Kundebestillinger. Registrering av kundebestillinger og oppfølgning av disse. VISMA RETAIL AS Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon:

Transkript

1 Kundebestillinger Registrering av kundebestillinger og oppfølgning av disse.

2 Page 2 of 18 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.3 Revidert HamMir 1.4 Lagt info. om SMS/E-post kvittering på følgeseddel HamMir 2.0 Oppdatert ifm. release HamMir INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord... 3 Ordreregistrering (OF14)... 3 Varelinjer... 5 Hekte varelinjen på en aktiv leverandørbestilling... 7 Kundebestillinger (BIM18)... 8 Søk på kundebestilling i ordrehistorikk (OF14S) Utskrift av inneliggende kundebestillinger (BIM19P) Kundebestillinger som har blitt avbestilt (BIM15) Utsolgt melding til kunde (BIM13) Restordremelding til kunde (BIM17P) Mottak av varer og hendelse med kundebestillinger... 18

3 Page 3 of 18 Forord Her har vi samlet programmene som er aktuelle i forhold til registrering og oppfølgning av kundebestillinger Ordreregistrering (OF14) Oppslag på aktive kundeordre (BIM18/OF14S) Liste av aktive kundeordre (BIM19P) Flere programmer for oppfølgning (BIM13, BIM15, BIM17P) Se egen beskrivelse «SMS og E-Post varsling til kunde» Ordreregistrering (OF14) Kundeordre skal registreres i OF14, her velger du enten kundenr 0 (vanlig kontantbestillinger) eller på kundens kundenr. Ved mottak er det forskjellig rutine i forhold til om ordren en registrert på kundenr 0 eller på kundenr, så vær bevisst hvilke rutine du ønsker i din bedrift. Du kommer inn enten til en blank ordre, som er klar for utfylling, eller du kommer til en liste på inneliggende ordre. Du velger da knappen <Ny>. Ved ny kundeordre ser bildet slik ut, og under er det en forklaring til feltene.

4 Page 4 of 18 Kundesøk Nr. Navn Her kan du søke på innregistrerte kunder i kunderegisteret. Alternativt kan du gå til neste felt. Her legger du inn kunden kundenr, eller kundenr 0 for ordre som ikke skal knyttes til kundereskontro. Har du brukt kundenr vil dette automatisk bli utfylt, men har du brukt kundenr 0 må du legge inn kundeinformasjonen her. Legg kundenavn inn slik du vil søke på det i etterkant. (Anbefalt er ETTERNAVN, FORNAVN). Adresse informasjon legges inn i henhold til behov for oppfølgning senere. Mobilnummer anbefales å legge inn slik at det minimum er et kontaktpunkt til kunde. Skal du sende kunde melding på SMS når varen ankommer må du legge inn mobilnummer. Fraktrute Referanse Selger Lev-måte Butikk Ordretype Melding Forsendelse / Sjåfør / Rute / Kommentarfelt. Kundens referanse. Ditt selgernummer (ref. selgerregister OF04). Hvis aktuelt, ref. tabell BD80 Forsendelsesmåter. Butikken du danner ordren på. For kundenr 0 ordre skal det være «blank».. For kundebestilling der det skal føres på kundereskontro se egen beskrivelse (kredittordre). Bruker du SMS eller E-post varsling til kunden, så velg rette alternativ her. Beskjed Legg inn nummer på den beskjed (SMS/Epost) du vil skal sendes kunden ved mottak. F5 = Søk på innlagte meldinger (Inkl. evt. ajourhold) Sendte SMS varsling kvitteres på følgeseddel og ordrehistorikk (OF14S) ved varemottak med <SMS=J> og <Dato for sendt SMS>

5 Page 5 of 18 Eks. på følgeseddel med SMS-varsling tilsendt kunde: Varelinjer Trykk på knappen varelinjer (eller END) for å komme til neste bilde for varelinjeregistrering. Der du legger inn varelinjene som skal bestilles til kunden. Legg inn søke-tekst i feltet varebeskrivelse, og trykk Enter, da vises varer som starter med denne vareteksten.

6 Page 6 of 18 Ta med riktig vare tilbake ved bruk av knappen «ta med» eller <Enter> på valgte linje Du kan frisøke i feltet «varebeskrivelse», skriv inn søkeord med * mellom (for eksempel bring*dalen) så søkes det etter alle varer med disse ordene i teksten. Det er selvfølgelig også mulig å legge inn EAN eller leverandørens artikkelnummer direkte. EAN og Enter tar deg rett til rette vare, og Leverandørens artikkelnummer med et + tegn foran gir treff direkte på rett vare. Ta med riktig vare tilbake ved bruk av knappen «Ta med» eller <Enter>. Ettersom vi nå holder på med kundebestilling på varer som ikke er på lager skal antall være det antallet kunden ønsker, og levert skal være 0. Prisen vil foreslås til det som ligger i varekortet, og det kan overstyres hvis behov. Overstyrer du prisen som foreslås av systemet, så sett X i ruten for «avtalt». (Avtalt pris på denne ordren) Informasjonen øverst i bildet (i «hodet») viser informasjon tilhørende den varen du har valgt, og der ser du også for eksempel leverandørinformasjon. Ønsker du å overstyre til en annen leverandør velger du «Bytte lev» og legger inn den leverandøren du vil benytte for denne ordren. Du må ha varen «Aktiv» for å få endret leverandør, det vil si at det må gjøres før du har ferdigstilt linjen. Du kan også velge en linje fra listen for å endre leverandør hvis du glemte det ved innregistreringen. Viser søk etter ny leverandør:

7 Page 7 of 18 Når du er ferdig med den varelinjen, bekrefter du med Enter, og det er klart for neste varelinje eller å oppdatere ordren. Hekte varelinjen på en aktiv leverandørbestilling Er varen som kunden ønsker allerede på en aktiv leverandørbestilling, vil du få anledning til å hekte kundebestillingen på den aktive leverandørbestillingen. Da vil dette bildet automatisk komme opp når du bekrefter linjen med Enter Systemet holder rede på antall «ledig» i leverandørbestillingen. Antall som allerede er tilknyttet hektinger fra andre kundebestillinger vil ikke være tilgjengelig Er det «Ledig» antall på leverandørbestillingen vil dette bildet automatisk komme når du ferdigstiller linjen: Før hekting: Her får du informasjon om når bestillingen ble sendt leverandør, og hvor mange som er bestilt. Feltet «Max antall til hekting» viser til antall som kunden ønsker å bestille, så i dette tilfelle legger du inn 2 stk i feltet «Hekte», bekreft antallet til hektingen med <Enter> slik at du ser verdiene endre seg. Trykk «ferdig» når du ser at hektingen ble riktig Etter hekting:

8 Page 8 of 18 Velg «ferdig» så kommer du tilbake til linjeregistrering. Er det ikke ledig antall til hekting, eller du velger å ikke hekte på en leverandørbestilling, så vil ordrelinjene legge seg til videre behandling i Leverandørbestilling (BIM20) Når du er ferdig med å registrere de varer som skal bestilles, avslutter du kundebestillingen med knappen «OK», og kommer til neste bildet for å oppdatere. Ved en «kunde 0 ordre» velger du ingen av alternativene, men bekrefter bare oppdatering med knappen «Oppdater ordren». Varelinjene legges nå til Leverandørbestilling (BIM20) under «Kundebestillinger» og er klar for videre behandling. (se egen beskrivelse - Leverandørbestilling). Varelinjer du hekter på aktive leverandørbestillinger, vil ikke legges over til Leverandørbestilling (BIM20) Kundebestillingen finner du igjen i Kundebestilling (BIM18) og Ordrehistorikk (OF14S). Kundebestillinger (BIM18) Kundebestilling (BIM18) brukes hvis det av en eller annen grunn er nødvendig å gjøre en endring på en kundebestilling. Endringen kan være for eksempel å endre kundeinformasjon, eller varelinje/antall /leverandør. Inngangsbildet gir valg«søk», som gir følgende muligheter for søkekriterier:

9 Page 9 of 18 Velg søkekriterie, og legg inn «Startverdi» bekreft med Enter. Da kommer du til en liste over treff. Velg aktuell kundebestilling Første bildet viser deg Kundeinformasjon på bestillingen: Ønsker du å gjøre endringer, så utfør de, og bekrefte med END/eller velg «Varelinjer» for neste bilde, der selve varelinjene ligger: Her ser du status på varelinjene, og forklaring til de forskjellige statusene er som følger: I = Innregistrert (det vil si registrert men ligger i påvente av å bli bestilt

10 Page 10 of 18 G = Leverandørbestillingen har status Godkjent R= Leverandørbestillingen har status Restet M = Leverandørbestillingen har status mottatt og varen har kommet. Ønsker du å gjøre endring må du markere varelinje slik at den blir aktiv: Nå er det mulig å endre antall eller slette hele linjen. Endre leverandør kan kun gjøres dersom bestillingslinjen har status <I>. Søk på kundebestilling i ordrehistorikk (OF14S) Ordrehistorikk (OF14S) gir ikke mulighet til å endre varelinjer, men er en oversikt over alle innregistrerte ordre. Det anbefales å avbestille kundeordre og leverandørordre fra Ordrehistorikk. Søkekriterier:

11 Page 11 of 18 Oppslag på en ordre i ordrehistorikk: Tilsendt SMS til kunde kvitteres her ved varemottak. Her kan knappen «Avbestilling-kunde» brukes for å frigi kundeordren fra leverandørordren. Marker ønsket linje og velg «Avbestilling-kunde».

12 Page 12 of 18 Da får bestillingen endret status med dato for når endringen skjedde: Leverandørbestillingen bør også slettes, og leverandøren må få beskjed, slik at de sletter ordren på sin side. Ordrehistorikk er uavhengig av hva som ligger i Kundebestilling (BIM18). Det betyr at selv om noe er slettet fra Kundebestilling, vil det være mulig å finne ordren i Ordrehistorikk. Ordrehistorikk viser tilleggsinformasjon på varelinjene, som dato for en varemelding, og å lese denne meldingen. og om varen ligger på en fakturalinje (elektronisk faktura BIM35). Når varemottaket på denne bestillingen gjøres vil antall 2 flytte seg fra «Bestilt» til feltet «Mottatt». Varemeldingen blir også automatisk slettet fra varen når det foretas varemottak. Ordrehistorikk logger også vanlige kredittkundeordre, hvor det anføres rett på kundekonto. Men da vil antall stå på «Levert» dersom det i ikke blir laget en leverandørbestilling.

13 Page 13 of 18 Utskrift av inneliggende kundebestillinger (BIM19P) Dette er et program som lister opp inneliggende kundebestillinger, slik at man kan få en oversikt over kundebestillinger som enda ikke varemottatt. Ved utfylling som under vil det listes opp kundebestillinger som er registrert i perioden og som har status R og G på leverandørbestillingene. Det kan selvfølgelig også kjører på status I og M der det er ønskelig, men vanligvis er det kundebestillinger som enda ikke har ankommet som er interessante å følge opp.

14 Page 14 of 18 Eks fra utskrift: Viser kundeinformasjon, ordreinformasjon og de varelinjer som fortsatt ligger som aktive bestillinger. Hvis det er innregistrert noen varemeldinger på varen vil disse meldingene også bli med på utskriften.

15 Page 15 of 18 Kundebestillinger som har blitt avbestilt (BIM15) Bildet under lister ut kundebestillinger som har fått status avbestilt den 04/03/14. Teksten som legges inn er fritekst og kommer med på utskriften.

16 Page 16 of 18 Utsolgt melding til kunde (BIM13) Ved korrekt bruk av feltet «Utgått» i varekortet, vil kundebestillinger som inneholder varelinjer som får denne statusen, automatisk bli satt til avbestilt. For å få ut beskjed til de kundene som har hatt denne varen i bestilling må det kjøres Utsolgt melding til kunde (BIM13). I bildet over vises det 3 kundebestillinger som har status «Utgått» på en vare. Disse 3 vil bli skrevet ut når du bekrefter med OK. Teksten er fritekst, og vil komme med på utskriften Antallet i feltet «Status» i akkumuleres etter hvert som det settes varer til utgått fra leverandør, og så nulles antallet ved mellom hver kjøring.

17 Page 17 of 18 Restordremelding til kunde (BIM17P) Hvis det er ønskelig å få skrevet ut kundebestillinger som har status R (fordi leverandørbestillingen har status R) så kan dette gjøres ved Restordremelding til kunde. Her kan du liste pr kundenr /bare kunde 0 ordre, eller alle.

18 Page 18 of 18 Tekstfeltet er fritekst, og kommer med på utskriften til kunde. Vær oppmerksom på at status R på leverandørbestilling er internt i butikkdatasystemet, det sier ingenting om leverandøren faktisk har restnotert varen. En leverandørbestilling (BIM20) får status R for restet når det er varemottatt en eller flere varer av de varelinjene som ligger i bestillingen. Leverandørbestillingen har status R til alle varer på bestillingen er mottatt. Mottak av varer og hendelse med kundebestillinger Ved varemottak vil kundebestillingen bli skrevet ut. Er det lagt til rette for automatisk utsendelse til kunde av SMS eller E-post vil dette automatisk skje i det man bekrefter mottak på varen. Forskjellen ved varemottak på en elektronisk følgeseddel (BIM30) og Leverandørbestilling (BIM20) i forhold til kundebestillinger, er at elektronisk følgeseddel automatisk prioriterer kundebestillinger ved mottak, mens ved bruk av Leverandørbestilling må du kjøre mottak på den leverandørordren som kundebestillingen er tilknyttet. Er kundebestillingen bestilt på kundenr 0 vil beholdningen flyttes til vanlig lagerbeholdning og det skrives ut et bilag. Er kundebestillinger registrert på en kundenr, vil det skrives ut en følgeseddel ved mottak, og kundebestillinger flytter seg fra Kundebestiling (BIM18) til Inneliggende følgesedler (OF10).. Varebeholdningen på varen legger seg i feltet «Reservert» i varekortet, og blir liggende der til det blir kjørt en faktura til kunden. Se egen beskrivelse for bruk og oppsett av «SMS og E-post varsling til kunde ved varemottak».