Praktisk informasjon. Evakuering ved brann Tilgang/adkomst til lokalene Mulighet for å røyke Toaletter Kaffe/te Lunch. Andre praktiske spørsmål?

Transkript

1 RAPPORTER

2 Praktisk informasjon Evakuering ved brann Tilgang/adkomst til lokalene Mulighet for å røyke Toaletter Kaffe/te Lunch Andre praktiske spørsmål?

3 Kursinnhold Generelt om rapporter Noen spesifikke rapporter Ad Hoc Query Egen tilgang, bestilt av dere før kurset

4 Kursoversikt Målgruppe Ansatte som jobber med uttak av rapporter hos virksomheten Krav til forkunnskaper For å få fullt utbytte av kurset anbefales det at deltakerne er godt kjent med grunnstrukturene i DFØs lønnsløsning. Mål Presentasjoner At deltakerne skal forstå de grunnleggende prinsippene som ligger til grunn for å opprette rapporter i SAP At deltakerne skal vite hva en variant er, og kunne bruke varianter på en hensiktsmessig måte At deltakerne skal vite forskjellen mellom en variant og et oppsett At deltakerne skal kunne lage spørringer i ad hoc og bruke verktøyet på en hensiktsmessig måte Presentasjon av kursdeltakere, inkludert forventningsavklaring

5 Ulike typer informasjon ulike metoder Hva vil du vite, ha informasjon om? Informasjon om: en enkelt person? en organisasjonsenhet? et spesielt utvalg personer? Hvordan ønsker du å presentere informasjonen? ingen formkrav som en liste som en tabell som en grafisk fremstilling

6 Hva skal du bruke rapporten til? Årsrapportering Benchmarking Lønnsledelse Budsjettering Statistikk Styringsinformasjon

7 Hva kan vi rapportere på?

8 Hva kan vi rapportere på Forutsatt at det er registrert i SAP

9

10

11 Sentrale begreper for avgrensning ved kjøring av rapporter Strukturell avgrensning Dato/periode Ansettelsesstatus Medarbeidergruppe og -undergruppe

12 Rapportverktøy Rapporter DFØ har laget Rapporter SAP har laget

13 SAP-Bibliotek/brukerdokumentasjon

14 Hva er det første en må ta stilling til når en skal bestille en rapport? Trenger jeg informasjon om: En enkelt person? En organisasjonsenhet? Et spesielt utvalg personer? Hvordan ønsker jeg å presentere informasjonen? Ingen formkrav Som en liste Som en tabell Som en grafisk fremstilling

15 Rapportbestilling Velg rapport fra brukermenyen Eksempel: S_AHR_ Medarbeiderliste (Variant CUS&OPAL01)

16 Rapportbestilling Periode: Person- og datautvalg Utvalg Periode for personutvalg Datautvalgsperiode Hvilke personer du vil ha med basert på perioden du har oppgitt. For hvilken periode utvalget skal være gjeldende For hvilken periode du ønsker å se utdata fra

17 Rapportbestilling utvalg Sett inn hvem rapporten skal vise data om Skal rapporten tas ut på flere verdier, velg ikonet

18 Rapportbestilling spesifikke utvalg I for eksempel S_AHR_ Medarbeiderliste kan du begrense rapporten til å kun gjelde ett kjønn eller helt ned på en enkelt person

19 Rapportbestilling Flere utvalg (1) Avhengig av type rapport vil det ofte ligge flere muligheter for å begrense rapporten Flere utvalg Benyttes til å hente frem flere kriterier

20 Rapportbestilling Flere utvalg (2) Mulige kriterier og de som allerede er tilgjengelig

21 Rapportbestilling - Sortering Sorteringsfelt viser hvilken sortering som er valgt I eksemplet er det valgt Stillingsgruppe Sorteringsmuligheter viser hvilke alternativer som finnes

22 Rapportbestilling Org.struktur Hukes det av slik som bildet viser, vil kun avdelingen som er markert, og ikke de underliggende nivåene, bli med i spørringen Bruk knappen «merk deltre»

23 Hva er en variant En variant inneholder bestillingsparametere som skal benyttes når programmet kjøres. Det kan lages varianter til de fleste programmer i SAP. Hvis du har fylt ut et bestillingsbilde og ønsker å ta vare på dette fordi du skal bruke akkurat dette bestillingsoppsettet senere, kan du lagre dette som en variant. Alle brukere har lov til å opprette sine egne varianter. DFØ har også laget en rekke ferdig utfylte varianter som du kan benytte. Alle varianter er tilgjengelige for alle brukere på klienten.

24 Hvorfor bør vi bruke varianter? Hovedgrunnen til at en bruker varianter er fordi det er en effektivisering av arbeidsprosessen. Egne varianter er en individuell justering på rapporter som gjør at du får tatt ut samme rapporten uten å måtte bygge den opp på nytt hver gang du skal kjøre rapporten. CUS&OPAL-variantene lages og vedlikeholdes av DFØ. Det anbefales å bruke CUS&OPALvarianter da disse er kvalitetssikret av DFØ. CUS&MSS-variantene er de variantene som tas over til leder selvbetjening. Sjekklistene inneholder ofte referanse til CUS&OPAL varianter og dette er for å kvalitetssikre kontrollen som blir gjort av virksomheten. Når du har hentet frem en variant, kan du gjøre tilpasninger i bestillingsbildet. Deretter kan du lagre en ny variant

25 Hente frem en lagret variant Bruk ikonet: Hent inn variant (Skift + F5) Ta bort din egen signatur Klikk på klokke (utfør/f8) Dobbeltklikk for den varianten du ønsker å bruke

26 Du kan også lage din egen variant Når du har fylt ut ønskede parametere, klikk på lagre Gi deretter varianten et navn Variantnavnet skal inneholde både firmakode + initialer For eksempel: 1000_ELWA I tillegg skal det skrives inn en kort beskrivelse Når du krysser av for Beskytt variant, er det bare du som kan endre varianten, men den vil være tilgjengelig for alle brukere i din klient

27 Du kan slette din egen variant Varianter som du ikke lenger benytter skal slettes Varianter som ikke er lagret på riktig måte, kan bli slettet av DFØ sentralt 2) 1) Velg Gå til\varianter\slett. 2) Dobbeltklikk på variant som skal slettes 3) Sjekk at Bare i aktuelle klienter er krysset av og klikk på Fortsett

28 Oppgave 1 Lag en ny variant og slett en variant Bruk transaksjonskode YHR_PA_ANS_LONN - lønnsinfo på ansatte Velg variant cus&opal01 Legg inn personalområde/firmakode. Ta stilling til avgrensninger i spørrebilde. (PS! Har du brukt for flere valg, gå til Utvalgsfelt ). Se på resultatet med å trykke på klokka - utfør. Gå tilbake med tilbakeknappen, for deretter å lagre varianten. Kontroller at varianten er lagret ved å trykke på Hent inn variant. Slett varianten (se beskrivelse i kursdokumentasjonen). Kontroller at varianten er slettet ved å trykke på ikonet Hent inn variant

29 Oppgave 2 - Lag en ny variant og slett en variant Bruk transaksjonskode PT_QTA10 - Informasjon om fraværskvote. Hent opp en cus&opal03 restferie inneværende år Sjekk hva som er lagt inn av begrensninger Legg til eventuelle ønskede avgrensninger og kjør rapporten Sjekk restferie fra forrige år, benytt Annen periode og legg inn datoer, kjør rapporten Lagre varianten. Husk at variantnavnet alltid skal starte med ditt firmanummer og deretter initialer Kjør rapporten en gang til og bruk din nye variant Slett varianten du nettopp har lagret

30 Oppsett Oppsettet til en rapport er hvordan rapporten fremstår, både med tanke på hvilke felter som vises, og layout på de viste feltene. Endre oppsett (Ctrl+F8) Velg oppsett (Ctrl+F9) Lagre oppsett (Ctrl+F10) Dette nye oppsettet kan lagres og tas frem for senere bruk

31 Endre oppsett - Kolonneutvalg Klikk på redigeringsknappen og du vil få opp mulige valg avhengig av rapporttype I en HR-rapport får man opp disse mappekortene

32 Endre oppsett - Kolonneutvalg Valgene for en lønnsrapport ser slik ut: (PCP0 er en lønnsrapport)

33 Endre oppsett Sortering Du kan sortere rapporten ved hjelp av ikonene Eller legge inn ønskede valg ved å benytte mappekortet Sortering Her sorteres det først etter etternavn, deretter etter fornavn

34 Endre oppsett Summering Noen rapporter har ikonene sum og delsum Klikk på kolonnen du ønsker delsum av, for eksempel per lønnart Klikk deretter på ikonet delsum og du vil få sum per lønnart

35 Endre oppsett Filter Du kan sortere rapporten ved hjelp av Eller bruke mappekortet Filter Legg inn ønskede kriterier og klikk deretter på trakten

36 Endre oppsett Filter Legg inn ønskede filter Klikk på grønn hake

37 Endre oppsett Filter Marker ønsket kolonne og klikk på filterknappen Legg inn filter og klikk grønn hake Ønsker du å filtrere etter flere kolonner, klikk på ny kolonne og deretter filterknappen Slett filter og de filter som er lagt inn forsvinner

38 Endre oppsett Presentasjon Dere kan endre utseendet på HR-rapportene ved hjelp av mappekortet Presentasjon

39 Lagre oppsett Legg inn kortnavn Legg inn beskrivelse Ønsker du at oppsettet ikke skal være tilgjengelig for andre, start Brukerspesifikk Beskrivelsen kan maks inneholde 30 tegn kortnavnet med B, samt kryss av for

40 Slette et oppsett Velg Innstillinger\Oppsett\Administrer Merk det oppsettet du ønsker å slette, og trykk på søppelbøtta Husk å lagre, først da bekrefter du at rapporten er slettet

41 Velg oppsett Trykk på ikonet for valg av oppsett Merk det oppsettet dere ønsker å bruke og trykk på ENTER eller den grønne haka

42 Oppgave 3 Bruk transaksjonskode YHR_PA_ANS_INFO Ansattinfo, cus&opal02 Sett inn aktuelle bestillingsparametere som avgrenser spørringen din og kjør rapporten Velg redigeringsikonet Endre oppsett og lag en rapport som inneholder følgende kolonner: Ansattnummer Fornavn Etternavn Fødselsdato Organisasjonsenhet Stillingsgruppebetegnelse Kolonnene Fornavn og Etternavn skal stå helt til venstre Sorter rapporten på: Organisasjonsenhet Bruk filteret for en bestemt organisasjonsenhet

43 Oppgave 4 Bruk transaksjonskode YHR_PA_ANS_LONN - Lønnsinfo på ansatte, cus&opal01 Sett inn aktuelle bestillingsparametere som avgrenser spørringen din. Kjør rapporten. Evalueringsperiode I dag Bruk redigeringsikonet og lag en rapport som inneholder følgende kolonner: Ansattnummer Ansattnr navn (Tekst: Ansattnummer) Type tariffavtale (Tekst: Type tariffavtale) Tariffområde (Tekst: Tariffområde) Tariffgruppe Lønnstrinn Lønnart (tekst) Beløp (lønnartbeløp) Dellønnsprosent Stillingsgruppe betegnelse Summer linjen for beløp 0008 og delsummer på ansattnummer for å finne samlet lønn (årslønn+tilleggslønn)

44 Behandle rapport Etter at man ha kjørt en rapport har man flere valg for eventuelt å behandle rapporten videre Velger man så får man en forhåndsvisning av hvordan en utskrift av rapporten vil se ut Velger man kommer man direkte inn i Excel i SAP Her kan man behandle og lagre rapporten som man vil, men man må altså jobbe i Excel via SAP På noen rapporter får man istedenfor. Dette er som regel fordi excel-rapporten har et spesielt oppsett. I slike tilfeller åpner den seg ikke direkte i SAP, men må lagres og så åpnes eksternt

45 Lagre rapport til fil Bruk dette ikonet når dere skal lagre en rapport til fil Dere kan velge mellom følgende formater: Dersom målet er å eksportere filen til Excel er det best å velge «Tekst med tabulatorer». Dette kan enkelt importeres via excel sin import-funksjon:

46 Lagre rapport til fil Klikk her Velg hvor rapporten skal lagres Gi rapporten et navn

47 Bestille bakgrunnskjøring av rapport De aller fleste jobber kan kjøres i bakgrunn Store rapportspørringer bør kjøres i bakgrunn En jobb som kjøres i forgrunn (vanlig måte), vil bli avbrutt etter 20 min. Dette skjer ikke ved kjøring i bakgrunn Ved kjøring i bakgrunn kan du også bestille kjøring utenom normal arbeidstid Belastningen på systemet er da mindre Starttidspunkt angis ved bestilling

48 Generelt om rapporter i SAP HR Kjøre rapporter i bakgrunnen Velg Utfør i bakgrunnen 2. Velg utdataenhet, trykk grønn hake for utfør 3. Velg Direkte (evt. gitt tidspunkt) 4. Lagre til slutt

49 Hente frem en bakgrunnsjobb En ferdigkjørt rapport kan hentes frem via transaksjonskoden SP01/SP02 Oversikt over utskriftsjobber Klikk for å åpne rapporten

50 Noen spesifikke rapporter

51 Noen spesifikke rapporter Sykefraværsstatistikk (YHR_SYKESTAT) Rapport for statistikk om sykefravær Fraværsliste (YHR_FRAV) Rapport som viser alt av fravær Fraværskvoter (YHR_FRAV10) Viser ferierettigheter for en eller flere ansatte Tidsevaluering meldinger (PT_BAL00) Rapport som viser tidsevalueringsmeldinger Årsverk (YHR_AARSVERK) Rapport som viser ressursinnsats målt i årsverk Lønnartrapporten (PC00_M99_CWTR) Rapport som viser lønnsresultat YHR_PCP0 Lønnsjournal som viser detaljer fra lønnskjøringen

52 YHR_SYKESTAT Gir detaljert informasjon om sykefraværsstatistikk i virksomheten. Mange tilgjengelig utvalgskriterier Fungerer litt annerledes enn andre rapporter Sterk sammenheng mellom utvalgsvariant og visningsvariant. Her anbefales det på det sterkeste å bruke eksisterende varianter og oppsett heller enn å forsøke å lage egne.

53 YHR_SYKESTAT Det er tre hovedsakelige varianter, som gir hvilket nivå informasjon skal beregnes for: Organisasjonsenhet Kostnadssted Person Når vi velger variant må vi tenke litt på hvilken informasjon det er vi trenger Noe informasjon vil eksempelvis kun eksistere på personnivå: Kjønn Heltid/Deltid Dersom man er usikker, er det mulig å sjekke oppsettene for å se hvilket som passer best til det man er på jakt etter

54 YHR_SYKESTAT Sykefraværsstatistikken har et stort utvalg av oppsett. Valg av oppsett bestemmer hvilken informasjon som blir presentert For at oppsettene skal fungere skikkelig, må de brukes sammen med riktig variant: CUS&ORG : CUS&OPAL01 Per organisasjonsenhet CUS&KOST : CUS&OPAL02 Per kostnadssted CUS&PERS : CUS&OPAL03 Per person Dersom man forsøker en ugyldig kombinasjon, vil man få feil resultat. Oppsett gir en god beskrivelse av hva som kommer ut av rapporten. Velg gjerne oppsett først, og hent så varianten som svarer til det oppsettet.

55 Oppgave 5: A: Hent ut en oversikt over fravær fordelt på menn og kvinner, heltid og deltid. B: Hent ut en oversikt over sykefraværsprosent fordel på organisasjonsenhetene. C: Hent ut en oversikt over annet fravær per koststed

56 YHR_FRAV Fraværsliste, som viser alle typer fravær Fraværet kan enten bestemmes via en variant, eller legges rett inn i bestillingsbildet i feltet «fraværstype»

57 YHR_FRAV Eksempel: Variant CUS&OPAL03 «Sykt barn hittil i år». Viser dagene med sykt barn og samlede dager i løpet av året

58 Oppgave 6: Ta ut rapporten med variant CUS&OPAL05 «Permisjoner ikke avsluttet» for deres firma for å se aktive og fremtidige permisjoner

59 Tidsevaluering meldinger Transaksjonskode: PT_BAL00

60

61 YHR_FRAV10 Rapporten lister ferierettigheter for en eller flere ansatte, inneværende år.

62 YHR_FRAV10 Eksempel: feriekvoter inneværende år.

63 Rapport for årsverk (YHR_AARSVERK) Dette er en rapport som viser ressursinnsats målt i årsverk

64 Rapport for årsverk Definisjon og forutsetninger for beregning av årsverk: Ett årsverk defineres som en person i 100 % stilling i et helt år Timetall som utgjør et årsverk vil variere for ulike medarbeidergrupperinger. F.eks. vil timetall pr periode være lavere for turnusansatte

65 Rapport for årsverk Definisjon og forutsetninger for beregning av årsverk: Antall månedsverk beregnes ut fra antall timer pr. måned i IT0007. Antall årsverk beregnes som sum av månedsverk i valgt periode, delt på antall måneder i utvalgsperioden. Årsverksberegningen reduseres ikke av ferieuttak eller avspasering av fleksitid, overtid/reisetid til avspasering. Årsverksberegningen reduseres for alt annet fravær 1 dag. Om fraværet/permisjonen er med eller uten lønn er uten betydning for beregningen.

66 Rapport for årsverk Brukerdokumentasjon for YHR_AARSVERK STI: Rapporter på tid -> Årsverk

67 Rapport for årsverk Bestillingsbilde Evalueringsperiode maksimum ett år, dog valgfri perioder Rapporten beregner kun årsverk for hele måneder Vi har valgt som standard å ikke ta med overtid/ekstratimer

68 Rapport for årsverk Rapportbilde

69 Rapport for årsverk Eksempel: Rapport for virksomhet i perioden , og en grafisk fremstilling Årsverk 346,44 334,33 327,6 322,69 321,43 319,

70 Lønnartrapporten (PC00_M99_CWTR) Kan brukes til å sjekke lønnsresultat på enkeltansatte, organisasjonsnivå eller for hele firmaet Viser kun avregnet lønn, altså kun det som har gått igjennom en kjøring Tar utgangspunkt i lønnarter (også systemlønnarter) I lønnsresultatet ligger blant annet standardvarianter som viser: Oppgaveplikt/avgiftsplikt Pensjonsgrunnlag/pensjonsinnskudd Forskuddstrekk Arbeidsgiveravgift Fagforeningstrekk, inkassotrekk, bidragstrekk osv. Saldo på trekksaldoer Negativ netto Netto utbetalt Reiseforskudd Feriepenger Refusjonsgrunnlag Brukes i sjekklister for lønn Kan også brukes til å lage rapporter på de fleste lønnsrelaterte spørsmål som handler om utbetaling

71 Lønnartrapporten (PC00_M99_CWTR) Lønnsavregningsgruppe må legges inn manuelt i bestillingsbilde Ved å trykke på «flere utvalg» får man tilgang til mange flere utvalgsmuligheter Koststed Status Stilling Organisasjonsenhet

72 Lønnartrapporten Rapporten har flere mulige måter å velge tidsutvalg på Dersom bestillingsbildet ser ut som det øverste eksempelet, velg «lønnsavregningsperiode» for å få et forenklet oppsett. Det er ikke noen fordeler av å bruke det kompliserte bestillingsbilde

73 Lønnartrapporten (PC00_M99_CWTR) Det finnes et omfattende utvalg av forhåndsdefinerte varianter Forskjellen på varianter har to faktorer: Hvilke lønnarter som er valgt Oppsettet for rapporten Begge disse kan endres Lønnarter og utvalg må endres i bestillingsbildet Oppsett kan endres både fra bestillingsbilde og inne i rapporten

74 Lønnartrapporten (PC00_M99_CWTR) Rapporten har mange forhåndsdefinerte oppsett Oppsettene har navn etter varianten de er designet for Alle oppsett kan allikevel brukes med alle rapporter

75 Lønnartrapporten (PC00_M99_CWTR) I enkelte rapporter kan det virke som at de mangler informasjon I slike tilfeller er det som regel fordi varianten er summert på et av feltene, og bare viser summen eller delsummer For å ta bort dette må man trykke på «Utvid» knappen Når dette er gjort kan rapporten summeres og delsummeres som uten at listen trekker seg sammen igjen Delsummeringer og summeringer vil påvirke hvordan en eksport til excel ser ut

76 Oppgave 7: Bruk variant CUS&AVSTC01F «C1 Total fordel» for å få totalsum på oppgavepliktig beløp i 2017 i deres firma. Bruk «oppsett»-knappen til å finne oppgavepliktig beløp per ansattnummer.

77 YHR_PCP0 Viktig del av rutinen for kontroll av lønn i kontrollperioden Tas ut to ganger En gang for å kontrollere lønnsresultatet En gang for å attestere lønnsresultatet Denne skal også arkiveres Tilgjengelig for både hoved- og bonus-lønnskjøringer. Lønnsavregningsbilagene forblir tilgjengelige i etterkant Viser viktige detaljer om alle lønnsutbetalinger for en gitt kjøring Hvilke utbetalinger som er gjennomført Kontering på utbetalingene Omfattende rapport Det er mulig å ta ut mer enn en kjøring om gangen Bør kjøres i bakgrunn Har eget tilrettelagt excel-format for eksport og etterbehandling

78 Denne versjonen av PCP0 er ganske lik, bortsett fra måten rapporten bestilles på YHR_PCP0 Rapporten har to visningsnivåer Konteringsnivå viser poster per hovedbokskonto Lønnartsnivå viser per ansatt, fordelt på lønnarter Visningsnivå bestemmer også hvilke oppsett som vil være tilgjengelige

79 For å bestille rapporten må man velge en kjøring som man vil hente frem Det er mulig å hente flere kjøringer på en gang Kjøringene som hentes må ha status 50, da dette er status for en gjennomført og lagret kjøring. Status sier noe om hvor i kjøringsprosessen bilaget er. Det er mulig å filtrere på status for å gjøre utvalgssiden litt mer oversiktlig. YHR_PCP0

80 YHR_PCP0 Fordelen med YHR_PCP0 over PCP0 er muligheten til å snevre inn søket Noen utvalgskriterier er kun tilgjengelig på lønnartnivå Rapporten kan kjøres i bakgrunn. I motsetning til PCP0 gjøres dette på vanlig måte.

81 YHR_PCP0 Den endelige rapporten gir oversikt over utbetalinger per lønnskjøring Summeres på beløp Kan delsummeres på de fleste feltene Kan delsummeres på flere underliggende nivåer via oppsett-knappen Eksempelvis etter kjøringsnummer, og så etter ansattnummer/kontering/lønnart På denne måten kan man hente fra flere kjøringer uten å blande resultatene

82 Ad-hoc-spørring

83 Ad hoc-spørring Muligheter Et brukervennlig verktøy for å lage egne rapporter basert på informasjon i SAP HR når standardrapporter ikke dekker behovet Ad hoc-spørring er nyttig for rapporter som trengs ved spesielle behov (ad hoc) eller som kjøres sjelden

84 Ad hoc-spørring Begrensninger Ad hoc-spørring kan kun brukes til å hente ut stamdata. Ingen «clusterdata,» eller aggregert data det vil si: Ikke avregningsresultater Ikke tidevalueringsresultater Ad hoc-spørring kan ikke kjøres i bakgrunn. Dette begrenser hvor omfattende Ad hoc rapporter bør eller kan være, da det finnes en tidsgrense på 20 minutter. Begrenset mulighet for å skreddersy utforming.

85 Ad hoc-spørring Forutsetninger for fagbrukere: Ad-Hoc er en egen tilgang, og gis ikke automatisk til fagbrukere. Tilgangen tildeles via rollen Z_AD_HOC_SPOERRING Det vil si at man ikke automatisk kan anta at brukere har denne tilgangen når man svarer. Når man bruker Ad hoc-spørring er man underlagt de samme autorisasjoner som brukeren ellers har Ad-Hoc er en rapport man setter sammen, og man bør derfor være godt kjent med: Infotyper, og hva som blir lagret av stamdata Standardrapporter og fremstilling

86 Ad hoc-spørring Før du starter spørringen bør du kontrollere at du har avgrenset spørringen på en hensiktsmessig måte Oppdager man at man har kjørt en for stor/åpen spørring kan man avbryte transaksjonen

87 Rapportverktøyet Ad hoc-spørring (S_PH0_ ) I dette eksempelet går vi inn på personaladministrasjon Velg HR: Personaladministrasjon (Z_OPAL_H2) Velg brukergruppe

88 Rapportverktøyet Ad hoc-spørring (S_PH0_ ) Marker infosettet Z_OPAL_HR_ADMIN_NEW og trykk Enter eller grønn hake Bruk alltid «NEW» infosettet, ikke det gamle. Det gamle mangler ganske mye informasjon som er tilgjengelig i det nye. Det nye er også en mindre belastning for systemet, som betyr at det også går fortere.

89 Opprette ny Ad hoc-spørring Bestillingsbildet er oppdelt i fem felter: 1. Bestillingsknappene Ny rapport, hent variant, ta ut rapport (utdata) 2. Feltutvalg Her velger du hva som skal brukes som utvalgskriterier og hvilke felt du vil ha med i den endelige rapporten 3. Kriterieområde Her skriver du inn de konkrete kriteriene Her kan du også gjøre andre avgrensinger på dato eller organisatorisk 4. Forhåndsvisningsfelt Lar deg gjør endringer uten å måtte gå inn i rapporten og så tilbake til bestilling Her kan du også sjekke antall treff på rapporten før du henter den ut

90 1. Bestillingsknappene Opprette en ny ad hoc-spørring (F4) Åpne spørring (F6) Start utdata (F8)- se på hvordan den endelige rapporten blir

91 2. Utvalg av felter i rapporten Utvalg Hvem vil vi se? Felter som blir lagt til utvalget, vil legge seg i området på høyre side. Her kan det legges inn kriterier for å styre hvilke data som kommer med på den endelige spørringen Utdata Hva vil vi se? Utdata bestemmer hvilke kolonner som kommer med i det endelige resultatet.

92 3. Kriterieområde Evalueringsmengde og periode Her kan man legge inn: A. Evalueringsperiode Her velger man hvilke periode spørringen skal gjelde for B. Evalueringsmengde Kan benyttes når spørringen skal begrenses på organisasjonsstrukturen

93 3. Kriterier Her legger du inn kriteriene dine. Det vil si verdiene du vil søke etter, innenfor kategoriene du valgte under utvalg. Poenget med skikkelig kriterier er å begrense datamengden i rapporten, slik at du kun får det du ønsker. Adhoc kan inkludere eller ekskludere verdier, men kan ikke gjøre begge deler på samme kriterieområde. Man kan ha flere kriterier i ett gitt utvalg. Da vil resultater kun måtte tilfredstille ett av kriteriene

94 4. Forhåndsvisning: Antall-feltet Her sjekker du antall treff din spørring fikk Klikk på «brille» for å se navn/ansattnummer på ansatte som er blitt med i spørringen din Merk at «Antall treff» feltet viser hvor mange ansatte som blir truffet av utvalget, og ikke hvor mange posteringer eller linjer den endelige rapporten har. Den endelige rapporten kan være mye lengre, ettersom det kan være mer enn ett datapunkt per person.

95 4. Forhåndsvisning Når man har lagt til kriterier og ønsket utdata, kan man trykk på for å få en forhåndsvisning av resultatene. Her kan man også endre på rekkefølgen til kolonnene. Det er også mulig å legge inn summering og delsummering i rapporten herfra. Dette er også mulig inne i selve rapporten. Til sist kan man velge om man vil at utdata skal vises som tekst, verdi, eller begge deler ved å høyreklikke på en kolonne.

96 4. Forhåndsvisning: Skifte mellom verdi og tekst 1. Mange typer utdata har mulighet for å vise resultatet som både verdi og tekst. Hva som vises kan endres fra forhåndvisningen i bestillingsbildet, ved å dobbeltklikke på den aktuelle kolonnen Det kan ikke endres når man er inne i selve rapporten. 2. De fleste utvalgsfelter ser etter verdier, ikke tekst. Hvis man ikke ser eller vet verdien man er på jakt etter, kan man sette feltet som et visningsfelt med både verdi og tekst uten å bruke det som et utvalgskriterium. Da kan man plukke ut de verdiene man vil spørre på fra resultatet og legge dem inn i kriteriene.

97 Lagre en ny ad hoc-spørring 1. 1) Klikk på Lagre (Ctrl+S) 2. 2) Lagre spørringen med navn og tittel Navn legg inn firmakode, ID og løpenr (f.eks TRKO_01) Tittel - legg inn en tekst som beskriver rapporten Ad-Hoc har utrolig mange lagrede varianter fra forskjellige brukere, så det er veldig viktig å overholde navnestandard for å holde utvalget fremkommelig. DFØ kan slette rapporter som ikke overholder navnestandard uten forvarsel. 3. Trykk på for å lagre spørringen

98 Kjøre eksisterende Ad hoc-spørring For å kjøre en eksisterende spørring, trykker man først på mappe-knappen øverst til venstre Man får da opp en liste over eksisterende spørringer. Denne listen er veldig lang, så det er ofte nyttig å bruke søkefunksjonen for å finne frem til riktig spørring. Når man har funnet spørringen man er på jakt etter, markeres den i listen, og så trykker man på

99 Kjøre eksisterende spørring Sjekk at inndata er riktig. I eksisterende varianter kan det ofte allerede være inndata i kriterieområdet, og denne kan være utdatert Gjør eventuelle endringer du ønsker på spørringen Som med andre rapporter, står man fri til å justere spørringen når den er hentet frem Skal du lagre den etter du har gjort endringer, må du lagre det som en egen variant dersom det ikke er din variant i utgangspunktet. Kjør rapport på vanlig måte

100 Slette en lagret spørring Gå inn på vanlig måte med transaksjonskode S_PH0_ (Ad-Hoc-spørring) Klikk på knappen Åpne spørring, finn frem til den rapporten som skal slettes og marker denne Åpne sden aktuelle spørringen. Trykk på «Spørring» i kommandolinjen, og velg «Slett mal,» eller trykk skift+f2. Bekreft slettingen på begge dialogboksene som kommer opp.

101 Tips og Triks Det er mulig å bruke piltastene for å navigere listen. Høyre/Venstre brukes for å ekspandere eller legge sammen mappene med infotyper Tabulator brukes for å skifte mellom inndata og utdata, og mellomrom brukes for å huke av Man kan velge «Feltkatalog» ved å trykke på «Feltgrupper» knappen. Da får man alle mulige utvalg i en lang liste. Dette aktiverer også filter-knappen som vist i bildet. Da kan man filtrere bort alt unntatt en valgt infotype Det er mulig å lagre varianter på globalt område. Da blir de tilgjengelige på alle klienter. De vil fremdeles kun kunne hente informasjon fra klienten man er pålogget.

102 Oppgave 8 Lag en rapport for følgende ansatte: Firmakode = Din firmakode Ansettelsesstatus = 3 Medarbeidergruppe = 1 Lønnstrinn mellom 50 og 60 (nøkkelfelt) (IT0000) (IT0001) (IT0008) Få følgende informasjon om disse ansatte: Ansattnummer Lønnstrinn Arbeidsplanregel Kostnadssted (nøkkelfelt) (IT0008) (IT0007) (IT0027)

103 Oppgaver 9-11 Oppgave 9: Lag en rapport som viser bankkontonummer til alle aktive ansatte (IT0009) og viser hvem av de ansatte som jobber under hvilken organisasjonsenhet Oppgave 10: Lag en rapport som viser alle som har vært 100% sykemeldt (fraværstype 110) i løpet av 2017 og som viser datoene på sykemeldingene (første og siste gyldighetsdato) Oppgave 11: Lag en rapport som viser kvoten for velferdspermisjon til alle aktive ansatte (med ansattnummer og navn) som ligger med mindre enn 12 dager