Agenda. Totalt 60. Agenda Ansvar Tid. langvarig sykefravær og foreldrepermisjoner) Gjennomgang av regelverk

Transkript

1 Agenda Agenda Ansvar Tid 1 Foreldrepermisjoner forslag til avvikshåndtering og policy 2 SAP brukerforvaltning forslag til fremtidig supportapparat 3 Sykefravær forenkling av sykefraværsregistrering 4 Forlengelser/stipendiater og postdoktorer (ved langvarig sykefravær og foreldrepermisjoner) Gjennomgang av regelverk Kristin 10 Kristin 10 Wenche U. 10 Roger 25 Totalt 60

2 1. Pilotprosjekt foreldrepermisjoner Kort beskrivelse Tilbakemeldinger på piloten så langt Avklaring av rettigheter (ved utlendighet) og forslag til avvikshåndtering og tilhørende policy Tidsplan

3 Kort beskrivelse Fraværsgruppen opptrer som et sentralt servicekontor for ledere og ansatte med spisskompetanse på regelverk og bred erfaring i håndtering av permisjoner ved UiO. Bistår i å utforme permisjonsavtale mellom leder og ansatt samt veileder den ansatte i å fylle ut søknader til NAV. Er prosesseier fra A til Å og sørger for en kontinuerlig forbedring av maler og rutiner i henhold til regelverket og egne erfaringer

4 Tilbakemeldinger i piloten så langt 14 saker Usit 6, HF 7, SA 1 Interessenter Tilbakemelding Sitat Ledere Fornuftig med møte «Bedre å bruke en time i forkant i stedet for å bruke mye tid på å oppklare uklarheter i etterkant» Personalkonsulenter Ryddige maler og prosess «Brevet om foreldrepermisjoner er en klar forbedring av det brevet som ble sendt ut tidligere. Veldig klart og tydelig i forhold til hva som faktisk skjer, regler som gjelder og hvilke avtaler som er gjort» Ansatte God veiledning «Betryggende å ha to til å veilede seg gjennom søknadsutfyllingen»

5 Avklaring av rettigheter Lovfestede kriterier for å avklare hvem som må få skriftlig avklaring fra NAV Den ansatte og partner må ha vært bosatt i Norge i minst 12 måneder (Folketrygdloven 2-1) Begge har jobbet i Norge minst 6 av de siste 10 månedene før permisjonen (Folketrygdloven 14-6) Begge vilkår må være oppfylt

6 Forslag til avvikshåndtering og tilhørende policy De som ikke har rettigheter i henhold til nevnte kriterier Ansatte får hjelp til å for å avklare sine rettigheter hos NAV. Inntil NAV har bekreftet rettigheter skriftlig forbeholder UiO seg rettigheten til å holde tilbake lønn i permisjonstiden. Ansatte bør ta kontakt med sin leder i god tid

7 Tidsplan Pilotprosjekt for foreldrepermisjoner Direktørnettverket Kontorsjefsmøte Direktørnettverket Kontorsjefsmøte Pilot evaluering 2014 aug sep okt nov des jan feb Pilotering på HF og USIT Pilotering SA

8 2. SAP brukerforvaltning Dagens supportapparat og forslag til fremtidig supportapparat Mulige effekter Forslag til tidsplan

9 Supportapparat Dagens supportapparat Alle brukere kan henvende seg til sapuio_hjelp (SAP systemgruppe) som dekker alle typer spørsmål, fra endring av personlig adresse til brukeradministrasjon. Skiller ikke på faglig brukerforvaltning og teknisk systemforvaltning Henvendelser til 1. og 2. linje foregår på mail og RT slik at vi har ingen oversikt over totalt antall eller fordeling av RT saker. Forslag til fremtidig supportapparat Deler inn i faglig brukerforvaltning og teknisk systemforvaltning Definerer klare supportnivåer med konkrete krav til kompetanse Innfører standard RT saksflyt Følger opp at nivåene fungerer Tar sikte på å reduserer feil med høyest volum/arbeidsbelastning

10 Forslag til fremtidig supportapparat standard RT saksflyt Tilhører SAP Brukerforvaltning 1. linje 2. linje 3. linje Tilhører SAP systemforvaltning Saksbehandlere på enhetene Personal Kun RT kø Lønnsmedarbeidere I lønningseksjonen RT kø Lønn (tid,ferie) System- Gruppe++ (SAF) Uio ansatte Økonomi RT kø Sykefravær Ny RT kø Rtkø System teknisk Rtkø Systemgruppen Sapuio_hjelp Kun RT kø RT kø Reise og refusjoner

11 Mulige effekter Koordinert informasjon og strukturert opplæring til alle saksbehandlere Oversikt og oppfølging av totalt RT volum og pr område, kontinuerlig læring for saksbehandlere og premisseiere Rett kompetanse på rett sted

12 SAP forvaltning Forslag til tidsplan Direktørnettverket Kontorsjefsmøte Direktørnettverket Kontorsjefsmøte 2014 sep okt nov des jan feb mars april Faglig eierskap Pilotering klare supportnivåer (Standard RT flyt) Utrulling Lage kurs Holde kurs Forberede og starte pilot

13 Tiltak tilknyttet stop av bilagsflyt i SAP Kort sikt Jobber med en løsning som gjør at bilaget sendes oppover i organisasjonen dersom det finnes en tom lederstilling Lang sikt Pilotering av et oppdatert vedlegg til arbeidsavtale med en ekstra side 2 som omfatter informasjon tilknyttet lederstillinger

14 3. Forslag til forenklet rutine ved registrering av sykefravær Skrur av Workflow slik at leder ikke lenger godkjenner sykefravær Sykemeldinger Egenmeldinger Egenmeldinger svangerskapsrelatert Sykt barn/barnepass Syk del av dag Får i stedet epost med opplysningene om sykefraværet All registrering av fravær skal fortsatt gå via HR-portalen som før, men går da direkte til fraværsgruppen Gevinst kommer raskere fram og legger til rette for tidsriktig saksbehandling hos fraværsgruppen