REISE MED UNIT4 TRAVEL & EXPENSES LINDA SANDE

Transkript

1 1 REISE MED UNIT4 TRAVEL & EXPENSES LINDA SANDE

2 Hvem er jeg? Erfaring 20 års erfaring som prosjektøkonom og lønnsansvarlig 10 års erfaring med UBW 4 års erfaring som systemansvarlig for UBW 6 års erfaring som konsulent/seniorkonsulent hos EVRY Linda Sande Seniorkonsulent E-post: linda.sande@evry.com Mobil: Nøkkelkompetanse Unit4 Business World med fokus på lønn/hr Fagansvarlig Lønn EVRY sine egne moduler Unit4 Travel & Expenses 2 FØRST 2018

3 Agenda Hva er Unit4 T&E Hvilke muligheter ligger i Unit4 T&E Føring av reiseregning på PC/Mobil Mailadresse for videresending av bilag Tolking av kvitteringer Lagring av bilag med kvittering Rapportering Nyheter som kommer 3 FØRST 2018

4 Hva er Unit4 T&E Reise med Unit4 Travel & Expenses Unit4 travel og expenses Det er selvkjørende reiseregninger Det er et selvstendig program med integrasjon til UBW, data eksporteres og importeres fra UBW 4 FØRST 2018

5 Bort fra papir og pugging av regulativ 5 FØRST 2018

6 Unit4 Travel & Expenses Hvem som gjør hva er styrt av roller Med rollen ANSATT Med rollen ØKONOMI *) Med rollen AVDELING og/ eller PROSJEKT Med rollen ØKONOMI Registrerer du regning Kontrollérer du regning Attesterer du regning Ferdigbehandler du regning *) Ansvar for kontroll kan også være helt eller delvis lagt til attestant

7 Utleggene kan lages direkte fra mobil Reis med Unit4 Travel & Expenses

8 Reiseregningen kan fullføres på web Automatisk opprettelse av utlegg fra kvitteringer Sjekk mot reise-policy Full kontering Komplett diettberegning

9 Hvordan virker prosessen? Datafangst Mail Mobil Unit4 Receipt Recognition Service OCR Prosess Utgiftsberegning Unit4 Travel & Expenses Kartlegging av utgiftstype Opprettelse av utgift Skrivebord Trening (maskinlæring) Tilbakemelding (data læring) Bruker bekreftelse

10 Registrere regning PC (nettleser) Mobil (nettleser) Registrering kan skje fra : - PC - Nettbrett - Mobil Reiseregningene kan ferdigstilles fra alle plattformene

11 Regningstyper Eksempler på reisetyper: Hvorfor flere reiseregningstyper? Kan forenkle registrering Ulike regelverk, offshore, spesial avtaler Ulik attestasjon, utenlandsreiser skal godkjennes av leders leder

12 I Unit4 Travel & Expenses kan du: Bruke Kvitteringservice (URRS) til å la kvittering danne grunnlag for kostnad til regningen (URRS står for Unit4 Receipt Recognition Service, kalles gjerne Kvitteringservice) Det er flere kilder for å lese inn kvitteringene T&E Mobile (WEB) E-post (EMA) Laste opp (Disk - PC)

13 Kvitteringservice Tolker informasjon som OCR-leser fra kvitteringen Foreslår dato, beløp og kostnadstype, etc (hvis lesbart) Du kan redigere resultatet Bekreftelse på korrekt tolking anbefales Knyttes til åpen regning automatisk dersom kriteriene er oppfylt. Laget slik at den skal kunne lære av seg selv, og på denne måten stadig forbedre kvaliteten din kvitteringer Mulig å lese inn flere kvitteringer mens andre behandles Kvitteringer kan lese inn før en reiseregning er opprettet eller etterpå 13 FØRST 2018

14 Kvitteringsservice

15 Innenlandsreise med diett Kostnadstyper som tilhører innenlandsreise:

16 Utenlandsreise med diett Kostnadstyper som tilhører utenlandsreise (både innland og utland):

17 Utlegg Kostnadstyper som tilhører diverse utlegg

18 Registering av en reise

19 Spesifisering av fratrekk

20 Legger til kostnader

21

22 Tolking av taxiregning

23 Kostnadsfordeling Kan deles på prosent, beløp

24 Sammendrag Det vises også følgende: - totalsum for bilaget - Hvem som er attestant - Mulighet for å knytte til kvitteringer, bilag som ikke skal tilknyttes en rad, f.eks. kursbevis

25 Hotellovernatting spesifisering av frokost

26 Reiseregning Send til godkjenning (bekreft)

27 Reiseregning - utskrift Kan få egen logo på reisebilaget

28 Fil som inneholder reisebilag og vedlegg 28 FØRST 2018

29 Godkjenning av reise Visuell oversikt over hele arbeidsflyten

30 Mobil klient Ta bilde og prosessere kvittering Registrere regning Registrere kostnader Attestere

31 Eksempel på hvordan en kvittering kan leses inn og prosesseres via WEB-site for mobil

32 Eksempel på hvordan en kvittering kan leses inn og prosesseres via WEB-site for mobil, forts

33 Mer funksjonalitet på mobil:

34 En naturlig del av arbeidsflyten Umiddelbar varsling Kan også sendes som mail Valgfri eller obligatorisk etter Rolle Arbeidsflyt status Utgift rapporteringstype En del av arbeidsflyt loggen In business for people.

35 Arbeidsflyt visualisert

36 Godkjenning og ferdigbehandling

37 Filtrering av godkjenningsbilde

38 Godkjenning (økonomi) - regningslogg Dobbeltklikk på regningsid

39 Godkjenning (økonomi) - endringslogg

40 Send bilag via mail Bilag kan videresendes til egen mailadresse Bilagene behandles på samme måte som andre bilag, og kommer inn i Unit4 T&E med tolk og koblet mot bruker

41 Skann bilag og last opp til Unit4 Travel & Expenses Bilaget skannes og lages på egen PC eller server. I regningen (på PC) har man knapp for å laste opp og lage kostnad

42 Endre fratrekk

43 Oversikt egne regninger

44 Rapporter analysere data Ansatt kan se sine egne data og analysere disse Avdelingsleder kan se sine ansatte sine data og analysere disse Prosjektleder ser belastninger fra ansatte som har ført på sine prosjekter Økonomirollen og lederrollen kan se alle data og analysere disse, men lederrollen har kun lese tilgang til systemet Mulig å bevege seg ned på detaljnivå

45 Oppdateringer fra Unit4 T&E Valutakurser oppdateres automatisk 1 g.pr. døgn Reiseregler oppdateres når myndighetene endrer regler eller satser Nye satser på f.eks. km godtgjørelse Endringer i hva som er skattefritt og skattepliktig Standard kostnadstyper vedlikeholdes sentralt av Unit4 T&E Egendefinerte kostnadstyper vedlikeholdes av kunde 45 FØRST 2018

46 Bytt bruker - Mulighet til å gi tilgang til å bytte bruker til andre i sin egen avdeling - Ansatte med tilgang økonomi kan bytte til alle i organisasjonen - Man kan også la brukere bytte til andre navngitte brukere - Sekretær : Kan gis tilgang til kredittkort transaksjonene i tillegg. - Dette må den enkelte bruker gi tilgang til

47 Stedfortreder Mulig å sette inn stedfortreder/vikar

48 Skjermtips Ved å la musepeker hvile over en ledetekst kolonne, vil det flere steder i programmet gi deg en forklaring til kolonnen

49 Hjelp i meny

50 ? Symbolet - hjelp Klikk spørsmålstegn til høyre i delbildet så vil du komme direkte til hjelp i det bildet du er i

51 Nyheter Det blir mulig å registrere reiser på stilling Mulighet for å velge blant ansatte sine stillinger Pilotprosjekt på import med kvitteringer fra Eurocard Transaksjoner fra Eurocard kommer inn med kvitteringer 51 FØRST 2018

52 Linda Sande Takk for oppmerksomheten