Kostnadsføring Bank innskudd

Transkript

1 Kostnadsføring Bank innskudd Kostnadsføring og bank innskudd (Nattsafe) med registrering på Silent Touch kassen

2 Page 2 of 9 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Oppsett og bruk av kostnadsføring og Nattsafe AaGH INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE Forord: Regnskapsavdelingens avsvar: Valg av løsning på kassen: Oppsett av faste taster for kostnadsføring på Silent Touch Bruk av kostnads føring på Silent Touch kassen Oppdatering av kostnader Sammenheng mellom oppett for Silent Touch kassene, BD87ST og bruken av Veksel Ut og Veksel Inn Avlevering av penger, innskudd i nattsafe/bank.... 8

3 Page 3 of 9 Forord I mange selskaper er det den aktuelle butikk som har ansvaret for at kostnader benyttet til kjøp av visse tjenester, skal både betales og overleveres til selskapets regnskapsavdeling. For å lette dette arbeidet er det lagt opp muligheter for direkte kostnadsføring av slike utlegg med bruk av Silent Touch kassaen. En kortfattet brukerdokumentasjon følger nedenfor. Regnskapsavdelingens ansvar Beslutningen om å tillate at det direkteføres kostnader og krav til dokumentasjon ligger hos selskapets regnskapsansvarlige. Det er naturlig at det lages i samarbeid med selskapets ledelse et regelverk i tillegg til denne brukerdokumentasjon. Regelverket bør anvise hvilke typer kostnader som tillates direkte bokført, og hvilke konti som disse kostnader skal henføres mot. Det bør selvsagt også inneholde hvilke signaturer som skal skrives på bilagene, og hvordan disse skal oversendes til regnskapsavdelingen. Valg av løsning på kassen Det er 2 forskjellige muligheter for oppsett av kassebildet hvor kostnadsregistreringen skal skje: Med bruk av faste knapper for aktuelle kostnader. Med bruk av felt for registrering av konto og butikk/avdeling Du bestemmer deg for hvilken modell du ønsker. Bruk av «Faste knapper» for aktuelle er enkelt i bruk, men har begrensing på 6 knapper, og krever at oppsett gjøres i CS Butikkdata med overføring til kassen. Men bruk av felt for registrering av konto og butikk / avdeling er standard i oppsettet av Silent Touch. Under det andre alternativet kan du selvsagt bruke så mange konti som du ønsker, men dette krever at det lages en informasjon til butikkene om hvilke konti som er lovlige.

4 Page 4 of 9 Oppsett av faste taster for kostnads føring på Silent Touch. Dette må du utføre i programmet BD80, under konteringskoder. Hvis du ikke har modulen kan du ta kontakt med Visma Retail, så vil konsulentavdelingen assistere i oppsettet. Dette faktureres etter medgått tid. BD80 Konteringskoder Du starter opp programmet med å angi valget Ny og starter med kode 1 osv. I det neste skjermbildet må du henføre den aktuelle kostnadsføringsknapp til riktig konto og avgjøre om slike kostnader skal til egne avdelinger, eller følge butikken som avdelingsbegrep (da angir du ingenting i avdelingsfeltet).

5 Page 5 of 9 Du må huske at når den siste tillatte knapp er definert, så må du klargjøre konteringskodene får overføring til Silent Touch kassene. Dette gjøres ved å bruke «Klargjør for overføring» til kasse knappen. Bruk av kostnads føring på Silent Touch kassen. Denne prosessen kan enklest beskrives således: A. Start med å bruke funksjonen «Veksel Ut». Du angir hva du tar ut av kontanter, og gjerne hensikten med uttaket. B. Dernest benytter du funksjonen «Veksel Inn», dette utføres etter at du har Handlet. Du referer denne innskuddsfunksjon til ditt uttak i «Veksel Ut». C. I denne prosess angir du hvor mye som er brukt på den aktuelle kostnad, og setter resten inn igjen i kassen ved å taste dette på «Kontant» Veksel ut Du finner funksjonen under «Meny» tasten. Når du taster «Veksel ut», blir du møtt av nedenstående bilde, hvor du legger inn det beløp du tar ut av kassen, og gjerne det formål som pengene er tenkt benyttet til.

6 Page 6 of 9 Bemerk at «OK» tasten først kommer frem i bildet etter at du har lagt inn et beløp på prisfeltet. I referanse feltet legger du inn tekst ved å bruke tastaturet, og bekrefte det du har skrevet med Enter tasten. Etter at du har tastet «OK» tasten, får du en kvittering som du tar vare på til du kommer tilbake med varene du skal kostnadsføre. Veksel inn Du finner funksjonen under «Meny» tasten. Når du taster «Veksel Inn» tasten blir du møtt av nedenstående bilde, hvor du legger inn informasjon fra din bong for Veksel ut.

7 Page 7 of 9 Når du bekrefter dette med «OK» tasten vil du bli møtt av et av disse bilder, avhengig av ditt valg for oppsett. Du legger inn aktuell informasjon og bekrefter med «OK» tasten. Vær oppmerksom på at det beløp som registreres på kontant tasten går mot den konto som er satt opp for Kontant i BD86. Mange velger å bruke kun en konto som en midlertidig kostnadsføring, deretter tømmer regnskapsavdelingen denne konto når de mottar bilagene. Oppdatering av kostnader Selve oppdatering skjer i forbindelse med overføringsrutinene for dagsoppgjøret og er avhengig av hvordan dette utføres i ditt selskap, BD10 eller RE35, så vil oppdateringen skje automatisk. Selskapet må selvsagt legge opp rutiner hvordan regnskapsavdelingen kontrollerer, og passer på at dokumentene blir arkivert i henhold til Regnskapslovens krav. Sammenheng mellom oppett for Silent Touch kassene, BD87/BD86 og bruken av Veksel Ut og Veksel Inn. Med bakgrunn i at det er stor fleksibilitet i systemet, kan det være mange oppsett som ligger på dette, vi vil imidlertid anbefale følgende oppsett: Det brukes felles konto for kassene i alle butikker, men med å sette opp parameterne slik at balanseføring også skjer på balansekonti vil full styring kunne skje: Eksempel: Kasse konto RE210-03/12/ Konto 1900 KASSE Inng. saldo 2. 8: ,00 MVA: 00 Periodens bevegelse: 9.666,76 Utg. saldo 2. 8: , OVF.KASS 01/02/ ,00 00 Kasse: 01/02/ OVF.KASS 01/02/ ,00 00 Kasse: 01/02/ OVF.KASS 01/02/ ,00 00 Kasse: 01/02/ OVF.KASS 01/02/ ,00 00 Kasse: 01/02/ OVF.KASS 01/02/ ,00 00 Kasse: 01/02/ OVF.KASS 01/02/ ,00 00 Kasse: 01/02/ OVF.KASS 01/02/ ,50 00 Kasse: 01/02/08 Dette viser i eksempelet alle enhetene for kasse kontoen, ønsker man kun å se på tallene for butikk 13, brukes dette som Steds/avdelingsbegrep.

8 Page 8 of 9 1 = stigende bilagsart/nr., 2 = stigende bilagsdato Sted K o n t o År Fra måned Til måned Sortert OVF.KASS 01/02/ ,00 00 Kasse: 01/02/ OVF.KASS 02/02/ ,00 00 Kasse: 01/02/ OVF.KASS 02/02/ ,50 00 Kasse: 02/02/ OVF.KASS 04/02/ ,50 00 Kasse: 04/02/ OVF.KASS 05/02/ ,00 00 Kasse: 05/02/ OVF.KASS 06/02/ ,50 00 Kasse: 06/02/08 På denne måten vil en felles konto for kassen hos alle butikkene fungere på lik linje med å ha separate konti i systemet. En endring til dette krever kun at det legges opp den valgte konto for eksempel 1900 i BD86 for KONTANT, SJEKK og VALUTA. Legges det inn konto på disse koder så overstyres alt oppsett som er lagt på den enkelte kasse i BD87 Avlevering av penger, innskudd i nattsafe/bank. Det er også muligheter for å legge opp rutiner for å få dette registrert, og således få en bedre kontroll med bankinnskuddene, bankkontiene. Dette krever samme prinsipp som for kassene, at sted/avdeling brukes som skille element for bokføringen. Løsningsskisse Bruk funksjonen «Avlevert kontant / avlevert sjekk» på ST Kassene. Under Meny tasten finner du: Her velges den aktuelle avlevering, i 99% «Avlever kontant».

9 Page 9 of 9 Du registrerer inn det aktuelle avleveringsbeløp og taster Pris tasten, og deretter trykker du «Skrivemaskinen» og registrerer inn bankposenummeret og taster referensefeltet. Dette blir nå bokført mot den konto som er satt opp i BD86, og referansen kommer i Tekstfeltet. Mulig oppsett i BD86 er: Kontoen vil være avhengig av ditt valg, 2380 hvis det benyttes kassekreditt, og/eller en konto i serien hvis ordinær bankkonto benyttes. Det må være samme konto for alle butikkene i det samme logistikk system, er butikkene knyttet mot forskjellige regnskapsselskaper må dette også være likt i alle selskaper.