt for Agresso generelt vil man få tak i verktøymenyen på flere måter. Det mest hensiktsmessige er å ha verktøymenyen liggende tilgjengelig i selve bildet hele tiden slik som her: EVRY 2013 Side 3

6 Men man kan også få tak i menyen ved å trykke på høyre musetast og få verktøymenyen opp slik: Man kan i tillegg få den samme verktøymenyen inn fra Verktøyboksen til høyre i bildet dersom man har denne synlig. Det er i det hele tatt flere valg, men linjen over selve browseren er den enkleste og mest tilgjengelige. EVRY 2013 Side 4

7 1.1.3 Velg kolonner til browseren I motsetning til tidligere visninger finner man ingen vis avkrysningsbokser i browseren. Viskolonnen her er for å fortelle hvilke opplysninger vi ønsker å vise for begrepet. Alternativene er Kode, Tekst, Kode/tekst og Join kolonne. Hva dette betyr skal vi komme inn på senere. Kolonner fjernes fra visning ved at de merkes (pek, klikk og hold knappen og dra musen over de feltene man ønsker å fjerne) som i annen windows programvare. Når uønskede felter er merket, trykker man på høyre musetast og velger Slett felt. (Man kan også velge Slett alle felt, for så å legge inn de man trenger, men da er det bedre å starte på nytt med ny spørring). Slett felt slik at man bare har igjen Ressnr, Navn, Ressurstype og Status Legg til felt Dersom man vil legge til felt i rapporten eller plukke fram igjen slettede felt, kan slike legges til ved å velge Legg til felt fra samme meny. Man får da opp en oversikt over tilgjengelige felt til spørringen din. Nedenfor vises hvordan deler av denne listen ser ut når man har valgt å legge til felt. Vær klar over at man her får tak i felt som er tilgjengelig i denne tabellen. For å få tak i andre felt må man benytte andre funksjoner som vi kommer til etter hvert. EVRY 2013 Side 5

8 Legg merke til to ting: 1. Man kan bla nedover i boksen for å se alle tilgjengelig felt i denne spørringen 2. Listen av felt man kan bruke er atskillig lengre enn de feltene som kom opp som default når man startet Browseren (se forrige side). Husk også den generelle Windows-funksjonaliteten med bruk av CTRL- eller SHIFT-tasten ved valg av felt. I tabellen under Spørring ressurser som man får fram under Legg til felt, har to felt likt navn: S. Den første S en man finner i liste er Status for Ressursen. Den andre S en står nest nederst i tabellen og er Lønnsstatus. Flytting av kolonner i forhold til hverandre gjøres på samme måte som i ordinære spørringer; med pilknappene i Oppsettsbildet. Merk følgende: i Browser må man søke på nytt for at endringene skal reflekteres i Resultat-taben. Dette er en fordel fordi flytting av rader ellers kan ta svært lang tid, når Resultatet også skal oppdateres. Legg til Postnummer og utfør søket. For å få frem resultatet kan man bruke mus og symbolet Kikkert eller funksjonstasten: F7. EVRY 2013 Side 6

9 1.1.5 Visning av tekst og/eller koder Mye av informasjonen i Agresso er lagret både som en kode og som en beskrivende tekst. Eksempel er A (A) Ansatt, der A er koden og (A) Ansatt er teksten. Velg Kode/Tekst for RT og utfør søket (F7). Vi ser nå at både ressurstype-kode (1 og 2) og ressurstype-tekst (Undervisningspersonell og kommunalt ansatt) vises. Hadde vi valgt bare kode eller bare tekst, ville bare en av kolonnene vært synlig. Join kolonne forklarer vi senere. Vi kan også endre kolonneoverskrifter slik at resultater og utskrifter gir mer mening og er bedre tilpasset virksomhetens terminologi. Det gjør man i skillearket Oppsett. Still deg i feltet du vil endre teksten på og skriv inn ny tekst. Endre Ressnr til Ansattnr, trykk F7 og se på resultatet. EVRY 2013 Side 7

10 TIPS! Det mulig å endre så å si ethvert ord eller begrep som er brukt i Agresso i èn operasjon slik at det er gjeldende for hele applikasjonen og alle brukere (under Oppsett/Menyer) Det ferdige resultatet vil ofte ha kolonner som ser litt rare ut (de viser ikke hele informasjonen). Dette løser vi ved å dobbeltklikke på oppsett. Da vil alle kolonner ta den plassen de har behov for Lagre og slette spørring Opprinnelig lagringsmetode For å ta vare på det man til nå har gjort med spørringen lagrer man den som en spørring. Stå i mappen Oppsett. Åpne Fil-menyen. Velg Lagre som, vi får da frem følgende valg: Her skal det ALLTID velges Template file (*.aqt). Kall spørringen <fornavnet ditt> Kurs Browser. Lagre som Privat mal/rapport/spørring. EVRY 2013 Side 8

11 En privat mal vil kun være synlig i menyen for den brukeren som har lagret malen. Velger man Global vil alle personer som er pålogget ha adgang til malen. Her må man nøye vurdere hvilke spørringer som skal være tilgjengelig for alle. Når systemet spør om menyen skal oppdateres, så svarer man Ja. Enkel lagring (denne er enklere og anbefales) Man kan også velge enkel lagring ved P12 eller disketten for lagre og oppnå akkurat det samme som over. Hvis man velger å svare Nei, må man selv oppdatere menyen, ved å velge Verktøy Oppdater meny. Dette kan imidlertid bare gjøres når alle vinduene er lukket. Et annet alternativ er at menyen automatisk oppdateres når man logger deg inn på nytt. Gå nå til menyen (trykk på F8) og se hva som er skjedd med menyen din. EVRY 2013 Side 9

12 Man kan selvsagt slette spørringen man har laget. For å gjøre det, må man åpne menypunktet man lagret og velge Rediger - Slett, marker malen, og bekreft med OK. Svar igjen Ja på om man vil oppdatere menyen. Malen fjernes fra Browser og dersom man svarer JA på spørsmål om man vil oppdatere denne fra menyen, forsvinner den også fra menyen. EVRY 2013 Side 10

13 2. Legg til relasjoner Man kan benytte relasjoner på et begrep i ett oppsett for søk i Browser. Her er det også viktig å tenke på hvor man befinner seg i systemet. Vi har relasjoner på ressursen med nøkkelverdi RESSNR og vi har relasjoner på ansettelsen med nøkkelverdi STILLNR. STILLNR er også nøkkelverdi for stillingsregisteret (hjemmelsregister). Start Browser fra menypunktet Oppslag ansatte/ressurser. Slett felter i skillekortet Oppsett slik at det står igjen to felt; Ressnr og Status. Still deg i feltet Ressnr og høyreklikk. Velg Legg til relasjon. Man får opp en liste over relasjoner som er knyttet til Ressnr. Velg Arbsted og Fagfor og avslutt med OK. Når man velger en relasjon er det viktig å velge Status og Dato fra og Dato til samtidig. Dette er viktig for å velge bort informasjon som er stoppet eller kansellert. Resultat: EVRY 2013 Side 11

14 2.1 Brudd og sortering på spørringen Brudd Ofte er det nødvendig å lage et brudd på forskjellige begreper, eksempelvis FAGFORENING eller ARBSTED. Dette gjøres på følgende måte: I mappen oppsett er det en kolonne som heter brudd. Sett kryss i den linjen(e) det er ønskelig å ha brudd på. Trykk F7 for å kjøre rapporten. Det er mulig med flere brudd. Sortering Hvis det er ønskelig å sortere spørringen på en spesiell måte settes tallet 1 i kolonnen for Sort. Det er mulig å sortere på flere valg. Da nummereres feltene i den rekkefølge man ønsker. Det kan være en fordel å flytte feltene i forhold til sorteringen. Dersom man skal endre på en eksisterende sortering, sett 0 på de feltene som ikke lenger skal ha sortering, det er ikke mulig å slette. Et eksempel: Man ønsker å sortere på ARBSTED, og innen hvert ARBSTED på FAGFORENING. Da skal ARBSTED ha tallet 1 og FAGFORENING tallet 2. EVRY 2013 Side 12

15 Resultat: Hvis man ønsker å ha med antall i denne spørringen må man legge til følgende felt: Lukk alle vinduene som er åpne. EVRY 2013 Side 13

16 4. Søking/begrense utvalg Det andre skillekortet brukes når (og det er jo så å si alltid!) vi ønsker å velge ut poster etter visse kriterier og ikke vise alle postene. Her er ett av områdene hvor Browseren er kraftig utvidet i funksjonalitet i forhold til ordinær spørring. Her er det nesten ikke begrensninger på hvordan vi kan spørre. La oss først se hvordan dette fungerer på enkleste måte: Klikk på skillekortet for Søkebet, velg Legg til felt. Velg Postnummer i boksen man får opp. Velg Postnummer og trykk OK. Postnummer er lagt inn som en søkebetingelse Type feltet angir hvordan sammenligningen med Verdi skal gjøres. I feltet verdi settes et fritt valgt postnummer. Trykk F7 Man kan legge til så mange linjer man ønsker for å definere søket. Man kan bruke forskjellige felt blant alle de tilgjengelige og man kan bruke flere linjer med samme felt (kolonnenavn) med ulike kriterier hvis man finner det nødvendig eller hensiktsmessig. De fleste mulighetene under Type skulle være selvforklarende (bruk eventuelt skjermhjelp (F1)). De to valgene Liste og Ikke liste forklares i neste avsnitt. EVRY 2013 Side 14

17 TIPS! Man trenger ikke la et felt (kolonne) vises i Resultatet for å kunne bruke det i søk. Hvis man bare skal søke i en viss periode, trenger man ikke vise periodekolonnen den er da nokså uinteressant. Tenk deg at man ønsker å søke fram alle ressurser med postnummer i et bestemt intervall. Legg til Postnummer i skillekortet Søkebet. I feltet TYPE angir man Mellom. Da skal man angi verdier fra til i feltet Verdi. Dette kan man gjøre ved å skrive inn verdiene direkte. Benytt semikolon (;). Man søker da fram alle ressurser som har postnummer i intervallet mellom fra-verdi og til-verdi. Her søkes det etter postnummer i et intervall Verdiene Mellom og Ikke mellom kan bare brukes for alfanumeriske søk. Man kan benytte søketegn i et søk. For Lønn og Personal vil tegnene * og? være aktuelle: * er wild-card mens? erstatter ett bestemt tegn. Her søker vi etter ressurser med etternavn som begynner på B. 4.1 Bruke P-funksjonaliteten Helt til høyre i Søkebetingelsesbildet er det en kolonne merket P. Dersom man krysser av i denne kolonnen vil det hver gang man trykker F7 (Søk) eller bestiller rapporten, komme opp en dialogboks der man blir bedt om å skrive inn søkeverdien for den aktuelle raden. EVRY 2013 Side 15

18 Test dette. 4.2 Utvalg med diskontinuerlige verdier En av styrkene ved Browseren er muligheten for å søke på diskontinuerlige verdier. Disse kan skrives inn manuelt eller velges fra en liste. Man kan benytte listefunksjonen dersom søkekriteriet er et begrep. Vi ønsker å se to av ressursene. Legg til feltet Ressnr i skillekortet Søkebet. I Ressursfeltet må man da bruke Type Liste. Når man bruker TAB-tasten for å gå til verdi, vil systemet automatisk åpne for mulige verdier, eller man kan stå i feltet verdi, bruke høyre musetast, og velge Søkebetingelser fra Verktøylinjen for å få opp de mulige valgene. Velg to RESSNR ved å dobbeltklikke eller ved å bruke pilene. Trykk OK når ferdig og søk med F7. Valget Ikke liste gjør utvalg basert på de verdier man IKKE har valgt i listen. EVRY 2013 Side 16

19 5. Summer og delsummer Stå i Browser under Lønnstransaksjoner. Vis følgende kolonner: Sorter og lag brudd på lønnart, begrens søket til lønnart 1000 (eller den som benyttes som månedslønn) og 8910 (eller annen), samt de to siste periodene. Kjør spørringen. Resultatet kan være som følger: Nå vil man se av resultatet at lønnarten gjentas for hver linje. Dette kan vi unngå ved å bruke valget Bruddlogikk. EVRY 2013 Side 17

20 5.1 Bruddlogikk Ved å høyreklikke under skillekortet Oppsett (stå i linjen for lønnart) og velge Bruddlogikk. I feltet Alt.kol. legger man inn Ressnr. Bekreft med OK, og man er tilbake i oppsettet for spørringen. Oppsettet ditt har nå fått følgende utseende: Legg merke til at Vis-kolonnen for Lønnart nå er endret til Join-kolonne (skal ikke vises på rapporten), mens Brudd kol. har fått betegnelse Ressnr. Kjør spørringen. Resultat: EVRY 2013 Side 18

21 Legg merke til at identiteten på lønnart er lagt på sumlinjen i kolonnen for Ressnr. 5.2 Øvelse - Browser Lønnstransaksjoner Oppgave 7 Lag en spørring under lønnstransaksjoner. Legg til feltene Konto, Ansvar. Sorter m/brudd på både Ansvar og konto. Begrens søket til lønnsperioden Lagre under navnet <ditt navn> lønnstranser Når man kjører spørringer med brudd vil følgende knapper bli aktivisert: EVRY 2013 Side 19

22 Ved nå å trykke på den blå til høyre vil man kun se summene av den rapporten man kjørte i forrige oppgave. Etter at man har gjort det vil man se at de to som var grå, nå er blitt blå. Trykker man nå på den første som peker mot høyre så er man tilbake til grunnlagsdataene. Prøv dette. EVRY 2013 Side 20

23 6. Utvide datagrunnlaget Dette er funksjonalitet som gir svært fleksible muligheter for hvilke opplysninger/rapporter man kan ta ut fra Agresso. I ordinære spørrebilder er utvalget av felt bestemt av det spørrebildet man er inne i. Dette er tilstrekkelig for de aller fleste formål. Hvis man har behov utover dette, kan dette løses ved hjelp av Browseren. Man kan bringe inn i spørringen ethvert eksisterende felt i databasen som har en eller annen sammenheng med det man spør etter! Et eksempel på rapportbehov som kan løses på denne måten kan være: Man ser på en oversikt over fravær og vil gjerne ha en liste som viser hvordan fraværet er fordelt pr. arbeidssted pr. ansettelse. Her er det kunnskap om datamodellen og fantasien som setter begrensninger for hva man kan sette sammen. Det forutsetter selvfølgelig at det finnes en sammenheng mellom de feltene man plukker ut. Agresso holder styr på sammenhengen, men det krever både litt innsikt og godt kjennskap til Agresso for å få frem den informasjonen man er på jakt etter. For å skjønne hvordan datamodellen i Agresso er bygget opp finnes det et eget avansert rapporteringskurs som blant annet inneholder dette. La oss se på ett eksempel: Vi åpner Browseren i Spørring ressurser. Slett Navn, RT, Adresse og Poststed. Stå i feltet RESSNR og klikk på høyre musetast. Herfra velges Utvid datagrunnlag, og følgende bilde kommer frem. Man vil nå se alle de tabellene man har adgang til i Agresso. Vi skal nå peke på Stilling- og innholdet i denne tabellen kommer frem. EVRY 2013 Side 21

24 Vi ønsker nå å få med de stillingen(e) ressursen er ansatt i. Vi høyreklikker og velger Utvid datagrunnlag. I vinduet som kommer opp velger vi Stilling (i venstre rute) og det (eller de) felt(er) vi ønsker i den høyre ruten. Merk at hvis vi vil ha med flere felt fra hvert register må disse velges ved å peke på felt mens Ctrl-tasten holdes nede før man velger OK. EVRY 2013 Side 22

25 7. Bruk av makroer I dette kurset skal vi ikke lære mye om makroer, men det er spesielt en det er helt nødvendig å benytte for å få til riktig resultat så vi tar med denne. Det er bruken av $TODAY for å få ut kun gyldige data i dag og det er også $RESOURCEID for å begrense tilgangen til en rapport til den som har logget seg på og kun skal få se på seg selv. 7.1 Øvelse - Browser ansettelser Oppgave 8 Lag en spørring på de stillinger som tilhører en avdeling Sett de brudd som er ønskelig Husk å få med dato fra/dato til fra tabellen Stilling Sett nytt navn på Dato fra til Ansatt fra Sett nytt navn på Dato til til Ansatt til EVRY 2013 Side 23

26 8. Bruk av formler Man kan legge inn egne formler i en spørring. Ut fra den siste spørringen, <ditt navn> lønnstranser, skal vi se på dette. Hent frem spørringen. Stå i mappen Oppsett. Stå i feltet beløp, og høyreklikk. Velg Legg til/endre formel. Vi skal nå legge til en kolonne som skal legge til arbeidsgiveravgift på 14,1 %. Vi kan kalle den nye kolonnen for Arb.giv.avg. Skriv inn formelen ved bruk av felt i høyre kolonne samt regnefaktorer. Pass på at desimaltegnet må være. (punktum). Vi må også dele resultatet med 100 på grunn av at vi ikke har % - tegnet bak prosenten. Kjør spørringen og se på resultatet. EVRY 2013 Side 24

27 Neste steg er å legge sammen beløpet og arbeidsgiveravgiften. Stå i mappen Oppsett. Sett markøren på linjen for beløp. Velg høyre musetast, og Legg til/endre formel. Lag en ny kolonne som heter Sum. EVRY 2013 Side 25

28 9. Formatering av resultatet Browser inneholder en rekke muligheter for å formatere resultatet. I skillekortet Resultat blant annet, har man en rekke muligheter for å endre utseendet på rapporten slik man ønsker det. Agrseso behandler enkle linjer, delsumlinjer og sumlinjer som ulike elementer i formateringssammenheng. Kommando Antall siffer, desimalplasser etter komma Velge skriftstørrelse, skrifttype, skriftfarge, bakgrunnsfarge m.v. Velge det samme for kolonneoverskrifter (og rader) Rammer Bruddtekst Rutenett Verktøy Informasjon Forklaring/bruk Gjøres under OPPSETT skillekortet Høyreklikk i en tallkolonne. Velg Kolonneformat ditt valg og trykk F7 Velg aktuell del i Resultat skillekortet Velg Font i Formatmenyen Font overskrift i Formatmenyen Ramme i Formatmenyen. Man kan velge mellom enkle og doble rammer, over og/eller under bruddsumteksten Med denne kommandoen i Formatmenyen kan man gjøre endringer i bruddteksten. Endringer man gjør vil gjelde alle linjer på samme bruddnivå. Ønsker man å inkludere den opprinnelige verdien i bruddteksten gjør man dette med å bruke %s Tekst må styres til alfanumeriske kolonner Man kan fjerne rutenettet hvis man ønsker Her kan man blant annet bestemme om tekst som er bredere enn en kolonne skal avkuttes eller om den skal fortsette på neste linje. Med Maks.linjebrytn. = 0 brytes ikke teksten i det hele tatt. #: man kan overstyre default max antall linjer som vises ved en spørring. Startnivå: Default nivå for visning av detaljlinjer i Resultattaben. 0 viser alle detaljlinjer. EVRY 2013 Side 26

29 Ønsker man at rapporten skal starte på et høyere nivå kan man velge startnivå ut fra hvor mange brudd man har i rapporten Sideskift Ved å bruke Verktøy Bruddlogikk fra Oppsettstaben, kan man sette inn sideskift ved brudd på aktuell kolonneverdi Merk at mange av formateringsvalgene over også kan velges ved å bruke Verktøy Bruddlogikk for den aktuelle bruddkolonne (fra Oppsettstaben). 9.1 Informasjon om innhold i Browserspørringen Ved å stå i Oppsett skillekortet og velge Informasjon kan man nå legge inn beskrivelse av hva man mener at denne rapporten skal vise. Denne informasjonen vil fremkomme i Selfservice også for de som skal ta ut rapporten og vil være nyttig når man siden skal se på en rapport man har laget tidligere. EVRY 2013 Side 27

30 10. Eksempler på rapporter Vi skal nå se på hvordan vi kan lage en rapport over hvem som er ansatt hvor pr dags dato. Her kan Browseren åpnes fra menypunktet Personalsystem Spørring ressurser Søkebetingelser er satt opp som følger: Og her er den rapporten: EVRY 2013 Side 28

31 Som igjen kan drilles ned på detaljer: På samme måte som med spørringer på ansatte og lønnstransaksjoner gir også systemet mulighet for spørringer mot fravær. Når dette skal gjøres må vi starte spørringen fra menypunktet: Du får da følgende: EVRY 2013 Side 29

32 Her skal vi lage en rapport som fordeler seg på Aldersgrupper og Ansvar. Vi har Utvidet datagrunnlaget for å få med bl.a Aldersgruppering. Resultatet vil bli som følger: Ønsker vi å endre spørringen til summer pr ansvar, så endres dette i mappen Oppsett ved å fjerne krysset for brudd på Aldersgrupper å sette krysset for brudd på Ansvar, og da endres resultatet således: EVRY 2013 Side 30

33 Hvis vi ønsker kun å se hovedsummene velger vi: Som vi har sett på tidligere, og resultatet: Vi har ikke gjort noe med grunnlaget for rapporten, kun endret litt på Oppsettet. EVRY 2013 Side 31

34 11. Statistikkfunksjon Vær klar over at det i verktøymenyen også ligger en funksjon for å generere statistikk ved hjelp av Browser Valgene man her får opp er forklart og kan benyttes til eksempelvis gjennomsnittsberegning av lønn: EVRY 2013 Side 32

35 12. Mappestruktur Nederst eller på siden av hovedmenyen vil man finne følgende mapper: Under mappen Rapporter vil alle spørringer som lages bli lagt ut. Fordelen med dette er at da vil de spørringene man har laget og lagret under mappen Meny bli lettere å finne. Vi lager mapper (på samme måte som Utforskeren i Windows) med navn. Se eksempler nedenfor: EVRY 2013 Side 33

36 Etter at man har definert en Global rapport må den kobles til en eller annen mappe i rapportmenyen. Dette gjøres på følgende måte: Sett markøren på den mappen man ønsker at spørringen skal legges inn under, bruk høyre musetast og følgende bilde kommer frem: Nå skal man velge Legg til rapportresultat, og da vil følgende bilde komme frem: Her velger man hvilke rapporter som skal legges i meny, krysser av og oppdaterer. Ved spørsmål om man vil oppdatere menyen, svares JA. Rapporten kommer da frem i menyen. EVRY 2013 Side 34

37 12.1 Eksporter Browsermaler til andre firmaer Når man opererer med flere firmaer er det mulig å eksportere (overføre) en spørring til andre firmaer. Ved hjelp av denne funksjonen slipper man å definere en spørring mer enn en gang. Dette gjøres på følgende måte: Gå til Agresso Felles: Velg Eksporter browsermal: Her markerer man de(n) spørringen man ønsker å eksportere, bruk pilene for å flytte over. Lagre (F12). Sjekk resultatet Distribuer browsermal og kopier browsermal Menypunktet gir mulighet til å distribuere spørringer til andre brukere på samme måte som Kopier browsermal. Tilsvarende kan man kopiere private maler til andre brukere under menypunktet Kopier browsermal. EVRY 2013 Side 35

38 13. Overføring til Excel Når en spørring er kjørt, og funnet ok kan det ofte lønne seg å overføre resultatet til Excel for videre behandling. Dette gjøres på følgende måte: Stå i mappen Resultat, velg File Send Her velger man Worksheet File (*.xls) Og nå er vi i Excel. Hvis man velger å merke område, kopiere og lime inn i Excel mister man tusenskilletegnet. Excel vil da ikke kjenne igjen det som kommer fra Agresso. EVRY 2013 Side 36

39 13.1 Enklere overføring til Excel En enklere overføring til Excel er å trykke på symbolet for regneark i verktøymenyen. Da overføres regnearket til Excel. Denne funksjonaliteten er ny: Agresso vil da starte overføring til Excel direkte. EVRY 2013 Side 37

40 14. Spørring via Oppsett Fra alle registrerings- eller spørrebilder er det mulig å kjøre rapporter med valget Verktøy Oppsett. I motsetning til Browser, har man kun adgang til den tabellen man starter fra, ikke de øvrige tabellene i AGRESSO. Fremgangsmåte: Start menypunktet Lønnstransaksjoner, Verktøy Oppsett (legg merke til at søkelinjen, den grå, forsvinner), trykk så F7 (eller kikkert). Følgende bilde kommer frem: Her kan vi styre hvilke felt og informasjon vi ønsker. EVRY 2013 Side 38

41 Forklaring til de enkelte feltene: Felt Historiske poster Lønnsforslag poster Forklaring Kryss her gir kun historiske poster. Kryss her gir kun poster det er kjørt lønnsforslag på. Åpne poster variable Kryss her gir kun variable poster som det ikke er kjørt lønnsforslag på. NB!! Settes kryss i Lønnsforslag poster og Åpne variable poster vil alle poster som er klar for neste lønnskjøring bli med. Kolonnenavn Vis Sort Brudd Tekst Fra Til Navnet på kolonnen som ligger i tabellen I hvilken rekkefølge skal rapporten vises. Valg 1 gir høyeste sorteringsrekkefølge. Valg2 nest høyeste osv. Kryss her resulterer i summering av kolonnen Ønsker man å ha frem tekst i tillegg til verdien settes kryss i de aktuelle kolonnene. Eks.: Man ønsker å ha frem både Ressnr og navn, da settes det et kryss i linjen for Ressnr. Oppgi periode, konto eller lignende som begrenser søket. Oppgi periode, konto eller lignende som begrenser søket 14.1 Lagring av spørringen Når oppgaven er korrekt bør man ta vare på rapporten. Dette gjøres ved å velge Lagre. Følgende bilde kommer frem: Legg merke til at dette er det samme bildet som ved lagring av en Browser spørring. EVRY 2013 Side 39

42 Oppgi navnet man ønsker at rapporten skal ha. Ønsker man at andre skal ha tilgang til rapporten krysser man av i Global. EVRY 2013 Side 40