Fagbrukerinnsikt HR og lønn. Brukerveiledning

Transkript

1 Fagbrukerinnsikt HR og lønn Brukerveiledning

2 Innhold Fagbrukerinnsikt HR og lønn... 1 Brukerveiledning... 1 Innhold... 2 Generelt... 3 Pålogging... 3 Dashboard... 3 Generell bruk og utvalg... 5 Eksport av data Analyse- og rapportområder Personal Lønn Sykefravær Fravær

3 Generelt DFØ faginnsikt er et analyseverktøy for fagbrukere som har som målsetning å gi deg en bedre oversikt over medarbeidere og organisasjon. Vi har laget denne brukerdokumentasjonen for å gå gjennom noen av funksjonene i den nye løsningen, og å forklare litt om tallene som ligger bak. Pålogging For å komme inn på DFØ fagbrukerinnsikt må du logge deg på DFØ sine systemer på vanlig måte. DFØ fagbrukerinnsikt kommer opp som en egen applikasjon når du har logget inn i DFØ-ID, via dfo.no Dashboard Ved første gangs pålogging anbefaler vi at du begynner med å trykke på «Dashboard.» Dette arket er et godt utgangspunkt for å navigere seg rundt i resten av rapportløsningen. I dette bildet blir du presentert med et utvalg av sentrale nøkkeltall for avdelingen din, og tre grafer som viser generelle inndelinger i de forskjellige analyseområdene. Herfra er det også enkelt å bevege seg videre til de mer detaljerte analysesidene som løsningen tilbyr. Nøkkeltallene på dashboardet vil alltid vise statistikk basert på de siste 12 måneder. DFØ Fagbrukerinnsikt gjør tilgjengelig inntil 5 år med data fra SAP, avhengig av hvor langt tilbake dataen i SAP strekker seg. Det er ikke noe standard tidsutvalg på de andre rapportene i løsningen. Derfor vil disse i utgangspunktet vise statistikk for hele den tilgjengelige perioden, med mindre du lager et utvalg som avgrenser dette. 3

4 Som du ser i bildet, har vi delt løsningen inn i seks områder: ORGANISASJON LIKESTILLING PERSONAL LØNN SYKEFRAVÆR FRAVÆR I tillegg til disse, finnes det også en rapport som viser timeregistreringer for dine ansatte. Hvert område er fargekodet slik at det skal være enkelt og intuitivt og velge riktig område for den typen analyse man vil ha. Disse fargene er gjennomgående i hele løsningen, slik at fargene alltid også indikerer hvilken type statistikk du ser. Ved å trykke på «gå til»-knappen i dashboardet, tas du videre til et analyseark. Disse arkene gir deg større mulighet til å analysere detaljer om dine medarbeidere. 4

5 Du kan også bevege deg mellom de forskjellige analysene og rapportene, ved å trykke på «Dashboard» knappen øverst til høre i visningen. På mange ark er det også flere visninger tilgjengelig inne i selve arket. I slike tilfeller vil enkelte områder på arket ha faner man kan velge mellom, for å se alternative visninger. Generell bruk og utvalg DFØ Fagbrukerinnsikt for HR og lønn bruker en løsning som heter QlikSense. Dette er den samme løsningen som DFØ bruker til å presentere Statsregnskapet på statsregnskapet.no. Vi har valgt å dele arkene våre opp i to generelle kategorier: Analyser er ark som bruker grafiske fremstillinger til å la deg sammenlikne forskjellige grupperinger av medarbeidere, se utviklingen av statistikker over tid, eller å visualisere 5

6 fordelinger av ansatte. Disse arkene er også gode utgangspunkt dersom du skal snevre inn utvalgene dine til et mer spesifikt sett med medarbeidere eller aktiviteter. Dette kan for eksempel være enkelte fraværstyper, aldersgrupper, kjønn eller stillinger. Rapporter er lister over ansatte og registreringer. Disse arkene er lagt opp for å gi deg en tabelloversikt over utvalget ditt, og lar deg også på en enkel måte eksportere disse oversiktene til andre databehandlingsprogrammer som for eksempel Excel. I DFØ Fagbrukerinnsikt ser du i utgangspunktet alt om alle medarbeiderne dine. Løsningen er lagt opp slik at alle elementer du ser på siden er interaktive. Ved å gjøre valg, enten ved å bruke filter- og inndatafeltene eller å trykke direkte i grafer og tabeller, kan du snevre inn valget slik at du ender opp med det utvalget av medarbeidere du ønsker. Alle valg du gjør påvirker statistikken du ser i visningen din, og gjelder på tvers av alle arkene. Det vil si at du kan gjøre utvalg i én analyse eller rapport, og så bevege deg over til et annet ark for å se statistikk på utvalget du har laget deg. Dersom du ikke ser muligheten til å gjøre det utvalget du ønsker i arket du er på, kan du definere utvalget i ett av de andre arkene, og så bevege deg tilbake for å se oppdaterte tall. I de neste delene av denne brukerdokumentasjonen går vi over de forskjellige måtene å lage utvalg på, samt hvordan du kan endre valgene dine. Valg via filter Det finnes mange forskjellige måter å gjøre valg på i DFØ Fagbrukerinnsikt for HR og lønn. Det aller meste kan trykkes på, og brukes til å fokusere analysen din mot en mer definert gruppe medarbeidere. Helt øverst på alle arkene, unntatt dashboard-arket, finner du filter-feltene. Dette er felter som kun brukes til å gjøre valg for når, og hva som skal tas med i rapporten. Tid- og periodevalg Øverst til venstre blant filter-feltene, finner du tid- og periodevalgene. I feltene «År» og «Periode» kan du velge hvilke år og perioder du har lyst å ha med i utvalget ditt. I filter-felter kan du trykke på feltet for å få opp en liste over tilgjengelige verdier. Så kan du velge de verdiene du ønsker. Trykk enten på den grønne knappen for å bekrefte valget, eller trykk utenfor valgområdet. Den røde knappen fjerner valget fra utvalget ditt. 6

7 De fire knappene til høyre bruker du for å velge hvilken periodevisning du vil ha. Dersom du velger «Tertialvis,» for eksempel, vi alle fremstillinger som går over tid vise tertialer. «Periodevalg» feltet vil da også la deg velge tertialer. Medarbeiderutvalg Disse feltene lar deg velge hvilke medarbeidere som skal være med etter medarbeidergruppe, personalområde/-delområde og organisasjonsenhet. Medarbeidergrupper sier noe om ansettelsesforholdet ditt, for eksempel om du er fast ansatt, midlertidig eller ekstern. Mederbaiderundergrupper sier noe om lønnsforholdet ditt, det vil for eksempel si om man har Fagbrukerlønn, timelønn eller lønn fra hovedlønntabell. Personalområder og delområder er begreper som noen virksomheter bruker for å beskrive hvor i organisasjonen man jobber. Organisasjon følger organisasjonsstrukturen slik som den ligger inne i SAP, og lar deg velge blant avdelinger og seksjoner i virksomheten. I feltene for «Medarbeidergruppe/-undergruppe» og «Organisasjon» er det mulighet for å drille ned gjennom flere nivåer. Denne muligheten er tilstede når feltet har en pil med tre streker på venstre side. 7

8 Dersom vi velger «Fast ansatte» her, og trykker på den grønne knappen for å bekrefte valget, kan vi trykke på filteret en gang til for å velge medarbeiderundergruppe. Valgene som er grå inneholder ikke noen resultater. Det vil variere fra felt til felt hvor mange nivåer det er mulig å drille seg ned gjennom. På medarbeidegruppe/-undergruppe finnes det kun to, men under organisasjon kan det finnes like mange nivåer som det finnes nivåer i organisasjonsstrukturen din. Tilleggsvalg for rapporten Under tid og periode, og medarbeiderutvalgene, vil det noen ganger ligge enda en linje med mer rapport-spesifikke utvalg. Disse varierer fra rapport til rapport, men fungerer helt likt som feltene for periode og medarbeidere. 8

9 Valg via grafer Det meste i DFØ Fagbrukerinnsikt kan trykkes på og legges til i utvalgene dine. Når du legger til utvalg, vil resten av visningen din oppdatere seg slik at det som vises gjenspeiler de valgene du har tatt. For eksempel har vi under trykket på aldersgruppen «40-49» i grafen: Alle nøkkeltallene og grafene har nå oppdatert seg slik at de kun viser data fra denne aldersgruppen. De aller fleste elementer kan trykkes på for å styre utvalget på denne måten. I noen tilfeller kan det være upraktisk å trykke på hvert enkelt punkt man vil ha med i utvalget sitt. Mange grafer har derfor en innebygget «Lasso» funksjon som lar deg merke flere datapunkter på en enkel måte ved å trekke en strek over området. Trykk først på grafen du ønsker å bruke Lasso-funksjonen i. Trykk så på lasso-ikonet øverst i bildet. Tegn en ring rundt området du vil merke, eller en strek som berører alle punktene du vil merke. Når du slipper musepekeren vil systemet utheve de datapunktene du har valgt. Disse valgene er nå med i utvalget ditt. 9

10 Valg via tabeller Det er også mulig å styre utvalgene sine gjennom tabeller. I tabeller er det bare å merke de verdiene man ønsker å bruke som filter, så lenge det ikke er en kalkulert verdi. Man kan ikke velge kalkulerte felter som filter, men det er mulig å sortere etter disse verdiene ved å trykk på overskriften til den kolonnen verdien ligger i. Valglinjen Når du har lagt til et valg, legger det seg som et kort helt øverst på skjermen. Alle valgene du gjør legger seg her, slik at du lett kan få oversikt over utvalget ditt. På denne linjen har du også mulighet til å redigere utvalgene. Hvert kort kan fjernes ved å trykke på. Det aktuelle valget blir da fjernet, og visningen vil umiddelbart oppdateres for å reflektere det nye utvalget. I tillegg har du tre knappen helt til venstre som gir deg ytterligere muligheter: - Angre - Tilbakefør - Fjern alle valg Dersom du gjør en endring du angrer på, kan du trykke «Angre» for å hoppe et skritt tilbake. Dersom du trykket på Angre ved en feil, kan du tilbakestille utvalget ditt ved å trykke på «Tilbakefør.» «Fjern alle valg» sletter alle kortene i valglinjen, slik at du kan starte på ny. 10

11 Det er også mulig å trykke på «Selections» helt til høyre i valglinjen for å få en utvidet visning av valgene du har tatt. Her utvides valgkortene til å vise hva du har valgt, og de mulige alternativene. Når du har utvidet utvalget sitt ved å trykke på «Selections», får du også mulighet til å snu valget slitt slik at du ekskluderer verdier heller enn å inkludere dem. For å ekskludere et utvalg må du først trykke på kortet til det valget du har lyst å snu. Trykk på de tre prikkene opp til venstre på kortet, og velg «Select excluded» blant alternativene som kommer opp. Utvalget vil nå snu seg, og du vil se at nå har kortet merket ut alle unntatt de som var merket i utgangspunktet. Disse er nå ekskludert fra utvalget. Her kan det også være greit å merke seg at enkelte alternativer, slik som «02 Hovedlønnstabell uten opprykk» i dette tilfellet, er merket i mørkegrå. Dette betyr at disse alternativene ikke vil gi noen resultater. Dette kan enten komme av at man ikke har noen medarbeidere som ligger i den aktuelle gruppen, eller at man har tatt andre valg som er i konflikt med det alternativet. 11

12 Dersom du får en konflikt som gjør at du ikke får noen resultater, anbefaler vi at du forsøker å fjerne valgene dine ett og ett med «Tilbake» knappen for å finne ut hvilket valg som gjør at du får null resultater. Du kan så tilbakeføre utvalget ditt med «Tilbakefør» knappen, for så å fjerne kun det valget som er i konflikt. Det å finne utvalg som fungerer er i praksis en øvelsessak, men det er ikke mulig å gjøre noe skadelig i DFØ Fagbrukerinnsikt for HR og lønn. Dersom du henger deg fast kan du bare fjerne utvalget ditt, og prøve på nytt. Bruk gjerne «Selections» knappen for å få en bedre oversikt over valgene dine, slik at du lettere kan se om det er noen åpenbare kilder til konflikten. Her er noen eksempler på valg som kan være i konflikt: Du har valgt motstridende medarbeidergrupper og undergrupper For eksempel dersom du velger medarbeidergruppen «Eksterne» og medarbeiderundergruppen «Timelønnede». Eksterne kan ikke være timelønnede. Disse to valgene er derfor i konflikt med hverandre og vil ikke få noen resultater. Du har valgt fraværsgruppen «Sykdom» og fraværskoden «Ferie med lønn» eller en tilsvarende ugyldig kombinasjon. Ferie med lønn er ikke et sykefravær. Dermed er disse valgene i konflikt med hverandre, og derfor kan du ikke få noen resultater. Du har valgt en kombinasjon av kriterier som ikke har noe overlapp. Dersom du for eksempel velger en aldersgruppe «62+» og så «Førstekonsulent.» Hvis virksomheten ikke har noen førstekonsulenter som er over 62 år, vil ikke utvalget gi noen resultater. Eksport av data All data i DFØ Fagbrukerinnsikt for HR og lønn kan eksporteres i excel-format. Det finnes to fremgangsmåter for å gjøre dette, avhengig av om informasjonen man vil ha ligger i en fane eller ikke. Dersom informasjonen ligger i en fane, kan du bare se etter eksport-ikonet oppe til høyre: 12

13 Informasjon som ligger i faner kan kun eksporteres i excel-format. Dersom du ønsker å hente ut selve grafen, må du derfor ta et skjermbilde, og klippe ut grafen derfra. I grafer og tabeller som ikke ligger i faner, kan du ta eksport ved å høyreklikke på den aktuelle grafen eller tabellen: Her få du også litt flere muligheter for hvilket format du ønsker. Det kan eksporteres som bilde, pdf-dokument (bilde), eller som data (excel-dokument). Når du har valgt formatet ditt, vil du få opp en lenke du kan trykke på for å laste ned filen: 13

14 Uansett hvilken fremgangsmåte du bruker, vil du få opp et utforsker-vindu som ber deg velge hvor du vil lagre filen. Filen har et automatisk generert navn som standard, så vi anbefaler at du velger et eget navn som er greit å huske. Analyse- og rapportområder Personal Personalanalyse-arket gir deg oversikt over demografier blant dine medarbeidere. Her er det greit å være obs på at fanene tilbyr flere måter å sammenlikne grupper av medarbeidere på. Under «Nasjonalitet» brukes feltet for nasjonalitet i SAP. Dersom alle medarbeidere kommer opp som norske, er det fordi de er registrert med norsk nasjonalitet når de ble registrert i SAP. Vi har integrert en medarbeiderliste i selve analysearket, men dersom du ønsker å ta ut detaljerte lister over medarbeidere anbefaler vi at du bruker personalrapport-arket. 14

15 Likestilling Likestillingsarket gir deg sentrale nøkkeltall i likestillingsstatistikken for din avdeling. Her er det lurt å merke seg at enkelte nøkkeltall-felter gir deg to tall, slik at du får oversikt over både menn og kvinner i din avdeling. Merknader til beregninger i disse arkene Ved beregning av nøkkeltallet Årslønn (Kvinner/Menn) er følgende følgende formel brukt: Gjennomsnittlig lønn kvinner / gjennomsnittlig lønn menn I nøkkeltallene er følgende grupperinger ekskludert fra beregningsgrunnlaget: Medarbeidergrupper: 8 - Eksterne med utbetaling 9 - Eksterne uten utbetaling X - Avvik eksterne med utbetaling Medarbeiderundergrupper: 04 - Timelønn på C-tabellen 15 - Timelønn på C-tabellen uten medlemskap i SPK 18 - Eksterne prosjekter post 21.1, timelønn 22 - Svalbard timelønnede på C-tabellen 30 - Pensjonister på pensjonistvilkår Lønnartene som inngår i beregningsgrunnlaget for lønn er: Årslønn 15

16 Årslønn Fagbrukerlønnstab Tilleggslønn årsbeløp 107A -Individuell lønn årsbel 108A -St.ansiennitet. Årsbel. 10SA -Årslønn Sjømenn *Beløp fra delte stillinger og fungeringer inngår ikke i beregningsgrunnlaget. 16

17 Lønn Tallene i Lønnsanalyse- og rapportene har de samme definisjonene som i personalanalyse- og rapportene, inkludert lønnarter og medarbeidergrupper. 17

18 Sykefravær Sykefraværsanalysen er laget spesifikt for å analysere sykefravær, og vil ignorere eventuelle valg av fraværsgrupper, undergrupper og typer som ikke faller inn i kategorien sykdom. På grunn av at regelverket som styrer beregningen av sykefravær er såpass sammensatt, har vi valgt å skille sykefraværsanalyse ut i et eget ark. Dette regner fravær på en litt annen måte enn arket «Fraværsanalyse», og derfor vil det ikke være mulig å få tallene til å være helt like på tvers av disse to arkene. Sykt barn Fraværstypen «Sykt barn» regnes ikke som sykefravær, og må derfor analyseres via arket «Fraværsanalyse.» Andel egenmeldt Feltet «Andel egenmeldt» viser hvor mange av sykefraværsdagene som er egenmeldte. Det beregnes på antall dagsverk, og ikke antall sykefravær. Antall fravær etter fraværets lengde Lengden på et fravær tar stilling til sammenhengende fravær. Dersom man for eksempel er egenmeldt i 3 dager, og så sykemeldt i 14 dager, vil egenmeldingen telle som et kortvarig fravær (3 dager). Sykemeldingen vil telle som et fravær utover arbeidsgiverperioden: = 17 dager. Antall fraværsdager vil ikke påvirkes, kun hvilken lengde-kategori fraværet blir talt i. Dette er for å passe på at lange fravær kommer i riktig kategori selv om de består av mange korte, sammenhengende fraværsforekomster. Arbeidsrelaterte fravær 18

19 I nøkkelfeltet «Antall arbeidsrelatert» er det oppført to forskjellige tall. Årsaken til dette er at feltet «Arbeidsrelatert» i SAP nylig ble standardisert til å kun inneholde «Ja» eller «Nei.» Før dette var feltet et fritekstfelt, hvilket betyr at det kunne stå hva som helst der. Dette er vanskelig for et datasystem å tolke. DFØ Fagbrukerinnsikt for HR og lønn tolker et «Ja» som arbeidsrelatert og et «Nei» som ikke arbeidsrelatert. Alle andre verdier tolkes som «Ukjent». Vi har valgt å presentere antall ukjente verdier som en egen verdi. Denne verdien kan for mange virksomheter være svært høy. Det vil være opp til Fagbrukere å vurdere sannsynligheten for at dette tallet inneholder flere arbeidsrelaterte fravær, og eventuelt ta høyde for dette. Inndata til dette via app og portal ble standardisert i midten av 2018, slik at denne statistikken vil være mer pålitelig med tidsutvalg i det siste året, og vil fortsette å bli mer pålitelig fremover. Fagbrukere kan fremdeles registrere andre verdier enn «Ja» eller «Nei» i dette feltet når de registrerer fravær direkte i kjernesystemet. For at dette feltet skal gi pålitelig statistikk anbefaler vi derfor at virksomhetene er konsistente når de registrerer innhold i dette feltet. Beregningsmåte Sykefraværsanalysen og rapporten er blant de mer komplekse arkene. Beregning av sykedager, avtalte dagsverk og sykefraværsprosent er lagt opp til NAV sin standard, som beskrevet i NAV sine retningslinjer. Disse kan du finne her: I noen tilfeller kan det være små avvik mellom tallene i DFØ Fagbrukerinnsikt for HR og lønn og tallene som fagbrukere får ut via kjernesystemet. I de fleste tilfeller er disse differansene ikke avvik, men forskjeller i utvalgskriteriene. DFØ Fagbrukerinnsikt for HR og lønn gjør ikke noen standardvalg på medarbeidergrupper eller medarbeiderundergrupper, og tar ikke stilling til kontering når den regner ut sykefravær. Eventuelle forskjeller vil i de alle fleste tilfeller falle bort fullstendig dersom man har samme utvalg. DFØ Fagbrukerinnsikt for HR og lønn og SAP har forskjellige tekniske fremgangsmåter på utregningene sine. DFØ Fagbrukerinnsikt for HR og lønn bruker gjennomsnittsberegning som fremgangsmåte for å beregne fravær i løpet av en periode. Dette kan føre til at det av og til oppstår avvik på noen brøkdeler av arbeidsdager i tilfeller der sykefraværet strekker seg utover utvalgsperioden. Disse avvikene vil i de aller fleste tilfeller være svært små, men enkelte situasjoner kan skape noe større avvik på enkeltmedarbeidere, som kan være utslagsgivende ved svært snevre utvalg. Dette skjer i hovedsak i sammenheng med mange og overlappende typer fravær, spesielt i situasjoner der summen av fraværet er over 100%. I noen tilfeller kan det også oppstå avvik der deltidsstillinger kombineres med delvis sykemelding. 19

20 I slike situasjoner må man vurdere om man kanskje vil ekskludere disse enkeltmedarbeiderne fra utvalget. Fravær Fraværsoversikten gir en fullstendig oversikt over alt fraværet blant dine medarbeidere. Grafen i midten viser hvor stor andel av dagsverkene i en periode som har gått bort på fravær. Du kan lett velge forskjellige fraværskategorier i grafen til høyre, eller spesifikke fraværskoder i filter-feltet til venstre. I motsetning til sykefraværsanalysen, er fraværsanalysen ganske enkelt bygget opp. Den regner ut fravær i dagsverk og avtalte dagsverk, og sammenlikner disse tallene for å komme frem til en prosent. Den er fremdeles gjennomsnittsberegnet, slik at det kan oppstå forskjellen på noen brøkdels dager når fravær strekker seg ut over utvalgsperioden. I noen tilfeller kan ansatte ligge med fravær på over 100 prosent i SAP. I slike tilfeller vil også fraværstallene i fraværsanalysen bli forskjøvet. Fraværsanalysen vil være riktig når man ser på en enkelt fraværstype, men den kan derfor avvike når man ser på flere, overlappende fraværstyper samtidig. 20