Mammut Bokskred. Instruks for oppdatering av mammutfil og tilhørende mammut-rutiner i CS-Web.

Transkript

1 Mammut Bokskred Instruks for oppdatering av mammutfil og tilhørende mammut-rutiner i CS-Web.

2 Page 2 of 18 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Mammut Bokskred AaGH BDR 3.0

3 Page 3 of 18 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 Forord:... 4 Før start:... 4 Viktige ting:... 4 Følgende endring skal gjøres i CS-Web... 5 BD03 oppsett av kampanjer OF03 oppsett av matriser... 5 Opprett lokasjon MAM14 i lokasjonstabellen (OF08)... 7 BD80 oppsett av rabattgrupper OF51 oppsett på leverandører... 7 Store bokstaver i varefilen... 8 BOK80 oppsett... 8 OF51 lese inn mammut filen OF50 bearbeide lister OF50 Utskrifter OF50 Oppdater Kortnummer for kasser og OF00/OF14/OF15/OF OF51 Sett oppsett på leverandører tilbake Rapportering under/etter salget BD44 på kampanje BD43 på lokasjon Annen informasjon Firmaer med flere butikker Endre startdato og sluttdato for kampanjepriser Varetelling / Kontrolltelling for svinn Alternativ 1: Manuell telling Alternativ 2: Telling med BHT skanner

4 Page 4 of 18 Forord: Denne instruksen er spesifikk for bokhandel, og alle henvendelser om dette må rettes til overnevnte din kontaktperson i kjeden, eller til Visma Retail Support på support.retail.no@visma.com Mammut varene blir lest inn som en ordinær kampanje med oppsett fra BD03. Tilbudsperioden er satt til ordinær tidspunkt for Mammut. Etter at mammut er ferdig vil prisene gå opp til ordinær pris. Instruksen legger inn lokasjonen «MAM14» på alle varer. Dette anbefales for å få en best mulig rapportering i etterhånd. Vær oppmerksom på at alle bilder er ikke oppdatert. Så det kan stå noen feil datoer, og lokasjon. OBS: Alle varer må kjøres varemottak på i OF15, BIM20 eller BIM30. Ellers blir statistikken feil. Hvis varemottak ikke gjøres, må inn-prisen i OF00 endres på alle titler. Før start: Tidsforbruk: Innlesning og oppsett: ca. 30 minutter Viktige ting: Instruksen bør gjøres i samme rekkefølge som hvert punkt. Husk å gjøre følgende i punkt OF51 etter at du er ferdig. Sett parameteroppsett på leverandør FS tilbake slik det sto før du begynte.

5 Page 5 of 18 Følgende endring skal gjøres i CS-Web BD03 oppsett av kampanjer. Trykk knappen for ny kampanje. Kampanjenummeret skal være: 8514 Husk at kampanje start «fra dato» også styrer overføringen til kassene. Dette kan settes til en dato som er tidligere enn 17/02/14. Dette er spesielt viktig ved forhåndsplukking til kredittkunder, og for at varene skal finnes i kassa før kampanjestart. Varen blir automatisk oppdatert med de riktige datoene for kampanjen. Skal man ha andre datoer må dette rettes med BD03. Se senere i instruks. OF03 oppsett av matriser Gå inn i OF03.

6 Page 6 of 18 Det må opprettes en egen matrise for mammut bøker, hvis dere ikke har dette fra før. I denne skal Mammut-nummeret inn. I eksempelet her bruker vi type 8. Hvis alle matriser er i bruk i din butikk, kan du benytte neste ledige nummer. Velg knappen «Ny» for å opprette ny matrise. Legg inn følgende oppsett. Noter opp det nummeret som brukes hos deg. Tekst = Mammutnr Spesifisering = M (Mammut) Alfa/nummerisk = A NB! Hvis matrisen har vært i bruk tidligere må data på denne matrisen slettes. Dette gjelder f.eks. hvis du bruker samme matrisenummer på mammut som i fjor. Da må du slette innholdet før du importerer den nye filen. Gå inn i OF03, bruk knappen MATRISE-RUTINER og velg avkrysning for List/Slett data fra en matrise. Oppgi matrisenr. fra forrige bilde, og bruk alternativet for sletting. Om ønskelig kan man velge kontrolliste hvis man er usikker på hva som ligger i matrisen.

7 Page 7 of 18 Opprett lokasjon MAM14 i lokasjonstabellen (OF08) Gå til Vedlikehold av lokasjoner (OF08) og legg til lokasjon MAM14. Kontroll mot lokasjonstabell er case-sensitiv så sørg for at den blir opprettet med STORE bokstaver. BD80 oppsett av rabattgrupper. Gå inn i BD80, Rutine «Rabatt-grupper (Bok)», og legg opp rabattgruppe «10». Velg «E» for å endre, og oppgi kode «10». Hvis den ikke finnes fra før legg den opp med «Ny» knappen. Eller dobbeltklikk på rabattgruppen, og legg opp som bildet nedenfor. Rabattsats blir snitt, og det er estimert til 46 %. OF51 oppsett på leverandører Gå inn i OF51 bruk knappen «Parameter» og velg leverandøren «FS». Gå til feltet «Lokasjon», og skriv inn teksten «MAM14». Gå til feltet «Overst.lokasjon» og skriv inn «J». Gå til feltet «Mammutmatrise», og oppgi matrisenummer fra OF03. Svar «J» på overstyre matrise i neste felt. Avslutt med «Lagre».

8 Page 8 of 18 Store bokstaver i varefilen Denne filen er lagt ut i små bokstaver. For å ikke få mix av store og små bokstaver i BD00, ber vi dere gå inn i BD80, Rutine for Systemparametere og påse at dette parameteret er satt: Resten av BD80 står som før. BOK80 oppsett Sjekk at dette er riktig oppsatt. Det må være utfylt med korrekte leverandør nr på de forskjellige «kort-navnene». Ja/Nei til DNBB betyr om det benyttes funksjon for at DNBB videresender ordre som er på vare-eiere som er definert som EGEN. «Profil bok» og «Profil vare» er ikke viktig i denne sammenheng, men kan gjerne fylles ut som over. Har du gjort noen endringer så svar «J» til å oppdatere.

9 Page 9 of 18 OF51 lese inn mammut filen. Gå inn i OF51, og skriv FS. Oppgi alternativ «Les inn data fra diskett/fil og angi filnavnet: /tmp/mammut (Pass på å bruke små bokstaver) Denne rutine er avhengig av hvilken kjede du er med i, og hvordan hovedkontoret legger ut dataene, det kan også hende at du må hente disse selv med alternativ 1. Trykk «OK». Hvis du får feilmeldingen «UKJENT FIL», venter du i fem minutter og prøver igjen. Systemet vil nå telle gjennom filen på vanlig måte. (Denne informasjon gjelder spesifikt for Libris kjeden som har en automatikk om at filen legges ut jevnlig.) For andre bokhandlere som styrer dette for eget selskap, må du være klar over at filen slettes når du henter den inn i OF51, slik at en kopi må legges inn hvis du gjør noe feil og må starte på nytt. Følgende 2 lister blir lest inn i systemet. Listen med «FS-data» skal oppdateres først. Denne inneholder alle varer med mammutnummer. Listen med «Mammut kampanje nr.: 8514» skal oppdateres til slutt. Denne legger opp varene i tilbudsregisteret. OBS: Dersom du her opplever å få færre antall i filen FS-data, eller eventuelt bare får over Mammut kampanjefilen, må du rydde vekk de andre filene du har liggende i OF50, og så lese inn mammutfila på nytt.

10 Page 10 of 18 OF50 bearbeide lister. Velg listen med «FS-data». Herfra er det samme rutiner som daglige/ukentlige kjøringer for FS-varer. De fleste har riktige beholdninger pga. varetellinger. Det er derfor viktig at man bruker beholdningsfeltet til å plukke ut bøker som man har i butikken. Merk alle varer i listen med menyfunksjonen, og oppdater deretter alle bøkene.

11 Page 11 of 18 OF50 Utskrifter Om ønskelig kan alle varer skrives ut. Dette gjøres med avkrysning i oppdateringen. Hvis man oppgir de samme parameterne som i eksempelet under, kommer det en utskrift av alle Mammut bøker man har beholdning på. Disse er sortert etter varegruppe/forfatter. Om ønskelig kan man sette «N» i beholdning. Man får da en komplett liste over alle bøker. Listen viser også hvilke beholdning man har.

12 Page 12 of 18 OF50 Oppdater Oppdater listen med menyfunksjonen og velg deretter det alternativ du ønsker, 1 = Oppdatering og sletting, mens 3 lar listen bli liggende igjen og må da slettes senere. Alle Mammut bøker skal nå finnes med riktige priser i BD00, og mammutpriser inne i tilbudsregisteret.

13 Page 13 of 18 Kortnummer for kasser og OF00/OF14/OF15/OF17 For å få et mest mulig effektiv bruk av mammutnummer anbefaler vi å legge inn kortnummer-/plu på alle varer. Vi anbefaler å bruke serie til dette. Gjør en kontrollsjekk at det ikke finnes varer på denne serien slik: Kjør OF608 på fra varenr: til varenr Listen som kommer ut skal ikke inneholde varer. Hvis den inneholder varer må disse flyttes/slettes. Alternativt kan du bruke en annen serie som er ledig. Hvis listen fra OF608 er tom, kjøres programmet BOK02 for å lage PLU nummer av mammutmatrisen. Programmet lager kortnummeret basert på serie-nr. + Mammutnr. Dette vil si at hvis serien som oppgis er og mammutnummeret er 364 vil kortnummer for alle programmer blir Hvis mammutnummeret er 1033 vil kortnummeret bli Kjør BOK02 med samme mammut-matrise som opprettet i OF03 tidligere i instruksen, og ønsket serienummer. Sjekk følgende tittel for å se at dette har gått greit:

14 Page 14 of 18 OF00, alternativ 2 OM EGET ROM, skal nå ha PLU og Mammutnr 213: OF51 Sett oppsett på leverandører tilbake For at neste innlesing fra FS ikke skal legges på samme lokasjon, må parameteroppsettet i OF51 settes tilbake. Gå inn i OF51 trykk PARAMETRE og velg leverandøren «FS». Gå til feltet «Lokasjon» og skriv inn teksten «FS2014» Gå til feltet «Overst.lokasjon» og sett «N» i feltet. Avslutt med «Lagre».

15 Page 15 of 18 Rapportering under/etter salget. BD44 på kampanje I programmet BD44 finner vi en kampanjestatistikk. Hvis man i tillegg kjører denne på utskrift har man også muligheten til å lage en bestselgerliste på bare mammutvarene. Husk å bruke bestselgerlisten tidlig i salget for re-bestilling av titler, der hvor dette er mulig. BD43 på lokasjon. Vareanalyse med kjøp, salg og fortjeneste vises best med statistikkprogrammet BD43. Bruk lokasjonsbegrepet for å plukke ut bare Mammut varene.

16 Page 16 of 18 Annen informasjon Firmaer med flere butikker Mammut kampanjen legges bare opp på butikken som kampanjen leses inn på. Dersom du har flere butikker under hoved firmaet, må du kopiere kampanjen over til andre aktuelle butikker. Bruk BD03, velg kampanje 8514 MAMMUT 2014 og velg knappen butikktilhørighet. Her krysser du av for de butikker som skal oppdateres. Etter at du har krysset av for de aktuelle butikkene velger du knappen «Send kampanjen til aktuelle butikker», og kampanjen sendes rett til kassene på de butikkene som ble avmerket i butikk-tilhørighet Endre startdato og sluttdato for kampanjepriser Kjør BD03 marker kampanje 8514 MAMMUT 2014 og trykk <Enter>. Legg inn ny fra-dato og til-dato i kampanjehodet, og «Send kampanjen til aktuelle butikker», Hvis man har flere butikker må distribusjonen kjøres på alle butikker.

17 Page 17 of 18 Varetelling / Kontrolltelling for svinn Svinnkontroll på Mammut kampanjen kan gjøres på 2 måter. Alternativ 1: Manuell telling Skriv ut beholdningsrapport i OF614 med følgende utvalgskriterier. Korriger opp feil beholdning i OF17. Skriv ut samme beholdningsrapport i OF614 som ovenfor. Differansen mellom disse 2 OF614 rapportene er svinn. Alternativ 2: Telling med BHT skanner. Tell opp Mammut varene med BHT/CSMOBILE skanneren. Leses inn til OF17. Skriv ut beholdningsrapport i OF614 med følgende utvalgskriterier. Nullstill beholdningen på lokasjon i OF08 alternativ Sett null til beholdning.

18 Page 18 of 18 Oppdater tellingen i OF17. Skriv ut samme beholdningsrapport i OF614 som ovenfor. Differansen mellom disse 2 OF614 rapportene er svinn.