KVALITETSSIKRING AV FERIEOPPGJØR I JUNI

Transkript

1 KVALITETSSIKRING AV FERIEOPPGJØR I JUNI

2 Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni Hent opp «Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør» Formålet med sjekklisten er å sikre korrekt ferieoppgjør i juni Merk at sjekklisten er delt i to med aktiviteter som skal gjøres FØR første kjøring av junilønn og ETTER første kjøring (kontrollperioden)

3 Mai/Juni Aktiviteter som skal gjøres FØR første kjøring av junilønn: Punkt 1.1 Kontroll og korrigering av årets feriekvoter Punkt Kontroll og ferieomregninger av årets feriekvoter

4 Sjekkliste punkt 1.1 Kontroll og korrigering av årets feiekvoter: YHR_FRAV10, variant CUS&OPAL01

5 Sjekkliste punkt 1.1 Kontroll og korrigering av årets feriekvoter:yhr_frav10 Vi anbefaler et spesielt fokus på ansatte som: nylig har hatt stillingsendring er i permisjon i juni måned fratrer i juni måned har overgang til annen statlig virksomhet har fungering i juni måned hadde foreldrepermisjon med uttak av 80 % dekningsgrad i opptjeningsåret har fått høyere lønn i samme stillingsprosent

6 Sjekkliste punkt 1.1 (2) Ansatte som nylig har hatt stillingsendring Feriedagene korrigeres ut fra hva den ansatte har feriepengedekning for

7 Sjekkliste punkt 1.1 (3) Ansatte som er i permisjon i juni måned Feriedagene korrigeres ut fra hvor mange feriedager den ansatte skal avvikle senere i ferieåret. Dersom den ansatte ikke returnerer fra permisjon i ferieåret, bør feriekvoten vurderes å settes til «0»

8 Sjekkliste punkt 1.1 (4) Ansatte som fratrer i juni måned Feriedagene korrigeres ut fra hvor mange feriedager den ansatte skal avvikle av årets feriekvote.

9 Sjekkliste punkt 1.1 (5) Ansatte med overgang til annen statlig stilling i juni måned Begynner i ny virksomhet 1. juni: Ferieoppgjøret foretas av den nye virksomheten Begynner i ny virksomhet 2. juni til 30. juni: Ferieoppgjøret foretas i den virksomheten den ansatte slutter i (Ved feil årsakskode i saksgangen uteblir ferietrekket)

10 Sjekkliste punkt 1.1 (6) Kontroll og korrigering av årets feriekvoter Ansatte som har fungering i juni måned Ved fungering i høyere stilling, for en periode som omfatter juni, er det viktig å velge riktig lønnart i IT0509 (IT0014) LA1130 «Stedfortredergodtgj. kort» gir ferietrekket beregnet på lønn i høyere stilling. LA1128 «Stedfortredergodtgj. dager» gir ferietrekk beregnet på lønn i ordinær stilling. Gjelder fungeringen en ledig stilling skal LA1130 benyttes.

11 Sjekkliste punkt 1.1 (7) Ansatte som hadde foreldrepermisjon med uttak av 80 % dekningsgrad i opptjeningsåret Feriedagene korrigeres ut fra hva den ansatte har feriepengedekning for. Ansatte har ikke rett på sikringsbestemmelsen

12 Sjekkliste punkt 1.1 (8) Ansatte som har fått høyere lønn i samme stillingsprosent Feriedagene korrigeres ut fra hva den ansatte har feriepengedekning for. Årets feriekvote (kvotetype 30) settes til «full» ferie hvis den ansatte har rett på sikringsbestemmelsen

13 Sjekkliste punkt 1.3 Foreta en kontroll og en automatisk ferieomregning ved hjelp av rapport: «YHR_FERIEOMREGNING Omregning av ferie ved endret arbeidstid» Ta ut rapporten (første gang i test) for å identifisere ansatte som skal ha sine feriedager omregnet på grunn av endret arbeidsplandregel/antall arbeidsdager i uken. Rapporten kan kun benyttes ved midlertidig stillingsendringer.

14 Sjekkliste punkt 1.3 (2) Kontroll og omregning av årets feriekvoter Dato for tildeling av feriekvotene bestemmer fra hvilken dato rapporten bør kjøres. Rapporten identifiserer ikke: Turnusansatte med «dummy»- arbeidsplaner Ansatte som har endret stillingsandel med uendret arbeidsplanregel/antall arbeidsdager i uken

15 Sjekkliste punkt 1.3 (3) Utklipp fra YHR_FERIEOMREGNING resultat av testkjøring: I de rød-markerte kolonnene kommer forslag til omregning For kontroll benytt grunndata i SAP

16 Sjekkliste punkt 1.3 (4) Utklipp fra YHR_FERIEOMREGNING resultat av testkjøring: Ny post fra : Ansatt går fra 5 dagers uke og ned til 3,5 dagers uke. Programmet kan ikke komme med forslag til omregning da det er blitt «forbrukt» feriedager på kvoten(e) for omregning. Nødvendig med bruk av «hengelås» på forbrukte feriedager før manuell omregning

17 Sjekkliste punkt 1.3 (5) Utklipp fra YHR_FERIEOMREGNING resultat av testkjøring Ny post fra : Ansatt går fra 5 dagers uke og ned til 4 dagers uke. Programmet kan ikke komme med forslag til omregning. Nødvendig med manuell omregning.

18 Sjekkliste punkt 1.4 Utklipp fra YHR_FERIEOMREGNING Dato for tildeling av feriekvoten bestemmer fra hvilken dato rapporten bør kjøres. Forutsetninger for «automatisk» ferieomregning: Gjelder midlertidig stillingsendring som tidligere ikke er blitt omregnet Alt ferieforbruk opp til endringsdato for ny arbeidsplanregel er registrert Alltid krav til manuell ferieomregning: «Dummy» arbeidsplaner og varig stillingsendring

19 Mai/Juni Aktiviteter som skal gjøres ETTER første kjøring av junilønn (kontrollperioden) dag 2 4 i kontrollperioden «Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør» punkt 2.1 Kontroll av lønnsresultatet etter første kjøring «Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør» punkt og punkt 2.7 Dag 2: torsdag Dag 3: fredag Dag 4: tirsdag 06.06

20 Sjekkliste punkt 2.1 Foreta ny kontroll og ferieomregning (for andre gang) Dato fra forrige rapportkjøring bestemmer dato for når rapporten bør kjøres Ferieomregning utføres på ansatte som ikke var med på første rapportkjøring (sjekkliste punkt 1.4) Samme forutsetninger for omregning som tidligere

21 Sjekkliste punkt 2.2 Kontroll av lønnsresultatet etter første kjøring Hjelp å identifisere ansatte med avvikende ferieoppgjør Kjør rapport «PC00_M99_CWTR» med variant «CUS&OPAL77» Rapporten overføres til Excel-dokument (format XLSX) for lagring og benyttes for videre aktiviteter i henhold til sjekklisten punkt

22 Sjekkliste punkt 2.3 Identifiser alle med negativt ferieoppgjør (Feriepengene dekker ikke feriedager med lønn) Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres direkte i IT2006 Korrigeringer av opptjeningsinformasjonen utføres i IT0015

23 Sjekkliste punkt 2.4 Identifiser alle med «Null» i ferieoppgjør dag 2 og dag 3 Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres direkte i IT2006 Sikringsbestemmelsen: Kvotetype 30 må ha verdi på 5 ferieuker Korrigeringer av opptjeningsinformasjonen utføres i IT0015 Sikringsbestemmelsen: For lærere benyttes i tillegg lønnart «9520» i IT0015.

24 Sjekkliste punkt 2.5 Identifiser alle med svært høye beløp dag 2 og dag 3 Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres direkte i IT2006 Korrigeringer av opptjeningsinformasjonen utføres i IT0015

25 Sjekkliste punkt 2.7 Korriger alle feil siste frist dag 4 = 6.juni 2017 Vær tilgjengelig for DFØ når aktivitetene utføres i henhold til «Sjekklisten»

26