Leverandørbestillinger

Transkript

1 Leverandørbestillinger Dokumentasjon for bruk av bestillingsprogrammene med fokus på bestilling til leverandør

2 Page 2 of 37 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Leverandørbestillinger AaGH 2.0 Lagt til mer på BIM9 programmene 05/09/14 BDR 3.0 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord... 4 Kundeordre... 5 Bestillingsforslag dannet fra kundebestilling Varelinjene i bestillingsforslaget... 8 Lagerbasert bestillingsforslag (BIM10) Krav til varekortet Bruk av varegruppe «grupperinger» Avvikende salgsperiode Matrisebegrensning Salgsbasert bestillingsforslag (BIM11) Leverandørbestillinger (BIM20) Lage bestilling Varelinjene i bestillingen Bestilling til eget lager med bruk av kundeordre (OF14) Purring leverandørbestillinger (BIM23) Varemottak Varemottak fra leverandører som leverer elektronisk følgeseddel Arbeidsprosessen Bruk av elektroniske fakturaer Bearbeide elektronisk importert faktura Innkjøpsliste (BIM12)... 29

3 Page 3 of 37 Logikk og parametere Bruk av maks/min og bestillingspunkt i BD Parameteroppsett (BIM90) Legge inn bestillingspunkt fra varekortet (BD00): Legge inn bestillingspunkt (BIM92) Ryddeprogrammer for bestillingssystemet Rydde bestillingssystemet/kundebestillinger (BIM95) Slette bestillinger i BIM20 som har linjer med 0 (BIM94) Ryddeprogram bestillinger (BIM97) Rette reservert + bestilt BIM Logistikk i faghandelen... 37

4 Page 4 of 37 Forord Bestillingsarbeidet ovenfor en leverandør kan starte fra flere sider av en butikks drift, dette dokument beskriver rutinene fra etablering av et bestillingsforslag til mottak av varene. Etablering av bestillingsforslag basert på registrerte kundeordrer Etablering av bestillingsforslag basert på bruk av maks og minimumslager Bearbeidelse av bestillingsforslag Godkjennelse av bestillingsforslag Oversendelse av bestillingsforslag til leverandør Behandling av tilbakemeldinger fra leverandør Varemottak og godkjenning av leveranser Etablering av bestillingsforslag basert på en periodes salg Etablering av bestillingsforslag basert på bruk av håndholdte terminaler Bestillingsfunksjonen i en faghandelsbutikk utføres av både ressurspersoner/avdelingsledere og de øvrige medarbeidere i butikken. Denne dokumentasjonen er ment som et verktøy for den utførende medarbeider i butikken. Medarbeideren som fører kontroll med, og gjennomfører den del av bestillingsfunksjonen som butikken velger for sine logistikkrutiner. Det er vanskelig å beskrive en fast rutine for hvordan man benytter bestillingssystemet, med denne dokumentasjon er ment som et forslag på hvordan programmene i bestillingsmenyen, kan benyttes.

5 Page 5 of 37 Kundeordre Disse er beskrevet i eget dokument, her vises kun en skisse for logikken, og hvordan disse kan hentes inn for å danne et utgangspunkt for et forslag til en leverandørbestilling. Prosessbeskrivelse av bestillingssystemet Kundeordre registreres ved bruk av programmet OF14 Med basis i hvordan registreringen skjer, vil en kundeordre være klarlagt for fakturering, dvs. levert, eller overføres automatisk til bestillingssystemet registrering av kundebehov Kundeordre som er ferdig levert og klare for fakturering, disse kan gjenfinnes i OF10 Registrerte kundeordre Kundeordre som ikke er levert og henført til register for kundebehov. Disse ligge klare for viderebehandling og oversendelse mot leverandør disse kan gjenfinnes i OF14S, BIM20 og BIM18 Analyse og kontroll av ordre og bestillinger OF14S Bestillinger mot leverandør, gjøres i BIM20, disse dannes lagerbestillinger, samt henter opp kundeordre som ligger i kundebehovssystemet. Varemottak gjøres for en leveranse, i denne prosess oppdateres lageret, samt at kundeordre blir hentet opp og klargjort for fakturering. Kundeordre som er ferdig levert og klare for fakturering, disse kan gjenfinnes i OF10 Fakturering Utskriftskø Hvordan starte prosessen for en leverandørbestilling med basis i kundebestilling? Her må en også være oppmerksom på kundeordrer dannet for kunde, definert som bestilling til eget lager.

6 Page 6 of 37 Bestillingsforslag dannet fra kundebestilling. Du bruker programmet for leverandørbestilling, BIM20, velger knappen for Kundebestillinger. Du kommer da til et bilde som viser til hvilke leverandører det ligger kundeordrer. Du har full mulighet til å se både varer som ligger klare til bestilling, og fra hvilke kunder.

7 Page 7 of 37 Du danner et bestillingsforslag ved å bruke knappen <Bestille>. Her gis du muligheter for å spesialtilpasse ditt bestillingsforslag. Du kan også sette opp et forslag som også vurderer de varene du har for den aktuelle leverandør, ut i fra om din beholdning er over eller under varens bestillingspunkt. Det dannes et bestillingsforslag, som vi ser i den aktuelle status i leverandørbestillingsprogrammet, BIM20. Bestillingsforslaget består av et «hode», hvor en del betingelser og informasjoner fastsettes. Samt en varelinje del. Her ser du alle de bearbeidings- og endringsmuligheter du har på bestillingsforslaget.

8 Page 8 of 37 Varelinjene i bestillingsforslaget Du kan bearbeide bestillingsforslaget på varelinje nivå, og endre informasjoner. For eksempel hvis du avtaler en spesiell pris med din leverandør for denne leveransen, så kan du endre leverandør og kostprisen allerede nå. Du har også full adgang til å gjøre endringer i selve varekortet, samt få frem nyttig informasjon som beholdning, salgsstatistikk m.m.

9 Page 9 of 37 Du bygger ditt bestillingsforslag videre med knappen <Tilleggslinjer>, til du er klar for å godkjenne forslaget. Godkjenningen skjer ved at du bruker <Ferdig> knappen, og kommer til et bilde hvor du kan både sende og skrive ut bestillingen til din leverandør.

10 Page 10 of 37 Lagerbasert bestillingsforslag (BIM10) Butikkdatasystemer for faghandel inneholder bestillingssystemer som kan være med å varsle om at varer skal/bør kjøpes inn. Det vil si at butikken må ha bestemt sitt bestillingspunkt og sitt maksimallager, det punkt hvor det automatiske system skal bestille opp på bestillingsdagen. Skjematisk kan dette beskrives slik: Mengde ee A B C Påfyllingsnivå (Bestillingsmaksimum) Tid Bestillingsnivå (Bestillingspunkt) Tidspunkt A Tidspunkt B Varebeholdningen er under bestillingspunktet. Systemet vil anbefale å bestille et kvantum opp til bestillingsmaksimum. Varen har en beholdning over bestillingspunkt. Systemet vil ikke ta med den varen i bestillingsforslaget. Tidspunkt C Varen er igjen under bestillingspunktet og skal bestilles, ref. punkt A.

11 Page 11 of 37 Krav til varekortet Varen må ligge med feltene <Bes.punkt> og <Bes.max> i BD00. Systemet vil foreslå å bestille varen hvis beholdning er lavere enn <Bes.punkt>. Antallet som foreslås er: Bes.max (minus) Beholdning. NB! Bruk dette felt optimalt med hensyn til å avtale rabatter i forhold til best.antall. Maks/min beholdning Butikkdatasystemet beregner alltid sitt forslag til antall under forutsetning om at antallet skal være større enn leverandørens minste bestillings antall. Og alltid som en multiplikator av hva som er lagt inn i feltet for minste bestillings antall. Du bruker dette optimalt slik: Leverandørens minste antall er f.eks. 1. Du har spesialpris ved bestilling av 10 samtidig, du legger da inn 10 i feltet for Minste best.ant, og sikrer deg alltid den optimale rabatt. Du starter prosedyren for lager styrt bestillingsforslag ved å kjøre programmet <Lagerbasert best.forslag> (BIM10). Lagerbasert bestillingsforslag (BIM10) på ønsket leverandør og/eller kategori av leverandører. Se valgene i skjermbildet nedenfor. Du kan styre prosessen med kombinasjoner av disse valg.

12 Page 12 of 37

13 Page 13 of 37 Bruk av varegruppe «grupperinger» Ved å bruke knappen <Varegrupper>, får du mulighet til å bestille på «grupperinger» av varegrupper. Avvikende salgsperiode Du kan også begrense utvalget som skal tas med til de varer som er solgt innenfor en viss periode, da bruker du knappen Avvikende salgsperiode. Matrisebegrensning Dersom du har brukt en matrise systematisk for å gruppere dine varer, har du også en mulighet til begrense bestillingsforslaget basert på en verdi lagt inn i matrisen.

14 Page 14 of 37 Du får en melding om at bestillingsforslag er dannet, og informasjon om nummeret på bestillingsforslaget. Det er valgfritt om du ønsker utskrift av bestillingsforslaget eller ikke. Etter en tids bruk er det hensiktsmessig å arbeide mest mulig på skjerm, da du finner alle opplysninger direkte. Gå inn på <Leverandørbestillinger> (BIM20), og velg det aktuelle bestillingsforslag til videre bearbeiding. Du møter bestillingens «hode», og deretter går du ned på linjenivå, se tidligere avsnitt som omhandler dette under kundebestillinger.

15 Page 15 of 37 Du har på linjenivå adgang til å bearbeide og endre både bestillingsforslaget, og selve varen i varens varekort. Du avslutter sekvensen, godkjenner bestillingsforslaget med <Ferdig> knappen. Systemet går automatisk videre til oversendelse av bestillingen til din leverandør, datamessig og/eller via utskrift som mailes. Vær oppmerksom på at du også kan velge sortering for utskriften, det er ofte enklere for din leverandør å punche inn ordre som kommer sortert på leverandørens sitt eget varenummer. Du styrer muligheten for å få systemet til å skrive ut leverandørens varenummer i BD70. Sjekk at utskriften er OK og send den til leverandøren.

16 Page 16 of 37 Salgsbasert bestillingsforslag (BIM11) Butikkdatasystemet kan gi deg et bestillingsforslag basert på ditt registrerte salg for en periode. Systemet ber deg på denne måte om å fylle opp med akkurat det samme antall som du har solgt, men du kan bearbeide forslaget og ta hensyn til sesonger etc. Gå inn i programmet <Salgsbasert bestillingsforslag>, BIM11. Begrensinger kan gjøres mot periode og varegruppe. I BIM90 setter du begrensingen på lengden av perioden. Du velger periode og den leverandør du Ønsker å bestille fra, vurder også de aktuelle begrensninger og effektiviseringsmuligheter som finnes ved å samkjøre prosessen for grupperinger av leverandører. Du kan bestille for hver enkelt butikk, eller samlet ved å velge 0 I butikkfeltet. Dette betinger at butikkene har kode 1 i BD88 mht bestilling. Du kan angi kun en leverandør eller lage bestillingsforslag for grupperinger av leverandører lagt opp I BD70 sitt kategorifelt. Du får informasjon omkring det dannede bestillingsforslag, og kan bearbeide, godkjenne og sende det som beskrevet tidligere i dette dokument. Det er viktig at du vurderer antallet nøye, såfremt ikke din firmapolitikk er at du skal rebestille akkurat hva du har solgt. Bruk din bransjekunnskap og du har et effektivt og enkelt bestillingssystem som ikke krever lagerstyring, men som baserer seg på at butikken er nøyaktig i sin scanning/ordreregistrering på artikkelnivå.

17 Page 17 of 37 Leverandørbestillinger (BIM20) Du kan også starte hele bestillingsprosessen med direkte å lage et bestillingsforslag i programmet for <Leverandørbestilling>, BM20. Lage bestilling. Bestillinger kan manuelt lages på flere måter, her skal vi gå igjennom de aktuelle. Ønsker du å lage en bestilling kun mot en leverandør, og denne ikke skal henføres mot noen kunde og/eller markeres som bestilt til eget lager, kan du benytte programmet BIM20. Vær imidlertid oppmerksom på at du i dette program kun kan lage bestilling på varer som ligger registrert i ditt vareregister, BD00. Gå inn i programmet, og velg <Ny> knappen for å starte prosessen. Fyll ut hode på bestillingen, konferer nedenstående skjermbilde. Fyll ut noen bokstaver I leverandørens navn, og trykk enter, velg fra listen som fremkommer. Skal varen leveres direkte til kunden, legges korrekt leveringsadresse inn her

18 Page 18 of 37 Varelinjene i bestillingen. Når firmainformasjon er registrert i «hodet» på bestillingen, møter du det aktuelle skjermbilde for registrering av varelinjene: Du registrerer de aktuelle varelinjer. Systemet informerer deg hvis du velger en vare (for eksempel en bok) som tilhører en annen leverandør. Du kan overstyre dette med knappen <Godta annen lev.>. De aktuelle varene legges inn ved at du i feltet for varenavn/nummer legger inn noe av teksten til varen, og får opp en liste hvor den aktuelle vare kan velges. Du kan også bruke frisøk funksjonen *, samt alle andre kjente søk fra BD00 programmet. Du kan gjerne avslutte registreringen for å ta det opp på et senere tidspunkt, men møter da et litt annet registreringsbildet etter at du har går igjennom hodet på bestillingen.

19 Page 19 of 37 I dette skjermbildet kan du bearbeide din bestilling, idet den ennå ligger inne som et bestillingsforslag. Det kan for eksempel være hensiktsmessig å gjøre en bedømming mot varens reelle salg de siste måneder, og ta hensyn til sesonger som ligger nært forestående. Du kan i dette skjermbilde gjennomføre mange funksjoner, men de fleste er naturlige å bruke i varemottaket fremfor å benyttes nå. De andre funksjonene som fremgår av knappene i skjermbildet, er tilleggsfunksjoner og/eller de har med prisen på varen å gjøre. En av funksjonene er viktig hvis du får et spesielt tilbud fra din leverandør nå. Tilbudet skal ikke influere på dine normale priser, men du ønsker kontroll ved mottak at du har fått riktig pris, da registrerer du den avtalte prisen i «ruten» for kostpris. Du avslutter, godkjenner og sender bestillingen som det er beskrevet i tidligere kapitler.

20 Page 20 of 37 Bestilling til eget lager med bruk av kundeordre (OF14) Det eneste spesielle med denne funksjon er at kunde nr 11 er dedikert til dette. Du bruker kundeordre som beskrevet tidligere, alle funksjoner er like. Men ved varemottak blir det ikke skrevet ut ordrepapirer på denne kunde, kun oppdatering av varelageret. Purring leverandørbestillinger (BIM23) BIM23 kan brukes til å purre allerede sendte leverandørbestillinger. Purring kan kjøres pr leverandør/lev.kategori eller bestillingsnr. Purregrensen henviser til den dato bestillingen er sendt fra BIM20, og styres ved parameteroppsett BIM90.

21 Page 21 of 37 Purreteksten kan legges til på norsk eller engelsk (se egen knapp for engelsk tekst), men engelsk tekst skrive kun ut hvis leverandøren på leverandørkortet (BD70) har språk engelsk. Varemottak Varemottaksfunksjonen er kanskje den viktigste funksjonen i en faghandels butikk som ønsker varelagerstyring og effektiv bruk av butikkdata. Varemottaksfunksjonen sørger for oppdatering av korrekt antall, korrekte priser mht bruttofortjeneste beregningen, og at du får beskjed om artikler i vareleveransen som skal til bestemte kunder. Ved at kundeordre og leverandørbestillinger er integrert, behøver du ikke registrere kredittsalg på nytt, da bestillingssystemet produserer en følgeseddel ferdig ved godkjenning av varemottak. Utførelsen skjer ved at du går inn i leverandør bestillingsprogrammet (BIM20), og finner den bestilling du ønsker å melde mottak på. Det er flere muligheter til å finne den aktuelle bestilling hvis ikke leverandøren har fulgt din oppfordring på din oversendte bestilling om å referere til ditt bestillingsnummer. Du bruker søkefunksjonen, søke knappen. Fra nedtrekks menyen velger du hva du vil søke på, og angir din søkeverdi. Velg varenummer, og plukk fram en vare fra leveransen og scan varenummeret.

22 Page 22 of 37 Du får informasjon om hvilke leverandørbestillinger denne vare finnes på, og kan velge hvilken bestilling du vil ha med deg til varemottak. Du må bekrefte informasjonen i bestillingshodet, og gå til varelinjene for varemottakskontroll. Du kontrollerer antall og pris og bekrefter mottaket med <Ferdig> knappen. NB! Vær nøye ikke bare med antallet, men også med at dine priser er korrekte. Du kan endre kalkyle grunnlaget i varekortet, og sørge for å få korrekt FIFO pris, kostpris. Du angir den printer du vil ha mottaksjournal skrevet ut på, samt eventuelle kundepapirer, følgesedler eller hentelapp.

23 Page 23 of 37

24 Page 24 of 37 Hvis antall på mottatt var lavere enn bestilt vil bestillingen få status RESTET og skal da behandles etterpå som et vanlig mottak når restvarene ankommer. Er mottatt antall høyere eller lik bestilt, vil bestillingen blir slettet i leverandørbestillingsregisteret. Varemottak fra leverandører som leverer elektronisk følgeseddel. Dette programmet «El.følgesedler/faktura (BIM30)», benyttes til å bearbeide og oppdatere varemottak fra leverandører som leverer elektroniske følgesedler. Disse skal normalt hentes over via nettoppkobling, og krever at du har satt opp alle parametere korrekt i BD79 og BD70. (Assistanse får du fra Visma Retail AS sin konsulent avdeling). Prosedyren kan skisseres slik: Behandling hos leverandør, klargjort og sendt Bestilling generert i fra butikk Varemottaksrutine i i butikken Sky Dersom kundebestilling automatiske meldinger i form av mail / SMS

25 Page 25 of 37 Når du starter opp programmet blir du møtt av dette skjermbildet. Elektroniske følgeseddler overføres til butikkens registre. Arbeidsprosessen Du starter med å hente over filer fra din leverandørs server, dvs. bruk av <Hent nye> knappen. Når du har bekreftet valgt leverandør du vil hente fra, bruker du knappen <Start henting>. Programmet henter alle filer som er lagt ut. Programmet går tilbake til utgangspunktet og du kan velge hvilken følgeseddel du vil bruke, samt starte bearbeiding og oppdatering. Bearbeiding og oppdatering skjer i dette bildet.

26 Page 26 of 37 I det ovenstående skjermbilde kontroller du antall og at du har fått korrekt pris i henhold til dine betingelse/avtaler med leverandøren. Nøyaktighet og litt bruk av tid i denne prosessen, sikrer at du hele tiden har korrekt kostpris i dine FIFO registre. På den måten vil statistikk og bruttofortjeneste beregninger blir korrekte. Du har flere bearbeidingsmuligheter, se bearbeidingsknappene. Arbeider du slik at du først kontrollerer varene mot en papirfølgeseddel, er knappen <Alt levert> kjekk å benytte, men husk priskontrollen. Har du mange kundeordre på en vare, og ikke har fått levert tilstrekkelig i antall, kan du prioritere kundene med en egen knappefunksjon. Når du er klar med din bearbeiding velger du knappen <Oppdater>, for oppdatering. Eventuelle kundebestillinger blir skrevet ut, og en mottaksjournal bekrefter din oppdatering. Bruk av elektroniske fakturaer. Enkelte leverandører har i samarbeide med kjeder og/eller enkelt kunder, lagt til rette for at også elektroniske fakturaer kan hentes og brukes for oppdatering som en del av bestillingssystemet til butikken. Systemet er lagt til rette for at leverandørens reskontro oppdateres med denne faktura, samt at en kontroll og en sammenholding mot at elektroniske følgesedler er behandlet. Du må etablert en egen operatør til dette formål i RE11.

27 Page 27 of 37 Du kommer inn i dette skjermbildet: Dersom ingen fakturaer er hentet inn og/eller alle er ferdigbehandlet finnes det en funksjon under <Ny faktura> knappen som gir deg mulighet for å hente fakturaer fra din leverandør. Du kan også selv lage en faktura, og således både foreta et varemottak på korrekt måte og bokføre en inngående faktura i samme operasjon. Et eksempel:

28 Page 28 of 37 Du legger selv også inn varelinjene, hvis du ikke har knyttet leveransen til en bestilling du har laget. Gå til oppdatering med <OK> knappen, og avgjør om du skal danne en følgeseddel som andre skal gjøre mottak på, oppdatere regnskap eller gjøre begge deler. Bearbeide elektronisk importert faktura Du bearbeider og kontrollerer den aktuelle faktura først i hodet på fakturaen, se bilde nedenfor, og sammenholder fakturaens verdi fra den aktuelle bestilling / det aktuelle varemottak. I denne prosessen ligger det innbakt mange funksjonskontroller. Det kontrolleres om MVA er korrekt og/eller gyldig, det kontrolleres om faktura summen stemmer overens med totalsummen for følgesedler. Så fremt du ikke bevisst overstyrer noen av advarslene, vil du alltid få en oppdatering mot regnskap som stemmer overens med varemottaket i bestillingssystemet.

29 Page 29 of 37 Innkjøpsliste (BIM12) Dette er en liste som først og fremst kan benyttes som et hjelpemiddel i ditt generelle bestillingsarbeid. Du kan både ta utskriften på skjerm og papir, og listen inneholder nyttig salgs og kjøpsinformasjon, priser og informasjon om varer du allerede har i bestilling. Du har mange utvalgs / filtreringsmuligheter, se skjermbilde nedenfor. Du får en masse informasjon som grunnlag for ditt bestillingsarbeid. Denne utskrift oppdaterer ingen verdier, og du kan i prosessen begrense den til et maks antall linjer i tillegg til viste filtreringer.

30 Page 30 of 37 Logikk og parametere. Det ligger mange styringsmuligheter for bestillingssystemet i CS Butikkdata. Noen av mulighetene blir beskrevet i telegramstil nedenfor. Bruk av maks/min og bestillingspunkt i BD00 I dette tilfellet så ser du at den aktuelle beholdning nå er 20, dette er under det innlagte bestillingspunkt, og dette vil føre til at det dannes en bestilling for denne vare. Bestillingssystemet vil foreslå å bestille opp til bestillings maks, dog justert opp slik at bestillingen tilpasses oppsettet fra minste bestillings antall. Figurmessig vil dette resultere i en lagermengde følger en kurve som dette. Bestillingsmaks Bestillingspkt Varebeholdning i OF00 Parameteroppsett (BIM90) Dette styres fra programmet BIM90, og du gjør selv de aktuelle valg i tråd med butikkens ønsker. Bemerk at parameteroppsettet gjelder for alle butikkene i ditt butikkdata system.

31 Page 31 of 37 Oppsett gjøres normalt ved installasjon av konsulent fra Visma Retail, men du bør ha et bevisst forhold til disse. Legge inn bestillingspunkt fra varekortet (BD00): Pr vare kan man legge inn bestillingspunkt fra BD00. Det er nytt i versjon 14.2 av det kan gjøre for flere butikker samtidig. Søk opp varen i vareregisteret, og velg knappen Min/Max når varelinjen du ønsker å legge inn punkter på er markert. Da kommer du til dette bildet: Her legger du inn punktene og bekrefter med X på Opp (oppdater) Legge inn bestillingspunkt (BIM92) Ligger under VARE-Ajourhold i menyen: Brukes for masseinnleggelse av min/max bestillingspunkter i varekortet, og må kjøres med forsiktighet.

32 Page 32 of 37 Utvalg er som vist i bildet under. Det betyr at man kan gjøre kryssutvalg på varer fra for eksempel 2013 innen definerte varegrupper eller sortiment, tilhørende en leverandør og legge inn min/max punkter som så siden brukes ved lagerbaserte bestillingsforslag (BIM10)

33 Page 33 of 37 Ryddeprogrammer for bestillingssystemet Dette er programmer som skal brukes med forsiktighet. Det er svært viktig at man kjenner til konsekvensen av de forskjellige ryddeprogrammene før man setter i gang. Det finnes flere hjelpeprogrammer som gir muligheter for å rydde opp samt legge inn informasjon, de finnes under «bestillinger-administrasjon» i menyen Dersom du er i tvil om bruken av disse, ta kontakt med support / konsulent hos Visma Retail, idet konsekvensene av feil innlagt informasjon kan tilsi mye merarbeid. Rydde bestillingssystemet/kundebestillinger (BIM95) Dette programmet rydder vekk ordre i BIM18 som har status mottatt etter oppgitt dato. Kjør alltid kontroll liste først (type = K) slik at du ser en liste på hva som foreslås slettet før du kjører med type = S slett. Kan også brukes til å rydde vekk ordre som har status R (fra leverandørordren i BIM20), men da bør det også være en rutine som sørger for at de kundene som har en slik bestilling får beskjed før den slettes herfra. Slette bestillinger i BIM20 som har linjer med 0 (BIM94) Programmet leser igjennom bestillingene i BIM20 og sletter alle bestillingshoder der bestillingslinjen ligger med 0 i bestilling.

34 Page 34 of 37 Bør kjøres jevnlig for å rydde i antall bestillinger i BIM20, hyppighet avhengig av mengden bestillinger. Ikke et «farlig» program å bruke, ettersom det kun er tomme bestillinger som slettes. Ryddeprogram bestillinger (BIM97) Rydder vekk bestillinger eldre enn dato i BIM20/BIM18. Må brukes med forsiktighet. Bør kjøres for eksempel 2 ganger i året, og da tilbakedatere datoen, slik at man for eksempel 01/06/14 kjører en sletting som sletter ordre eldre enn 01/06/13 (alså ordre som har ligget ett år i systemet. Her er det viktig å sørge for at det ikke hos leverandøren finnes restnoterte varer som er eldre enn ett år ( idette eksemplet). Når man kjører sletting av bestillingene her minster man også oversikten i CS på at varen er i bestilling, slik at det anbefales på det sterkeste at det er en rutine med leverandøren at de ikke har restnoterte ordre som er av eldre dato før dette programmet kjøres. Vær spesielt oppmerksom på at kundeordre som er hektet på leverandørbestillinger som slettes, vil aktiviseres igjen. Dette vil man normalt sett ikke ønske, slik at det må alltid ryddes vekk kundeordre av eldre dato før man kjører dette programmet. (se dokumentasjon på kundebestillinger og avsnittet rydding)

35 Page 35 of 37 Rette reservert + bestilt BIM91 Et program som leser igjennom alle reserver/bestilt felter på alle butikker og ajourfører feltet pånytt i henhold til aktive bestillinger/ordre i systemet. Et program som må kjøres uteom driftstid, og kan ta litt tid (avhengig av størrelse). Kjøres kun når det har en hensikt, men kan for eksempel være en avsluttende rutine etter at man har kjørt BIM95/94/97

36 Page 36 of 37

37 Page 37 of 37 Logistikk i faghandelen Elektroniske følgesedler og fakturaer er dokumenter som benyttes i varemottaksdelen i butikkens logistikkrutiner, og danner grunnlaget for økonomifunksjonens regnskapsførsel av varekjøp og leverandør reskontro. Bruken av disse dokumenter føyer seg naturlig inn i den kontinuerlige logistikk runddans i en faghandels bedrift. Salg på kontant eller kreditt, ved hjelp av skanning. Varemottakskontroll gjennomføres I butikken og grunnlag dannes for regnskapsmessig behandling Bestilling dannes basert på kunde eller lagerbaserte bestillingsprogrammer Varen leveres fra leverandør, elektroniske dokumenter blir dannet Beskrivelse av denne prosess i CS Web Butikkdata er gitt for leverandørbestillinger i dette dokument. Hvor mye du kan benytte av disse funksjoner er avhengig av det opplegg som du selv, og din kjede har laget med dine leverandører. Vær klar over at mange av funksjonene kan brukes, og dokumenter oversendes til dine leverandører selv om det ikke er satt opp noe «elektronisk samspill» mellom din butikk og dine leverandører. Det finnes muligheter for utskrifter til PDF filer, utskrifter som sendes som vedlegg til mail osv. Ta gjerne kontakt med konsulentavdelingen til Visma Retail for mer informasjon.