SmartStore- Definisjon av formularer

Transkript

1 SmartStore- Definisjon av formularer Definisjon av faktura og følgeseddel i SmartStore

2 Page 2 of 16 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 2.0 Revidert HamMir 2.1 Lagt til vekt på følgeseddel BDR 2.2 Lagt info. om følgeseddel fra varemottak HamMir 2.3 Lagt info. om Jasper-blanketter HamMir Tips om relevant dokumentasjon Nr. 1 2 Navn på dokumentet INNHOLDSFORTENELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 Tips om relevant dokumentasjon... 2 Forord... 4 Parameter firma... 4 Definisjon av fakturaformular... 4 Etabler fakturaformular (standardblankett)... 5 Egendefinert fakturaformular... 6 Forklaring til linjedefinisjon faktura... 6 Slette felter fra formularet... 7 Logo på faktura... 7 Fritekst på faktura... 8 Sett <J=Ja> til fritekst på faktura... 8 Engelskspråkelig fakturaformular... 9 Engelsk faktura formular styres på kundekortet Følgeseddel Definisjon av følgeseddelformular Etabler følgeseddelformular (standardblankett) Forklaring til kodene Logo på følgeseddel... 15

3 Page 3 of 16 Jasper blanketter Etabler Jasper blankettformular... 15

4 Page 4 of 16 Forord Denne rutinebeskrivelsen beskriver hvordan du selv kan styre utseende på formularer som faktura og følgeseddel. Definisjonen gjøres pr firma, men selve logoen kan være butikktilpasset. Parameter firma Programmet Parametre firma (BD80) finner du i menyen under <Oppsett> og herunder <Administrasjon>. Her finner du valg for de forskjellige formularene. Definisjon av fakturaformular Velg faktura og så kommer du til dette bildet:

5 Page 5 of 16 Her må du sette verdi på feltene. Dersom du ikke har fortrykte formularer for faktura er anbefalt oppsett slik som i bildet over. La fritekstene stå blanke, i bildet er det bare lagt inn som forklaring på hva man kan bruke det til. Etabler fakturaformular (standardblankett) Denne funksjonen gir deg mulighet til å etablere en standard faktura utseende. Benyttes funksjonen, vil inneliggende blanketter bli overskrevet med standardene som vist under. Dersom det benyttes Logo på faktura anbefales det ikke å benytte standardblankett, ettersom logo-bruk gjerne krever at man tilpasser tekst til der man ønsker å ha logoen på blanketten. Fakturaene er satt opp uten giro, så er det ønskelig med gyldig giro for betaling, må fakturaene skrives på forhåndstrykte giroblanketter. Fakturaene har kontaktinformasjon fra firmaoppsett (RE19).

6 Page 6 of 16 Egendefinert fakturaformular Fra første bilde trykk <OK> så kommer du til selve linjedefinisjonen. Feltene øverst i bildet er forklaring til de kodene som skal ligge i kolonnen kode. Det hentes info. fra felter i firmaoppsett (RE19), og kundekortet (BD60) Oppsett som i eksemplet over gir et slikt formular for faktura: Forklaring til linjedefinisjon faktura Linje/posisjon: hvilken linje fra øverste kant, skriften skal starte på. I eksemplet over er det satt at firmanavn skal starte på linje 3 fra toppen, og fra posisjon 7 fra venstre. (Se eks. under). Linje 3 posisjon 99 er FTLF (telefonfeltet fra firmaopplysninger <RE19>) altså på samme linje som firmanavn, men da helt til høyre på formularet. (se eks under)

7 Page 7 of 16 For selve teksten «Telefon» må du legge inn en egen linje: Når du skal skrive fritekst skal du ikke bruke kodefeltet, men skriv inn friteksten slik du vil den skal komme på fakturaen. Linje er fortsatt 3, men posisjon er 85 (teksten starter derfor på posisjon 85), fordi teksten skal komme før selve telefonnr. (som i dette tilfelle starter på posisjon 99) Skriftstørrelsen kan tilpasses, men font-størrelse 10 anbefales for navn på firma og kunde. Det er flere sider med definisjon, så bla til neste side med scroll-bar. I eksemplet over er det font 10 på firmanavn og font 8 på telefon. Slette felter fra formularet Felter du ikke vil ha med på formularet settes til verdi 0 på linje/posisjon/størrelsen. Feltet TYPE overskrift, som da gjerne skal være midtstilt og i større font enn annen tekst: Feltet HEADING styrer hvor selve fakturaen skal starte, det er nødvendig at dette feltet er definert for at oppsettet blir korrekt. Logo på faktura Hvis du ønsker å bruke egen logo på fakturaen må denne logoen tilpasses før bruk. Visma Retail bistår med tilpasningen. Hvis logo er aktuelt så ta kontakt med din kontaktperson hos Visma Retail. Benyttes logo så kan du velge om det skal være en logo som gjelder for alle butikker, men du kan også ha avvikende logo i forhold til butikk. Ved bruk av logo må også linje/posisjon tilpasses, slik at logoen plassering blir som ønsket i forhold til annen tekst.

8 Page 8 of 16 Fritekst på faktura Kan for eksempel være aktuelt ved skifte av kontonummer, eller annen informasjon som du ønsker skal komme som fast informasjon på alle fakturaer. Sett <J=Ja> til fritekst på faktura I systemoppsett (BD80) finnes et valg for <Konti og oppsett>. Velg det og sett <J> på feltet <Fritekst på faktura>. I formulardefinisjonen må det finnes verdi på kode FRI Legg verdi på linje/posisjon på kode FRI

9 Page 9 of 16 Så kommer teksten du har skrevet som fritekst på hver faktura som skrives ut. Engelskspråkelig fakturaformular Hvis du har kunder som skal ha fakturaen med engelsk tekst må du lage et format til. Gå inn på det samme som du har for norsk, og klikk på knappen <Engelsk> i inngangsbildet, så ser du at det kommer mer tekst øverst til venstre i bildet <English>.

10 Page 10 of 16 Så velger du <Etabler standardblankett>. Etter dette kan du gå inn å endre på linjene hvis du vil tilpasse til eget oppsett. Engelsk faktura formular styres på kundekortet Språkkoden settes i feltet <Språk> på kundekortet i BD60.

11 Page 11 of 16 Følgeseddel Det finnes 2 forskjellige følgesedler i SmartStore, den som defineres i henhold til beskrivelsen under er den som skrives ut fra Ordreregistrering (OF14), Inneliggende følgesedler (OF10), og Følgesedler (OF20F). Følgesedler som dannes ved varemottak benytter ikke dette formularet pr i dag. Definisjon av følgeseddelformular Definisjon av formular for følgeseddel er basert på samme prinsipper som faktura, men her er det litt andre valg. Første bildet ser slik ut: Merk! Valget <Velg OF10- følgeseddel fra varemottak> med tilhørende sorteringsmuligheter, gir deg mulighet til å velge samme utforming på følgeseddel ved varemottak i Leverandørbestillinger (BIM20) og Elektroniske følgeseddel (BIM30) som i Ordre / Følgesedler (OF10). Her kan du velge ved å huke av ved de forskjellige valgene. Trykk <OK> så kommer du til linjedefinisjon:

12 Page 12 of 16 Her styrer du linje/posisjon og størrelse på samme måte som beskrevet under Forklaring til linjedefinisjon faktura Etabler følgeseddelformular (standardblankett) Definisjon av standard formular for følgeseddel kan også gjøres med funksjonen <Etablerer standardblankett> og følger samme prinsipper som faktura. Dersom funksjonen for standardblankett benyttes vil inneliggende blanketter bli overskrevet med standardene som er vist i bildet under. Følgeseddelformat er satt opp med utpris på følgeseddel, men ikke Logo. Husk! Dersom Logo er benyttet på følgeseddel anbefales det ikke å benytte standardblankett. Følgeseddel har kontaktinformasjon til butikken (informasjon fra BD88). Følgeseddelformat: Forklaring til kodene Kundeinformasjon: Vedrørende adresse så er det altså ADR1 som er adresse1, osv. Legg inn alle 4 (ADR1/ADR2/ADR3/ADR4). Hvilke linje du legger hvilket felt på styrer du selv. I eks. under ligger de synkende på linjenr. ADR1 linje 10

13 Page 13 of 16 ADR2 linje 11 osv. Fra kundekortet ser det for eksempel slik ut: På følgeseddel blir det slik: Firmainformasjon: Dette er felter som hentes fra firmaoppsett (RE19) Tilsvarende struktur her som ved kundeadresse, FADR1/FADR2 osv. Eks på oppsett firmaopplysninger:

14 Page 14 of 16 Vil komme slik på følgeseddel. Er det slik at for eksempel adresse 2 og 3 ikke er i bruk i firmaopplysninger, kan feltene FADR2 og FADR3 settes til linje/posisjon 0 i formulardefinisjonen, men viktig å være oppmerksom på at det må legges til hvis det gjøres endringer på firmaopplysninger. Butikkinformasjon: Hvis du vil bruke butikkinformasjon på følgeseddel i tillegg, er det mulig ved å definere opp kodene som henter fra felter i butikkoppsett (BD88). Hva som er hensiktsmessig for din bedrift er helt avhengig av hva slags oppfølgning du/dere har iforhold til kunder og fakturering. Som hovedregel er anbefalingen at det er samme adresseinformasjon på følgeseddel som på faktura, men det er selvfølgelig mulig å gjøre endringer på for eksempel telefon. At det hentes fra butikken (BD88) og ikke firmaet (RE19). Da vil løsningen være å legge kode BTLF i stedet for kode FTLF. En faktura vil alltid ha firmainformasjon som grunnlag, en faktura skal være tilknyttet foretaksnummer. Følgeseddelinformasjon: BANK er ikke i bruk TYPE er overskriften «Følgeseddel» HEADING er definisjon på når varelinjene skal starte VEKT= Dersom varene ligger med verdi i vektfeltet i varekortet, vil sum vekt varer på følgeseddel kunne vises på følgeseddel.

15 Page 15 of 16 Logo på følgeseddel Det er som ved faktura mulig å benytte egen logo på følgeseddelen. Se beskrivelsen over Logo på faktura Jasper blanketter Jasper-blanketter brukes til utforming av fakturaer, følgesedler, tilbud og ordrebekreftelse og gir gode designmuligheter. Du kan legge til og tilpasset noen flere felter, bl.a. Lev.art.nr. Etabler Jasper blankettformular Når det gjelder etablering av Jasper-blanketter, er det viktig å angi riktig rapportnavn og blankettnr. Bildene nedenfor er mal på hvordan disse blankettene skal se ut. Setter du opp blankettnummeret (1) på en kunde i Kunderegister (BD60), får du følgeseddel, faktura, ordrebekreftelse og tilbud i en annen design en vanlig følgeseddel og faktura. Eksempel på faktura som bruker Jasper blanketter:

16 Page 16 of 16