CS-Web Varetelling faghandel

Transkript

1 CS-Web Varetelling faghandel Rutiner for varetelling i faghandel(of17)

2 Page 2 of 18 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Varetelling i faghandel AaGH BDR BDR 3.1 Korrektur/spesifisering 29/10/2014 BDR

3 Page 3 of 18 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 Forord... 4 System skisse Logistikk i CS-Web (inkluderer Tekstilmodulen)... 5 Varetelling - forberedelser... 6 Kontroll av telleutstyr... 6 Rutiner før telling starter opp... 7 Total varetelling med nullstilling ved stengt butikk Varetelling (OF17) Inneliggende tellinger Beskrivelse av de aktuelle valg/knapper Bearbeiding av inneliggende varetellinger Varetelling (OF17) forklaring av funksjoner i hovedmeny: Inneliggende tellinger Danne telleliste Historikk Justere Nullstille Registrere Total-oppdatering ALLE Meny (Tilleggsfunksjoner ikke direkte relatert til varetelling) Rullerende telling mens butikken holder åpent Nullstille en lokasjon... 17

4 Page 4 of 18 Forord Denne rutinebeskrivelsen dekker temaet Varetelling. Selve varetellingen er lovhjemlet i: Lov om årsregnskap m.v. (regnskapsloven). DATO: LOV DEPARTEMENT: FIN (Finansdepartementet) IKRAFTTREDELSE: SIST-ENDRET: LOV fra Lov om bokføring (bokføringsloven). DATO: LOV DEPARTEMENT: FIN (Finansdepartementet) PUBLISERT: I 2004 hefte 14 IKRAFTTREDELSE: , SIST-ENDRET: LOV fra SIST-ENDRET: LOV fra Lovens bokstav tilsier at et varelager skal telles ved regnskapsårets slutt, men bokføringspliktige som fører et betryggende lagerregnskap, og bruker mulighetene for tellinger, varemottak og skannings registrering, kan foreta opptelling i løpet av året. Dette betinger at tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet til regnskapsårets slutt kan dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Videre i dette dokument beskrives logikk og rapporteringsmuligheter i CS-Web

5 Page 5 of 18 System skisse Logistikk i CS-Web (inkluderer Tekstilmodulen) Varestrømmen Varemottak: T20 BIM30 BIM20 OF15 Varesalg via Silent Touch kassen og/eller i CSWeb OF14mm Varebeholdning kan alltid rapporteres med beholdning pr. rapporteringstidspunkt. Programmene OF614 Telling med Silent Touch Telling med håndterminal Varetelling Telling med registrering i OF17 Telling med registrering i T32 Tellerapportering: OF17 og T32 Beholdningsrapportering med OF614

6 Page 6 of 18 Varetelling - forberedelser Varetelling en av de viktigste funksjonene for å kunne kontrollere inntjeningen på varene. Derfor er det viktig at alle som skal ha ansvaret for dette setter seg grundig inn i hvordan de forskjellige elementene i tellingen henger sammen. Vi vil i dette dokumentet prøve å belyse noen mulige måter man kan gjennomføre varetelling på. Det er viktig å merke seg, at som i all annen bruk av data i butikken, må man bruke sunn fornuft for å få frem et riktig og godt resultat. Varetelling i butikk blir ofte gjennomført på forskjellige måter. Noen stenger butikken og teller alt i løpet av første dag etter nyttår og ved hver kvartalsslutt eller halvårlig, mens andre teller mens butikken er åpen. For de som har hatt varelagerstyring en stund foretas, i de fleste tilfeller, vare-/kontrolltelling gjennom hele året (rullerende varetelling). Dette er ofte en fordel da du gjennom hele året har kontroll på varelageret og derfor også kontroll på inntjeningen. Men for å kunne telle butikken i åpningstiden forutsetter det at du benytter flere elementer i CS-Web og at hver butikk og dens medarbeidere har tenkt grundig igjennom hvordan tellingen kan løses for å få mest mulig riktige data. Det anbefales som vanlig å kjøre opprydding og slettinger av gamle data i systemet med jevne mellomrom og gjerne i forkant av varetellinger. Det anbefales i tillegg at det ikke utføres andre oppgaver i butikkdatasystemet under en varetelling (for eksempel ikke varemottak, internoverføring, fakturering m.m.) En forenklet huskeliste kan være: Planlegg varetellingen i god tid, rydd lageret i forkant. Ved manuell telling kjøres det ut en telleliste, Varetelling Danne telleliste Utfør selektering, valg av hva som skal ut Utarbeid en varetellingsinstruks som beskriver rutinene og hjelpemidlenes bruk, f.eks. hvordan håndterminalen skal brukes, og hvor ofte den skal tømmes mot butikkdata systemet. Sørg for et godt system for å holde oversikt over hva som er opptalt til enhver tid, del gjerne butikkene inn i tellesoner, lokasjoner. Ved bruk av rullerende telling, finn et markerings- /informasjonssystem som forteller hvor langt du foretok varetelling ved siste telling. Bemerk at alle varer skal registreres, også ukurante. Vær nøye med periodiseringen og at både varemottak og utfaktureringer (hvis aktuelt) som skjer i telleperioden blir registrert, tatt med i tellingen. Tellelister skal dateres og signeres, bruk kontroll-listene fra OF17. Varene skal vurderes til anskaffelseskost, Beholdningslister (OF614) i CS-Web har standard verdiberegning ved FIFO pris/ kostpris. Beholdningslisten i forbindelse med varetelling er en del av ditt regnskapssystem og skal oppbevares på lik linje med andre regnskapsbilag, som hovedregel i 10 år. Kontroll av telleutstyr

7 Page 7 of 18 Bruker du håndterminaler (BHT eller CS-Mobile) til varetellingen, bør du sørge for at batterier er tilgjengelig, at terminalene er full-ladet. Kontroller at kommunikasjonen fungerer og at du behersker rutinene både manuell registrering, telling på Silent Touch og ved bruk av håndterminal. Bruker du CS-Mobile kontroller at du har kommunikasjon via ditt trådløse nettverk/aksesspunkt. Rutiner før telling starter opp Inneliggende tellinger. God skikk tilsier at det ikke ligger tellinger i varetellingsprogrammet (OF17) som ikke er oppdatert. Dersom slike finnes bør de slettes og/eller ferdigbehandles før varetellingsdagen. Varemottak God skikk tilsier at alle varemottak for varer som fysisk er ankommet butikken skal være gjennomført og oppdatert før telling. Utfakturering God skikk tilsier at alle registrerte kredittsalg er oppdatert, utfakturert før telling starter. Internoverføringer God skikk tilsier at det må begrenses med tanke på internoverføringer i forbindelse med varetelling. Sikkerhet og kontroll for filer fra håndterminaler. Kopiområdet for filer fra håndterminaler er normalt sett ikke definert gjennom året. Ved varetelling er det god rutine å ha denne definert, den settes opp i eget program (BD10ST) og utføres av den som administrer CS-Web hos deg, eller du ber Visma Retail om assistanse. Dette muliggjør å hente tilbake opprinnelig fil fra håndterminalen hvis det skulle bli nødvendig. Hvem har talt hva God skikk tilsier at du lager et skjema hvor alle tømminger av håndterminaler registreres med tømmenummer og navnet på den som har foretatt tellingen. Total varetelling med nullstilling ved stengt butikk. Den mest vanlige form for varetelling er varetelling foretatt omkring årsskiftet med stengt butikk og hvor hele varesortimentet telles samtidig. Kort beskrivelse av denne varetelling: 1. Skriv ut full beholdningsrapport (OF614) til fil eller papir før tellingen starter. Kjør en på positiv (P) beholdning og en på negativ beholdning (N)

8 Page 8 of 18 Side 2 i OF614 skal se slik ut når du kjører ut hele lagerbeholdningen. 2. Tell butikken systematisk etter lokasjonskart. Tøm håndterminal etter hver lokasjon/definerte telleområde. 3. Benytt registreringsskjema eller lignende ved tømming av håndterminaler og utskrift av kontrollliste. Det viktigste er at du hele tiden har oversikt over hvem som har talt hva, slik at du vet hvem du skal spørre hvis det skulle bli behov.

9 Page 9 of Gå igjennom kontroll-liste for hver tømming og finn frem evt. ukjente varer og se etter typiske antallsfeil som osv 5. Er det varelinjer som av en eller annen grunn skal slettes, så settes antallet til 0 i OF Ukjente varer som er registrert på korrekt varenummer, registreres i vareregisteret umiddelbart. 7. Når alle tellefiler finnes i OF17 og likelydende kontroll-lister er kontrollert, er det klart for oppdatering. 8. Hvis ønskelig kan avvikslister skrives ut før oppdatering. Skal du ha avviksliste mot hele beholdningen velger du dette alternativet i OF Nullstille hele varelageret i OF Oppdater så tellingene og skriv ut varetellingsjournal. Anbefaler at hver kontroll-liste oppdateres for seg, slik at det er en journal tilhørende en kontroll-liste. 11. Sjekk at alle tellinger er oppdaterte/borte fra varetellingsprogrammet og skriv ut ny beholdningsliste (OF614), eventuell liste over ikke utfakturerte leveranser. Skriv så ut eventuelle bransjespesifikke rapporter.

10 Page 10 of 18 Varetelling (OF17) Inneliggende tellinger Velg alternativet for inneliggende tellinger for å komme til listen over de som allerede er importert fra BHT/CS-Mobile/ST. Her vil filene ha forskjellig type «ansvarlig» I eksempelet over er «utføres av» login ID i CS-Web. Det vise at registreringen er gjort manuelt i OF17 eller hvis ID n tilhører CS-Mobile er det en overføring derfra, Andre navn på «utføres av» kan være: BHT*** BHT-Skanner som er tømt fra PC (BHT-agent) ST*** BHT-Skanner som er tømt via SilentTouch kasse Kun et nummer (gjerne med 000 foran) varetelling er registrert rett på kassen, knappen «varetelling» i SilentTouch. Disse tellingen er klar til videre bearbeiding i OF17 Beskrivelse av de aktuelle valg/knapper.

11 Page 11 of 18 Dersom noen har klart å registrere feil butikknummer under bruken av håndterminalen, kan butikk byttes før oppdatering, vær nøye med å kontrollere at butikk angivelsen er korrekt. Hvis du vil snu fortegn, gjøre om til negative antallsverdier på en varetellingsfil Brukes når du skal oppdatere varetellingsfil/er Se egen beskrivelse Hvis du ønsker å slette en varetellingsfil For manuell innregistrering av varetellingsfil (ref registrere) For søk etter en bestemt varetellingsfil. Kjør alltid denne før oppdatering. Listen skal kontrolleres. Er det nødvendig med endringer markeres dette på kontroll-listen og telle-ansvarlig gjør endringene på filen i OF17. Signer listen etter kontrollen er gjennomført. Brukes for avviksliste i forhold til tellingene. Dette bør kjøres når alle tellefilene ligger i OF17, slik at avviket blir reelt. Avvikslisten du ber om avhenger av situasjonen, men ved full varetelling er det Type 3 som er aktuelt. Bearbeiding av inneliggende varetellinger Velg aktuell fil, ved å trykke ENTER (eller dobbeltklikke) på gjeldende fil. Her kan du endre antall hvis nødvendig. Det er ikke mulig å slette enkelt-linjer, men å sette antall til 0 er det samme som sletting. Endre antall gjøres i kolonnen «antall» og bekreftes med «enter» eller pil opp/ned. Varer som er registrert inn på korrekt varenummer/ean men som kommer som ukjent på listen, må opprettes i BD00 før listen kan oppdateres. Ukjente varer vil aldri bli oppdatert, så er det ukjente linjer, så opprett varen før listen oppdateres. Er det feil varenummer og varen skal opprettes på et annet nummer, må varen telles på nytt. Noter på kontroll-listen der du gjør endringer på en fil i OF17, det gjør det lettere i forhold til eventuell etterkontroll av hva som er gjort (hvis aktuelt). Når en varetelling er registrert, kontrollert i form av utskrifter og rettelser gjennomført, skal filen oppdateres.

12 Page 12 of 18 Gå til innregistrert tellinger, velg den tellingen du vil oppdatere (ha kontroll-listen på samme telling tilgjengelig) Ved full varetelling, hvor varelageret er nullstilt før du begynner å oppdatere, skal du velge K for korrigere. På neste felt anbefales å velge 1 = Medta denne tellingen slik at du får en journal tilhørende den kontroll-listen du oppdatere. Velger du 2= medta alle tellinger for denne butikken, vil alle tellingene for den butikken bli oppdatert, og du må bruke alle kontroll-listene som grunnlag for journalen som skrives. Hva som er beste rutine for din butikk må du avklare med økonomiansvarlig eller revisor. Alternativet O = Overstyre, er naturlig å benytte ved rullerende telling, der du skal legge inn det registrerte verdi som en erstatning på de aktuelle varer. Det er svært sjeldent brukt ved full varetelling, men ønsker du likevel å bruke det så må du velge oppdatere ALLE tellinger for denne butikken, ettersom systemet sjekker om varen ligger på flere filer og slår sammen før oppdatering. Varetelling (OF17) forklaring av funksjoner i hovedmeny:

13 Page 13 of 18 Inneliggende tellinger Forklart i avsnittet over. Danne telleliste CS-Web kan danne en telleliste basert på utvalg som: Leverandør Avdeling Fra og til varegruppe eller Fra og til lokasjon Så velger du om beholdning skal med på tellelisten, normalt sett er svaret J her Du har muligheter for å styre varene som skal med: J = Alle varer, N= varer med positiv og negativ beholdning, P = Pos. Beholdning, M = Varer med negativ beholdning Til sist starter du utlistingen med å registrere J = Ja til kjøring. Det dannes en fil som legges under innregistrerte tellinger, som kan skrives ut med alternativet for kontroll-liste. Historikk Justere Valget gir deg informasjon omkring utførte oppdateringer og nullstillinger. Du kan i foreta reversering av både nullstillinger og hente tilbake en oppdatert varetelling. (Vær oppmerksom på at reverseringer av nullstilling må skje raskt etter at en eventuell feil er oppdatert, idet systemet oppdaterer transaksjoner i real time.) Henter du tilbake en oppdatert varetelling, vil den legge seg blant innregistrerte tellinger, og hvis den skal tilbakeføres i forhold til beholdning, må du snu fortegn på den før den oppdateres. Du kan også benytte dette valget til å gjenta en utskrift av journal, hvis utskriften feilet under oppdatering. Dette valg gir deg mulighet for justering av beholdningen basert på at det har skjedd salg i periode fra tellingen startet til alle filer er oppdatert. Dette alternativet gjør endringer i forhold til de varebevegelser som har vært i perioden du velger. Ved bruk av justering, vil beholdningsverdiene bli justert i henhold til varebevelgelser som har skjedd fra dato oppgitt. Justere skal normalt sett ikke brukes ved full varetelling, men er du i tvil så vær sikker på at du kjenner til konsekvensen, og ta eventuelt kontakt med Visma Retail hvis du er usikker.

14 Page 14 of 18 Nullstille Dette er et naturlig element i en total telling av en butikk, og nullstilling må kjøres butikk avhengig. En av hensiktene med en nullstilling er at varer som ligger med beholdning, men som av en eller annen årsak ikke finnes i butikken og således ikke kan komme med på noe telling, skal få korrekt lagerverdi. Nullstilling gjøres alltid etter at det er kjørt eventuelle avvikslister. Registrere Hvis du vil registrere inn varetelling direkte i OF17 så bruker du dette alternativet.

15 Page 15 of 18 Systemet foreslår din innloggede brukerid som referanse for hvem som utfører registreringen, men du kan overstyre denne informasjonen. Trykk lagre for å komme til neste bilde. Her skanner du inn/registrerer inn EAN på varen og antall. Det er også mulig å søke ved bruk av knappen «varesøk» eller «frisøk», men vær da oppmerksom på at varetelling må forgå på korrekt EAN (hvis varen finnes i flere utgaver) Etterhvert som EAN registreres vil vareinformasjon vises i feltene over, her vises også hva som er inneliggende beholdning på varen: Når du er ferdig å registrere inn varelinjene, velger du «avbryt» for å komme tilbake til listen over inneliggende varetellinger for videre behandling med kontroll-liste m.m der. Total-oppdatering ALLE OBS OBS Fører til at alle registrerte tellinger på alle butikker blir oppdatert, og er først og fremst beregnet for kjedekontoret der de foretar oppdateringen sentralt..

16 Page 16 of 18 Meny (Tilleggsfunksjoner ikke direkte relatert til varetelling) Programmet for varetelling har gode og effektive muligheter for datafangst, og av den årsak har det også blitt benyttet som oppstart for en del funksjoner som ikke er relatert til varetelling. Disse funksjonene er lagt under valget Meny, og gir deg muligheter for enkelt å overføre varer til vareajourhold, kampanjeoppdatering, danne internoverføring, samt skrive ut etiketter/ hylleforkanter for aktuelle varer. Går først til innregistrerte tellinger, og marker den filen du vil behandle videre. Velg Meny, og sett inn det nummeralternativet som er aktuelt.

17 Page 17 of 18 Rullerende telling mens butikken holder åpent. Rullerende telling er en korrigering av varebeholdningen. Dette kan gjøres gjennom hele året. Beholdningslister kan da tas ut ved månedslutt eller annen periodeslutt for å sammenligne dette mot bokført lager i regnskapet. Rullerende telling stiller strengere krav til de som teller, da kunden ikke bør plukke varer ut fra hyllene som telles før de er oppdatert i systemet. Ved rullerende telling bør man ha gode rutiner og ha små områder som telles av gangen (lokasjoner). Selvsagt kan dette utføres utenfor åpningstid med samme logikk, for å eliminere feilkildene ved salg før og etter telling. Du har også mulighet til å justere for salget som er skjedd i telleperioden med justeringsfunksjonen. Da går justering i forhold til salg i telleperioden automatisk. Manuelt kan justeringen for salg gjøres med en utskrift av varesalgstatistikk for det aktuelle tidsrom, utlistet på varenivå, og selv korrigere beholdningen for de varer som har hatt bevegelse. Rullerende telling i åpningstid kan gjøres på følgende måte. Først bør varene i butikken være lagt opp etter lokasjon, eller du teller varene i små og kontrollerte bunter. Deretter skanner man med håndterminaler og/eller registrerer på ST kassen, varene innenfor lokasjonen/valgt område. Nullstille en lokasjon Før oppdatering må varebeholdningen innenfor samme lokasjon nullstilles. Dette gjøres i lokasjonsrutiner (Vare-grunnregister-lokasjonsrutiner OF08). Velg knappen «sett 0 til beholdning» og du kommer til dette bildet. Legg inn lokasjonen du ønsker skal nullstilles i forhold til beholdning. Les så inn filen fra håndskanneren. Kjør utskrift av kontroll-liste. Hvis det er ukjente varer må disse legges inn i vareregisteret.

18 Page 18 of 18 Rullerende telling ved bruk av logisk gruppering/lokasjon: NB! Varer som har forskjellig plassering (butikk + lager) må telles samtidig For begge prosedyrer: Var det ingen ukjente går du rett på oppdatering. Her benytter du deg av alternativ O for overstyring. Disse punktene bør gå rimelig raskt, slik at det er liten mulighet for at det selges noen varer fra aktuell lokasjonen mens innlesning og oppdatering foretas. (Du kan selvsagt utføre dette utenfor åpningstid for å eliminere feilkilden ved salg). Hvis du er usikker, er ny skanning av lokasjonen den sikreste måten for å få varetellingen mest mulig riktig. Vi anbefaler å leie inn konsulent fra Visma Retail AS for utarbeiding av egne rutiner for rullerende telling.