Behandling av dokumenter i Microsoft Word. En rask innføring

Transkript

1 Behandling av dokumenter i Microsoft Word En rask innføring

2 Forord Denne guiden er utformet av Orakeltjenesten ved Dragvoll som en enkel innføring i grunnleggende funksjoner i Word for å hjelpe studenter med behandling av tekstdokumenter. Temaene som tas opp i guiden er valgt ut på grunnlag av erfaring med utfordringer studenter møter i oppgaveskrivingen. For Mac-brukere vil fremgangsmåtene for Word 2007/2010 gjelde for Word for Mac 2008 og 2011, og fremgangsmåtene for Word 2003 gjelde for tidligere versjoner av Word for Mac. Vi anbefaler alltid brukere å ha backup/ekstra kopier av oppgaver, da uforutsette ting kan skje med datamaskiner og lagringsmedia. Som student ved NTNU har du ditt eget hjemmeområde som blir tatt backup av daglig. Mer informasjon om hjemmeområdet finner du på:

3 Innhold Til å begynne med... 1 Sideskift... 1 Inndelingsskift romertall og vanlige tall... 1 Sette inn sidetall... 2 Vis/skjul formatering... 2 Stiler standarder på overskrifter... 3 Disposisjonsnivå... 3 Lage nye stiler... 3 En lettvint metode for å lage nye stiler... 4 Overskrift i løpende tekst APA-spesiell overskrift... 5 Automatisk innholdsfortegnelse... 6 I Word 2007/ Å formatere overskriftene til riktig disposisjonsnivå... 7 Antall disposisjonsnivåer i innholdsfortegnelsen... 7 Manuell definering av disposisjonsnivå for hver enkelt overskriftstype... 8 Å sette inn innholdsfortegnelsen... 9 Word 2003 og Å formatere overskriftene til riktig disposisjonsnivå... 9 Å sette inn innholdsfortegnelsen... 9 Antall typer overskrifter i innholdsfortegnelsen... 9 Automatisk figurliste Word Sett inn figur/bildetekst Sett inn tabell over figurer/figurliste Word 2007/

4 Til å begynne med Her finner du noen raske tips du bør følge gjennom skrivingen for å gjøre behandlingen av oppgaven din mye enklere. Sideskift Når du avslutter et kapittel, sammendrag eller lignende, og skal begynne på ny side, bør du trykke CTRL og ENTER samtidig. Da unngår du at innhold forskyver seg gjennom hele dokumentet dersom du senere legger til flere tekstlinjer i dokumentet. Det er dårlig praksis å kun trykke ENTER flere ganger for å skifte side. Inndelingsskift romertall og vanlige tall Inndelingsskift er en funksjon som lager inndelinger i dokumentet ditt som lar deg ha forskjellige standardiserte topptekster og bunntekster. For eksempel vil du ha romertall i enkelte deler av dokumentet, og vanlige tall i resten av dokumentet. Dette kan du bruke inndelingsskift til. For å sette inn et inndelingsskift velger du først fanen Sideoppsett, og finner knappen skift. De mest aktuelle å bruke er Neste side og Kontinuerlig. Neste side-skiftet vil avslutte siden din og lage en ny side hvor du kan sette nye innstillinger. Kontinuerlig-skiftet vil la deg fortsette å skrive og lage nye innstillinger som starter etter det innsatte skiftet. Her finner du også sideskiftet nevnt over under Sideskift. Husk å fjerne markeringen på Koble til forrige (i topptekst og bunntekst) når du setter toppteksten/bunnteksten for én inndeling. 1

5 Sette inn sidetall Gjør slik for å sette inn sidetall: Sett inn Sidetall Velg om du vil ha det nederst, øverst eller i sidemargen på siden. Dette fungerer likt i begge typer Word. Dersom du fjernet koble til forrige fra inndelingene dine (se avsnittet om inndelingsskift), vil du nå bare ha sidetall i den gjeldende inndelingen. Du kan forskjellige typer sidetall i så mange forskjellige inndelinger du vil. Det kan hende du ønsker å ha romertall, eller du vil at sidetallene skal begynne på et annet nummer enn 1. Gjør slik: Sett inn Sidetall Formater sidetall Velg innstillingene du vil ha. Vis/skjul formatering For å vise formatering gå til Hjem-fanen (i 2007/2010), og klikk knappen for vis alt ( ) I 2003 finner du det på verktøylinjen, ved å trykke på den lille pilen som pekernedover ved Les. Å vise formatering kan være svært praktisk når du skal se over oppgaven, og når du skal være sikker på hvilke sider som blir hørende til hvilke inndelinger. Du får se markeringer for linjeskift og inndelingsskift og all annen formatering som ligger i dokumentet. 2

6 Stiler standarder på overskrifter Stiler er et nødvendig verktøy for store dokumenter i Word. Det gjør formateringen i hele dokumentet mer konsekvent og behandling av overskrifter og innholdsfortegnelser forenkles og automatiseres. Forhåndsinnstillingene i Word stemmer ikke nødvendigvis med de formelle kravene for oppgaver, men heldigvis kan man lage nye stiler, og endre eksisterende stiler, hvor sistnevnte nok er det enkleste. Stilene er enkle å finne. I Word 2007 og 2010 ligger de åpent for bruk (se figuren over), og i 2003 må du aktivere stilene først, for at de skal ligge i vinduet ditt, ved å trykke Format Stiler og formatering Disposisjonsnivå Disposisjonsnivået er hierarkiet som bestemmer hvordan teksten i oppgaven din sorteres. Tekst markert med brødtekst/normal som disposisjonsnivå, blir tolket som innholdet i oppgaven (dvs. alt som ikke er overskrifter, topptekst, bunntekst eller lignende). Tekst markert med nivå 1 blir tolket som den øverste overskriftstypen (Kapitteloverskrifter, for eksempel), nivå 2 blir tolket som underoverskrift til nivå 1, nivå 3 er underordnet nivå 2 osv. Bruk av stiler setter automatisk disposisjonsnivå etter hvert som du velger overskrift 1, overskrift 2 osv., hvilket er en av funksjonene som gjør stiler så praktiske. For å lese hvordan du manuelt setter disposisjonsnivå på tekst, se under automatisk innholdsfortegnelse. Lage nye stiler Trykk på Ny stil - en knapp nederst til venstre i stilenes sidepanel. 3

7 En lettvint metode for å lage nye stiler Dersom du har laget deg en overskrift med formatering i henhold til egne og formelle krav, kan du enkelt definere Word s egne stiler (Overskrift 1, 2, 3 og så videre) til å samsvare med din formatering. Dette gjør arbeidet med innholdsfortegnelsen enklere. For å fortelle Word hvordan standardstilene skal se ut, gjør du følgende: 1. Formater din overskrift med riktig skriftstørrelse, font og så videre. 2. Merk deretter overskriften din, og høyreklikk så på stilen du ønsker å redefinere. Til eksempel ønsker du å definere stilen for hovedoverskrifter. Marker overskrift Høyreklikk valgt stil (Overskrift 1) Velg Oppdater Overskrift 1 til å samsvare med merket område 3. Du kan gjenta stegene for alle typer overskrifter du vil bruke. Standard disposisjonsnivå i Word tar utgangspunkt i bruk av stilene Overskrift

8 Overskrift i løpende tekst APA-spesiell overskrift For de som bruker APA-stil skal opprinnelig overskrifter i nivå 3 være på samme linje som innholdet i avsnittet. Da denne ikke har noen synlig knapp i Word kan denne være vanskelig å finne frem. Etter overskriften kan du trykke ALT, CTRL og ENTER samtidig for å fortsette brødtekst på samme linje som overskriften. Om du ønsker, kan du legge knappen for funksjonen til selv i verktøylinjen din; I Word 2003: Verktøy og deretter Tilpass. Finn funksjonen som heter stilseparator. I Word 2007/2010: Trykk på pilen (som peker ned) øverst til venstre like ved lagre-funksjonen. Velg Flere kommandoer I vinduet du får opp, er det en nedtrekksmeny, velg Alle kommandoer. Deretter finner du Stilseparator i listen og trykker på Legg til-knappen mellom de to hvite boksene. Dermed har du funksjonen lett tilgjengelig å trykke på øverst i nærheten av Lagreknappen. 5

9 Automatisk innholdsfortegnelse En automatisk generert innholdsfortegnelse er svært praktisk. Den ser bra ut, den oppdateres ved hjelp av et museklikk, den er enkel å sette inn, men krever en konsekvent formatering av overskrifter til riktig disposisjonsnivå. Du kan sette hvor mange nivåer av overskrifter som skal være med i innholdsfortegnelsen. Om du har brukt 4 typer overskrifter, må tallet settes til 4, slik at alle underoverskrifter blir med. Dette tallet er standard satt til 3. Du kan ikke "endre" en innholdsfortegnelse slik at den viser flere nivåer. Bare slett den, og legg inn en ny. Å oppdatere innholdsfortegnelsen (Universelt for alle versjoner etter Word 97). 1. Trykk en gang på innholdsfortegnelsen slik at teksten blir markert grå. 2. Høyreklikk - Oppdater felt. Hvis du har lagt til nye overskrifter som må inkluderes, velg hele tabellen. Ellers, bruk bare sidetall. OBS! Manuell formatering (f.eks. skrifttypevalg) på teksten i innholdsfortegnelsen tilbakestilles når man oppdaterer hele tabellen. Derfor må slikt finpuss tas helt til slutt, når alt annet er ferdig i oppgaven. 6

10 I Word 2007/2010 Å formatere overskriftene til riktig disposisjonsnivå Dette kan gjøres enten ved å konsekvent bruke stiler som er redigerte til oppgavens riktige formater, eller ved å manuelt merke hver overskrift. Dersom stiler brukes, vil overskrifter der stilen "Overskrift 1" ha disposisjonsnivå nummer 1, "Overskrift 2" gir nivå 2, osv. Antall disposisjonsnivåer i innholdsfortegnelsen For å velge antall nivåer i innholdsfortegnelsen må du i stedet for å velge en av de tre eksemplene av innholdsfortegnelser i menyen, velge Sett inn innholdsfortegnelse (Referanser Innholdsfortegnelse). Her, under generelt, er det en nedtrekksmeny som heter Vis nivåer. Sett den til ønsket antall nivåer. Dersom du har laget egne stiler kan du i samme vindu selv definere stilenes disposisjonsnivå. Dette gjør du ved å trykke Alternativer i det samme vinduet du valgte antall nivåer, og deretter nummererer du stilene i dokumentet etter eget ønske. 7

11 Manuell definering av disposisjonsnivå for hver enkelt overskriftstype Om du har vært konsekvent med formatering: 1. Marker en overskrift, f.eks. kapitteloverskrift 2. Høyreklikk Stiler Merk all tekst med lignende formatering a. Du vil da markere alle overskriftene i hele dokumentet som har samme formatering. 3. Høyreklikk Avsnitt 4. Her ser du det vanlige avsnittsvinduet. Oppe til høyre står det "disposisjonsnivå" og en nedtrekksmeny som til eksempel står til brødtekst. Sett den til nivå Gjenta for andre typer overskrifter. Om du ikke har vært konsekvent må du gjøre det manuelt for hver enkelt overskrift. Samme fremgangsmåte, men uten merk all tekst med lignende formatering-funksjonen. OBS! Om feltet for å sette disposisjonsnivået er grått og du ikke får sette nivå kan du gjøre følgende: 1. Lukk Avsnitt-vinduet. 2. Marker den aktuelle teksten. 3. Trykk på Normal-stilen. 4. Legg til formateringen du ønsker. 5. Høyreklikk Stiler Merk all tekst med lignende formatering 6. Høyreklikk Avsnitt 7. Sett disposisjonsnivå. 8

12 Å sette inn innholdsfortegnelsen 1. Gå til fanen Referanser 2. Trykk på Innholdsfortegnelse, og velg den stilen du ønsker. OBS! Husk å kontrollere at alle overskriftene er med i innholdsfortegnelsen. Word 2003 og 2000 Å formatere overskriftene til riktig disposisjonsnivå 1. Marker en overskrift, f.eks. kapitteloverskrift 2. Høyreklikk Avsnitt 3. Her ser du det vanlige avsnittsvinduet. Oppe til høyre står det disposisjonsnivå og en nedtrekksmeny som sannsynligvis står til brødtekst. Sett den til nivå Gjenta for hver enkelt overskrift Å sette inn innholdsfortegnelsen Sett inn Referanse Stikkordregister og tabeller Innholdsfortegnelse Antall typer overskrifter i innholdsfortegnelsen Du får opp vinduet når du setter inn tabellen. Under Vis nivåer, velg ønsket antall. 9

13 Automatisk figurliste Word 2003 Sett inn figur/bildetekst 1. Trykk rett under figuren. 2. Klikk Sett inn Referanse Sett inn bildetekst 3. Et vindu åpnes, velg Figur i nedtrekksmenyen. 4. Skriv et navn på figuren. Du kan velge å legge til kapittelnummer på figuren om du har brukt nummerering av kapitlene dine. 1. Klikk Nummerering. 2. Huk av Inkluder kapittelnummer. 3. Om du ønsker kan du spesifisere tallformat, stil og eventuelle tegn. Skriv inn navn på figuren etter Figur 1.1. Trykk OK. Nummereringen på figurene er automatisk så lenge du bruker denne funksjonen. 10

14 Sett inn tabell over figurer/figurliste 1. Sett inn Referanse Stikkordregister og tabeller 2. Velg fanen for Figurliste. 3. I nedtrekksmenyen velger du typen liste du vil ha, velg Figur. Word 2007/ Trykk på figuren. 2. Velg Referanser Sett inn bildetekst. 3. Gi figuren nummerering og navn (som oftest nummererer Word dette automatisk selv). 4. Gjenta med alle figurer. 5. Plassér markøren der du ønsker å sette inn figurliste. 6. Velg Referanser Sett inn bildetekstliste. 11